Zarządzenie Nr 223/2024 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 27 listopada 2024 r. w sprawie ustalenia wewnętrznego Regulaminu organizacyjnego Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Chojnie

Załącznik do zarządzenia Nr 224/2024
Burmistrza Gminy Chojna
z dnia 27 listopada 2024 r.

Wewnętrzny Regulamin Organizacyjny Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Chojnie

Rozdział 1.
Postanowienia ogólne

§ 1. Merytoryczny zakres działania Wydziału Organizacyjnego określa § 30 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Chojnie.

§ 2. Nadzór i kontrolę nad działalnością Wydziału Organizacyjnego sprawuje Sekretarz Gminy, a w czasie jego nieobecności Zastępca Burmistrza.

§ 3. Całokształtem pracy Wydziału Organizacyjnego zwanego dalej „Wydziałem” kieruje Naczelnik Wydziału i w związku z tym:

1) koordynuje pracą podległych pracowników oraz sprawuje ogólny nadzór nad funkcjonowaniem Wydziału, w tym:

a) przydziela pracownikom Wydziału zadania wynikające z indywidualnych zakresów czynności oraz inne wynikające z doraźnej potrzeby zadania związane z zakresem działalności Wydziału,

b) dekretuje pisma wpływające do Wydziału,

c) decyduje o sposobie wykonywania zadań,

2) sprawdza pod względem merytorycznym i redakcyjnym korespondencję z nadzorowanych stanowisk pracy oraz wszelkie inne projekty opracowywane przez pracowników;

3) czuwa nad przestrzeganiem przez pracowników terminowego i zgodnego z prawem załatwiania spraw;

4) udziela podległym pracownikom niezbędnej pomocy i instruktażu w zakresie wykonywanych przez nich zadań i obowiązków;

5) inspiruje podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracowników;

6) inicjuje usprawnienie procesów pracy w nadzorowanych dziedzinach;

7) wykonuje kontrolę wewnętrzną w Wydziale;

8) nadzoruje dyscyplinę i kulturę pracy;

9) odpowiada za właściwe zabezpieczenie na stanowiskach pracy dokumentów służbowych i innych materiałów;

10) dokonuje oceny wyników pracy podległych pracowników i na tej podstawie wnioskuje o przyznanie nagród, kar i awansów;

11) odpowiada za pozostające w jego władaniu środki finansowe związane z wykonywanymi zadaniami Wydziału;

12) odpowiada przed Burmistrzem Gminy Chojna za realizację zadań i prawidłową organizację Wydziału,

13) sprawuje merytoryczny nadzór nad stanowiskami:

a) stanowiskiem ds. kancelaryjnych i obsługi interesanta,

b) stanowiskiem ds. administracyjnych i archiwum zakładowego,

c) wieloosobowym stanowiskiem ds. informatyki,

d) sekretarką,

e) konserwatorem- kierowcą,

f) gońcem – kierowcą.

§ 4. Podczas nieobecności Naczelnika Wydziału zastępstwo pełni pracownik ds. administracyjnych i archiwum zakładowego.

§ 5. 1. Pracownicy Wydziału odpowiadają przed Naczelnikiem Wydziału za prawidłowe i sprawne wykonywanie zadań i obowiązków, zgodnie z przydzielonym im zakresem czynności.

2. Podstawowe obowiązki pracowników określają postanowienia Regulaminu Pracy Urzędu Miejskiego w Chojnie. Poza tymi obowiązkami pracownicy Wydziału powinni:

1) wzajemnie współdziałać i współpracować przy wykonywaniu obowiązków służbowych;

2) inicjować oraz stosować i upowszechniać zasady nowoczesnej organizacji pracy;

3) przestrzegać godzin urzędowania oraz organizować sprawne przyjmowanie interesantów;

4) udzielać interesantom informacji niezbędnych lub przydatnych przy załatwianiu spraw oraz wyjaśniać treść obowiązujących przepisów prawnych;

5) na bieżąco orientować się w zakresie spraw załatwianych przez pracowników, których zastępują w czasie ich nieobecności;

6) przyjmować interesantów - a na żądanie interesantów- wnoszone przez nich podania, wnioski, skargi itp., przyjmować do protokołu;

7) ułatwiać interesantom załatwianie spraw poprzez dokonywanie uzgodnień, potwierdzeń danych będących w posiadaniu innych komórek organizacyjnych Urzędu, udostępnianie interesantom przepisów prawa;

8) uzyskiwać w miarę możliwości, we własnym zakresie określone dokumenty, potwierdzenia, niezbędne do załatwienia spraw, a będących w posiadaniu innych urzędów lub instytucji;

9) umożliwiać zainteresowanym wgląd w żądaną dokumentację w oparciu o przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej;

10) przedstawiać przełożonym sprawy w sposób precyzyjny, w oparciu o posiadaną wiedzę oraz zgłaszać problemy uniemożliwiające samodzielne realizowanie zleconego zadania.

§ 6. 1. Zasady znakowania akt określa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt.

2. Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Chojnie Wydział Organizacyjny stosuje symbol literowy: OR

       

Rozdział 2.
Zakres czynności pracowników Wydziału

§ 7. 1. Zakres czynności pracowników ustala na podstawie niniejszego regulaminu i podpisuje Naczelnik Wydziału oraz zatwierdza Burmistrz.

2. Zakresy czynności każdorazowo ulegają zmianie w przypadku nałożenia na wydział nowych zadań wynikających z przepisów prawa lub z wewnętrznych uregulowań.

3. Zakres czynności sporządza się w trzech egzemplarzach, z których po jednym egzemplarzu:

1) doręcza się pracownikowi, którego zakres czynności dotyczy;

2) przekazuje się do teczki akt osobowych pracownika;

3) przechowuje Naczelnik Wydziału.

4. Data potwierdzenia odbioru zakresu czynności przez pracownika jest datą jego obowiązywania.

Rozdział 3.
Aprobata

§ 8. 1. Do aprobaty Naczelnika Wydziału zastrzega się:

1) podejmowanie rozstrzygnięć w zakresie upoważnienia udzielonego przez Burmistrza;

2) podpisywanie pism (korespondencji) do kierowników urzędów w zakresie niezastrzeżonym do aprobaty Burmistrza;

3) podpisywanie pism (korespondencji) wychodzących z Wydziału;

4) przedstawianie materiałów o charakterze informacyjnym, analitycznym i sprawozdawczym, sporządzonych dla potrzeb Burmistrza i Rady Miejskiej w Chojnie;

5) udzielanie zwolnień pracownikom na wyjście w sprawach osobistych w godzinach służbowych;

6) wstępną akceptację podania o urlop.

2. Naczelnik Wydziału przedkłada Burmistrzowi projekty uchwał, zarządzeń, umów, porozumień opracowanych przez pracowników wydziału.

3. Naczelnik Wydziału odpowiada za prawidłowość i zgodność z prawem przygotowywanych projektów pism, co potwierdza podpisem na kopii tych projektów.

Rozdział 4.
Szczegółowy zakres zadań:

§ 9. Do zakresu zadań Naczelnika Wydziału należy prowadzenie spraw związanych z nadzorem nad Wydziałem Organizacyjnym opisane w Rozdziale 1 § 3 oraz:

1) prowadzenie całości spraw dotyczących zatrudniania i zwalniania pracowników;

2) przygotowanie i prowadzenie na bieżąco dokumentacji kadrowej oraz archiwizowania akt osobowych;

3) sporządzanie umów o pracę, wypowiedzeń umów o pracę, wystawianie świadectw pracy i innych;

4) realizacja przepisów ustawy o pracownikach samorządowych, kodeksu pracy oraz przepisów wykonawczych, dotyczących ustalania wynagrodzenia, prawa do dodatków stażowych, nagród jubileuszowych oraz ustalania prawa do dodatkowego rocznego wynagrodzenia;

5) prowadzenie i nadzór nad ewidencją czasu pracy m.in. w zakresie urlopów, wyjść służbowych i prywatnych, wyjazdów służbowych, zwolnień lekarskich;

6) prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem profilaktycznej opieki lekarskiej pracownikom, kierowanie na badania wstępne, okresowe i kontrolne;

7) nadzór nad dopilnowaniem terminów szkoleń BHP i przeciwpożarowych;

8) prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych;

9) sporządzanie dokumentacji niezbędnej do ubiegania się o emeryturę, rentę oraz świadczenie rehabilitacyjne przez pracowników Urzędu i kadrę kierowniczą jednostek organizacyjnych Gminy;

10) prowadzenie spraw osobowych kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, w tym akt osobowych;

11) planowanie i zarządzanie funduszem płac, w tym przygotowywanie założeń i rocznych projektów funduszu płac;

12) realizacja i obsługa założeń polityki kadrowo-płacowej pracodawcy oraz sporządzanie analiz i sprawozdań dla potrzeb pracodawcy;

13) analiza zatrudnienia i planowanie zatrudnienia, sporządzanie sprawozdań analiz zatrudnienia, wynagradzania oraz realizacji funduszu płac i sporządzanie sprawozdań dla potrzeb GUS w zakresie prowadzonych spraw;

14) organizowanie i udział w przeprowadzaniu naborów na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie oraz na stanowiska kierowników jednostek organizacyjnych Gminy;

15) organizowanie okresowych ocen pracowników;

16) prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem, kształceniem i doskonaleniem zawodowym pracowników oraz prowadzenie całości dokumentacji w tym zakresie;

17) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy oraz organizacja praktyk studenckich i uczniowskich oraz stażów dla absolwentów;

18) kontrola dyscypliny pracy, w tym prowadzenie spraw związanych z naruszeniem dyscypliny pracy;

19) dokonywanie archiwizacji dokumentacji otrzymanej i wytworzonej na zajmowanym stanowisku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami;

20) wykonywanie czynności wynikających z ustawy o samorządzie gminnym związanych z obowiązkiem składania oświadczeń majątkowych;

21) realizowanie zadań wynikających z przepisów o dostępie do informacji publicznej, w tym aktualizowanie gminnego Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie prowadzonych spraw.

§ 10. Do stanowiska ds. kancelaryjnych i obsługi interesanta należy w szczególności:

1) prowadzenie Biura Obsługi Interesanta w tym:

a) przyjmowanie, ewidencjonowanie i dekretowanie korespondencji wpływającej i innych przesyłek oraz ich ekspedycja,

b) udzielanie informacji o właściwościach merytorycznych komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych gminy;

c) realizacja zadań związanych z dostarczaniem korespondencji wychodzącej z Urzędu;

d) udostępnianie interesantom potrzebnych druków i formularzy do załatwienia sprawy,

e) wydawanie korespondencji awizowanej,

f) rozdział prasy i innych wydawnictw fachowych,

g) obsługa poczty elektronicznej Urzędu i elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP,

h) prowadzenie spraw związanych z katalogiem usług świadczonych w Urzędzie,

2) pełnienie obowiązków koordynatora korespondencji:

a) nadzór nad korespondencją przekazywaną gońcowi do doręczenia adresatom,

b) przekazywanie korespondencji gońcowi,

c) rozliczanie gońca z doręczonej i niedoręczonej korespondencji,

d) rozliczanie z nadawcą – wydziałem otrzymanej korespondencji urzędowej,

3) dbałość o należyty stan urządzeń znajdujących się w Biurze Obsługi Interesanta;

4) potwierdzanie własnoręczności podpisów obywateli w ramach udzielonego upoważnienia przez Burmistrza;

5) dokonywanie archiwizacji dokumentacji otrzymanej i wytworzonej na zajmowanym stanowisku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§ 11. Do stanowiska ds. administracyjnych i archiwum zakładowego należy w szczególności:

1) prowadzenie książki obiektu budowlanego Urzędu Miejskiego w Chojnie przy ul. Jagiellońskiej 2 i 4;

2) właściwe przygotowanie obiektów Urzędu do eksploatacji poprzez nadzór nad stanem technicznym budynków, przeglądami instalacji i urządzeniami trwale połączonymi z budynkiem, zgodnie z określonymi przepisami Prawa budowlanego, zawartymi umowami i wymogami gwarancyjnymi;

3) załatwianie spraw związanych z zabezpieczeniem przeciwpożarowym w Urzędzie;

4) nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w budynku Urzędu oraz na terenie wokół Urzędu;

5) zapewnienie właściwego wystroju wnętrza budynków urzędu oraz wykonywanie prawidłowej informacji wizualnej w urzędzie;

6) gospodarka tablicami urzędowymi;

7) przygotowanie dokumentacji niezbędnej do powierzenia mienia pracownikom oraz spisu inwentarza wszystkich pomieszczeń Urzędu, a także prowadzenie ewidencji mienia Urzędu, z wyłączeniem ewidencji sprzętu komputerowego, oprogramowania i sieci teleinformatycznej;

8) trwałe oznakowywanie numerami inwentarzowymi środków trwałych i wyposażenia Urzędu;

9) sporządzanie dokumentów OT, PT, MT, LT;

10) uzyskanie ekspertyz na proponowane do likwidacji środki trwałe;

11) przygotowywanie propozycji likwidacji środków trwałych i wyposażenia w celu przedstawienia ich Burmistrzowi i uzyskania zgody na likwidację środka trwałego;

12) przekazanie zlikwidowanych środków trwałych i wyposażenia do firmy utylizacyjnej oraz przygotowanie protokołów z likwidacji;

13) zaopatrzenie materiałowo-techniczne na cele administracyjne, zakup materiałów, mebli i pomocy biurowych;

14) przyjmowanie, rejestrowanie i wydawanie materiałów oraz zakupionego sprzętu;

15) zapewnianie konserwacji i napraw użytkowanego sprzętu biurowego;

16) prowadzenie prenumeraty prasy i czasopism fachowych oraz analizowanie potrzeb w tym zakresie;

17) zabezpieczenie obsługi centrali telefonicznej;

18) analiza kosztów i kontrola rozliczeń za połączenia telefoniczne, prowadzenie ewidencji użytkowników telefonów;

19) sprawdzanie zgodności faktur z zawartymi umowami na dostawę mediów do budynku urzędu, takich jak: energia elektryczna, woda, ogrzewanie, łączność, wywóz nieczystości i inne zlecone do wykonania;

20) kontrola zaangażowania środków pieniężnych zgodnie z zawartymi umowami;

21) prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu;

22) pełnienie funkcji koordynatora czynności kancelaryjnych – nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw;

23) przyjmowanie, przechowywanie oraz zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej
w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji;

24) udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym;

25) inicjowanie brakowania oraz brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w Urzędzie;

26) przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;

27) przeprowadzanie instruktażu dla pracowników Urzędu w zakresie archiwizowania dokumentacji;

28) dokonywanie rejestracji oraz kontroli warunków wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych lokalu archiwum zakładowego;

29) sporządzanie raportów z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym zgodnie z terminami i zasadami wynikającymi z obowiązujących przepisów prawa;

30) prowadzenie centralnego rejestru umów;

31) prowadzenie centralnego rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej;

32) prowadzenie kart ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej;

33) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia i odpowiedzialności cywilnej Gminy;

34) przygotowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej i zarządzeń Burmistrza w zakresie zadań wynikających z zakresu czynności;

35) dokonywanie archiwizacji dokumentacji otrzymanej i wytworzonej na zajmowanym stanowisku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§ 12. Do wieloosobowego stanowiska ds. informatyki należy w szczególności:

1) administrowanie lokalnymi systemami informatycznymi, w tym:

a) utrzymanie ciągłości działania systemów informatycznych,

b) zapewnienie odpowiedniej wydajności systemów,

c) instalacja nowych wydań, poprawek i aktualizacji,

d) zarządzanie kontami użytkowników, uprawnieniami, oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,

e) zarządzanie kopiami awaryjnymi systemów, baz danych i konfiguracji urządzeń,

f) przestrzeganie zasad bezpieczeństwa określonych w politykach bezpieczeństwa i instrukcjach zarządzania systemami,

g) monitorowanie i utrzymanie warunków technicznych infrastruktury sprzętowej w celu zapewnienia ciągłości i efektywności pracy,

h) monitorowanie i utrzymanie warunków technicznych systemów lokalnych w celu zapewnienia ciągłości i efektywności pracy,

i) nadzór i obsługa systemów monitoringów wizyjnych na terenie miasta Chojna i Urzędu Miejskiego w Chojnie,

2) administrowanie zakupionymi i udostępnionymi zewnętrznymi systemami (systemy ewidencyjne, komunikacyjne, telekonferencyjne, promocyjne, streamingowe, pocztowe itp.);

3) administrowanie systemami, w tym rejestrów państwowych (system Źródło, GUS i itp.);

4) monitorowanie wykorzystania stanowisk komputerowych i czynności na nich wykonywanych;

5) nadzór i uczestnictwo w pracach związanych z modernizacją infrastruktury teleinformatycznej Urzędu, w tym:

a) rozwój systemu informatycznego (sieci informatycznej, oprogramowania oraz sprzętu),

b) nadzór nad projektami informatycznymi dotyczącymi infrastruktury teleinformatycznej,

c) nadzór nad umowami z firmami zewnętrznymi w zakresie działań informatycznych prowadzonych przez Urząd,

d) nadzorowanie wdrażania nowych technologii związanych z rozwojem infrastruktury informatycznej,

e) planowanie i analiza potrzeb na infrastrukturę informatyczną,

f) nadzorowanie wprowadzania rozwiązań związanych z relacyjnymi systemami baz danych,

g) nadzór nad dostępem użytkowników do zasobów sieciowych,

6) administrowanie i prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Chojnie w zakresie obsługi informatycznej i aktualizacji strony internetowej w porozumieniu z komórkami organizacyjnymi Urzędu;

7) prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego i programów komputerowych stosowanych w Urzędzie;

8) dokonywanie drobnych napraw bieżących oraz usuwanie usterek sprzętu komputerowego, drukarek, kserokopiarek oraz ich przegląd i konserwacja;

9) prowadzenie spraw związanych z naprawami gwarancyjnymi i pogwarancyjnymi sprzętu komputerowego, w tym współpraca w z dostawcami;

10) wdrożenie zakupionego nowego sprzętu oraz obsługa techniczna wszystkich stanowisk komputerowych w Urzędzie;

11) weryfikacja i instalacja programów komputerowych oraz dbanie o aktualizacje oprogramowania na stanowiskach roboczych;

12) sprawowanie nadzoru nad legalnością stosowanego oprogramowania;

13) sprawowanie nadzoru nad własnością zabezpieczenia danych gromadzonych w urzędzie przed utratą i dostępem osób nieuprawnionych (archiwizacja danych, kontrola antywirusowa itp., depozyt haseł, dostęp do pomieszczeń);

14) ewidencjonowanie i utrzymanie podpisów elektronicznych (kwalifikowanych) oraz certyfikatów systemów dziedzinowych, dbałość o ich terminowe zamawianie i przedłużanie;

15) pomoc i szkolenie użytkowników w zakresie obsługi systemów i programów komputerowych oraz sprzętu komputerowego;

16) techniczne przygotowanie i obsługa spotkań, konferencji, prezentacji multimedialnych itp.;

17) zaopatrywanie stanowisk pracy wyposażonych w sprzęt komputerowy w materiały eksploatacyjne do pracy na tym sprzęcie;

18) przygotowywanie projektów zarządzeń, uchwał i innych dokumentów wynikających z zakresu obowiązków;

19) przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w zakresie realizowanych zadań;

20) dokonywanie archiwizacji dokumentacji otrzymanej i wytworzonej na zajmowanym stanowisku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami;

21) regularny przegląd trendów, informacji i cyberzagrożeń oraz reagowanie na nie.

§ 13. Do zadań sekretarki należy w szczególności:

1) obsługa sekretariatu;

2) przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych oraz informowanie Burmistrza o sprawach służbowych zgłaszanych telefonicznie;

3) powadzenie terminarza spotkań i zadań Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,

4) dbałość o należyty stan urządzeń znajdujących się w sekretariacie,

5) przechowywanie i zabezpieczanie pieczęci Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,

6) prowadzenie rejestru skarg, wniosków i petycji,

7) przygotowywanie zbiorczej informacji o petycjach rozpatrzonych w danym roku przez Burmistrza Gminy Chojna;

8) ewidencjonowanie protokołów, wystąpień pokontrolnych i zaleceń pokontrolnych z przeprowadzonych kontroli zewnętrznych Urzędu;

9) przygotowywanie pomieszczeń i obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza,

10) organizowanie przyjmowania i załatwiania spraw interesantów zgłaszających się do Burmistrza,

11) przygotowywanie korespondencji Burmistrza do wysłania za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej oraz odbieranie korespondencji otrzymanej;

12) prowadzenie spraw z zakresu udzielania patronatu Burmistrza;

13) prowadzenie ewidencji kart drogowych na samochód służbowy w tym:

a) wydawanie kart drogowych, rozliczanie kart,

b) sporządzanie zestawień miesięcznych, kwartalnych i rocznych;

14) prowadzenie harmonogramu wyjazdów samochodem służbowym;

15) prowadzenie spraw związanych z zakupem oraz rozliczaniem zużycia paliw do pojazdów służbowych;

16) gospodarka pieczęciami urzędowymi i prowadzenie ich rejestru;

17) prowadzenie rejestru wydanych pełnomocnictw i upoważnień;

18) prowadzenie rejestru delegacji służbowych;

19) przygotowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej i zarządzeń Burmistrza
w zakresie zadań wynikających z zakresu czynności;

20) dokonywanie archiwizacji dokumentacji otrzymanej i wytworzonej na zajmowanym stanowisku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§ 14. Do zadań konserwatora- kierowcy należy:

1) wykonywanie zadań zgodnie z poleceniami wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych;

2) dbanie o stan techniczny i estetyczny powierzonego pojazdu;

3) samodzielne zaopatrywanie w paliwo i oleje pojazdu w określonej stacji paliw;

4) przestrzeganie terminów przeglądów technicznych pojazdu;

5) bieżące rozliczanie zużycia paliwa i systematyczne prowadzenie kart drogowych;

6) utrzymanie w należytym stanie miejsca garażowania pojazdu;

7) wykonywanie bieżących prac o charakterze naprawczym i konserwacyjnym, maszyn i urządzeń w Urzędzie;

8) wykonywanie czynności związanych ze zmianami w organizacji pomieszczeń Urzędu, przenoszenie, demontaż i montaż elementów wyposażenia, art. biurowych oraz dokumentów;

9) utrzymanie porządku i czystości na zewnątrz budynku Urzędu wraz z przynależnym garażem (zamiatanie, odśnieżanie, usuwanie oblodzenia i liści).

§ 15. Do zadań gońca- kierowcy należy w szczególności:

1) dbałość o powierzoną korespondencję urzędową, przekazaną do doręczenia adresatom;

2) potwierdzanie na imiennym wykazie otrzymanej korespondencji;

3) doręczanie korespondencji urzędowej adresatom;

4) udzielanie adresatom informacji o doręczonej korespondencji;

5) codzienne rozliczanie się z otrzymanej korespondencji;

6) niezwłoczne poinformowanie koordynatora o utracie lub uszkodzeniu powierzonej korespondencji urzędowej;

7) niezwłoczne poinformowanie o niemożności wykonania swoich obowiązków i zwrot niedoręczonej korespondencji do koordynatora;

8) pomoc w kontroli zużycia wody w budynkach i lokalach;

9) wykonywanie zadań zgodnie z poleceniami wyjazdów służbowych i zagranicznych;

10) dbanie o stan techniczny i estetyczny powierzonego pojazdu;

11) samodzielne zaopatrywanie w paliwo i oleje pojazdu w określonej stacji paliw;

12) bieżące rozliczanie zużycia paliwa i systematyczne prowadzenie kart drogowych;

13) utrzymanie w należytym stanie technicznym miejsca garażowania pojazdu.

Rozdział 5.
Zastępstwa pracowników

§ 16. 1. Zastępstwa pracowników ustala Naczelnik Wydziału w szczegółowych zakresach czynności pracowników.

2. Do pracowników zastępujących należy przestrzeganie obowiązku, o którym mowa w § 5 ust. 2 pkt 5 niniejszego regulaminu.

3. W razie jednoczesnej nieobecności pracownika zastępowanego i zastępującego oraz w przypadku, gdy w zakresie czynności nie określono zastępstwa nieobecnego pracownika - Naczelnik Wydziału doraźnie wyznacza pracownika do zastępowania osoby nieobecnej ustalając zarazem zakres zastępstwa.

Rozdział 6.
PRZEPISY KOŃCOWE

§ 17. Zmiana Regulaminu następuje w trybie w jakim został przyjęty.