Logo BIP Logo ePUAP
Biuletyn Informacji Publicznej
herb jednostki
Gmina Chojna

Wydział Organizacyjny

Wydział Organizacyjny ( symbol OR)

Naczelnik Wydziału: Monika Adamczyk
tel. 91 414 10 35 wew. 54
 
e-mail: organizacyjny@chojna.pl

Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy w szczególności:

  1. W zakresie zapewnienia właściwych warunków do należytego wykonania zadań przez urząd:
  1. prowadzenie spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem urzędu,
  2. obsługa posiedzeń burmistrza,
  3. prowadzenia spraw kadrowych pracowników urzędu i kierowników jednostek podległych, dyrektorów placówek oświatowych,
  4. prowadzenie spraw dotyczących doskonalenia zawodowego i szkoleń pracowników urzędu,
  5. organizacja praktyk studenckich i uczniowskich w urzędzie,
  6. dokonywanie zaopatrzenia materiałowo-technicznego na cele administracyjne,
  7. zabezpieczenie obiektów i mienia urzędu oraz utrzymanie porządku i czystości w budynkach urzędu,
  8. prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi i innymi oświadczeniami i informacjami określonymi w ustawie o samorządzie gminnym i ustawie o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne,
  9. obsługa i doręczanie przesyłek pocztowych urzędu,
  10. prowadzenie kancelarii urzędu,
  11. obsługa interesantów w zakresie udzielania kompleksowej informacji o załatwianych sprawach w poszczególnych komórkach organizacyjnych,
  12. prowadzenie centralnej ewidencji: zarządzeń Burmistrza, rejestru skarg, wniosków i petycji, upoważnień/pełnomocnictw udzielonych przez Burmistrza,
  13. prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy oraz ochroną przeciwpożarową,
  14. prowadzenie ewidencji środków trwałych stanowiących wyposażenie Urzędu oraz nadzór nad ich przemieszczaniem,
  15. prowadzenie archiwum zakładowego,
  16. prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia i odpowiedzialności cywilnej gminy,
  17. przechowywanie dokumentacji związanej z nadzorem właścicielskim nad spółką komunalną gminy,
  18. zapewnienie prawidłowego funkcjonowania sieci informatycznych oraz administrowanie systemami komputerowymi urzędu,
  19. zapewnienie dostępu do internetu i poczty elektronicznej,
  20. informatyczne zabezpieczanie danych Urzędu,
  21. administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej Urzędu,
  22. dbałość o bezawaryjne funkcjonowanie sprzętu komputerowego i telekomunikacyjnego oraz jego konserwacja,
  23. prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego.

 


Zarządzenie Nr 605/2020  Burmistrza Gminy Chojna z dnia 10 listopada 2020 r.

w sprawie ustalenia wewnętrznego Regulaminu organizacyjnego Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Chojnie

            Na podstawie art. 33 ust.2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.  U. z 2020 r. poz. 713 ze zm.) i § 15 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w  Chojnie, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 116/V/2019 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 27 marca 2019 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Chojnie z późn. zm. zarządzam, co następuje:

§ 1. Ustalam wewnętrzny Regulamin organizacyjny Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Chojnie, w brzmieniu jak w załączniku do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Traci moc zarządzenie Nr 154/VIII/2019 r. Burmistrza Gminy Chojna z dnia 8 maja 2019 r. w sprawie ustalenia wewnętrznego Regulaminu organizacyjnego Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Chojnie z późn. zm.

§ 3. Wykonanie zarządzenia powierzam naczelnikowi Wydziału Organizacyjnego.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

 

Sporządziła:
Monika Adamczyk
Naczelnik Wydziału Organizacyjnego
30.10.2020 r.

 


Załącznik do zarządzenia Nr 605/2020 Burmistrza Gminy Chojna  z dnia 10 listopada 2020 r.

 

Wewnętrzny regulamin organizacyjny wydziału organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Chojnie

 

Rozdział 1

 

Postanowienia ogólne

 

§ 1. Merytoryczny zakres działania Wydziału Organizacyjnego określa § 24 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Chojnie.

§ 2. Nadzór i kontrolę nad działalnością Wydziału Organizacyjnego sprawuje Sekretarz Gminy, a w czasie jego nieobecności Zastępca Burmistrza.

§ 3. Całokształtem pracy Wydziału Organizacyjnego zwanego dalej „Wydziałem” kieruje Naczelnik i w związku z tym:

  1. koordynuje pracą podległych pracowników oraz sprawuje ogólny nadzór nad funkcjonowaniem Wydziału, w tym:
  1. przydziela pracownikom Wydziału zadania wynikające z indywidualnych zakresów czynności oraz inne wynikające z doraźnej potrzeby zadania związane z zakresem działalności Wydziału,
  2. dekretuje pisma wpływające do Wydziału;
  3. decyduje o sposobie wykonywania zadań;
  1. sprawdza pod względem merytorycznym i redakcyjnym korespondencję z nadzorowanych stanowisk pracy oraz wszelkie inne projekty opracowywane przez pracowników;
  2. czuwa nad przestrzeganiem przez pracowników terminowego i zgodnego z prawem załatwiania spraw;
  3. udziela podległym pracownikom niezbędnej pomocy i instruktażu w zakresie wykonywanych przez nich zadań i obowiązków;
  4. inspiruje podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracowników;
  5. inicjuje usprawnienie procesów pracy w nadzorowanych dziedzinach;
  6. wykonuje kontrolę wewnętrzną w Wydziale;
  7. nadzoruje dyscyplinę i kulturę pracy;
  8. odpowiada za właściwe zabezpieczenie na stanowiskach pracy dokumentów służbowych i innych materiałów;
  9. dokonuje oceny wyników pracy podległych pracowników i na tej podstawie wnioskuje o przyznanie nagród, kar i awansów;
  10. odpowiada za pozostające w jego władaniu środki finansowe związane z wykonywanymi zadaniami Wydziału;
  11. odpowiada przed Burmistrzem Gminy Chojna  za realizację zadań i prawidłową organizację Wydziału,
  12. sprawuje merytoryczny nadzór nad stanowiskami urzędniczymi:
  1. stanowiskiem ds. organizacyjnych i obsługi sekretariatu,
  2. stanowiskiem ds. kancelaryjnych i obsługi interesanta,
  3. stanowiskiem ds. administracyjnych i archiwum zakładowego,
  4. starszym informatykiem,
  5. stanowiskiem ds. informatyki,
  1. sprawuje merytoryczny nadzór nad stanowiskami nie urzędniczymi:
  1. konserwatorem- kierowcą,
  2. gońcem – kierowcą,
  3. pomocą administracyjną.

§ 4. 1. Pracownicy Wydziału odpowiadają przed Naczelnikiem Wydziału za prawidłowe i sprawne wykonywanie zadań i obowiązków, zgodnie z przydzielonym im  zakresem czynności.

2. Podstawowe obowiązki pracowników określają postanowienia Regulaminu Pracy Urzędu Miejskiego w Chojnie. Poza tymi obowiązkami pracownicy Wydziału powinni:

  1. wzajemnie współdziałać i współpracować przy wykonywaniu obowiązków służbowych;
  2. inicjować oraz stosować i upowszechniać zasady nowoczesnej organizacji pracy;
  3. przestrzegać godzin urzędowania oraz organizować sprawne przyjmowanie interesantów;
  4. udzielać interesantom informacji niezbędnych lub przydatnych przy załatwianiu spraw oraz wyjaśniać treść obowiązujących przepisów prawnych;
  5. na bieżąco orientować się w zakresie spraw załatwianych przez pracowników, których zastępują w czasie ich nieobecności;
  6. przyjmować interesantów - a na żądanie interesantów- wnoszone przez nich podania, wnioski,  skargi itp., przyjmować do protokołu;
  7. ułatwiać interesantom załatwianie spraw poprzez dokonywanie uzgodnień, potwierdzeń danych będących w posiadaniu innych komórek organizacyjnych Urzędu, udostępnianie interesantom przepisów prawa;
  8. uzyskiwać w miarę możliwości, we własnym zakresie określone dokumenty, potwierdzenia, niezbędne do załatwienia spraw, a będących w posiadaniu innych urzędów lub instytucji;
  9. umożliwiać zainteresowanym wgląd w żądaną dokumentację w oparciu o przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej;
  10. przedstawiać przełożonym sprawy w sposób precyzyjny, w oparciu o posiadaną wiedzę oraz zgłaszać problemy uniemożliwiające samodzielne realizowanie zleconego zadania.

§ 5. 1. Zasady znakowania akt określa Jednolity rzeczowy wykaz akt.

2. Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Chojnie Wydział Organizacyjny stosuje symbol literowy: OR

                                                      

Rozdział 2

Zakres czynności pracowników Wydziału

§ 6. 1. Zakres czynności pracowników ustala na podstawie niniejszego regulaminu i podpisuje Naczelnik Wydziału oraz zatwierdza Burmistrz.

2. Zakres czynności Naczelnika Wydziału ustala Sekretarz Gminy a w czasie jego nieobecności Zastępca Burmistrza.

3. Zakresy czynności każdorazowo ulegają zmianie w przypadku nałożenia na wydział nowych zadań wynikających z przepisów prawa lub z wewnętrznych uregulowań.

4. Zakres czynności sporządza się w trzech egzemplarzach, z których po jednym egzemplarzu:

  1. doręcza się pracownikowi, którego zakres czynności dotyczy;
  2. przekazuje się do teczki akt osobowych pracownika;
  3. przechowuje Naczelnik Wydziału.

5. Data potwierdzenia odbioru zakresu czynności przez pracownika jest datą jego obowiązywania.

 

Rozdział 3

Aprobata

§ 7. 1. Do aprobaty Naczelnika Wydziału zastrzega się:

  1. podejmowanie rozstrzygnięć w zakresie upoważnienia udzielonego przez Burmistrza;
  2. podpisywanie pism (korespondencji) do kierowników urzędów w zakresie niezastrzeżonym do aprobaty Burmistrza;
  3. podpisywanie pism (korespondencji) wychodzących z Wydziału;
  4. przedstawianie materiałów o charakterze informacyjnym, analitycznym i  sprawozdawczym, sporządzonych dla potrzeb Burmistrza i Rady Miejskiej w  Chojnie;
  5. udzielanie zwolnień pracownikom na wyjście w sprawach osobistych w godzinach służbowych;
  6. wstępną akceptację podania o urlop.

2. Naczelnik Wydziału przedkłada Burmistrzowi projekty uchwał, zarządzeń, umów, porozumień opracowanych przez pracowników wydziału.

3. Naczelnik Wydziału odpowiada za prawidłowość i zgodność z prawem przygotowywanych projektów pism, co potwierdza podpisem na kopii tych projektów.

 

Rozdział 4

Szczegółowy zakres zadań:

§ 8. Do zakresu zadań naczelnika należy prowadzenie spraw związanych z nadzorem nad Wydziałem Organizacyjnym opisane w Rozdziale 1 § 3 oraz:

  1. prowadzenie całości spraw dotyczących zatrudniania i zwalniania pracowników;
  2. przygotowanie i prowadzenie na bieżąco dokumentacji kadrowej oraz archiwizowania akt osobowych;
  3. sporządzanie umów o pracę, wypowiedzeń umów o pracę, wystawianie świadectw pracy i innych;
  4. realizacja przepisów ustawy o pracownikach samorządowych, kodeksu pracy oraz przepisów wykonawczych, dotyczących ustalania wynagrodzenia, prawa do dodatków stażowych, nagród jubileuszowych oraz ustalania prawa do dodatkowego rocznego wynagrodzenia;
  5. prowadzenie i nadzór nad ewidencją czasu pracy m.in. w zakresie urlopów, wyjść służbowych i prywatnych, wyjazdów służbowych, zwolnień lekarskich;
  6. prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem profilaktycznej opieki lekarskiej pracownikom, kierowanie na badania wstępne, okresowe i kontrolne;
  7. nadzór nad dopilnowaniem terminów szkoleń BHP i przeciwpożarowych;
  8. sporządzanie dokumentacji niezbędnej do ubiegania się o emeryturę, rentę oraz świadczenie rehabilitacyjne przez pracowników Urzędu i kadrę kierowniczą jednostek organizacyjnych Gminy;
  9. prowadzenie spraw osobowych kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, w tym akt osobowych;
  10. realizacja zadań dotyczących ubezpieczeń społecznych pracowników;
  11. planowanie i zarządzanie funduszem płac, w tym przygotowywanie założeń i rocznych projektów funduszu płac,
  12. realizacja i obsługa założeń polityki kadrowo-płacowej pracodawcy oraz sporządzanie analiz i sprawozdań dla potrzeb pracodawcy;
  13. analiza zatrudnienia i planowanie zatrudnienia, sporządzanie sprawozdań analiz zatrudnienia, wynagradzania oraz realizacji funduszu płac i sporządzanie sprawozdań dla potrzeb GUS w zakresie prowadzonych spraw;
  14. organizowanie i udział w przeprowadzaniu naborów na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie oraz na stanowiska kierowników jednostek organizacyjnych Gminy;
  15. organizowanie okresowych ocen pracowników;
  16. prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem, kształceniem i doskonaleniem zawodowym pracowników oraz prowadzenie całości dokumentacji w tym zakresie;
  17. współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy oraz organizacja praktyk studenckich i uczniowskich oraz stażów dla absolwentów;
  18. kontrola dyscypliny pracy, w tym prowadzenie spraw związanych z naruszeniem dyscypliny pracy;
  19. dokonywanie archiwizacji dokumentacji otrzymanej i wytworzonej na zajmowanym stanowisku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami;
  20. wykonywanie czynności wynikających z ustawy o samorządzie gminnym związanych z obowiązkiem składania oświadczeń majątkowych;
  21. realizowanie zadań wynikających z przepisów o dostępie do informacji publicznej, w tym aktualizowanie gminnego Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie prowadzonych spraw.

 

§ 9. Do zakresu stanowiska ds. organizacyjnych i obsługi sekretariatu należy w  szczególności:

  1. obsługa sekretariatu;
  2. przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych oraz informowanie Burmistrza o  sprawach służbowych zgłaszanych telefonicznie;
  3. powadzenie terminarza spotkań i zadań Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,
  4. dbałość o należyty stan urządzeń znajdujących się w sekretariacie,
  5. przechowywanie i zabezpieczanie pieczęci Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,
  6. prowadzenie rejestru skarg, wniosków i petycji,
  7. prowadzenie książki kontroli prowadzonych w Gminie i Urzędzie,
  8. przygotowywanie pomieszczeń i obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza,
  9. organizowanie przyjmowania i załatwiania spraw interesantów zgłaszających się do  Burmistrza,
  10. przygotowywanie korespondencji Burmistrza do wysłania za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej oraz odbieranie korespondencji otrzymanej;
  11. obsługa posiedzeń Burmistrza w tym:
  1. sporządzanie protokołów z posiedzeń;
  2. przekazywanie zarządzeń, poleceń z posiedzeń, wyciągów z protokołów jednostkom organizacyjnym, wydziałom, referatom oraz na samodzielne stanowiska pracy;
  3. przekazywanie informacji dla radnych, na sesję z działalności Burmistrza (broszura z protokołów z posiedzeń burmistrza);
  4. prowadzenie ewidencji i rejestru zarządzeń, poleceń Burmistrza;
  5. publikowanie zarządzeń na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu.
  1. prowadzenie ewidencji kart drogowych na samochód służbowy w tym:
  1. wydawanie kart drogowych, rozliczanie kart,
  2. sporządzanie zestawień miesięcznych, kwartalnych i rocznych;
  1. prowadzenie harmonogramu wyjazdów samochodem służbowym;
  2. gospodarka pieczęciami urzędowymi i prowadzenie ich rejestru;
  3. prowadzenie rejestru wydanych pełnomocnictw i upoważnień;
  4. prowadzenie rejestru delegacji służbowych;
  5. przygotowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej i zarządzeń Burmistrza w zakresie zadań wynikających z zakresu czynności;
  6. dokonywanie archiwizacji dokumentacji otrzymanej i wytworzonej na zajmowanym stanowisku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

 

§ 10. Do stanowiska ds. kancelaryjnych i obsługi interesanta należy w szczególności:

  1. prowadzenie Biura Obsługi Interesanta w tym:
  1. przyjmowanie, ewidencjonowanie i dekretowanie korespondencji wpływającej i  innych przesyłek oraz ich ekspedycja,
  2. udzielanie informacji o właściwościach merytorycznych komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych gminy;
  3. realizacja zadań związanych z dostarczaniem korespondencji wychodzącej z  Urzędu;
  4. udostępnianie interesantom potrzebnych druków i formularzy do załatwienia sprawy,
  5. wydawanie korespondencji awizowanej,
  6. rozdział prasy i innych wydawnictw fachowych,
  7. obsługa poczty elektronicznej Urzędu i elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP,
  1. pełnienie obowiązków koordynatora korespondencji:
  1. nadzór nad korespondencją przekazywaną gońcowi do doręczenia adresatom,
  2. przekazywanie korespondencji gońcowi,
  3. rozliczanie gońca z doręczonej i niedoręczonej korespondencji,
  4. rozliczanie z nadawcą – wydziałem otrzymanej korespondencji urzędowej,
  1. dbałość o należyty stan urządzeń znajdujących się w Biurze Obsługi Interesanta;
  2. potwierdzanie własnoręczności podpisów obywateli w ramach udzielonego upoważnienia przez Burmistrza;
  3. dokonywanie archiwizacji dokumentacji otrzymanej i wytworzonej na zajmowanym stanowisku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

 

§ 11. Do stanowiska ds. administracyjnych i archiwum zakładowego należy w  szczególności:

  1. prowadzenie książki obiektu budowlanego Urzędu Miejskiego w Chojnie przy ul.  Jagiellońskiej 2 i 4;
  2. właściwe przygotowanie obiektów Urzędu do eksploatacji poprzez nadzór nad stanem technicznym budynków, przeglądami instalacji i urządzeniami trwale połączonymi z  budynkiem, zgodnie z określonymi przepisami Prawa budowlanego, zawartymi umowami i wymogami gwarancyjnymi;
  3. załatwianie spraw związanych z zabezpieczeniem przeciwpożarowym w Urzędzie;
  4. nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w budynku Urzędu oraz na terenie wokół Urzędu;
  5. zapewnienie właściwego wystroju wnętrza budynków urzędu oraz wykonywanie prawidłowej informacji wizualnej w urzędzie;
  6. gospodarka tablicami urzędowymi;
  7. przygotowanie dokumentacji niezbędnej do powierzenia mienia pracownikom oraz spisu inwentarza wszystkich pomieszczeń Urzędu, a także prowadzenie ewidencji mienia Urzędu, z wyłączeniem ewidencji sprzętu komputerowego, oprogramowania i  sieci teleinformatycznej;
  8. trwałe oznakowywanie numerami inwentarzowymi środków trwałych i wyposażenia Urzędu;
  9. sporządzanie dokumentów OT, PT, MT, LT;
  10. uzyskanie ekspertyz na proponowane do likwidacji środki trwałe;
  11. przygotowywanie propozycji likwidacji środków trwałych i wyposażenia w celu przedstawienia ich Burmistrzowi i uzyskania zgody na likwidację środka trwałego;
  12. przekazanie zlikwidowanych środków trwałych i wyposażenia do firmy utylizacyjnej oraz przygotowanie protokołów z likwidacji;
  13. zaopatrzenie materiałowo-techniczne na cele administracyjne, zakup materiałów, mebli i pomocy biurowych;
  14. przyjmowanie, rejestrowanie i wydawanie materiałów oraz zakupionego sprzętu;
  15. zapewnianie konserwacji i napraw użytkowanego sprzętu biurowego;
  16. prowadzenie prenumeraty prasy i czasopism fachowych oraz analizowanie potrzeb w  tym zakresie;
  17. zabezpieczenie obsługi centrali telefonicznej;
  18. analiza kosztów i kontrola rozliczeń za połączenia telefoniczne, prowadzenie ewidencji użytkowników telefonów;
  19. sprawdzanie zgodności faktur z zawartymi umowami na dostawę mediów do budynku urzędu, takich jak: energia elektryczna, woda, ogrzewanie, łączność, wywóz nieczystości i inne zlecone do wykonania;
  20. kontrola zaangażowania środków pieniężnych zgodnie z zawartymi umowami;
  21. prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu;
  22. pełnienie funkcji koordynatora czynności kancelaryjnych – nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw;
  23. przyjmowanie, przechowywanie oraz zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji;
  24. udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym;
  25. inicjowanie brakowania oraz brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w Urzędzie;
  26. przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
  27. przeprowadzanie instruktażu dla pracowników Urzędu w zakresie archiwizowania dokumentacji;
  28. dokonywanie rejestracji oraz kontroli warunków wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych lokalu archiwum zakładowego;
  29. sporządzanie raportów z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym zgodnie z terminami i zasadami wynikającymi z obowiązujących przepisów prawa;
  30. prowadzenie centralnego rejestru umów;
  31. prowadzenie centralnego rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej;
  32. prowadzenie kart ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej;
  33. prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia i odpowiedzialności cywilnej Gminy;
  34. przygotowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej i zarządzeń Burmistrza w zakresie zadań wynikających z zakresu czynności;
  35. dokonywanie archiwizacji dokumentacji otrzymanej i wytworzonej na zajmowanym stanowisku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

 

§ 12. Do Starszego informatyka należy w szczególności:

  1. nadzór nad zapewnieniem prawidłowego funkcjonowania systemów informatycznych w Urzędzie w tym:
  1. zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu informatycznego w zakresie sieci informatycznej, oprogramowania i sprzętu,
  2. sprawowanie nadzoru nad sprawnością techniczną i eksploatacyjną urządzeń infrastruktury teleinformatycznej,
  3. koordynacja oraz odpowiedzialność za rozwiązanie bieżących problemów informatycznych,
  1. pełnienie funkcji Administratora Systemów Informatycznych (ASI);
  2. administrowanie systemami, w tym rejestrów państwowych (system Źródło i itp.);
  3. administrowanie i zarządzanie kontami poczty elektronicznej Urzędu;
  4. prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego i programów komputerowych stosowanych w Urzędzie;
  5. tworzenie i przechowywanie kopii baz danych zgodnie z obowiązującymi przepisami;
  6. nadzór oraz zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych oraz danych, w tym:
  1. prowadzenie ewidencji zbiorów i zabezpieczenie danych zgodnie systemów informatycznych wykorzystywanych w Urzędzie,
  2. odpowiedzialność za bezpieczeństwo systemów informatycznych,
  1. nadzór i uczestnictwo w pracach związanych z modernizacją infrastruktury teleinformatycznej Urzędu, w tym:
  1. rozwój systemu informatycznego (sieci informatycznej, oprogramowania oraz sprzętu),
  2. nadzór nad projektami informatycznymi dotyczącymi infrastruktury teleinformatycznej,
  3. nadzór nad umowami z firmami zewnętrznymi w zakresie działań informatycznych prowadzonych przez Urząd,
  4. nadzorowanie wprowadzania nowych technologii związanych z rozwojem infrastruktury informatycznej,
  5. planowanie i analiza potrzeb na infrastrukturę informatyczną,
  6. nadzorowanie wprowadzania rozwiązań związanych z relacyjnymi systemami baz danych,
  7. nadzór nad dostępem użytkowników do zasobów sieciowych,
  1. administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Chojnie,
  2. terminowe i rzetelne umieszczanie danych na stronie Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa;
  3. dokonywanie drobnych napraw bieżących oraz usuwanie usterek sprzętu komputerowego, drukarek, kserokopiarek oraz ich przegląd i konserwacja;
  4. instalacja zakupionego nowego sprzętu oraz obsługa techniczna wszystkich stanowisk komputerowych w Urzędzie;
  5. prowadzenie dokumentacji w zakresie ustalenia uprawnień dostępu dodanych komputerowych oraz ewidencjonowanie haseł dostępu dla poszczególnych użytkowników;
  6. sprawowanie nadzoru nad legalnością stosowanego oprogramowania i własnością zabezpieczenia danych gromadzonych w urzędzie przed utratą i dostępem osób nieuprawnionych (archiwizacja danych, kontrola antywirusowa itp.);
  7. pomoc i szkolenie użytkowników w zakresie obsługi systemów i programów komputerowych oraz sprzętu komputerowego;
  8. techniczne przygotowanie i obsługa spotkań, konferencji, prezentacji multimedialnych itp.;
  9. przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w zakresie realizowanych zadań;
  10. dokonywanie archiwizacji dokumentacji otrzymanej i wytworzonej na zajmowanym stanowisku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

 

§ 13. Do stanowiska ds. informatyki należy w szczególności:

  1. administrowanie systemami, w tym rejestrów państwowych (system Źródło i itp.);
  2. administrowanie kontami poczty elektronicznej Urzędu;
  3. prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Chojnie w zakresie obsługi informatycznej i aktualizacji strony internetowej w porozumieniu z komórkami organizacyjnymi Urzędu;
  4. terminowe i rzetelne umieszczanie danych na stronie Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa;
  5. dokonywanie drobnych napraw bieżących oraz usuwanie usterek sprzętu komputerowego, drukarek, kserokopiarek oraz ich przegląd i konserwacja;
  6. instalacja zakupionego nowego sprzętu oraz obsługa techniczna wszystkich stanowisk komputerowych w Urzędzie;
  7. prowadzenie spraw związanych z naprawami gwarancyjnymi i pogwarancyjnymi sprzętu komputerowego, w tym współpraca z dostawcami;
  8. zaopatrywanie stanowisk pracy wyposażonych w sprzęt komputerowy w materiały eksploatacyjne niezbędne do pracy na tym sprzęcie;
  9. realizacja zaplanowanych w budżecie gminy wydatków na komputeryzację (zakupy, eksploatacja) w tym dokonywanie analizy celowości zakupu nowego sprzętu komputerowego, oprogramowania i wskazywanie optymalnych rodzajów i marek oraz opiniowanie wyboru dostawców tego sprzętu;
  10. instalacja programów komputerowych w tym instalacja uaktualnionych wersji oprogramowania na stanowiskach roboczych;
  11. pomoc i szkolenie użytkowników w zakresie obsługi systemów i programów komputerowych oraz sprzętu komputerowego;
  12. techniczne przygotowanie i obsługa spotkań, konferencji, prezentacji multimedialnych itp.;
  13. przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w zakresie realizowanych zadań;
  14. dokonywanie archiwizacji dokumentacji otrzymanej i wytworzonej na zajmowanym stanowisku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

 

§ 14. Do zadań konserwatora- kierowcy należy:

  1. wykonywanie zadań  zgodnie z poleceniami wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych;
  2. dbanie o stan techniczny i estetyczny powierzonego pojazdu;
  3. samodzielne zaopatrywanie w paliwo i oleje pojazdu w określonej stacji paliw;
  4. przestrzeganie terminów przeglądów technicznych pojazdu;
  5. bieżące rozliczanie zużycia paliwa i systematyczne prowadzenie kart drogowych;
  6. utrzymanie w należytym stanie miejsca garażowania pojazdu;
  7. wykonywanie bieżących prac o charakterze naprawczym i konserwacyjnym, maszyn i urządzeń w Urzędzie;
  8. wykonywanie czynności związanych ze zmianami w organizacji pomieszczeń Urzędu, przenoszenie, demontaż i montaż elementów wyposażenia, art. biurowych oraz dokumentów;
  9. utrzymanie porządku i czystości na zewnątrz budynku Urzędu wraz z przynależnym garażem (zamiatanie, odśnieżanie, usuwanie oblodzenia i liści).

 

§ 15. Do zadań gońca- kierowcy należy w szczególności:

  1. dbałość o powierzoną korespondencję urzędową, przekazaną do doręczenia adresatom;
  2. potwierdzanie na imiennym wykazie otrzymanej korespondencji;
  3. doręczanie korespondencji urzędowej adresatom;
  4. udzielanie adresatom informacji o doręczonej korespondencji;
  5. codzienne rozliczanie się z otrzymanej korespondencji;
  6. niezwłoczne poinformowanie koordynatora o utracie lub uszkodzeniu powierzonej korespondencji urzędowej;
  7. niezwłoczne poinformowanie o niemożności wykonania swoich obowiązków i zwrot niedoręczonej korespondencji do koordynatora;
  8. pomoc w kontroli zużycia wody w budynkach i lokalach;
  9. wykonywanie zadań zgodnie z poleceniami wyjazdów służbowych i zagranicznych;
  10. dbanie o stan techniczny i estetyczny powierzonego pojazdu;
  11. samodzielne zaopatrywanie w paliwo i oleje pojazdu w określonej stacji paliw;
  12. bieżące rozliczanie zużycia paliwa i systematyczne prowadzenie kart drogowych;
  13. utrzymanie w należytym stanie technicznym miejsca garażowania pojazdu.

§ 16. Do zadań pomocy administracyjnej należy:

  1. wspomaganie pracowników merytorycznych Wydziału w zakresie prowadzonych spraw;
  1. z zakresu czynności kancelaryjnych i obsługi sekretariatu urzędu,
  2. z zakresu obsługi centrali telefonicznej,
  3. z zakresu obsługi kserokopiarki, skanera, niszczarki i innych urządzeń biurowych,
  4. z zakresu pisania na komputerze i innych czynności związanych z pracą na  komputerze w programach zainstalowanych na komputerze i zleconych do  wykonania przez przełożonych,
  5. z zakresu zamówień materiałów biurowych i środków czystości,
  6. z zakresu innych czynności kancelaryjnych zlecanych okolicznościowo przez przełożonego wg zaistniałych potrzeb.

 

ROZDZIAŁ 5

Zastępstwa pracowników

 

§ 17. 1. Zastępstwa pracowników ustala Naczelnik Wydziału w szczegółowych zakresach czynności pracowników.

2. Do pracowników zastępujących należy przestrzeganie obowiązku, o którym mowa w  § 4 ust. 2 pkt 5 niniejszego regulaminu.

3. W razie jednoczesnej nieobecności pracownika zastępowanego i zastępującego oraz w przypadku, gdy w zakresie czynności nie określono zastępstwa nieobecnego pracownika - Naczelnik Wydziału doraźnie wyznacza pracownika do zastępowania osoby nieobecnej ustalając zarazem zakres zastępstwa.

 

Rozdział 6

Przepisy końcowe

 

§ 18. Zmiana Regulaminu następuje w trybie w jakim został przyjęty.

 

Link do regulaminu i zarządzenia:

Zarządzenie nr 605/2020 z dnia 10 listopada 2020 w wersji doc

Wewnętrzny Regulamin Organizacyjny Wydziału OR w wersji doc

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja Osoba Data
Dodanie dokumentu: Bartosz Dłubak 20-05-2019 07:30
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: Monika Adamczyk 27-03-2019
Ostatnia aktualizacja: Bartosz Dłubak 17-12-2020 10:36