Doposażenie infrastruktury sportowej w miejscowościach z terenu Gminy Chojna oraz budowa mini boiska do mini piłki nożnej w miejscowości Krajnik Górny

ZAPYTANIE OFERTOWE

Gmina Chojna prowadząc postępowanie na podstawie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017, poz. 1579 z późn. zm.) w trybie zapytania ofertowego, zaprasza do złożenia oferty cenowej na doposażenie infrastruktury sportowej w miejscowościach z terenu Gminy Chojna oraz budowa mini boiska do mini piłki nożnej w miejscowości Krajnik Górny w ramach realizowanej operacji pn.: „Budowa i przebudowa infrastruktury turystycznej i rekreacyjnej na terenie Gminy Chojna” współfinansowanej zgodnie z poddziałaniem „Wsparcie na wdrażanie operacji w ramach strategii rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność” w ramach działania „Wsparcie dla rozwoju lokalnego w ramach inicjatywy LEADER” objętego PROW na lata 2014 – 2020.

1. Opis przedmiotu zamówienia.

1. Przedmiotem zamówienia jest poprawa stanu infrastruktury sportowej w miejscowościach leżących na terenie gminy Chojna, tj.: Krajnik Dolny, Lisie Pole, Kamienny Jaz oraz budowa boiska do mini piłki nożnej w miejscowości Krajnik Górny, zgodnie z zakresem wymienionym w ust. 2.
2. Zakres robót w ramach zamówienia - zgodnie z poniższym zestawieniem oraz lokalizacją:

1. Krajnik Dolny (dz. nr 45/4 obręb geodezyjny Krajnik Dolny gm. Chojna):

1. montaż bramek do mini piłki nożnej wraz z siatką bramkową – 2 kpl.,

2. Lisie Pole (dz. nr 214/1 obręb geodezyjny Lisie Pole gm. Chojna):

1. montaż siedzisk dla zawodników rezerwowych – 20 sztuk (4x5 siedzisk),
2. ogrodzenie oddzielające teren rekreacyjny od boiska – 90 m,

3. Budowa boiska do mini piłki nożnej przy Polsko-Niemieckim Centrum Kształcenia i Spotkań w Krajniku Górnym (dz. nr 43 obręb geodezyjny Krajniku Górnym gm. Chojna):

1. roboty przygotowawcze,
2. montaż bramek do mini piłki nożnej wraz z siatką bramkową – 2 kpl.,
3. ogrodzenie terenu – 92 m,

4. Kamienny Jaz (dz. nr 159 obręb geodezyjny Kamienny Jaz gm. Chojna):

1. remont ogrodzenia placu zabaw.

3. Szczegółowy zakres, w tym rodzaj, ilość oraz parametry techniczne, określają przedmiary, stanowiące załączniki do niniejszego zapytania.
4. Zamawiający dopuszcza, zastosowanie urządzeń równoważnych, co do ich funkcji oraz przybliżonych parametrów lub/i składu w przypadku urządzeń, składających się z zestawu elementów, a wszystkie ewentualne nazwy firmowe urządzeń i wyrobów, użyte w opisie przedmiotu zamówienia, powinny być traktowane jako definicje standardowe, a nie konkretne nazwy firmowe urządzeń obowiązek udowodnienia równoważności leży po stronie Wykonawcy.
5. Planowane do montażu urządzenia, winny spełniać wymagania, wynikające z norm odnoszących się do wyposażenia publicznych obiektów.
6. Wykonawca na okoliczność odbioru dostarczonych i zamontowanych urządzeń będzie zobowiązany do dostarczenia następujących dokumentów:
1. karty techniczne urządzeń wskazujące w jaki sposób urządzenia zostały wyprodukowane, w tym m.in. informacja o konstrukcji urządzenia, jego wymiarach, użytych materiałach, farbach i lakierach oraz lista zalecanych części zamiennych) – oryginał;
2. certyfikaty zgodności wydane przez akredytowaną jednostkę cetryfikującą, badania i inne dokumenty potwierdzające zgodność, dostarczonych i zamontowanych urządzeń z normami – kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem.
7. Dostarczony i zamontowany zakres przedmiotu zamówienia, musi być fabrycznie nowy, wykonany z fabrycznie nowych materiałów oraz wolny od jakichkolwiek wad fizycznych i prawnych, nieużywany, w tym do prezentacji.
8. W przypadku dostarczenia urządzeń o nieodpowiedniej jakości, niespełniających określonych wymagań, Wykonawca zobowiązany będzie do ich wymiany, na urządzenia o odpowiedniej jakości w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, nie dłuższym niż 7 dni roboczych od dnia otrzymania od Zamawiającego reklamacji.
9. Roboty budowlane związane z montażem dostarczonych urządzeń, należy wykonać zgodnie z zasadami wiedzy technicznej i sztuki budowlanej, obowiązującymi przepisami, w szczególności ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane, Polskimi Normami oraz zgłoszeniami zamiaru wykonania robót budowlanych, będących w posiadaniu przez Zamawiającego.
10. Na dostarczone i zamontowane urządzenia Wykonawca udzieli Zamawiającemu gwarancje na okres nie krótszy niż 24 miesiące. Wykonawca może udzielić Zamawiającemu gwarancję na okres dłuższy niż 24 miesiące.

2. Termin wykonania przedmiotu zamówienia.

1. 1. Termin wykonana zamówienia ustala się do dnia 30 września 2018 r., przy czym jako wykonanie przedmiotu zamówienia, rozumie się dokonanie przez Zamawiającego końcowego odbioru.
   2. Wykonawca będzie zobowiązany do zgłoszenia gotowości do odbioru, na co najmniej 7 dni przed upływem terminu wskazanego w ust. 1.

3. Kryteria oceny ofert i opis sposobu ich obliczenia.

1. Oferta powinna zawierać propozycję łącznej, ryczałtowej ceny netto i brutto (z podatkiem VAT) za całość przedmiotu zamówienia oraz oferowany przez Wykonawcę okres gwarancji.
2. Cena ryczałtowa oferty powinna obejmować pełen zakres zamówienia wynikający z pkt. I ust. 2, a tym samym z załączonych do Zapytania przedmiarów, ponadto powinna uwzględniać wszystkie niezbędne koszty, związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia, leżące po stronie Wykonawcy. Wykonawca zamówienia musi przewidzieć wszystkie okoliczności, które mogą wpłynąć na cenę oferty.
3. Oferty spełniające formalne wymagania, określone w niniejszym Zapytaniu ofertowym, Zamawiający będzie oceniał na podstawie następujących kryteriów:

1. Cena                                                                          - waga: 80% (80 punktów)
2. Gwarancja (długość okresu gwarancji na

 wykonane roboty oraz zamontowane urządzenia

 na okres nie krótszy niż 24 miesiące                           - waga: 20% (20 punktów)

4. Punkty przyznawane w ramach kryteriów, będą obliczane według następujących wzorów:

1. Kryterium Cena:

Cn

---------------------  X 100  X 80% = C

Cx

gdzie:              Cn – najniższa cena brutto zaproponowana przez wykonawcę (spośród wszystkich badanych ofert);

                        Cx – cena brutto zaproponowana przez wykonawcę badanej oferty;

                        100 – mnożnik zastosowany w celu uzyskania ilości punktów w liczbach;

                        C – liczba przyznanych punktów w danym kryterium.

2. Gwarancja:

Gx

---------------------  X 100  X 20% = G

Gn

gdzie:              Gx – okres udzielonej gwarancji przez wykonawcę badanej oferty;

                        Gn – najdłuższy okres udzielonej gwarancji zaproponowany przez wykonawcę (spośród wszystkich badanych ofert);

                        100 – mnożnik zastosowany w celu uzyskania ilości punktów w liczbach;

                        G – liczba przyznanych punktów w danym kryterium.

Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie kryterium „Gwarancja” zgodnie z poniższym:

1. Wykonawca w Formularzu ofertowym (stanowiącym załącznik 1 do Zapytania) określi okres gwarancji udzielonej Zamawiającemu na całość zamówienia.
2. Okres gwarancji udzielonej przez Wykonawcę musi zostać podany w pełnych miesiącach.
3. Okres gwarancji udzielonej przez Wykonawcę nie może być krótszy niż 24 miesiące.
4. W przypadku, gdy Wykonawca w Formularzu Ofertowym nie określi okresu gwarancji udzielonej Zamawiającemu, przyjmuje się, iż udzielona przez Wykonawcę gwarancja wynosi minimalny okres gwarancji, tj. 24 miesiące.

5. Obliczenia będą dokonywane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Przy zaokrąglaniu ceny należy przyjąć następującą zasadę zaokrągleń: liczbę kończącą się cyframi 0-4 zaokrąglamy w dół, a cyframi 5-9 w górę. Cena oferty musi być wyrażona w złotych polskich: cyfrowo i słownie.
6. Zamawiający oceni i porówna tylko te oferty, które odpowiadają treści i wymogom Zapytania.
7. Zamawiający udzieli zamówienia temu wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą ilość punktów w przyjętym w niniejszym postępowaniu kryterium.
8. Zamawiający informuje, że w przypadku poprawienia innej omyłki, o której mowa w art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, brak reakcji wykonawcy w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o jej poprawieniu, traktowany będzie jako wyrażenie zgody na poprawienia takiej omyłki.
9. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów (Sp), będącą sumą punktów przyznanych w poszczególnych kryteriach, obliczona według wzoru:

Sp = C + G

Gdzie:      Sp – suma przyznanych punktów dla Wykonawcy w kryteriach: „Cena” oferty, „Gwarancja” udzielona przez Wykonawcę,

                C – ilość punktów przyznana w kryterium: „Cena”,

                G – ilość punktów przyznana w kryterium: „Gwarancja” udzielona przez Wykonawcę.

4. Warunki udziału w postępowaniu.

Zamawiający określa warunki udziału w postępowaniu, a szczególności:

1. oferta winna być złożona wraz z wszystkimi wymaganymi załącznikami w określonym w Zapytaniu terminie,
2. złożona oferta musi posiadać termin związania ofertą nie krótszy niż 30 dni liczonych od dnia wyznaczonego jako termin składania ofert.

5. Opis sposobu przygotowania ofert.

1. Każdy Wykonawca może złożyć w niniejszym postępowaniu tylko jedną ofertę, sporządzoną na formularzu, stanowiącym Załącznik nr 1.
2. Ofertę należy złożyć, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej w języku polskim, pismem czytelnym, trwałym środkiem pisarskim.
3. Treść oferty musi odpowiadać treści Zapytania.
4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert w wersji elektronicznej.
5. Oferta winna zawierać, co najmniej następujące informacje:

1. dane Wykonawcy (nazwę, NIP, dokładny adres, telefon, faks oraz adres poczty elektronicznej);
2. przedmiot oferty;
3. cenę brutto przedmiotu oferty podaną w złotych polskich cenę brutto (cena z podatkiem VAT), która powinna obejmować wykonanie całego przedmiotu zamówienia. Cena powinna być określona cyfrowo i słownie. W razie rozbieżności będzie przyjmowana cena określona słownie;
4. szczegółowy wykaz załączonych dokumentów.

6. Karty oferty powinny być spięte w sposób gwarantujący jej trwałość. Zaleca się ponumerowanie stron oferty.
7. Formularz ofertowy i wszystkie wymagane dokumenty i oświadczenia muszą być podpisane przez osobę albo osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. W przypadku, gdy osoba podpisująca ofertę w imieniu Wykonawcy nie jest wpisana do właściwego rejestru jako osoba upoważniona do reprezentacji Wykonawcy, musi przedstawić pełnomocnictwo do występowania w imieniu Wykonawcy oraz jego reprezentowania i zaciągania zobowiązań finansowych.

6. Termin związania ofertą.

1. 1. 1. 1. W niniejszym postępowaniu termin związania ofertą wynosi 30 dni, liczonych od dnia wyznaczonego jako termin składania ofert.
         2. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą, z tym że Zamawiający może tylko raz, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

7. Odrzucenie oferty.

1. 1. 1. Odrzucenie oferty następuje, gdy:
1. jej treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego,
2. oferta została złożona przez podmiot:

1. niespełniający warunków udziału w postępowaniu lub,
2. powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym lub osobami wykonującymi w jego imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem niniejszego postępowania lub,

3. oferta została złożona po terminie składania ofert, określonym w niniejszym Zapytaniu.

8. Istotne dla stron postanowienia oraz zmiany, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy.

1. Istotne dla stron postanowienia dotyczące umowy zawiera Załącznik Nr 3 do Zapytania.
2. Zamawiający informuje, iż przewiduje możliwość zmiany postanowień, zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności, wymienionych poniżej, z uwzględnieniem podawanych warunków ich wprowadzenia:

1. zmiany unormowań prawnych powszechnie obowiązujących w szczególności:

1. zmiana urzędowej stawki podatku VAT - Zamawiający dopuszcza możliwość zmniejszenia lub zwiększenia wynagrodzenia o kwotę równą różnicy w kwocie podatku VAT. Strony dokonają odpowiedniej zmiany wynagrodzenia umownego – dotyczy to części wynagrodzenia za usługi, których w dniu zmiany stawki podatku VAT jeszcze nie wykonano,
2. wejście w życie po dniu podpisania umowy regulacji prawnych, wywołujących potrzebę zmiany umowy;

2. zmiany oznaczenia danych dotyczących Zamawiającego i/lub Wykonawcy;
3. zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne;
4. zmiany terminu wykonania umowy, za zgodą stron w przypadku:

1. wystąpienia siły wyższej lub innych okoliczności, niezależnych od Wykonawcy, uniemożliwiających zrealizowanie przedmiotu umowy w terminie przewidzianym umową, oraz których Wykonawca, przy zachowaniu należytej staranności, nie był w stanie uniknąć lub przewidzieć; siłę wyższą należy rozumieć jako zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia, o charakterze nagłym, niezależne od woli stron i działalności ludzkiej,
2. wystąpienia opóźnień, przeszkód, utrudnień spowodowanych przez Zamawiającego.

9. Ochrona danych osobowych.

W związku z realizacją zadań przez Gminę Chojna, na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Chojna, ul. Jagiellońska 4, 74-500 Chojna, email: info@chojna.pl;
2. Zamawiający wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych, z którym można skontaktować się poprzez e-mail iod@chojna.pl w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania Pani/Pana danych osobowych;
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na doposażenie infrastruktury sportowej w miejscowościach z terenu Gminy Chojna oraz budowa mini boiska do mini piłki nożnej w miejscowości Krajnik Górny w ramach realizowanej operacji pn.: „Budowa i przebudowa infrastruktury turystycznej i rekreacyjnej na terenie Gminy Chojna” prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego;
4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy Pzp;
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
6. Obowiązek podania przez Paną/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp; 
7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8. Posiada Pani/Pan:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ^**;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO; 
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

9. Nie przysługuje Pani/Panu:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

10. Miejsce oraz termin składania ofert i otwarcia ofert.

1. Ofertę należy złożyć w postaci wypełnionego Formularza ofertowego, stanowiącego Załącznik Nr 1 do Zapytania w siedzibie Zamawiającego:

Urząd Miejski w Chojnie

ul. Jagiellońska 4

74-500 Chojna

w sekretariacie pok. nr 12, w terminie do 16.07.2018 r. do godz. 15¹⁵.

2. Oferty nie zawierające pełnego zakresu przedmiotu zamówienia zostaną odrzucone.
3. Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych.

11. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami.

Osobą uprawnioną do porozumiewania się w sprawie niniejszego postępowania jest Magdalena Andrzejewska – Inspektor d.s. zamówień publicznych / Wydział Planowania Przestrzennego, Remontów, Inwestycji i Ochrony Środowiska, tel. (91) 414 10 35 wew. 64, w godzinach 7¹⁵– 15¹⁵ (od poniedziałku do piątku).