Zgłoszenie naruszenia prawa

Osoby, które posiądą wiedzę o informacji na temat naruszeń występujących przy wykonywaniu pracy lub przy realizacji zadań na rzecz Urzędu Miejskiego w Chojnie, w jego imieniu lub w jej interesie, powinny bezzwłocznie dokonać zgłoszenia wskazując na fakty, zdarzenia i okoliczności im wiadome. Osoby te powinny działać w dobrej wierze oraz w oparciu o racjonalne elementy faktyczne.

Zgłoszenia dokonywane są w sposób jawny. Nie będą rozpatrywane zgłoszenia anonimowe. Zgłoszenie powinno być udokumentowane i szczegółowo opisane w celu umożliwienia zbadania zasadności zgłoszonych faktów.

Osobą właściwą do otrzymywania i analizowania zgłoszeń jest Koordynator ds. nieprawidłowości – p.  Paulina Dziuban podinspektor w Wydziale Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Chojnie.

Urząd Miejski w Chojnie zapewnia następujące kanały zgłoszenia informacji na temat naruszeń:

1. zgłoszenie wewnętrzne ustne może być dokonane:
   1. za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej - nr tel. 91 4141035 i dokumentowane jest w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny przebieg tej rozmowy, sporządzonego przez koordynatora. Sygnalista może dokonać sprawdzenia i zatwierdzenia protokołu rozmowy poprzez jego podpisanie;
   2. na wniosek sygnalisty podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14  dni od dnia otrzymania ww. wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:
      • nagrania rozmowy umożliwiającego jej wyszukanie, lub
      • protokołu spotkania, odtwarzającego dokładny przebieg tego spotkania, przygotowanego przez koordynatora. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania poprzez jego podpisanie.
2. zgłoszenie wewnętrzne pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej poprzez dedykowane, poufne kanały zgłoszeń funkcjonujące w Urzędzie, w szczególności:
   1. za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnalista@chojna.pl, najlepiej w zaszyfrowanym pliku; szyfr do pliku należy przekazać pracownikowi osobiście lub telefonicznie;
   2. w formie listownej na adres: Urząd Miejski w Chojnie ul. Jagiellońska 4, 74-500 Chojna z dopiskiem na kopercie np. „zgłoszenie nieprawidłowości”, „koordynator ds. nieprawidłowości – do rąk własnych”;
   3. poprzez wrzucenie pisma do skrzynki na listy zamieszczonej w korytarzu przy wejściu do  budynku urzędu przy ul. Jagiellońskiej 4.

Szczególnie istotne jest, aby zgłoszenie zawierało następujące elementy, jeśli są one znane Sygnaliście:

1. dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
2. opis nieprawidłowości oraz ich daty.
3. zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków

Ochrona zgłaszającego

Urząd Miejski w Chojnie gwarantuje poufność zgłoszenia oraz danych w nim zawartych, a także anonimowość Sygnalisty, który prześle zgłoszenie, również w sytuacji, gdy okaże się ono bezzasadne.

Nie będą tolerowane żadnego rodzaju groźby, działania odwetowe, sankcje lub zachowania dyskryminujące wobec Sygnalisty.

Jeżeli Sygnalista dobrowolnie podaje dane osobowe są one przetwarzane zgodnie z obowiązującą w Urzędzie Miejskim w Chojnie polityką ochrony danych osobowych.

Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych dostępne są w Klauzuli informacyjnej w związku z przetwarzaniem danych osobowych sygnalisty.

Do pobrania:

Zarządzenie Nr 193/2024 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 25 września 2024 r. w sprawie ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Miejskim w Chojnie

Zarządzenie Nr 194/2024 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 25 września 2024 r. w sprawie wyznaczenia Koordynatora do spraw nieprawidłowości ujawnianych w oparciu o wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Miejskim w Chojnie

Formularz zgłoszenia wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Chojnie

Klauzula informacyjna dla osób zgłaszających nieprawidłowości w Urzędzie Miejskim w Chojnie