ZARZĄDZENIE Nr 49/2021 BURMISTRZA Gminy Chojna z dnia 3 lutego 2021 r. w sprawie ustalenia harmonogramu pracy archiwum zakładowego Urzędu Miejskiego w Chojnie oraz przekazywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej na stan archiwum zakładowego
ZARZĄDZENIE Nr 49/2021 BURMISTRZA Gminy Chojna z dnia 3 lutego 2021 r. w sprawie ustalenia harmonogramu pracy archiwum zakładowego Urzędu Miejskiego w Chojnie oraz przekazywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej na stan archiwum zakładowego
Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2020 poz. 713 z późn. zm.) oraz § 10 ust. 2 Instrukcji archiwalnej stanowiącej załącznik nr 6 do rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:
§ 1. Ustalam harmonogram pracy archiwum zakładowego, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§ 2. Teczki aktowe przechowywane są w komórkach organizacyjnych przez dwa lata od czasu zakończenia spraw, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazywane są do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach, określonych w Instrukcji kancelaryjnej i Instrukcji archiwalnej oraz w ścisłym porozumieniu z Archiwistą – koordynatorem czynności kancelaryjnych.
§ 3. Ustalam dla poszczególnych komórek organizacyjnych funkcjonujących w strukturze Urzędu Miejskiego w Chojnie harmonogram przekazywania akt do archiwum zakładowego, który stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
§ 4. 1. Zobowiązuję pracowników poszczególnych stanowisk do przeglądu dokumentacji, uporządkowania, sporządzenia spisów zdawczo-odbiorczych.
2. Pracownicy przekazujący dokumentację niearchiwalną oraz materiały archiwalne są odpowiedzialni za uporządkowanie dokumentacji wewnątrz teczki i nadanie odpowiedniej kategorii zgodnie z obowiązującym jednolitym rzeczowym wykazem akt.
3. Zobowiązuję wszystkich pracowników Urzędu Miejskiego w Chojnie do przestrzegania terminowości ustalonej w harmonogramie.
§ 5. Zobowiązuję kierowników komórek organizacyjnych oraz samodzielne stanowiska pracy funkcjonujące w strukturze Urzędu Miejskiego w Chojnie do terminowego przekazywania akt, w których wszystkie sprawy są ostatecznie zakończone, kompletnymi rocznikami, całościowo z danej komórki organizacyjnej, do archiwum zakładowego.
§ 6. Jeśli dokumentacja nie zostanie przygotowana i uporządkowana zgodnie z obowiązującymi przepisami lub któraś ze spraw nie jest ostatecznie zakończona Archiwista – koordynator czynności kancelaryjnych ma prawo odmówić przyjęcia dokumentacji na stan archiwum zakładowego.
§ 7. Zobowiązuję Archiwistę – koordynatora czynności kancelaryjnych do sporządzania pisemnej informacji dotyczącej wykonania harmonogramu przekazywania kat do archiwum zakładowego oraz przekazania jej Zastępcy Burmistrza w terminie do dnia 30 września za dany rok.
§ 8. Wykonanie zarządzania powierza kierownikom komórek organizacyjnych oraz samodzielnym stanowiskom pracy funkcjonującym w strukturze Urzędu Miejskiego w Chojnie.
§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Burmistrz Gminy Chojna
Barbara Rawecka
Sporządziła:
Monika Adamczyk
Naczelnik Wydziału Organizacyjnego
02.02.2021 r.
Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 49/2021 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 3 lutego 2021 r.
HARMONOGRAM PRACY ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO URZĘDU MIEJSKIEGO W CHOJNIE
L.p. |
Miesiąc |
Zakres prac |
1 |
styczeń - luty |
1. Sprawozdanie dla właściwego Archiwum Państwowego z działalności archiwum zakładowego Urzędu Miejskiego w Chojnie za rok poprzedni. 2. Współpraca z pracownikami poszczególnych komórek organizacyjnych przygotowującymi dokumentację do przekazania do archiwum zakładowego
|
2 |
marzec |
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej - sporządzenie spisu dokumentacji - wystąpienie o zgodę na brakowanie do Archiwum Państwowego, - przekazanie dokumentacji do utylizacji
|
3 |
kwiecień – lipiec |
Przyjmowanie na stan archiwum zakładowego dokumentacji z poszczególnych referatów zgodnie z harmonogramem
|
4 |
sierpień - wrzesień |
Porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
|
5 |
październik – grudzień |
1. Przekazywanie dokumentacji kategorii A do Archiwum Państwowego. 2. Skontrum zbiorów archiwum zakładowego 3. Prace porządkowe przygotowujące regały na nowe akta
|
Załącznik Nr 2 do zarządzenia Nr 49/2021 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 3 lutego 2021 r.
HARMONOGRAM PRZEKAZYWANIA MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH I DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ NA STAN ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO URZĘDU MIEJSKIEGO W CHOJNIE
L.p. |
Termin przyjęcia na stan archiwum zakładowego/ każdego roku
|
Nazwa komórki organizacyjnej |
1 |
kwiecień |
1. Wydział Organizacyjny 2. Wydział Finansowo- Księgowy
|
2 |
maj |
1. Biuro Rady Miejskiej 2. Samodzielne stanowisko ds. kontroli wewnętrznej 3. Wydział Gospodarki Nieruchomościami i Nadzoru Właścicielskiego
|
3 |
czerwiec |
Wydział Spraw Obywatelskich, Działalności Gospodarczej i Organizacji Pozarządowych
|
4 |
lipiec |
Wydział Inwestycji, Remontów i Zarządzania Drogami
|
- Dokumentacja spraw zakończonych (akt) kat. B. wytworzona do dnia 31 grudnia 2017 r. z poszczególnych komórek organizacyjnych a dotychczas nieprzekazana na stan archiwum zakładowego, przekazana zostanie w terminie do 30 czerwca 2021 r.
- Dokumentacja spraw zakończonych (akt) kat. A. wytworzona do dnia 31 grudnia 2017 r. z poszczególnych komórek organizacyjnych a dotychczas nieprzekazana na stan archiwum zakładowego, przekazana zostanie w terminie do 30 czerwca 2021 r.
Metadane - wyciąg z rejestru zmian
Osoba odpowiadająca za treść informacji
Monika Adamczyk Data wytworzenia:
03 lut 2021
Osoba dodająca informacje
Magdalena Hybiak Data publikacji:
05 maj 2021, godz. 13:02
Osoba aktualizująca informacje
Magdalena Hybiak Data aktualizacji:
05 maj 2021, godz. 13:02