ZARZĄDZENIE Nr 145/2021  BURMISTRZA GMINY CHOJNA z dnia 23 czerwca 2021 r.  w sprawie zasad tworzenia i aktualizacji kart usług w Urzędzie Miejskim w Chojnie

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 713 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1. 1. Wprowadzam w Urzędzie Miejskim w Chojnie zasady tworzenia i aktualizacji kart usług (z wnioskami oraz niezbędnymi formularzami), które dotyczą najczęściej realizowanych spraw w Urzędzie Miejskim w Chojnie.

2. Wszystkie obowiązujące w Urzędzie Miejskim w Chojnie karty usług wraz z niezbędnymi wzorami załączników formularzy i wniosków, udostępnia się interesantom w  Biurze Obsługi Interesanta.

3. Karty usług wraz z niezbędnymi wzorami załączników, w zakresie właściwości danego wydziału, udostępnia się interesantom również w tych komórkach organizacyjnych.

4. Niezależnie od postanowień ust. 2 i 3, wszystkie obowiązujące karty usług udostępnia się również interesantom poprzez Biuletyn Informacji Publicznej oraz dedykowane narzędzie informatyczne.

5. Karta usługi jest jednorodnym dokumentem opracowanym wg wzoru określonego w  Załączniku Nr 1 do niniejszego Zarządzenia, przy uwzględnieniu, że opisy w kartach usług oraz wzory dokumentów mają ujednolicony standard.

§ 2. 1. Każda karta usługi zawiera, niezbędne dla interesanta, dane a w szczególności:

1. nazwę usługi – nazwa usługi wraz z określeniem numeru karty;
2. podstawę prawną – dokładne określenie przepisów prawa, z którego wynika sposób załatwienia sprawy;
3. wymagane dokumenty – wykaz dokumentów potrzebnych do załatwienia sprawy;
4. formularze wniosków i druki do pobrania;
5. sposób dostarczenia dokumentów – określenie możliwych sposobów dostarczenia dokumentów: osobiście, pocztą, elektronicznie (email, epuap)
6. opłaty- wysokość opłat skarbowych; pod opłatą należy wyjaśnić w jakiej formie opłata skarbowa ma być uiszczana i gdzie można tej opłaty dokonać;
7. termin załatwienia sprawy – określenie maksymalnego zgodnego z przepisami prawa terminu oczekiwania na realizacje usługi;
8. miejsce złożenia dokumentów – oznaczenie nazwy wydziału, numer pokoju, oznaczenie piętra, numer telefonu, godziny urzędowania;
9. tryb odwoławczy – informacje o sposobie odwołania i ewentualnej opłacie skarbowej za odwołanie;
10. inne informacje – dodatkowe informacje pozwalające dokładniej opisać sposób realizacji usługi, mające  na celu zapewnienie jak najszybszej realizacji usługi;
11. rejestr zmian – informacja o osobie dokonującej aktualizacji treści karty usługi wraz z  datą jej wykonania.

4. Wzory wniosków i formularzy tworzy się w taki sposób, aby każdy interesant oprócz możliwości wypełnienia ich pismem odręcznym mógł również wypełniać je przy użyciu narzędzi informatycznych (generowania wypełnionego wniosku wyłącznie do własnoręcznego podpisu).

§ 3. 1. Każda karta usługi posiada swój odrębny numer przyporządkowany danej usłudze. Karty usług numerowane są według jednolitego wzoru: symbol wydziału, kolejny numer usługi (wynikający z ewidencji). Każda zmiana treści w karcie usługi powoduje dodanie do pierwotnej wersji karty dodatkowego oznaczenia do numeru karty poprzez oznaczenie zmiany w nawiasie.

1. 2. Rejestr elektroniczny oraz zbiór wszystkich kart usług prowadzi Biuro Obsługi Interesanta. Wzór rejestru określa Załącznik Nr 2 do Zarządzenia.
   3. W każdej karcie usługi, która jest rejestrowana w zbiorze oraz gromadzona w Biurze Obsługi Interesanta, znajduje się dodatkowa informacja o:
1. urzędniku, który przygotował kartę oraz niezbędne wzory dokumentów ze wskazaniem nazwy stanowiska oraz wydziału bądź komórki odrębnej;
2. bezpośrednim przełożonym, który dokonywał wstępnej akceptacji przedłożonej karty i  wzorów dokumentów;
3. radcy prawnym, który zaopiniował przygotowaną kartę;
4. zaakceptowaniu i udostępnieniu karty wraz ze wzorami dokumentów, dokonywane przez Zastępcę Burmistrza.

§ 4. Tworzenie kart usług oraz ich aktualizacja odbywa się w następujących etapach:

1. I etap — urzędnik merytoryczny identyfikuje usługę świadczoną na danym stanowisku (wynikającą z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu i z zakresu czynności oraz z  przepisów prawa), przygotowuje kartę usługi wraz z załącznikami, uwzględniając postanowienia niniejszego Zarządzenia;
2. II etap – urzędnik konsultuje z bezpośrednim przełożonym projekt przygotowanych dokumentów i wprowadza ewentualne zmiany zgłoszone przez niego;
3. III etap — urzędnik konsultuje treść procedury z radcą prawnym (opiniowanie karty usługi);
4. IV etap — bezpośredni przełożony akceptuje kartę usługi wraz z załącznikami;
5. V etap — Zastępca Burmistrza weryfikuje przedłożoną wersję karty i zgłasza ewentualne zastrzeżenia (wówczas projekt przechodzi, w tym zakresie, ponownie procedurę od I etapu);
6. VI etap — Zastępca Burmistrza zatwierdza kartę usługi wraz z załącznikami;
7. VII etap — urzędnik merytoryczny przekazuje zatwierdzoną kartę do Biura Obsługi Interesanta;
8. VIII etap — urzędnik Biura Obsługi Interesanta rejestruje kartę oraz włącza ją do zbioru, a następnie jeden egzemplarz przekazuje urzędnikowi merytorycznemu, drugi egzemplarz udostępnia na swoim stanowisku;
9. IX etap — urzędnik merytoryczny przekazuje informatykowi niezbędne dane i  informacje oraz pliki celem udostępnieniach ich w sposób określony w § 1 ust. 4.

§ 5. Karty usług oraz wzory załączników (formularzy i wniosków) podlegają aktualizacji w przypadku:

1. zmiany przepisów prawa;
2. zgłoszonych przez interesantów uwag i wniosków ich dotyczących, po uprzedniej ocenie zasadności tych uwag i wniosków dokonanej przez bezpośredniego przełożonego urzędnika merytorycznie odpowiedzialnego za kartę usługi;
3. konieczności wprowadzenia zmian dostrzeżonych przez którąkolwiek z osób biorących udział w każdym z etapów tworzenia kart usług.

§ 6. 1. Niezależnie od postanowień § 5 pkt 3 Zarządzenia, karty usług wraz z  załącznikami podlegają bieżącej weryfikacji i ewentualnej aktualizacji. Bieżącej weryfikacji dokonuje się raz w roku w czwartym kwartale.

1. 2. W przypadku konieczności aktualizacji kart wynikających ze zmiany przepisów prawa, aktualizacja musi być przeprowadza z niezbędnym wyprzedzeniem, tak aby w terminie wejścia zmienionych przepisów prawa, informacje zawarte w karcie bądź załączniku, odpowiadały obowiązującemu stanowi prawnemu.
   3. W przypadku dokonywania aktualizacji kart z powodów innych niż określone w  ust. 2, aktualizacji kart oraz załączników dokonuje się w terminie miesiąca od zaistnienia zdarzenia wywołującego taką konieczność.

§ 7. W przypadku braku realizacji czynności wynikających z niniejszego Zarządzenia, każdy z pracowników Urzędu, ponosi odpowiedzialność porządkową, w takim zakresie, jaki wynika z podziału zadań pomiędzy poszczególnymi stanowiskami pracy.

§ 8. Nadzór nad realizacją wszystkich zadań wynikających z niniejszego Zarządzenia sprawuje Zastępca Burmistrza. W szczególności przysługuje mu uprawnienie do zgłaszania zastrzeżeń do projektów przedłożonych kart i wzorów dokumentów, jeśli nie spełniają postanowień niniejszego Zarządzenia bądź Regulaminu organizacyjnego Urzędu. Wydawane polecenia w zakresie przestrzegania wdrożonych procedur mają charakter wiążący dla osób, o  których mowa w § 3 ust. 3 pkt 1 i 2 Zarządzenia.

§ 9. 1. Pierwsze karty usług oraz wzory załączników opracowuje się sukcesywnie, zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym Zarządzeniu, w terminie do 31 sierpnia 2021 r.

1. 2. Pierwsze czynności weryfikacji i zatwierdzania opracowanych kart oraz wzorów dokonuje się sukcesywnie, w kolejności zgodnej z ich przedłożeniem, w terminie do dnia 30  września 2021 r.
   3. Pierwsze zatwierdzone karty usług, wraz ze wzorami załączników, udostępnia się interesantom niezwłocznie, jednakże w nieprzekraczalnym terminie do dnia 31 października 2021 r., z zastrzeżeniem ust. 4
   4. Wzory wniosków i formularzy umożliwiające interesantom ich wypełnienie przy użyciu narzędzi informatycznych udostępnia się sukcesywnie również po terminie 31  października 2021 r., jeśli ich uprzednie przygotowanie nie było możliwe do tego czasu.

§ 10. Wszystkie czynności zastrzeżone w zarządzeniu dla Zastępcy Burmistrza może przejąć do wykonywania Burmistrz.

§ 11. Wykonanie zarządzenia powierzam Zastępcy Burmistrza.

§ 12. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Sporządziła:

Monika Adamczyk

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego

18.06.2021 r.

Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 145/2021   Burmistrza Gminy Chojna z dnia 23 czerwca 2021 r.

Karta usługi Nr …………………..

Urząd Miejski w Chojnie

1. Nazwa usługi:

………….. (treść sekcji)

2. Podstawa prawna:

…………… (treść sekcji)

3. Wymagane dokumenty:

…………….(treść sekcji)

4. Formularze wniosków i druki do pobrania:

………….. (treść sekcji)

5. Sposób dostarczenie dokumentów:

…………. (treść sekcji)

6. Opłaty:

………….. (treść sekcji)

7. Termin załatwienia spraw:

………….. (treść sekcji)

8. Miejsce złożenia dokumentów :

………….. (treść sekcji)

9. Tryb odwoławczy:

………….. (treść sekcji)

10. Inne informacje:

………….. (treść sekcji)

11. Rejestr zmian:

Osoba aktualizująca kartę:

Data aktualizacji:

Załącznik Nr 2 do zarządzenia Nr 145/2021   Burmistrza Gminy Chojna z dnia 23 czerwca 2021 r.

1. Wydział/stanowisko ……………………………………..

2. Wydział/stanowisko …………………………………….

3. Wydział/stanowisko ……………………………………..

Burmistrz Gminy Chojna

Barbara Rawecka