ZARZĄDZENIE Nr 49/2021 BURMISTRZA Gminy Chojna z dnia 3 lutego 2021 r. w sprawie ustalenia harmonogramu pracy archiwum zakładowego Urzędu Miejskiego w Chojnie oraz przekazywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej na stan archiwum zakładowego

ZARZĄDZENIE Nr 49/2021  BURMISTRZA Gminy Chojna z dnia 3 lutego 2021 r. w sprawie ustalenia harmonogramu pracy archiwum zakładowego Urzędu Miejskiego w Chojnie oraz przekazywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej na stan archiwum zakładowego

            Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2020 poz. 713 z późn. zm.) oraz § 10 ust. 2 Instrukcji archiwalnej stanowiącej załącznik nr 6 do rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

            § 1. Ustalam harmonogram pracy archiwum zakładowego, który stanowi załącznik nr  1 do niniejszego zarządzenia.

            § 2. Teczki aktowe przechowywane są w komórkach organizacyjnych przez dwa lata od czasu zakończenia spraw, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazywane są do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach, określonych w Instrukcji kancelaryjnej i Instrukcji archiwalnej oraz w ścisłym porozumieniu z Archiwistą – koordynatorem czynności kancelaryjnych.

            § 3. Ustalam dla poszczególnych komórek organizacyjnych funkcjonujących w  strukturze Urzędu Miejskiego w Chojnie harmonogram przekazywania akt do archiwum zakładowego, który stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

            § 4. 1. Zobowiązuję pracowników poszczególnych stanowisk do przeglądu dokumentacji, uporządkowania, sporządzenia spisów zdawczo-odbiorczych.

            2. Pracownicy przekazujący dokumentację niearchiwalną oraz materiały archiwalne są odpowiedzialni za uporządkowanie dokumentacji wewnątrz teczki i nadanie odpowiedniej kategorii zgodnie z obowiązującym jednolitym rzeczowym wykazem akt.

            3. Zobowiązuję wszystkich pracowników Urzędu Miejskiego w Chojnie do  przestrzegania terminowości ustalonej w harmonogramie.

            § 5. Zobowiązuję kierowników komórek organizacyjnych oraz samodzielne stanowiska pracy funkcjonujące w strukturze Urzędu Miejskiego w Chojnie do terminowego przekazywania akt, w których wszystkie sprawy są ostatecznie zakończone, kompletnymi rocznikami, całościowo z danej komórki organizacyjnej, do archiwum zakładowego.

            § 6. Jeśli dokumentacja nie zostanie przygotowana i uporządkowana zgodnie z  obowiązującymi przepisami lub któraś ze spraw nie jest ostatecznie zakończona Archiwista – koordynator czynności kancelaryjnych ma prawo odmówić przyjęcia dokumentacji na stan archiwum zakładowego.

            § 7. Zobowiązuję Archiwistę – koordynatora czynności kancelaryjnych do  sporządzania pisemnej informacji dotyczącej wykonania harmonogramu przekazywania kat do archiwum zakładowego oraz przekazania jej Zastępcy Burmistrza w terminie do dnia 30 września za dany rok.

            § 8. Wykonanie zarządzania powierza kierownikom komórek organizacyjnych oraz  samodzielnym stanowiskom pracy funkcjonującym w strukturze Urzędu Miejskiego w  Chojnie.

            § 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Burmistrz Gminy Chojna

Barbara Rawecka 

Sporządziła:

Monika Adamczyk

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego

02.02.2021 r.

 Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 49/2021  Burmistrza Gminy Chojna z dnia 3 lutego 2021 r.

HARMONOGRAM PRACY ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO  URZĘDU MIEJSKIEGO W CHOJNIE

Załącznik Nr 2 do zarządzenia Nr 49/2021  Burmistrza Gminy Chojna z dnia 3 lutego 2021 r.

HARMONOGRAM PRZEKAZYWANIA MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH I  DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ NA STAN ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO URZĘDU MIEJSKIEGO W CHOJNIE

1. Dokumentacja spraw zakończonych (akt) kat. B. wytworzona do dnia 31 grudnia 2017  r. z poszczególnych komórek organizacyjnych a dotychczas nieprzekazana na  stan archiwum zakładowego, przekazana zostanie w terminie do 30 czerwca 2021 r.

2. Dokumentacja spraw zakończonych (akt) kat. A. wytworzona do dnia 31 grudnia 2017 r. z poszczególnych komórek organizacyjnych a dotychczas nieprzekazana na  stan archiwum zakładowego, przekazana zostanie w terminie do 30 czerwca 2021 r.