Logo BIP Logo ePUAP
Biuletyn Informacji Publicznej
herb jednostki
Gmina Chojna

Zapytanie ofertowe - wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) dla pracowników Urzędu Miejskiego w Chojnie

Chojna, dnia 12.02.2021r.

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) dla pracowników Urzędu Miejskiego w Chojnie

 

  1. Określenie Zamawiającego

Urząd Miejski w Chojnie

ul. Jagiellońska 4, 74-500 Chojna, powiat gryfiński, woj. zachodniopomorskie

tel. 91 414 10 35

e-mail: info@chojna.pl

 

  1. Tryb udzielenia zamówienia

  1. Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego, do którego nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 roku, poz. 2019 ze zm.).
  2. Niniejsze postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, jawności i przejrzystości. 

 

  1. Nazwa przedmiotu zamówienia

Wybór Instytucji Finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) dla pracowników Urzędu Miejskiego w Chojnie.

 

  1. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest wybór Instytucji Finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe dla pracowników Urzędu Miejskiego w Chojnie zgodnie z warunkami zawartymi w niniejszym zapytaniu oraz na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1342 ze zm.).

  1. Istotne warunki zamówienia:
  1. Zapewnienie przez Wykonawcę wsparcia w procesie implementacji PPK w tym:
  1. przeprowadzenie kampanii informacyjnej wśród pracowników na temat PPK, w  terminie przed podpisaniem umowy o PPK, w tym:
  • bezpłatne przeprowadzenie spotkań informacyjnych z pracownikami w  siedzibie Zamawiającego, w terminie ustalonym z Zamawiającym, dopuszcza się przeprowadzenie szkolenia on-line,
  • dostarczenie bezpłatnych materiałów informacyjnych na temat pracowniczych planów kapitałowych w wersji papierowej i elektronicznej dla pracowników;
  1. bezpłatnego przeprowadzenia w siedzibie Zamawiającego szkolenia dla pracowników wydziału finansowo-księgowego i organizacyjnego w zakresie obsługi modułu dla  pracodawcy w terminie ustalonym z Zamawiającym;
  2. bezpłatne opracowanie harmonogramu wdrożenia PPK.
  1. Bezpłatne wsparcie formalno-prawne związane z przygotowaniem PPK w tym:
  1. przygotowanie pełnej dokumentacji i wzorów dokumentów dotyczących PPK w  wersji elektronicznej (w formie edytowalnej),
  2. wsparcie prawne przy rozwiązywaniu problemów interpretacyjnych przepisów ustawy,
  3. opracowanie procedury wdrożenia PPK oraz zasad jego funkcjonowania
    w uzgodnieniu z Zamawiającym.
  1. Bezpłatne uruchomienie, wdrożenie i bieżąca obsługa PPK w tym:
  1. wyznaczenie dedykowanego koordynatora/opiekuna do współpracy z  Zamawiającym,
  2. udostępnienie platformy internetowej i infolinii do bieżącej obsługi uczestników PPK,
  3. zapewnienie integracji modułu do prowadzenia PPK z posiadanym przez Zamawiającego systemem kadrowo-płacowym firmy REKORD SI,
  4. zapewnienie serwisu internetowego dla pracowników Zamawiającego przystępujących do PPK oraz pracowników prowadzących sprawy pracownicze związane z PPK.

 

Zamawiający, według stanu na dzień 11.01.2021 r. zatrudnia 54 pracowników.

 

Urodzeni w latach (umowa o pracę)

Ilość

1955-1959

3

1960-1969

14

1970-1979

12

1980-1989

16

powyżej 1990

9

Razem

54

 

  1. Termin realizacji przedmiotu zamówienia

Termin realizacji przedmiotu zamówienia:

  1. zawarcie umowy o zarządzanie PPK w terminie najpóźniej do dnia 26.03.2021 r.;
  2. zawarcie umowy o prowadzenie PPK w terminie najpóźniej do dnia 10.04.2021 r.

 

  1. Warunki udziału w postępowaniu

W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w  ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, czyli:

  1. posiadają uprawnienia do wykonywania określonych prac lub czynności, jeżeli przepisy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada aktualny wpis do ewidencji PPK, prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju. Weryfikacja spełnienia warunku, o którym mowa powyżej, odbędzie się na podstawie oświadczenia Wykonawcy, stanowiącego Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego oraz załączonych do oferty kopii potwierdzonych za zgodność z  oryginałem następujących dokumentów:
  1. wpisu Wykonawcy do ewidencji PPK,
  2. aktualnego odpisu z właściwego rejestru;
  1. dysponują niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem technicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonywania oferowanych usług. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada doświadczenie we wdrażaniu programów emerytalnych oraz posiada już umowy o prowadzenie PPK na rzecz innych podmiotów zawarte na dzień 31.12.2020 r. Weryfikacja spełnienia warunku, o którym mowa powyżej odbędzie się na podstawie oświadczenia Wykonawcy, stanowiącego Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego oraz informacji podanych przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym w punkcie 2. „Tabela II - Kryteria oceny eksperckiej” pozycja 2 „liczba podpisanych umów o  prowadzenie PPK na dzień 31.12.2020 r., stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego.
  2. znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej wykonanie oferowanych usług. Zamawiający uzna warunek za spełniony na podstawie oświadczenia Wykonawcy, stanowiącego Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego.
  3. nie wszczęto wobec nich postępowania o ogłoszenie upadłości/likwidacji oraz nie została ogłoszona wobec nich upadłość/likwidacja. Zamawiający uzna warunek za spełniony na  podstawie oświadczenia Wykonawcy, stanowiącego Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego.

W przypadku składania ofert wspólnych w/w dokumenty składa każdy z Wykonawców we  własnym imieniu.

 

  1. Opis sposobu przygotowania oferty

  1. Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego.
  2. Wykonawca w ramach niniejszego postępowania może złożyć tylko jedną ofertę, na  załączonym do Zapytania formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 1 do  Zapytania.
  3. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim.
  4. Oferta oraz załączniki do oferty powinny być podpisane przez osobę(y) upoważnioną(ne) do jej podpisania, zgodnie z zasadami reprezentacji z aktualnego wpisu do właściwych rejestrów/ewidencji lub przez pełnomocnika/pełnomocników, zgodnie z zakresem załączonego pisemnego pełnomocnictwa; jeśli upoważnienie nie wynika z ogólnie dostępnych danych rejestrowych (wpis KRS, CEiDG), wówczas należy załączyć dokument poświadczający umocowanie danej osoby/ osób do podpisania oferty.
  5. Wszelkie poprawki w tekście oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez upoważnioną(e) osobę(y).
  6. Zamawiający wymaga, aby oferta zawierała co najmniej:
    1. Formularz Ofertowy (oryginał) – Załącznik nr 1;
    2. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych  (oryginał) – Załącznik nr  2;
    3. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (oryginał) – Załącznik nr 3;
    4. Pełnomocnictwo jeśli dotyczy (oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z  oryginałem);
    5. Wpis do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju (oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem);
    6. Aktualny odpis z właściwego rejestru, wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert (oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z  oryginałem);
    7. Projekt umowy o zarządzanie PPK;
    8. Projekt umowy o prowadzenie PPK.

 

  1. Termin i miejsce składania ofert

Ofertę należy złożyć do dnia 23 lutego 2021 r., do godz. 1400 (decyduje data i godzina wpływu). Za datę złożenia oferty przyjmuje się datę i godzinę wpływu na dziennik podawaczy lub na skrzynkę e-mail Zamawiającego.

 

Ofertę należy składać:

  1. w formie pisemnej w nieprzejrzystej, zaklejonej kopercie lub opakowaniu. Oferta winna być zaadresowana na adres: Urząd Miejski w Chojnie, ul. Jagiellońska 4, 74-500 Chojna i oznakowana następująco: „Oferta Pracownicze Plany Kapitałoweoraz opatrzona nazwą i  dokładnym adresem Wykonawcy.

Oferta może być dostarczona osobiście przez wykonawcę do siedziby Zamawiającego (Biuro Obsługi Interesanta), przez kuriera lub przesłaną pocztą na adres Zamawiającego pod warunkiem, że zostanie ona dostarczona przed upływem wyznaczonego terminu. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za oferty przesłane drogą pocztową i  kuriera.

W przypadku wysłania oferty za pośrednictwem poczty polskiej czy firmy kurierskiej, decyduje data i godzina wpływu przesyłki do siedziby Urzędu Miejskiego w Chojnie, a  nie data stempla pocztowego (data nadania); lub

  1. za pośrednictwem poczty elektronicznej (jako skan podpisanej oferty i załączników) na adres: info@chojna.pl. W tytule wiadomości należy wpisać Oferta Pracownicze Plany Kapitałowe”.

Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie składania ofert zostaną pozostawione bez rozpatrzenia.

 

  1. Termin związania z ofertą

Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

  1. Kryteria oceny ofert

  1. Kryterium oceny ofert:
  1. Cena za zarządzanie PPK (C) - 60%
  2. Cena za osiągnięty wynik finansowy (W) – 30%
  3. Ocena ekspercka (D) – 10%
  1. Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium „cena” zostaną obliczone na  podstawie wzoru:
  1. Cena za zarządzanie PPK (rozumiana jako wynagrodzenie za zarządzanie PPK zgodnie z art. 49 ust. 1 ustawy o PPK – procent wartości aktywów netto funduszu inwestycyjnego, funduszu emerytalnego lub subfunduszu w skali roku)

C = Cmin/Co x 60 pkt

gdzie:

C – wartość punktowa kryterium

Cmin – najniższa cena ze złożonych ofert

Co – cena ocenianej oferty

60 pkt – waga kryterium

  1. Cena za osiągnięty wynik (rozumiana jako wynagrodzenie za osiągnięty wynik zgodnie z art. 49 ust. 3 ustawy PPK – procent wartości aktywów netto funduszu inwestycyjnego, funduszu emerytalnego lub subfunduszu w skali roku)

W = Wmin/Wo x 30 pkt

gdzie:

W – wartość punktowa kryterium

Wmin – najniższa opłata za wyniki ze złożonych ofert

Wo – opłata za wynik ocenianej oferty

30 pkt – waga kryterium

  1. Ocena ekspercka (D)

Lp.

Kryterium

Ilość punktów

1

2

3

1

Odległość Urzędu Miejskiego w Chojnie (ul. Jagiellońska 4, 74-500 Chojna) do najbliższej placówki

0 lub 1

2

Liczba podpisanych umów o prowadzenie PPK na dzień 31.12.2020 r.

0 lub 1

3

Wartość zarządzanych aktywów netto na dzień 31.12.2020 r.

0 lub 1

4

Ilość programów emerytalnych, w których posiada doświadczenie

0 lub 1

5

Wynik finansowy instytucji finansowej na dzień 31.12.2020 r.

0 lub 1

6

Dodatkowe benefity dla pracowników. Należy wymienić wszystkie i załączyć dokumenty ze szczegółowym opisem.

od 0 do 5

 

  • liczba porządkowa w kol. 1 poz. od 1 do 5 – 1 pkt. Otrzymuje oferta o najwyższej wartości,
  • liczba porządkowa w kol. 1 poz. 6 – za każdy benefit 1 pkt. Maksymalnie można uzyskać 5 pkt.

 

Ostateczna ocena punktowa (K) = C+W+D

 

  1. Oferta, która uzyska najwyższą łączną liczbę punktów, według wyżej wymienionych kryteriów oraz spełni wszystkie wymogi określone w zapytaniu, zostanie uznana za  najkorzystniejszą, pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z liczbą uzyskanych punktów.
  2. Jeżeli nie będzie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert uzyska taką samą liczbę punktów, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższym wynagrodzeniem stałym za zarządzanie PPK, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej wartości (wynagrodzeniem stałym za zarządzanie PPK), Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższym wynagrodzeniem zmiennym za osiągnięty wynik, a jeśli zostały złożone oferty o takiej samej wartości (wynagrodzeniem zmiennym za osiągnięty wynik).
  3. Wyboru dokonuje się, mając na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.
  4. Cena przedstawiona w Formularzu ofertowym zamówienia powinna obejmować wszystkie składniki i koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia oraz warunkami stawianymi przez Zamawiającego.

 

  1. Informacja o wykluczeniu

Z udziału w postępowaniu wykluczeni zostaną Wykonawcy, którzy powiązani są z  Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na :

  1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
  2. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
  3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
  4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa
    w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

W celu wskazania braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy obowiązani są przedłożyć oświadczenie, którego wzór stanowi Załącznik Nr 2.

Wykonawcy, którzy nie przedłożą oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia, zostaną odrzuceni z przyczyn formalnych.

  1. Odrzucenie oferty

W niniejszym postępowaniu zostanie odrzucona oferta Wykonawcy, który:

  1. złożył ofertę niezgodną z treścią niniejszego zapytania ofertowego;
  2. nie spełnia warunków udziału w postępowaniu;
  3. złożył ofertę po terminie składania ofert, wskazanym w punkcie VIII „Termin i  miejsce składania ofert”.

 

  1. Pozostałe postanowienia dotyczące postępowania .

  1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych oraz wariantowych.
  2. W przypadku, gdy treść oferty oraz złożonych przez Wykonawcę dokumentów jest niepełna, lub zawiera nieścisłości w stosunku do zakresu wymaganego w zapytaniu, Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o uzupełnienie braków lub udzielenie wyjaśnień w wyznaczonym terminie.
  3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany zapytania ofertowego przed upływem terminu do składania ofert oraz do unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do Zamawiającego.
  4. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
  5. W kwestiach przedmiotu zamówienia prosimy o kontakt:

Urząd Miejski w Chojnie

tel. 91 4141035 wew. 54

e-mail: info@chojna.pl

We wszelkiej korespondencji kierowanej do Zamawiającego drogą elektroniczną dotyczącej niniejszego postępowania należy wskazywać nazwę postępowania.

  1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji cenowych z Wykonawcami, którzy złożyli ważne oferty.
  2. Wszelkie koszty związane z udziałem Wykonawcy w niniejszym postępowaniu ponosi Wykonawca. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
  3. Z Wykonawcą który uzyska najwyższą liczbę punktów, Zamawiający podpisze umowę na realizację przedmiotu zamówienia  na okres 4 lat.
  4. Umowy zostaną zawarte na wzorach Wykonawcy, z uwzględnieniem wymagań określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz na podstawie deklaracji Wykonawcy zawartych w złożonym Formularzu Ofertowym. W szczególności w  umowach musi się znaleźć zapis o pierwszeństwie stosowania zapisów wskazanych w niniejszym zapytaniu ofertowym w stosunku do zapisów zawartych w  zaproponowanym przez Wykonawcę wzorze umowy. We wzorze umowy Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia zapisu o 6-miesięcznym okresie wypowiedzenia umowy przez Strony. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wniesienia uwag do wzoru umowy.
  5. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o terminie podpisania umowy.
  6. W przypadku gdy Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.
  7. W razie zaistnienia okoliczności powodujących, że zawarcie umowy lub jej wykonanie nie będzie leżeć w interesie Zamawiającego, zamawiający ma prawo do odstąpienia od  zawarcia umowy.
  8. Zamawiający nie przewiduje możliwości prowadzenia rozliczeń w walutach obcych. Rozliczenia miedzy Wykonawcą, a Zamawiającym będą dokonywane w polskich złotych.

 

  1. Klauzula informacyjna do zamówień publicznych o wartości poniżej 130 000 zł netto

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej RODO) informujemy, że:

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Chojna, ul. Jagiellońska 4, 74- 500 Chojna, email:info@chojna.pl, reprezentowana przez Burmistrza Gminy Chojna.
  2. Administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych, z którym można się kontaktować pod adresem e-mail: iod@chojna.pl
  3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO
    w zw. z art. 44 ustawy 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, ze zm.), w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego poniżej 130 000 złotych netto tj. wyborem instytucji finansowej zarządzającej i  prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) dla pracowników Urzędu Miejskiego w  Chojnie.
  4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty uprawnione na  podstawie przepisów prawa lub umowy powierzenia danych osobowych.
  5. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane do czasu osiągnięcia celu w jakim je pozyskano, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
  6. Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest obowiązkowe. W przypadku niepodania danych nie będzie możliwy udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia poniżej
    130 000 złotych netto.
  7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
  8. Posiada Pani/Pan:
  • na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
  • na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych[1],
  • na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa
    w art. 18 ust. 2 RODO**
  • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
  1. Nie przysługuje Pani/Panu:
  • w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
  • prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
  • na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

 

 

Zatwierdzam:

Burmistrz Gminy Chojna

Barbara Rawecka

 

 

 

Sporządziła:

Monika Adamczyk

 


[1] Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania,
w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

Załączniki do pobrania

Pobierz Rozpakuj
Pobierz spakowane pliki Rozpakuj pliki i pobierz

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja Osoba Data
Dodanie dokumentu: Bartosz Dłubak 12-02-2021 14:09
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: Monika Adamczyk 12-02-2021
Ostatnia aktualizacja: - 12-02-2021 14:09