Logo BIP
Herb
Biuletyn Informacji Publicznej
Gminy Chojna

Wyszukiwanie zaawansowane

Menu przedmiotowe

Tagi

ZARZĄDZENIE Nr 50/2021 BURMISTRZA GMINY CHOJNA z dnia 3 lutego 2021 roku w sprawie wskazania podstawowego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych, zasad postępowania z dokumentacją i wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów w Urzędzie Miejskim w Chojnie

ZARZĄDZENIE Nr 50/2021 BURMISTRZA GMINY CHOJNA  z dnia 3 lutego 2021 roku w sprawie wskazania podstawowego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych, zasad postępowania z dokumentacją i wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów w Urzędzie Miejskim w Chojnie

 

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 713 ze zm.) oraz § 1 ust. 3 w związku z § 39 ust. 2 Instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z  2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

 

§ 1. 1. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie Miejskim w Chojnie, zwanym dalej „Urzędem”, jest system tradycyjny.

2. W celu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz monitorowania obiegu dokumentów wykorzystuje się elektroniczny System Zarządzania Dokumentami eDokument2 autorstwa firmy Rekord SI, zwany dalej „EZD”, który służy w szczególności do:

  1. prowadzenia rejestrów pism wpływających;
  2. obsługi korespondencji wpływającej za pośrednictwem ePUAP;
  3. zakładania spraw;
  4. prowadzenia metryk i spisów spraw;
  5. przygotowania projektów pism wysyłanych w postaci elektronicznej na zewnątrz i  wewnątrz Urzędu;
  6. udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz Urzędu;
  7. dokonywania akceptacji i dekretacji pism;
  8. generowania zwrotnych potwierdzeń odbioru;
  9. generowania korespondencji wychodzącej;
  10. powiązywania z aktami sprawy wszystkich przesyłek wpływających zarejestrowanych w rejestrze przesyłek wpływających;
  11. prowadzenia wybranych spraw w ramach komórki organizacyjnej Urzędu,
  12. archiwizacji.

3. W systemie tradycyjnym dopuszcza się prowadzenie w EZD pomocniczej wersji elektronicznej sprawy.

4. System EZD jest obowiązkowy do stosowania przez wszystkich pracowników Urzędu zgodnie z nadanymi uprawnieniami. Procedurę stosowania systemu określa Załącznik Nr 1 do zarządzenia.

 

§ 2. Dokumenty, tworzące akta sprawy, podlegające wykluczeniu z obiegu w systemie EZD określone zostały w Załączniku Nr 2 do zarządzenia.

 

§ 3. Dokumenty podlegające wpisaniu w systemie EZD, a niepodlegające skanowaniu w systemie elektronicznym określone zostały w załączniku Nr 3 do zarządzenia.

 

§ 4. 1. Korespondencja wewnętrzna pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzędu (stanowiąca m. in. różnego rodzaju opinie, zapytania, wyjaśnienia, interpretacje, zapotrzebowanie, itp.) odbywa się w postaci elektronicznej za pośrednictwem systemu EZD.

2. Jeżeli zachodzi potrzeba przekazania pisma do innej komórki organizacyjnej, stanowiącego element akt sprawy prowadzonej w sposób tradycyjny, upoważniony pracownik Urzędu podpisuje elektronicznie pismo, które jest udostępniane innej komórce organizacyjnej w postaci elektronicznej oraz podpisuje odręcznie wydrukowany egzemplarz tego pisma z  przeznaczeniem do włączenia do akt sprawy.

3. Dokumenty zawierające informacje niejawne są przetwarzane i przekazywane według odrębnych przepisów.

4. Rozpowszechnianie korespondencji stanowiącej informacje dla pracowników Urzędu, bądź poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu odbywa się za pomocą poczty e-mail.

 

§ 5. 1. W celu chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub wszczętych w  Urzędzie, prowadzi się spis spraw.

2. Zakładanie spraw i prowadzenie spisów spraw oraz metryk w sprawach administracyjnych jest obowiązkowo wykonywane w systemie EZD, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. W aktach spraw wymienionych w Załączniku Nr 2 do zarządzenia dopuszcza się prowadzenie metryk spraw administracyjnych tylko w postaci papierowej.

4. Spis spraw można prowadzić w formie wydruku z systemu EZD, bądź korzystać z  wersji tradycyjnej, której przykładowy wzór stanowi Załączniki Nr 4 do zarządzenia.

 

§ 6. Teczki aktowe, w których przechowywane są akta spraw zakończonych, prowadzonych w postaci tradycyjnej powinny być opisane zgodnie ze wzorem określonym w  Załączniku Nr 5 do zarządzenia.

 

§ 7. 1. Przekazywanie akt spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym do Archiwum Zakładowego Urzędu odbywa się na podstawie spisów zdawczo — odbiorczych, których wzór określa Załącznik Nr 6 do zarządzenia.

    2. Wypożyczenie dokumentacji z archiwum zakładowego odbywa się na podstawie karty udostępnienia akt stanowiącej załącznik nr 7 do zarządzenia. Karta powinna być podpisana przez kierownika komórki organizacyjnej (jako osoby zezwalającej na  wypożyczenie) oraz osobę wypożyczającą.

 

§ 8. W przypadku przejęcia części lub całości zadań zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez inną komórkę Kierownik komórki zreorganizowanej przekazuje protokolarnie Kierownikowi komórki przejmującej zadania, dokumentację spraw niezakończonych. Protokół otrzymuje do wiadomości pracownik Wydziału Organizacyjnego prowadzący sprawy archiwum zakładowego. Wzór protokołu stanowi Załącznik Nr 8 do zarządzenia.

 

§ 9. 1. W przypadku wystąpienia awarii systemu EZD, sposób postępowania uzależniony jest od przewidywanego okresu trwania awarii. Ustalenia w tym zakresie podejmowane są po konsultacjach z Wydziałem Organizacyjnym.

2. Jeśli awaria jest długotrwała obowiązuje tradycyjny obieg dokumentów. Po ustaniu awarii należy odzwierciedlić wykonanie czynności w systemie EZD.

 

§ 10. Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych do:

  1. zapoznania pracowników z zasadami pracy w systemie EZD;
  2. sprawowania nadzoru nad przestrzeganiem zasad pracy w systemie EZD;
  3. ścisłej współpracy w zakresie wdrażania, funkcjonowania i rozwoju systemu EZD.

 

§ 11. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Zastępcy Burmistrza Gminy Chojna.

 

§ 12. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

 

Burmistrz Gminy Chojna

Barbara Rawecka

 

Sporządziła:

Monika Adamczyk

naczelnik Wydziału Organizacyjnego

02.02.2021 r.

 

Załącznik Nr 1  do Zarządzenia Nr 50/2021.  Burmistrza Gminy Chojna  z dnia 3 lutego 2021 r.

Zasady postępowania z dokumentacją oraz procedura stosowania systemu elektronicznego obiegu dokumentów przez pracowników Urzędu Miejskiego w Chojnie

 

Rozdział I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1. 1. Określenia użyte w niniejszych zasadach oznaczają:

  1. akceptacja – wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę tego pisma;
  2. akta sprawy – dokumentacja zawierająca informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlająca przebieg jej załatwienia i rozstrzygania;
  3. Biuro Obsługi Interesanta (BOI) - miejsce przyjmowania, rejestracji przesyłek i  dokumentów adresowanych do Urzędu lub Burmistrza. Biuro Obsługi Interesanta jest to wyodrębniona komórka w strukturze Wydziału Organizacyjnego, którego pracownicy są uprawnieni do przyjmowania i wysyłania korespondencji;
  4. Burmistrz – Burmistrz Gminy Chojna;
  5. dekretacja – adnotacja zawierająca wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej wyznaczonej do załatwienia sprawy, może zawierać dyspozycje co do terminu i  sposobu załatwienia sprawy;
  6. dziedzinowy system informatyczny – samodzielny i niezależny system informatyczny, służący do realizacji bądź wspomagania realizacji wyodrębnionego zadania;
  7. ePUAP – elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej;
  8. JRWA – Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, stanowiący załącznik nr 2 do  Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w  sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych;
  9. kierownik komórki organizacyjnej – osoba kierująca Biurem lub Wydziałem Urzędu;
  10. klient – osoba, firma lub organizacja korzystająca z usług Urzędu;
  11. komórka organizacyjna – wyodrębniony w strukturze Urzędu Wydział/Biuro oraz samodzielne jednoosobowe stanowisko pracy;
  12. korespondencja wewnętrzna – pisma wytwarzane przez komórki organizacyjne Urzędu i przekazywane sobie nawzajem w ramach wewnętrznego obiegu dokumentów;
  13. metadane – zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z  przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiający ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowywanie oraz zarządzanie;
  14. odwzorowanie cyfrowe – dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;
  15. podpis elektroniczny zbiór danych zapisanych w postaci elektronicznej, weryfikowanych przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, służący do  identyfikacji osoby składającej podpis;
  16. pracownik merytoryczny – osoba prowadząca sprawę;
  17. przesyłka – dokumentacja otrzymana lub wysłana przez Urząd, w tym dokumenty elektroniczne przesłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej;
  18. rejestracja – wpis do systemu EZD/ naniesienie przesyłki do dziennika korespondencji wpływającej;
  19. rejestr przesyłek wpływających – rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez Urząd;
  20. rejestr przesyłek wychodzących rejestr służący do ewidencjonowania przesyłek wysyłanych przez Urząd;
  21. system EZD – system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją/ elektroniczny System Zarządzania Dokumentami eDokument2 autorstwa firmy Rekord SI,
  1. system tradycyjny – system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania załatwiania spraw w wersji papierowej;
  2. UPD - Urzędowe Poświadczenie Doręczenia/urzędowe poświadczenie odbioru przez adresata przesyłki elektronicznej (kierowane jest do osoby fizycznej, zawierające prośbę złożenia podpisu elektronicznego odbiorcy oraz podanie daty odbioru dokumentu),
  3. UPP - Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia/urzędowe poświadczenie przekazania do  adresata przesyłki elektronicznej (wystawiane jest automatycznie w momencie wpłynięcia dokumentu w postaci elektronicznej do elektronicznej skrzynki podawczej adresata);
  4. Urząd — Urząd Miejski w Chojnie;
  5. Zastępca Burmistrza – Zastępca Burmistrza Gminy Chojna.

 

§ 2. 1. Wykonywanie czynności kancelaryjnych oraz monitorowanie obiegu dokumentów odbywa się za pomocą elektronicznego Systemu Zarządzania Dokumentami eDokument2 autorstwa firmy Rekord SI.

2. System, o którym mowa w ust. 1 umożliwia rejestrację korespondencji przychodzącej i  wychodzącej oraz całkowite prowadzenie spraw w formie elektronicznej.

3. Ewidencjonowanie spraw odbywa się w oparciu o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt.

4. W sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym system EZD wspiera proces przygotowania i archiwizacji dokumentów niezbędnych do odzwierciedlenia przebiegu realizacji spraw.

5. W celu zachowania w należyty sposób wszystkich niezbędnych dokumentów koniecznych do odzwierciedlenia przebiegu załatwienia i rozstrzygnięcia spraw każdy dokument winien być rejestrowany w systemie EZD.

 

§ 3. 1. Każdy z pracowników ma obowiązek codziennego logowania się do systemu EZD i bieżącej pracy w systemie.

2. Każdy użytkownik ma przypisany login i hasło do systemu. Siła hasła powinna być zgodna z wymaganiami prawnymi dotyczącymi dostępu do danych osobowych.

3. Każda operacja na dokumencie jest rejestrowana i zapamiętywana w systemie wraz z  informacją kto jej dokonał.

 

Rozdział II OBIEG DOKUMENTÓW

 

§ 4. 1. Korespondencja wpływa do Urzędu w postaci:

  1. przesyłek pocztowych i kurierskich;
  2. wniosków i pism składanych bezpośrednio przez Klientów w Biurze Obsługi Interesanta;
  3. korespondencji składanej bezpośrednio przez Klientów na stanowiskach pracy;
  4. faksów przyjmowanych w sekretariacie;
  5. dokumentów elektronicznych, za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, która przyjmowana jest przez Biuro Obsługi Interesanta;
  6. e-maili, które przyjmowane są przez Biuro Obsługi Interesanta oraz sekretariat.

2. Przyjęcie przesyłki jest potwierdzane na żądanie składającego dokumenty.

3. Przyjęcie przez Biuro Obsługi Interesanta dostarczonej korespondencji wpływającej za pośrednictwem operatora pocztowego bądź kuriera, polega na:

  1. sprawdzeniu zgodności numerów nadawczych przesyłek rejestrowanych z plikiem pocztowym lub zbiorowym dowodem odbioru,
  2. sprawdzeniu ilościowym dostarczonych przesyłek rejestrowanych, jeżeli są jakieś niezgodności z raportem listów przychodzących do Urzędu, uzgadnia się postępowanie z operatorem pocztowym,
  3. sprawdzeniu stanu opakowania przesyłek, a w przypadku stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki sporządza się w obecności doręczającego adnotacje na  kopercie lub opakowaniu i na potwierdzeniu odbioru oraz protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej,
  4. sprawdzeniu prawidłowości wskazanego na przesyłce adresu, przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata,
  5. potwierdzeniu przyjęcia przesyłek poleconych na zwrotnym potwierdzeniu odbioru i na wykazie przesyłek poleconych dostarczonych przez doręczyciela bądź dostawcy usługi pocztowej;

4. W  przypadku przesyłek przekazanych w postaci e-mail dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i  wiadomości prywatnych.

7. Korespondencję wnoszoną bezpośrednio na poszczególnych stanowiskach pracy należy bezzwłocznie przekazać do Biura Obsługi Interesanta w celu zarejestrowania i  włączenia do obiegu, z wykluczeniem dokumentów wskazanych w Załączniku Nr 2 do  zarządzenia.

 

§ 5. 1. Przesyłki wpływające do Urzędu podlegają rejestracji w systemie EZD za  pomocą dostępnej w systemie metryczki rejestracji korespondencji. Po zarejestrowaniu przesyłki umieszcza się i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w  przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie.

2. W przypadku wpływu do Urzędu przesyłki zawierającej więcej niż jeden komplet dokumentów, każdy z nich podlega odrębnej rejestracji.

3. Korespondencja otrzymana w formie papierowej, w tym faks, jest skanowana, a jej odwzorowanie jest dołączane jako załącznik do metryczki rejestracji korespondencji. Odwzorowanie cyfrowe sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się z treścią dokumentu bez potrzeby sięgania do pierwowzoru papierowego.

4. Jeżeli nie jest możliwe pełne odwzorowanie cyfrowe korespondencji przyjętej w  formie papierowej ze względu na jej rozmiar, format albo treść, skanuje się pismo przewodnie (oraz jeżeli istnieje, część możliwą do odwzorowania), a pozostałe załączniki odnotowuje się w  metryczce korespondencji oraz na pieczęci wpływu.

5. Pracownik Biura Obsługi Interesanta dokonuje weryfikacji jakości odwzorowań cyfrowych w  trakcie skanowania przesyłek lub w trakcie uzupełniania metadanych.

6. W przypadku korespondencji otrzymanej za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej, załączniki w sposób automatyczny dołączane są do formularza rejestracji korespondencji. Po rejestracji sporządza się wydruk przesyłki i  postępuje jak z  korespondencją przyjętą w formie papierowej.

7. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych stanowiące załącznik do  pisma przekazanego na nośniku papierowym rejestruje się tak jak pozostałe przesyłki w  postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma, a także zawartość załącznika.

8. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne włączenie do EZD zawartości informatycznego nośnika danych ze względu na jego rozmiar lub zawartość, odnotowuje się ten fakt przy uzupełnianiu metadanych i oznacza załącznik na pieczęci wpływu.

9. Nieuzupełnione przez pracownika Biura Obsługi Interesanta metadane uzupełniają pracownicy merytoryczni.

 

§ 6. 1. Rejestracji w systemie EZD nie podlega dokumentacja wskazana w Załączniku Nr 2 do zarządzenia, oraz:

  1. zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze;
  2. oferty szkoleniowe i materiały reklamowe;
  3. publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty);
  4. niezamówione przez Urząd przesyłki reklamowe;
  5. inne nie mające cech dokumentu.

2. Rejestracji w EZD nie podlegają również różnego rodzaju umowy, aneksy, protokoły, dokumentacja wypożyczona przez inne instytucje i zwrócona do Urzędu, oraz inne dokumenty o podobnym charakterze, chyba że stanowią załącznik do pisma przewodniego. W takim przypadku rejestruje się przesyłkę, robiąc odwzorowanie cyfrowe pisma przewodniego i  umieszczając w metryczce sprawy i na pieczęci wpływu informację o  załączniku.

3. Określa się listę przesyłek, które są rejestrowane w systemie EZD ale ze względu na  ich zawartość nie są otwierane. Przesyłki te nie podlegają dekretacji papierowej. Dekretacji dokonuje się jedynie w systemie EZD, a przesyłkę przekazuje bezpośrednio pracownikowi merytorycznemu za wyjątkiem przesyłek określonych w ust 1 i 2. Są to:

  1. przesyłki, które stanowią oferty składane w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych;
  2. przesyłki będące ofertami konkursowymi dot. zatrudnienia na stanowiska;
  3. przesyłki oznaczone klauzulą „poufne”, „zastrzeżone”, „tajemnica skarbowa” lub adresowane do Pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych;
  4. przesyłki kierowane do Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych;
  5. przesyłki kierowane do radnych;
  6. adresowanych imiennie do osób zatrudnionych z zastrzeżeniem przekazania „do rąk własnych”;
  7. imiennych, adresowanych do pracowników Urzędu, bez określenia ich stanowiska i/lub bez wskazania Urzędu jako adresata;
  8. sądowych adresowanych imiennie do osób zatrudnionych w Urzędzie,
  9. oświadczenia majątkowe,
  10. oświadczenia i informacje lustracyjne;
  11. inne, uzgodnione przez kierownika komórki organizacyjnej z Burmistrzem.

4. Przesyłki o których mowa w ust. 3 rejestruje się na podstawie koperty, wpisując numer z rejestru przesyłek wpływających na kopercie oraz dokonuje się odwzorowania cyfrowego koperty (skanu) z adnotacją „przekazano w zamkniętej kopercie” i przekazuje się do pracownika merytorycznego. W przypadku gdy na kopercie brakuje danych nadawcy, wówczas w systemie wybiera się jako kontrahenta „ANONIM”. Jeżeli przesyłka po otwarciu podlega uzupełnieniu treści, komórka organizacyjna/pracownik merytoryczny przekazuje ją w  tym celu do Biura Obsługi Interesanta.

5. Przesyłki o których mowa w ust. 3 pkt 1 i 2 przechowywane są w sejfie znajdującym się w sekretariacie do ustalonego terminu otwarcia ofert.

6. Przesyłki pocztowe lub kurierskie, nie podlegające rejestracji w systemie EZD, dotyczące spraw wskazanych w Załączniku Nr 2 do zarządzenia, przekazywane bezpośrednio do poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu podlegają rejestracji w dzienniku korespondencji wpływającej dla przesyłek specjalnego rodzaju.

 

§ 7. 1. Korespondencja przyjęta w Biurze Obsługi Interesanta jest przekazywana do  Burmistrza Gminy Chojna, bądź podczas jego nieobecności do Zastępcy Burmistrza, który dokonuje na korespondencji papierowej dekretacji do  właściwej komórki organizacyjnej.

2. Całość zadekretowanej korespondencji przez Burmistrza Gminy Chojna, przekazywana jest do Biura Obsługi Interesanta, gdzie zostaje zadekretowana w systemie EZD i  rozdysponowana na poszczególne komórki organizacyjne Urzędu.

3. Wersja elektroniczna zadekretowanej korespondencji przekazywana jest bezpośrednio do komórek organizacyjnych.

4. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania kilku komórek organizacyjnych Urzędu, oryginał dokumentu przekazuje się komórce, wskazanej podczas dekretacji jako pierwszej (wiodącej) a pozostałym wskazanym w dekretacji przekazuję się kopie dokumentu.

5. Pracownik, który w systemie EZD otrzymał dokumenty błędnie zadekretowane zobowiązany jest do ich zwrotu na konto osoby, od której je otrzymał, z informacją o błędnej dekretacji.

6. Wersję papierową błędnie zadekretowanej korespondencji należy zwrócić do  Biura Obsługi Interesanta, które fakt zmiany dekretacji odnotowuje w dzienniku korespondencji wpływającej.

7. Każdorazowa zmiana dekretacji w formie tradycyjnej musi być również dokonana w  formie elektronicznej.

8. Zmiany dekretacji może dokonać tylko osoba, która dokonała dekretacji lub podczas jej nieobecności osoba, która ja zastępuje.

 

§ 8. 1. Biuro Obsługi Interesanta prowadzi rejestr korespondencji przychodzącej, który za pomocą systemu EZD jest codziennie generowany i drukowany.

2. Rejestr ma jedną spójną numerację dla wszystkich przesyłek wpływających do  Urzędu, bez względu na miejsce rejestracji przesyłki.

3. Korespondencja w wersji papierowej odbierana jest codziennie przez wyznaczonych pracowników komórek organizacyjnych. Fakt ten potwierdzany jest podpisem w rejestrze korespondencji wpływającej oraz w rejestrze przesyłek specjalnego rodzaju.

 

Rozdział III POSTĘPOWANIE Z KORESPONDENCJĄ I DOKUMENTAMI W KOMÓRKACH ORGANIZACYJNYCH URZĘDU

 

§ 9. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych przyjmują sprawy przez przeglądanie elektronicznej korespondencji przekazanej do załatwienia, dekretują i przekazują przesyłki elektronicznie oraz w formie papierowej do załatwienia merytorycznym stanowiskom pracy.

2. Dekretacja, jak i zapoznanie się z korespondencją, są odnotowywane w systemie EZD poprzez wykorzystanie odpowiednich funkcji systemu.

 

§ 10. 1. Pracownik, w ramach obowiązków którego znajduje się tematyka sprawy:

  1. przyjmuje korespondencję i rejestruje sprawę zgodnie z JRWA, rejestracja każdej sprawy odbywa się w systemie EZD;
  2. rozpatruje sprawę, sprawdza czy wniosek nie zawiera braków formalnych i  ewentualnie wzywa do usunięcia braków
  3. przygotowuje projekt odpowiedzi, która przekazywana jest do akceptacji kierownikowi merytorycznemu komórki organizacyjnej, a następnie podpisana przez osobę upoważnioną.

2. W przypadku spraw załatwianych w formie elektronicznej, wszystkie czynności wymienione w ust. 1 wykonywane są za pomocą systemu EZD.

 

§ 11. Kierownik komórki organizacyjnej lub osoba upoważniona podpisuje tylko zaakceptowane wcześniej pisma.

§ 12. 1. Dokument przeznaczony do wysłania w formie papierowej jest drukowany i  podpisywany, a następnie zakopertowany przekazywany do Biura Obsługi Interesanta.

2. Pisma w sprawach prowadzonych w systemie EZD, oraz dokumenty przeznaczone do  wysłania w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy ePUAP, podpisywane są za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego w systemie EZD, ponadto w systemie wskazany zostaje adres skrytki adresata dokumentu.

 

§ 13. 1. Korespondencja wewnętrzna pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzędu (stanowiąca m.in. różnego rodzaju zapytania, opinie, informacje do  sprawy, interpretacje, zapotrzebowanie) odbywa się za pomocą systemu EZD.

2. Tworząc dokument wewnętrzny - międzywydziałowy, jako nadawcę przesyłki wybieramy opcję „Biuro/Wydział ……..”, bądź wybieramy opcję „Urząd Miejski w Chojnie”. Takie oznaczenie ułatwia odróżnienie przesyłek wpływających wewnętrznych od poczty z  poza Urzędu.

3. Tworząc dokument wewnętrzny, na podstawie którego druga komórka organizacyjna wszczyna sprawę, czyli działając jako strona inicjującą postępowanie, jako podmiot/nadawcę przesyłki wybieramy opcję „Gmina Chojna”. W ten sposób komórka organizacyjna występuje jako podmiot wszczynający sprawę.

 

§ 14. 1. Pracownik merytoryczny zobowiązany jest zachować w postaci papierowej kompletną dokumentację odzwierciedlającą przebieg załatwiania spraw prowadzonych w  systemie tradycyjnym.

2. W sprawach prowadzonych w wersji elektronicznej, w celu pełnego odzwierciedlenia załatwienia sprawy, wszystkie dokumenty, które jej dotyczą muszą zostać dołączone do  systemu EZD i przypisane sprawie.

3. Wiadomości e-mail adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej, mające znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu prowadzonych spraw, drukujemy do PDF i  dołączamy w systemie EZD jako załącznik do sprawy.

 

§ 15. Komórka organizacyjna Urzędu może prowadzić dziennik korespondencji wpływającej do Biura/Wydziału. Dziennik może być prowadzony w wersji tradycyjnej, bądź generowany z systemu EZD.

 

§ 16. Pracownicy merytoryczni zobowiązani są do:

  1. dbania o kompletność odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
  2. pomocniczego zakładania w systemie EZD spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym i odzwierciedlenia przebiegu ich załatwiania;
  3. dbanie o uzyskanie akceptacji i podpisów zgodnie z zasadami;
  4. sumiennego i rzetelnego wypełniania metadanych wszystkich dokumentów w systemie EZD;
  5. sumiennego i bieżącego zakładania spraw w systemie EZD, oraz oznaczania jako zakończone w systemie EZD spraw faktycznie zakończonych;
  6. nadawania nazw spraw i dokumentów umożliwiających ich szybką identyfikację, zarówno przez pracownika merytorycznego, jego zastępcę, jak i innych współpracowników;
  7. zgłaszania koordynatorowi wszelkich innych istotnych informacji o systemie EZD;
  8. terminowego przekazywania teczek aktowych spraw zakończonych do archiwum zakładowego po upływie dwóch lat od momentu zakończenia sprawy, według ustalonego terminarza.

 

Rozdział IV KORESPONDENCJA WYCHODZĄCA

 

§ 17. 1. Przygotowanie korespondencji do wysyłki odbywa się we wszystkich komórkach organizacyjnych Urzędu. Przesyłkę gotową do wysyłki przekazuje się do Biura Obsługi Interesanta.

2. Przesyłki adresowane na teren miasta i gminy Chojna podlegają rejestracji w  rejestrze korespondencji wychodzącej i doręczane są przez gońca. W indywidualnych przypadkach, po  uzgodnieniu z Zastępcą Burmistrza, dopuszcza się możliwość doręczenia korespondencji przez operatora pocztowego.

3. Biuro Obsługi Interesanta korespondencję wychodzącą z Urzędu a przekazywaną przez pracowników Urzędu przyjmuje od poniedziałku do piątku w godzinach od 715 do 1400.

4. Koperta lub opakowanie przesyłki powinno posiadać:

  1. nadruk generowany z systemu EZD tj.:
  1. nazwę instytucji/firmy/dane osobowe osoby fizycznej (w wyjątkowych sytuacjach takich jak: imienne zaproszenia, przesyłki adresowane do „rąk własnych” dodajemy imię i nazwisko);
  2. ulicę,
  3. kod pocztowy i miejscowość,
  4. dane adresowe Gminy Chojna,
  5. znak sprawy;
  6. kod kresowy,
  7. pieczątkę – opłata pobrana,
  8. zwrotne potwierdzenie odbioru z etykietą zwrotki z systemu, jeżeli wysyłana jest przesyłka polecona ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

5. W przypadku źle lub niekompletnie przygotowanej przesyłki, pracownik Biura Obsługi Interesanta może odmówić jej przyjęcia.

6. Każda przesyłka przeznaczona do wysyłki zostaje:

  1. przyjęta poprzez zaczytanie czytnikiem kodów kreskowych kodu z koperty;
  2. zweryfikowana przez sprawdzenie poprawności danych na przesyłce z informacjami w  systemie EZD o przesyłce;
  3. zważona i zakwalifikowana do odpowiedniego gabarytu lub strefy;
  4. wyceniona;
  5. w systemie EZD potwierdzona jako wysłana.

6. W rejestrze korespondencji w systemie EZD tworzy się Pocztową Książkę Nadawczą, którą pracownik Biura Obsługi Interesanta drukuje w dwóch egzemplarzach i  dołącza do ułożonych w kolejności i związanych w paczki listów poleconych, poleconych ZPO i listów zwykłych.

7. Wszystkie przesyłki wychodzące z Urzędu podlegają rejestracji w rejestrze przesyłek wychodzących i są przygotowywane w systemie EZD.

8. Dla korespondencji doręczanej osobiście przez pracowników, nie generuje się zwrotnych potwierdzeń odbioru, tylko na egzemplarzu pisma, który pozostanie w aktach sprawy potwierdza się osobiste doręczenie.

9. Prowadzący sprawę jest odpowiedzialny za wybór oraz właściwe oznaczenie rodzaju przesyłki wychodzącej (list zwykły, list polecony, list polecony ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru itd.).

10. Pracownik Wydziału Organizacyjnego posegregowaną korespondencję wraz z  dwoma egzemplarzami Pocztowej Książki Nadawczej dostarcza do placówki pocztowej UP w Chojnie. Następnego pracownik poczty zwraca jeden egzemplarz Pocztowej Książki Nadawczej podpisany, opieczętowany i uzupełniony o numery nadawcze, co stanowi potwierdzenie nadania wysyłki.

11. Pocztowa Książka Nadawcza jest podstawą do złożenia reklamacji, w przypadku nie dostarczenia przesyłki lub jej zgubienia bądź zagubienia zwrotnego potwierdzenia odbioru.

 

§ 18. Przesyłki wysyłane drogą elektroniczną, za pomocą platformy ePUAP, są wysyłane na wskazany adres skrytki Elektronicznej Skrzynki Podawczej przy pomocy systemu EZD. Rejestracja takiej korespondencji odbywa się automatycznie po wysłaniu przesyłki.

 

§ 19. 1. Wysyłając pisma za pomocą ePUAP należy korzystać ze wzoru pisma sporządzonego w formacie danych XML dostępnego w systemie EZD, zwanego dalej „pismem przewodnim”.

2. Pisma wraz z ewentualnymi załącznikami, przeznaczone do wysyłki, stanowią załącznik do pisma przekazującego.

3. Dopuszcza się wysyłanie zeskanowanych pism (np. dokumentów archiwalnych, pism, które zostały doręczone do Urzędu w postaci papierowej). W tym przypadku pismo przekazujące może być pismem przewodnim.

4. Pisma, o których mowa w ust. 1 i 2 podpisywane są podpisem elektronicznym przez osobę upoważnioną. W treści pisma należy zamieścić treść pieczątki imiennej osoby, która podpisała dokument elektroniczny.

5. Korespondencja do podmiotów publicznych wysyłana jest w trybie UPP, natomiast do  osób fizycznych, osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, niebędących podmiotami publicznymi wysyłana jest w trybie UPD.

6. W przypadku wysyłania korespondencji za pomocą platformy ePUAP, a  prowadzonej w systemie tradycyjnym drukuje się potwierdzenie wysłania przesyłki, które włącza się do akt.

 

§ 20. W przypadku wpływu do Urzędu zwrotnego potwierdzenia odbioru i przesyłek nieodebranych, przyjmuje się następujący sposób postępowania:

  1. Biuro Obsługi Interesanta przystawia pieczęć wpływu na zwrotnych potwierdzeniach odbioru i przesyłkach nieodebranych, następnie przekazuje do komórek organizacyjnych;
  2. pracownik merytoryczny rejestruje zwrotne potwierdzenie odbioru w systemie EZD, dodatkowo przy przesyłkach nieodebranych dokonuje stosownych zapisów i dołącza do akt sprawy.

 

Rozdział VI POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 

§ 21. W sprawach nieuregulowanych niniejszą instrukcją mają zastosowanie przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i  zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.)

Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 50/2021  Burmistrza Gminy Chojna  z dnia 3 lutego 2021 r.

Zestawienie dokumentów, w tym dokumentów wewnętrznych, które tworzą elementy akt spraw ale nie podlegają rejestracji w systemie EZD:

 

  1. dokumentacja kadrowo — płacowa, oprócz wniosków związanych z uprawnieniami rodzicielskimi);
  2. zbiory aktów normatywnych własnych kierownictw Urzędu (Uchwały Rady Miejskiej/Zarządzenia Burmistrza Gminy Chojna ),
  3. tytuły wykonawcze,
  4. dokumenty związane z funduszem socjalnym,
  5. dokumenty wypożyczone, zwracane przez inne organy lub sądy,
  6. zawiadomienia o zmianach w Księgach Wieczystych, dotyczące nieruchomości, których właścicielem jest Gmina Chojna,
  7. zawiadomienia o zmianach w Ewidencji Gruntów i Budynków, z wyłączeniem zawiadomień, na podstawie których wszczynane jest postępowanie,
  8. operaty szacunkowe,
  9. umowy, aneksy, protokoły,
  10. plany kontroli oraz sprawozdania z jej realizacji,
  11. sympozja, szkolenia, konferencje,
  12. upoważnienia,
  13. część korespondencji wpływająca do Urzędu, składana bezpośrednio przez klientów na stanowiskach pracy w Wydziale Spraw Obywatelskich, Działalności Gospodarczej i Organizacji Pozarządowych dotycząca spraw ewidencji ludności i  dowodów osobistych,
  14. w Urzędzie Stanu Cywilnego, dotycząca przede wszystkim aktów stanu cywilnego,
  15. korespondencja wytwarzana i wpływająca do Urzędu przy pomocy funkcjonujących w Urzędzie systemów teleinformatycznych, innych niż eDokument;
  16. inne, uzgodnione przez Kierownika komórki organizacyjnej z Burmistrzem

 

 

 

Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 50/2021 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 3 lutego 2021 r. Zestawienie dokumentów podlegających wpisaniu w systemie EZD, a niepodlegających skanowaniu w systemie elektronicznym

 

  1. dokumentacja projektowo-kosztorysowa;
  2. dokumenty o formacie większym niż A3;
  3. dokumenty, których skanowanie jest utrudnione/niemożliwe (ciemne koperty, doklejane karty itp.);
  4. dzienniki budowy;
  5. plany zagospodarowania przestrzennego;
  6. załączniki do wniosków o wydanie decyzji środowiskowych.

 

Załącznik Nr 4 do Zarządzenia Nr 50/2021 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 3 lutego 2021 r. Spis spraw – wzór
           

(rok)

(referent)

(symbol kom. org.)

(oznacz. teczki)

(tytuł teczki wg wykazu akt)

 
Lp. SPRAWA Od kogo wpłynęła Data UWAGI  
wszczęcia sprawy ostateczn. załatw.  

(krótka treść)

znak pisma z dnia

(sposób załatwienia)

 
     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik Nr 5 do Zarządzenia Nr 50/2021 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 3 lutego 2021 r.

 

OPIS TECZKI AKTOWEJ 

(pieczątka Urzędu)

pełna nazwa komórki organizacyjnej

 

 

(oznaczenie komórki organizacyjnej                                                                                    (kategoria archiwalna)

i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,

w przypadku podteczki - dodatkowo numer sprawy)

 

Tytuł teczki

(pełne hasło klasyfikacyjne z wykazu akt poszerzone o informacje o rodzaju dokumentacji)

(rok założenia teczki aktowej, ewentualnie roczne daty końcowe akt)

 

 

(numer tomu)

 

 

 

 

Załącznik Nr 6 do Zarządzenia Nr 50/2021 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 3 lutego 2021 r.


 

Wzór spisu zdawczo odbiorczego spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym

 

……………………….

(pieczątka Urzędu)

 

……………………………..

(nazwa komórki organizacyjnej)

 

Spis zdawczo – odbiorczy akt nr ……………

 

Lp.

Znak teczki

Tytuł teczki lub tomu

Daty skrajne od ….

do ….

Kat. Arch.

Liczba teczek

Miejsce przechowywania akt w składnicy

Data zniszczenia lub przekazania

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

……………………………..             ……………………………               …………………..

(imię i nazwisko osoby oraz podpis                      (imię i nazwisko oraz podpis kierownika              (imię i nazwisko oraz

osoby przekazującej akta                                       komórki organizacyjnej)                                        podpis osoby przyjmującej

                                                                                                                                                             akta)

 

……………………………………….

(data przekazania akt)

 

 

Załącznik Nr 7 do Zarządzenia Nr 50/2021 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 3 lutego 2021 r.

 

Karta  udostępnienia  akt  nr ………**)

 

…………………………………..

Pieczątka komórki organizacyjnej

 

 

 

                          **)

 

                         **)

Data…………………20……..r.

Termin zwrotu akt

Proszę o udostępnienie*) – wypożyczenie akt powstałych w komórce organizacyjnej

…………………………………………………… z lat  ………………….……………….

o znakach ……………………………….…………………………………………………..

……………………………………………...………………………………………………….

i upoważniam do ich wykorzystania *) – odbioru*)

Pana/ią…………………………………………..…………………………………………….

Imię i nazwisko

 

                                                                                                  …………………………………

Podpis

 

Zezwalam na udostępnienie *)- wypożyczenie*) wymienionych wyżej akt

 

 

…………………………………

Data i podpis

*) Niepotrzebne skreślić   **) Wypełnia archiwum zakładowe

 

…………………………………………………………………………………… Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie akt- tomów………….. kart……………..

 

Data: ..……………20…….r.   Podpis………………………..

 

Adnotacje o zwrocie akt :

………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………….

 

 

 

………………………

Podpis oddającego

Akta zwrócono

do archiwum

 

Dnia…..……..20……r.

 

 

………………..

Podpis odbierającego

Załącznik Nr 8 do Zarządzenia Nr 50/2021 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 3 lutego 2021 r.

 

PROTOKÓŁ PRZEKAZANIA DOKUMENTACJI SPRAW NIEZAKOŃCZONYCH

PRZEKAZUJĄCY: Wydział/Biuro ………………….…………………….………………

Kierownik komórki organizacyjnej

……………………………….………………………………………

PRZYJMUJĄCY: Wydział Biuro ………………….………………………………………

Kierownik komórki organizacyjnej

…………………………………………………………………………..

Dokumentacja spraw będących w toku została przekazana wg poniższego spisu:

Lp.

Znak sprawy

Tytuł sprawy

Uwagi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

           

 

PRZEKAZUJĄCY:                                                  PRZYJMUJĄCY:

……………………………………                           …………………………………

(podpis kierownika komórki organizacyjnej)                              (podpis kierownika komórki organizacyjnej)

 

 

 

 

 

 

*) Niepotrzebne skreślić   **) Wypełnia archiwum zakładowe

 


Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Osoba odpowiadająca za treść informacji

Monika Adamczyk

Data wytworzenia:
03 lut 2021

Osoba dodająca informacje

Magdalena Hybiak

Data publikacji:
05 maj 2021, godz. 13:18

Osoba aktualizująca informacje

Magdalena Hybiak

Data aktualizacji:
05 maj 2021, godz. 13:18