Program działania Centrum Kultury w Chojnie na lata 2022-2027

PROGRAM DZIAŁANIA CENTRUM KULTURY W CHOJNIE NA LATA 2022-2027

Opracował: DANIEL WOJCIECH MACUK

PROGRAM DZIAŁANIA CENTRUM KULTURY W CHOJNIE NA LATA 2022-2027

SPIS TREŚCI:

1. Wstęp
2. Cele i zadania
3. Struktura organizacyjna
4. Analiza zasobów własnych
5. Gospodarka finansowa
6. Analiza SWOT
7. Cele strategiczne i operacyjne
8. Zakończenie

PROGRAM DZIAŁANIA CENTRUM KULTURY W CHOJNIE

NA LATA 2023-2027

1. Wstęp

Centrum Kultury jest miejscem realizacji działań mających na  celu upowszechnianie dóbr kultury na rzecz społeczności lokalnej miasta i gminy Chojna. Dzięki niemu mieszkańcy mogą aktywnie uczestniczyć i współtworzyć obszary kultury w wielu jej aspektach. Zadaniem Centrum Kultury jest identyfikowanie, rozbudzanie i zaspokajanie potrzeb w tym zakresie.

Pełniąc obowiązki Dyrektora Centrum Kultury w Chojnie przez blisko rok i przygotowując  propozycje programu działania tej instytucji na lata 2023-2028, jestem przekonany że był to okres który pozwolił mi kompleksowo rozpoznać potrzeby, wyzwania i oczekiwania jakie stoją przed chojeńską instytucją kultury. 

Opracowanie strategii programu działania Centrum Kultury w Chojnie ma charakter syntetyczny, określający warunki i wskazujący kierunki planowanych działań.

2. Cele i zadania

Obszary, które obejmują cele i zadania CK, podzieliłem na 5 grup  :

1. Kultura,
   1. rozpoznawanie, rozbudzanie i zaspokajanie zainteresowań kulturalnych,
   2. tworzenie warunków dla rozwoju amatorskiego ruchu artystycznego, propagowania kultury,
   3. organizowanie imprez kulturalnych,
   4. upowszechnienie dóbr kultury,
   5. upowszechnienie czytelnictwa
2. Edukacja,
   1. wychowanie przez sztukę,
   2. edukacja kulturalna,
   3. kształtowanie wzorców aktywnego uczestnictwa w kulturze,
   4. edukacja artystyczna,
3. Rozrywka,
   1. organizowanie, tworzenie i przygotowywanie imprez rozrywkowych,
   2. zaspokajanie potrzeb społeczności lokalnych w zakresie uczestnictwa w wydarzeniach rozrywkowych,
4. 3. informacja dotycząca dostępu do rozrywki w regionie  
5. Rekreacja,
   1. propagowanie i upowszechnianie sportu i rekreacji,
   2. organizowanie imprez sportowych i rekreacyjnych,
6. Promocja,
   1. tworzenie, przygotowywanie, opracowanie oraz rozpowszechnianie materiałów informacyjnych i promocyjnych
   2. zarządzanie, opracowywanie i przygotowanie materiałów internetowych
   3.  zapewnienie funkcjonowania systemu informacji turystycznej
   4. promocja wsi i regionu

3. Struktura organizacyjna

Poniżej chciałbym przedstawić nową strukturę organizacyjną której konstrukcja oparta jest o wskazane poniżej założenia.

Podział Centrum Kultury na działy i piony ma na celu ustanowienie leaderów poszczególnych obszarów działania, określenie i uprządkowanie ich odpowiedzialności oraz delegację uprawnień.

Zakładane cele po ich określeniu, osiągane są poprzez zarządzanie projektowe w ramach całej organizacji. W procesie ich realizacji poszczególne piony otrzymują zadania które w ich obszarze merytorycznym muszą zostać sprawnie zrealizowane w określonym czasie.

Koordynacją wszystkich działań zajmuje się prowadzący dany projekt.

Bardzo istotnym elementem jest świadomość wszystkich pracowników, uczestników danego zadania czy projektu dotycząca jego wartości merytorycznej, zasadności w kontekście zadań instytucji kultury.

Wszyscy zaangażowani w dany projekt muszą być przekonani że mają aktywny wpływ na dane działania i są jego współtwórcami.

Określenie precyzyjnych zasad odpowiedzialności oraz zakresu obowiązków w określonym obszarze pozwala na realizację zadań sprawnie, skutecznie i profesjonalnie.

Specyfika działalności instytucji kultury determinuje również kwestie związane z organizacją pracy oraz doborem kadr. Ta swoistość wymaga od pracowników Centrum Kultury gotowości do ciągłych zmian, ustawicznego rozwijania swoich umiejętności, poszerzania zakresu kompetencji, elastyczności i kreatywności.

Nowa Struktura Centrum Kultury składa się z 4 działów:

1. Dom Kultury,
2. Dział Finansowo-Księgowy,
3. Centrum Informacji,
4. Miejska Biblioteka Publiczna

Dom Kultury składa się z 6 pionów

1. Pion Artystyczno-Programowy,
2. Pion Techniczny ,
3. Pion Administracyjno-Gospodarczy,
4. Świetlice Wiejskie,
5. Filia Krajnik Krajnik Górny,
6. Pub Kultura.

 

 

W ramach pionów Domu Kultury określone zostały kluczowe zadania. 

1.  Pion Artystyczno-Programowy

   1. bieżąca organizacja i nadzór merytoryczny zajęć stałych w CK,

[nadzór merytoryczny].

1. 2. monitorowanie i analiza rynku kultury pod kątem dostępności i atrakcyjności wydarzeń dla mieszkańców,

[monitorowanie rynku kultury].

1. 3. kreowanie nowych projektów  (Warsztaty interdyscyplinarne, Cafe Kultura, Strefa Chillout, Mała Czarna z Szymonem, Funky.pl), [kreowanie projektów].
   4. szkolenia zawodowe mające na celu podniesienie kwalifikacji instruktorów,

[szkolenia artystyczne].

1. 5. pozyskiwanie potencjalnych instruktorów-współpracowników, twórców z regionu oraz tworzenie dla nich warunków.

[współpraca twórcza].

2. Pion Techniczny

   1. Utrzymanie i rozwój sprzętu technicznego,

[utrzymanie sprzętu],

1. 2. Zabezpieczenie pod kątem technicznym bieżącej działalności zajęciowej warsztatowej oraz wydarzeń CK,

                                 [zabezpieczenie techniczne],

1. 3. stały rozwój szkoleniowy z zakresu techniki estradowej i studyjnej, [szkolenia branżowe],
   4. Kompleksowa obsługa imprez zewnętrznych,

[kompleksowa obsługa imprez].

3. Pion Administracyjno-Gospodarczy,

   1. Obsługa biura organizacyjnego pod kątem administracyjnym,

[obsługa biura],

1. 2. Zarządzanie harmonogramem prac pracowników gospodarczych, [zarządzanie zasobami ludzkimi],
   3. Koordynacja działań wszystkich pionów,

    [koordynacja pionów].

4. Świetlice Wiejskie

   1. Tworzenie i realizacja harmonogramu zajęć w świetlicach,

     [organizacja zajęć świetlic],

1. 2. Wsparcie w wydarzeniach poszczególnych sołectw,

     [wsparcie wydarzeń sołeckich].

5. Filia Krajnik Górny

   1. Prowadzenie działalności w zakresie kompleksowej obsługi zjazdów,  konferencji, warsztatów, ferii, kolonii pod kątem noclegów, wyżywienia, przygotowania pomieszczeń użytkowych (sale warsztatowe, konferencyjne),

[zabezpieczenie akomodacyjne].

6. Pub Kultura

   1. Kompleksowa obsługa gastronomiczna i organizacyjna wydarzeń Centrum Kultury,

[obsługa gastronomiczna],

1. 2. Najem pomieszczeń i kompleksowe przygotowanie imprez zleconych przez klientów zewnętrznych,

[najem].

Dział Finansowo-Księgowy pełni rolę usługową w stosunku do pozostałych.

Podstawowym zadaniem działu jest kompleksowa obsługa dokumentacji finansowo-księgowej, sprawozdawczość analityczna i planowanie finansowe.

Istotnym zadaniem jest również funkcja doradcza w zakresie przepisów prawa regulujących działalność instytucji kultury oraz funkcja kontrolna.

Centrum Informacji realizuje zadania w kilku kluczowych obszarach, pełni następujące role:

1. Informacyjną – zapewnienie szerokiej dostępności materiałów informacyjnych o regionie, doradztwo w zakresie wiedzy historycznej i geograficznej o regionie, współpraca z innymi podmiotami informacyjnymi transgranicznymi,
2. Promocyjną – wykorzystanie dostępnych kanałów dystrybucji w przestrzeni medialnej do promocji działań Centrum Kultury oraz Gminy Chojna (media społecznościowe, strony www, reklama outdoorowa), 
3. Wydawniczą – przygotowanie i produkcja materiałów informacyjnych o regionie,
4. Marketingową – przygotowanie i produkcja materiałów reklamowych promujących region,
5. Sprzedażową – prowadzenie sprzedaży usług świadczonych przez Centrum Kultury w tym zajęć warsztatowych, wydarzeń własnych, usług przewodnika, wycieczek, kompleksowych usług szkoleniowo-konferencyjnych oraz innych wydarzeń kulturalnych zewnętrznych. 

Miejska Biblioteka Publiczna  wypełnia swoje zadania i cele w zakresie:

1. Gromadzenia i opracowania zbiorów,
2. Prowadzenia działalności metodycznej,
3. Kompletowania zbiorów regionalnych,  
4. Prowadzenia wypożyczalni dla dzieci i dorosłych,
5. Tworzenie wydarzeń promujących czytelnictwo.

4. Analiza zasobów własnych

Instytucja kultury jak każde przedsiębiorstwo dysponuje zasobami dzięki którym może prowadzić działalność realizującą cele statutowe w tym działalność misyjną. W ramach analizy zasobów Centrum Kultury zostały one zdefiniowane.        

1. Zasoby materialne – Centrum Kultury dysponuje dobrą bazą lokalową w 2 lokalizacjach w Ratuszu w Chojnie oraz w Krajniku Górnym. W Ratuszu mieszczą się sale do zajęć, sala widowiskowa, biura, studio nagrań, galeria plastyczna, centrum informacji, pub kultura o łącznej powierzchni ca. 1500 m2. W Krajniku dysponuje 33 miejscami noclegowymi, kuchnią, salą konferencyjną oraz 3 pomieszczeniami do zajęć i warsztatów. Dysponuje również użyczonymi pomieszczeniami magazynowymi. Wyposażenie techniczne to urządzenia sceniczne, sprzęt nagłośnieniowy i oświetleniowy, instrumenty muzyczne, licencjonowane oprogramowanie graficzne i audiowizualne, urządzenia warsztatowo-remontowe oraz urządzenia gastronomiczne. 
2. Zasoby ludzkie – aktualnie CK zatrudnia średniorocznie ca. 25 osób z tego 15 instruktorów i pracowników merytorycznych, 5 pracowników administracyjnych, 5 gospodarczych. Dodatkowo w zależności od potrzeb CK współpracuje z instruktorami w ramach umów cywilno-prawnych.  
3. Zasoby intelektualne (niematerialne) – kadra kierownicza oraz instruktorzy posiadają odpowiednie wykształcenie branżowe poparte kursami i szkoleniami oraz długoletnim doświadczeniem w obszarach instytucji kultury i sektorach kreatywnych. Część z nich to również twórcy mający dokonania w swoich dziedzinach.         
4. Zasoby organizacyjne – dzięki odpowiednim działaniom strukturalnym można wyodrębnić działy administracji, planowania, produkcji i realizacji usług kreatywnych i techniki estradowej oraz sprzedaży usług zarówno bezpłatnych jak i płatnych. Dysponuje również oprogramowaniem do zintegrowanego systemu zarządzania.

5. Gospodarka finansowa

Cele strategiczne koncepcji finansowej zamierzam osiągnąć poprzez:

1. Racjonalne i planowe gospodarowanie środkami z dotacji podmiotowej.
2. Wydatkowanie dotacji celowych w granicach określonych priorytetów.  
3. Pozyskiwanie środków pozabudżetowych w ramach krajowych i unijnych programów.
4. Zwiększenie dochodów własnych w oparciu o nowe usługi świadczone przez Centrum Kultury. 

6. Analiza SWOT

 

MOCNE STRONY	SŁABE STRONY
Bardzo dobra infrastruktura lokalowa. Korzystna lokalizacja w centrum miasta, łatwo dostępne i dobrze rozpoznawalne miejsce. Zasoby i zaplecze techniczne. Silna pozycja gminy w regionie	Zbyt małe zrozumienie dla charakteru działania instytucji kultury przez pracowników administracyjnych. Problem „wąskich gardeł” - księgowość, zamówienia ofertowe, przygotowywanie dokumentacji wniosków o dotacje. Zamknięcie się części społeczeństwa lokalnego na nowe rozwiązania innowacyjne i nowatorskie. Zaniedbania w zakresie uczestnictwa w lokalnym życiu kulturalnym.
SZANSE	ZAGROŻENIA
Możliwość wykorzystania kreatywności, zaangażowania pracowników CK. Powiększanie wiedzy o potrzebach i oczekiwaniach mieszkańców. Otwartość i wsparcie władz samorządowych. Pozyskiwanie środków zewnętrznych. Racjonalne gospodarowanie dotacjami gminnymi.	Brak chęci zaakceptowania części kadry zmian w systemie pracy, Błędne przekonanie i stereotypowe myślenie o wykonywaniu obowiązków przez pracowników sektora kultury.

 

7. Cele strategiczne i operacyjne

Cel strategiczny 1

1. Stworzenie rozpoznawalnej marki Centrum Kultury w Chojnie w regionie gwarantującej odpowiedni poziom wydarzeń artystycznych zarówno niekomercyjnych jak i komercyjnych.

Cele operacyjne 1:

1. Stworzenie wydarzeń cyklicznych pod własną marką w tym przy udziale innych artystów (Cafe Kultura, Strefa Chillout, Mała Czarna z Szymonem, Funky.pl, Teatr Seniora, Rockowe czwartki w Pubie Kultura, Pubowy Weekend).
2. Stworzenie cyklicznego wydarzenia o charakterze ponad regionalnym, które byłoby wizytówką kulturalną Chojny.

Cel strategiczny 2

1. Skuteczne dotarcie do mieszkańców gminy Chojna z ofertą zajęć i warsztatów w  świetlicach wiejskich i środowiskowych oraz ofertą wydarzeń organizowanych przez Centrum Kultury tak aby zwiększyć ich udział w życiu kulturalnym.

Cele operacyjne 2

1. Stworzenie spójnego harmonogramu stałych cyklicznych zajęć prowadzonych przez instruktorów Centrum Kultury,
2. Dopasowanie oferty zajęciowej do potrzeb społeczności lokalnej poprzez ich analizę,
3. Włączenie mieszkańców sołectw posiadających pasję w różnych dziedzinach do prowadzenia zajęć wprowadzając system szkoleń i zachęt do pracy merytorycznej.   

Cel strategiczny 3

1. Rozszerzenie źródeł finansowania Centrum Kultury.     

Cele operacyjne 3

1. Zwiększenie sprzedaży własnej usług obsługi techniki estradowej świadczonych przez Centrum Kultury,
2. Zmniejszenie kosztów własnych zajęć artystycznych poprzez wprowadzenie opłat, 
3. Podniesienie rentowności sprzedaży biletów z imprez własnych oraz jako broker imprez innych podmiotów kultury (teatr, opera. filharmonia, hale koncertowe)  własnych,
4. Zorganizowanie sprzedaży usług gastronomicznych, noclegowych oraz usług najmu,
5. Uruchomienie sprzedaży kompleksowych usług turystycznych,
6. Zwiększenie skuteczności w pozyskiwania środków pozabudżetowych.

Cel strategiczny 4

1. Stworzenie Kompleksu konferencyjno-szkoleniowego w Filii CK w Krajniku Górnym.

Cele operacyjne 4

1. Optymalne przygotowanie infrastruktury w budynku filii.
2. Określenie grupy docelowej potencjalnych klientów pod kątem możliwości ilościowych uczestników, charakteru wykorzystania obiektu oraz standardu usług.
3. Przygotowanie działań promocyjnych w celu dotarcia do odbiorców usług instytucjonalnych oraz prywatnych.

Cel strategiczny 5

1. Udostępnienie kompleksowych usług turystycznych oferowanych przez Centrum Informacji.

Cele operacyjne 5

1. Stworzenie kompletnej mapy atrakcji turystycznych w Chojnie i regionie wraz infrastrukturą rekreacyjną,
2. Podjęcie współpracy z lokalnymi podmiotami świadczącymi usługi turystyczne
   w szerokim zakresie, w tym usługi noclegowe, gastronomiczne, sprzedaży wyrobów miejscowych twórców, rzemieślników oraz producentów produktów regionalnych.
3. Kreowanie atrakcyjności miejsc poprzez podkreślenie i wskazanie związanych z nimi  faktów historycznych czy legend podkreślając ich wyjątkowość i urok.      

Cel strategiczny 6

1. Zbudowanie kompleksowej strategii promocji gminy i miasta Chojna w przestrzeni wirtualnej.

Cele operacyjne 6

1. Ujednolicenie wszystkich kanałów komunikacji medialnej.
2. Opracowanie czytelnej dla mieszkańców narracji przekazu informacyjnego. 
3. Konsekwentny nadzór merytoryczny nad realizacją długoletniego planu strategicznego na lata 2023-2028,
4. Wybór kluczowych domen internetowych dla marki gminy Chojna.      

Cel strategiczny 7

1. Zbudowanie zespołu praktykantów w oparciu o uczestników różnorodnych zajęć artystycznych, którzy będą stanowić bieżące wsparcie dla kadry centrum kultury, którzy w przyszłości mogliby kontynuować współpracę.  

Cele operacyjne 7

1. Przygotowanie realnych warunków do udziału praktykantów w pracy Centrum Kultury.
2. Opracowanie systemu szkolenia w ramach praktyk.
3. Określenie zasad współpracy zgodnie z  obowiązującymi przepisami.

8. Zakończenie

Zadaniem instytucji kultury jest różnorodność oferty kulturalnej, edukacyjnej czy rozrywkowej przy zachowaniu jej dostępności oraz jakości.

Analiza nowej koncepcji organizacyjnej, programowej i finansowej Centrum Kultury wskazanej powyżej pokazuje potencjał pozwalający na realizację założonych celów strategicznych na lata 2022-2027.

Jednym z elementów efektywności przy realizacji programu, misji i działań statutowych powierzonych Centrum Kultury jest stworzenie zespołu zaangażowanych ludzi którzy będą w stanie podnieść  rezultaty swoich działań o poziom wyżej.

Przy spełnieniu zakładanych kryteriów perspektywy na rozwój działalności kulturalnej w okresie najbliższych 5 lat w gminie Chojna są obiecujące.