Wydział Spraw Obywatelskich i Urząd Stanu Cywilnego
Zarządzenie Nr 205/2022 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 9 listopada 2022 r. w sprawie ustalenia Wewnętrznego Regulaminu Organizacyjnego Wydziału Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego
Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 559, 583, 1005, 1079 i 1561) zarządzam, co następuje:
§ 1. Ustalam Wewnętrzny Regulamin Organizacyjny Wydziału Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego, w brzmieniu jak w załączniku do niniejszego zarządzenia.
§ 2. Wykonanie zarządzenie powierzam Naczelnikowi Wydziału Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego.
§ 3. Z dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia, traci moc Zarządzenie Nr 547/2020 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 26 sierpnia 2020 r. w sprawie wprowadzenia Wewnętrznego Regulaminu Organizacyjnego Wydziału Spraw Obywatelskich, Działalności Gospodarczej i Organizacji Pozarządowych Urzędu Miejskiego w Chojnie i Zarządzenie Nr 63/2021 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 24 lutego 2021 r. w sprawie ustalenia Wewnętrznego Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Stanu Cywilnego w Urzędzie Miejskim w Chojnie.
§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Burmistrz Gminy Chojna
Barbara Rawecka
Załącznik do zarządzenia Nr 205/2022 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 9 listopada 2022 r.
Wewnętrzny Regulamin Organizacyjny Wydziału Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego
Rozdział 1.
Postanowienia Ogólne
§ 1. Regulamin określa organizację wewnętrzną i zadania oraz zasady funkcjonowania Wydziału Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego.
§ 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1) Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Chojna;
2) Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Chojnie;
3) Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Chojnie;
4) Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Gminy Chojna;
5) Zastępcy Burmistrza - należy przez to rozumieć Zastępcę Burmistrza Gminy Chojna;
6) Skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Chojna;
7) Wydziale - należy przez to rozumieć Wydział Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego;
8) Naczelniku Wydziału - należy przez to rozumieć Naczelnika Wydziału Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego;
9) Kierowniku USC - należy przez to rozumieć Naczelnika Wydziału Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego, pełniący funkcję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w rozumieniu przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego;
10) Zastępca Naczelnika Wydziału - należy przez to rozumieć Zastępcę Naczelnika Wydziału Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego;
11) stanowisko pracy - należy przez to rozumieć stanowisko pracy w Wydziale Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego;
12) Regulaminie - należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin Organizacyjny Wydziału Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego;
13) gminnych jednostkach organizacyjnych - należy przez to rozumieć gminne jednostki organizacyjne utworzone przez Gminę w celu realizacji jej zadań, nie wchodzące w skład struktury organizacyjnej Urzędu Miejskiego w Chojnie.
§ 3. 1. Zadania Wydziału w szczególności określone zostały w § 31 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Chojnie.
2. Naczelnik Wydziału w związku z kierowaniem pracy Wydziału, wykonuje następujące zadania:
1) koordynuje pracę podległych pracowników oraz sprawuje ogólny nadzór nad funkcjonowaniem Wydziału, w tym:
a) przydziela pracownikom Wydziału zadania wynikające z indywidualnych zakresów czynności oraz inne wynikające z doraźnej potrzeby zadania związane z zakresem działalności Wydziału,
b) dekretuje pisma wpływające do Wydziału;
c) decyduje o sposobie wykonywania zadań;
2) sprawdza pod względem merytorycznym i redakcyjnym korespondencję z nadzorowanych stanowisk pracy oraz wszelkie inne projekty aktów i dokumentów, opracowywanych przez podległych pracowników;
3) czuwa nad przestrzeganiem przez podległych pracowników terminowego i zgodnego z prawem załatwiania spraw;
4) udziela podległym pracownikom niezbędnej pomocy i instruktażu w zakresie wykonywanych przez nich zadań i obowiązków;
5) inspiruje do podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników;
6) inicjuje usprawnienie procesów pracy w nadzorowanych dziedzinach;
7) wykonuje kontrolę wewnętrzną w Wydziale;
8) nadzoruje dyscyplinę i kulturę pracy;
9) odpowiada za właściwe zabezpieczenie na stanowiskach pracy dokumentów służbowych i innych materiałów;
10) dokonuje oceny wyników pracy podległych pracowników i na tej podstawie wnioskuje o przyznanie nagród, kar i awansów;
11) odpowiada za pozostające w jego władaniu środki finansowe związane z wykonywanymi zadaniami Wydziału;
12) odpowiada przed Burmistrzem za realizację zadań i prawidłową organizację Wydziału.
3. Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego pełni funkcję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, któremu bezpośrednio podlega Zastępca Wydziału Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego.
§ 4. 1. Pracownicy Wydziału odpowiadają przed Naczelnikiem Wydziału za prawidłowe i sprawne wykonywanie zadań i obowiązków, zgodnie z przydzielonym im zakresem czynności.
2. Podstawowe obowiązki pracowników określają postanowienia Regulaminu Pracy Urzędu Miejskiego w Chojnie. Poza tymi obowiązkami pracownicy Wydziału powinni:
1) wzajemnie współdziałać i współpracować przy wykonywaniu obowiązków służbowych;
2) inicjować oraz stosować i upowszechniać zasady nowoczesnej organizacji pracy;
3) przestrzegać godzin urzędowania oraz organizować sprawne przyjmowanie interesantów;
4) udzielać interesantom informacji niezbędnych lub przydatnych przy załatwianiu spraw oraz wyjaśniać treść obowiązujących przepisów prawnych;
5) na bieżąco orientować się w zakresie spraw załatwianych przez pracowników, których zastępują w czasie ich nieobecności;
6) przyjmować interesantów - a na żądanie interesantów - wnoszone przez nich podania, wnioski, skargi itp., przyjmować do protokołu;
7) ułatwiać interesantom załatwianie spraw poprzez dokonywanie uzgodnień, potwierdzeń danych będących w posiadaniu innych komórek organizacyjnych Urzędu, udostępnianie interesantom przepisów prawa;
8) uzyskiwać w miarę możliwości, we własnym zakresie określone dokumenty, potwierdzenia, niezbędne do załatwienia spraw, a będących w posiadaniu innych urzędów lub instytucji;
9) umożliwiać zainteresowanym wgląd w żądaną dokumentację w oparciu o przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej;
10) przedstawiać przełożonym sprawy w sposób precyzyjny, w oparciu o posiadaną wiedzę oraz zgłaszać problemy uniemożliwiające samodzielne realizowanie zleconego zadania.
§ 5. 1. Zasady znakowania akt określa Jednolity rzeczowy wykaz akt.
2. Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Chojnie Wydział stosuje symbol literowy: USCO.
Rozdział 2.
Struktura organizacyjna Wydziału Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego
§ 6. Wydziałem kieruje Naczelnik Wydziału, któremu podlegają następujące stanowiska pracy:
1) Zastępca Naczelnika Wydziału Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego,
2) stanowisko do spraw ewidencji ludności,
3) stanowisko do spraw działalności gospodarczej oraz rozwiązywania problemów alkoholowych,
4) stanowisko do spraw organizacji pozarządowych, sportu i zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
5) stanowisko do spraw obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego.
Rozdział 3.
Zakres czynności pracowników Wydziału Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego
§ 7. 1. Zakres czynności pracowników ustala na podstawie niniejszego regulaminu i podpisuje Naczelnik Wydziału oraz zatwierdza Burmistrz.
2. Zakres czynności Naczelnika Wydziału ustala Burmistrz.
3. Zakresy czynności każdorazowo ulegają zmianie w przypadku nałożenia na Wydział nowych zadań, wynikających z przepisów prawa lub z wewnętrznych uregulowań.
4. Zakres czynności sporządza się w trzech egzemplarzach, z których po jednym egzemplarzu:
1) doręcza się pracownikowi, którego zakres czynności dotyczy;
2) przekazuje się do teczki akt osobowych pracownika;
3) przechowuje Naczelnik Wydziału.
5. Data potwierdzenia odbioru zakresu czynności przez pracownika jest datą jego obowiązywania.
Rozdział 4.
Aprobata
§ 8. 1. Do aprobaty Naczelnika Wydziału zastrzega się:
1) podejmowanie rozstrzygnięć w zakresie upoważnienia udzielonego przez Burmistrza;
2) podpisywanie pism (korespondencji) do kierowników urzędów w zakresie niezastrzeżonym do aprobaty Burmistrza;
3) podpisywanie pism (korespondencji) wychodzących z Wydziału;
4) przedstawianie materiałów o charakterze informacyjnym, analitycznym i sprawozdawczym, sporządzonych dla potrzeb Burmistrza i Rady Miejskiej w Chojnie;
5) udzielanie zwolnień pracownikom na wyjście w sprawach osobistych w godzinach służbowych;
6) wstępną akceptację podania o urlop.
2. Naczelnik Wydziału przedkłada Burmistrzowi projekty uchwał, zarządzeń, umów, porozumień opracowanych przez pracowników wydziału.
3. Naczelnik Wydziału odpowiada za prawidłowość i zgodność z prawem przygotowywanych projektów pism, co potwierdza podpisem na kopii tych projektów.
Rozdział 5.
Szczegółowy zakres zadań
§ 9. Do zakresu obowiązków Naczelnika Wydziału należy prowadzenie spraw związanych z nadzorem nad Wydziałem, opisane w Rozdziale 1 § 3 oraz:
1) przyjmowanie w formie uroczystej oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński w lokalu Urzędu Stanu Cywilnego;
2) przyjmowanie w formie uroczystej oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński poza lokalem Urzędu Stanu Cywilnego;
3) rejestracja urodzeń, małżeństw, zgonów;
4) migracje aktów stanu cywilnego do Systemu Rejestrów Państwowych;
5) aktualizowanie danych z zakresu stanu cywilnego w rejestrze PESEL;
6) usuwanie niezgodności danych w rejestrze PESEL;
7) nadawanie numeru PESEL noworodkom;
8) meldowanie noworodków;
9) wymeldowywanie osób zmarłych;
10) przyjmowanie od nupturientów zapewnienia o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa cywilnego, jak i małżeństwa wyznaniowego ze skutkami cywilno-prawnymi;
11) prostowanie błędów w aktach stanu cywilnego;
12) uzupełnianie danych w aktach stanu cywilnego;
13) wpisywanie zagranicznych aktów stanu cywilnego do Systemu Rejestrów Państwowych;
14) wydawanie decyzji administracyjnych i zezwoleń w zakresie rejestracji stanu cywilnego dotyczących:
a) skrócenia terminu do zawarcia związku małżeńskiego,
b) odmowy sprostowania błędu pisarskiego w aktach stanu cywilnego,
c) odmowy odtworzenia treści aktu stanu cywilnego,
d) odmowy uzupełnienia treści aktu stanu cywilnego,
e) odmowy umiejscowienia w polskich księgach aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą,
f) zmiany imienia i nazwiska;
15) wydawanie zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa;
16) wydawanie zaświadczeń, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo;
17) wydawanie zaświadczeń o stanie cywilnym;
18) wydawanie zaświadczeń potwierdzających uznanie ojcostwa;
19) wydawanie zaświadczeń o nadaniu numeru PESEL;
20) przyjmowanie oświadczeń o uznaniu ojcostwa;
21) przyjmowanie oświadczeń od osób rozwiedzionych o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa;
22) uznawanie orzeczeń sądów zagranicznych i innych organów w sprawach rodzinnych (niemajątkowych);
23) przyjmowanie oświadczeń o nadaniu dziecku nazwiska męża matki, który nie jest ojcem dziecka;
24) przyjmowanie oświadczeń o zmianie imion noworodkom;
25) przyjmowanie oświadczeń o nazwisku jakie będą nosić małżonkowie po zawarciu małżeństwa oraz nazwisku ich dzieci;
26) wpisywanie wzmianek w aktach stanu cywilnego na podstawie aktów stanu cywilnego, orzeczeń sądowych, decyzji administracyjnych oraz innych dokumentów;
27) organizowanie uroczystości związanych z jubileuszami pożycia małżeńskiego;
28) wydawanie zaświadczeń o braku aktu w księgach stanu cywilnego i braku księgi stanu cywilnego;
29) prowadzenie korespondencji krajowej i zagranicznej;
30) sporządzanie testamentów;
31) przekazywanie informacji Centrum Informacji Kryminalnych, Straży Granicznej oraz innym uprawnionym jednostkom i organom;
32) nadzór nad funkcjonowaniem Archiwum Zakładowego Urzędu Stanu Cywilnego oraz przekazywanie 100-letnich i 80-letnich ksiąg stanu cywilnego do Archiwum Państwowego;
33) podpisywanie pism z zakresu realizacji zadań Urzędu Stanu Cywilnego;
34) wpisywanie przypisków w aktach urodzeń małżeństw, zgonów;
35) wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego po dokonaniu czynności związanych z rejestracją urodzenia, małżeństwa, zgonu;
36) przygotowywanie zleceń migracji aktów stanu cywilnego do innych Urzędów Stanu Cywilnego.
§ 10. Do zakresu obowiązków na stanowisku Zastępcy Naczelnika Wydziału należy:
1) w zakresie dowód osobistych:
a) aktualizacja komputerowej bazy danych w zakresie wydawania dowodów osobistych,
b) przyjmowanie wniosków dowodowych,
c) przyjmowanie dowodów osobistych,
d) przyjmowanie zawiadomień o utracie dokumentów tożsamości,
e) wydawanie zaświadczeń o utracie dokumentu tożsamości,
f) udzielanie informacji i udostępnianie dokumentacji z rejestru dowodów osobistych,
g) rejestracja terminu upoważnień dowodowych,
h) unieważnianie dowodów utraconych,
i) wydawanie potwierdzenia złożenia wniosku o wydanie dowodu osobistego,
j) prowadzenie archiwum dot. dowodów osobistych;
2) w zakresie spraw obywatelski zadania dotyczące:
a) zgromadzeń i imprez masowych,
b) zbiórek publicznych,
c) repatriacji,
d) mniejszości narodowych;
3) zastępstwo Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w zakresie zadań wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego, ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska, oraz innych powiązanych z nimi ustaw w tym:
a) przyjmowanie w formie uroczystej oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński w lokalu Urzędu Stanu Cywilnego;
b) przyjmowanie w formie uroczystej oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński poza lokalem Urzędu Stanu Cywilnego;
c) rejestracja urodzeń, małżeństw, zgonów;
d) migracja aktów stanu cywilnego do Systemu Rejestrów Państwowych;
e) aktualizowanie danych z zakresu stanu cywilnego w rejestrze PESEL;
f) usuwanie niezgodności danych w rejestrze PESEL;
g) nadawanie numeru PESEL noworodkom;
h) meldowanie noworodków;
i) wymeldowywanie osób zmarłych;
j) przyjmowanie od nupturientów zapewnienia o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa cywilnego, jak i małżeństwa wyznaniowego ze skutkami cywilno-prawnymi;
k) prostowanie błędów w aktach stanu cywilnego;
l) uzupełnianie danych w aktach stanu cywilnego;
m) wpisywanie zagranicznych aktów stanu cywilnego do Systemu Rejestrów Państwowych;
n) wydawanie decyzji administracyjnych i zezwoleń w zakresie rejestracji stanu cywilnego dotyczących:
- skrócenia terminu do zawarcia związku małżeńskiego,
- odmowy sprostowania błędu pisarskiego w aktach stanu cywilnego,
- odmowy odtworzenia treści aktu stanu cywilnego,
- odmowy uzupełnienia treści aktu stanu cywilnego,
- odmowy umiejscowienia w polskich księgach aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą,
- zmiany imienia i nazwiska;
o) wydawanie zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa;
p) wydawanie zaświadczeń, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo;
q) wydawanie zaświadczeń o cywilnym;
r) wydawanie zaświadczeń potwierdzających uznanie ojcostwa;
s) wydawanie zaświadczeń o nadaniu numeru PESEL;
t) przyjmowanie oświadczeń o uznaniu ojcostwa;
u) przyjmowanie oświadczeń od osób rozwiedzionych o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa;
v) uznawanie orzeczeń sądów zagranicznych i innych organów w sprawach rodzinnych (niemajątkowych);
w) przyjmowanie oświadczeń o nadaniu dziecku nazwiska męża matki, który nie jest ojcem dziecka;
x) przyjmowanie oświadczeń o zmianie imion noworodkom;
y) przyjmowanie oświadczeń o nazwisku jakie będą nosić małżonkowie po zawarciu małżeństwa oraz nazwisku ich dzieci;
z) wpisywanie wzmianek w aktach stanu cywilnego na podstawie aktów stanu cywilnego, orzeczeń sądowych, decyzji administracyjnych oraz innych dokumentów;
za) wydawanie zaświadczeń o braku aktu w księgach stanu cywilnego i braku księgi stanu cywilnego;
zb) prowadzenie korespondencji krajowej i zagranicznej;
zc) przekazywanie informacji Centrum Informacji Kryminalnych, Straży Granicznej oraz innym uprawnionym jednostkom i organom;
zd) podpisywanie pism z zakresu realizacji zadań Urzędu Stanu Cywilnego;
ze) wpisywanie przypisków w aktach urodzeń małżeństw, zgonów;
zf) przyjmowanie wniosków i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego;
zg) przygotowywanie zleceń migracji aktów stanu cywilnego do innych Urzędów Stanu Cywilnego;
§ 11. Do zakresu obowiązków na stanowisku do spraw ewidencji ludności należy:
1) w zakresie ewidencji ludności:
a) prowadzenie postępowań administracyjnych dotyczących zameldowania, wymeldowania na pobyt stały,
b) prowadzenie postępowań administracyjnych dotyczących zameldowania, wymeldowania na pobyt czasowy,
c) przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych,
d) przyjmowanie oświadczeń o ponownym zameldowaniu na terenie gminy,
e) aktualizowanie danych meldunkowych i dokonywanie zmian w ewidencyjnej bazie danych,
f) prowadzenie rejestrów pobytu stałego, czasowego cudzoziemców,
g) sporządzanie wykazu dzieci dla potrzeb oświaty,
h) prowadzenie kartoteki byłych mieszkańców,
i) prace związane z przeprowadzaniem spisów powszechnych,
j) udzielanie informacji o stanie ludności miasta i gminy Chojna,
k) przekazywanie informacji o danych osób zgodnie z zapotrzebowaniem innych urzędów,
l) wydawanie poświadczeń meldunkowych i innych zaświadczeń na podstawie bazy danych,
m) występowanie o nadanie numeru ewidencyjnego PESEL oraz jego upowszechnianie,
n) sporządzanie wykazu osób podlegających kwalifikacji wojskowej oraz rejestru osób objętych obowiązkiem meldunkowym,
o) aktualizacja rejestru PESEL, usuwanie niezgodności,
p) przygotowywanie projektów decyzji o wpisie do rejestru wyborców,
q) wydawanie zaświadczeń o prawie do głosowania,
r) prowadzenie centralnego rozliczania informacji dodatkowych;
2) realizacja zadań z zakresu prowadzenia rejestru wyborców poprzez:
a) wydawanie decyzji o wpisaniu i skreśleniu z rejestru wyborców,
b) aktualizacja danych w rejestrze wyborców,
c) powiadamianie urzędów gmin miejsca stałego zameldowania o wpisaniu do rejestru wyborców,
d) udostępnianie rejestru wyborców,
e) sporządzanie spisów wyborców i ich aktualizacja,
f) wydawanie zaświadczeń o prawie do głosowania,
g) przyjmowanie wniosków o dopisanie do spisów wyborców.
§ 12. Do zakresu obowiązków na stanowisku do spraw działalności gospodarczej oraz rozwiązywania problemów alkoholowych należy:
1) obsługa systemu teleinformatycznego Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej w tym:
a) ewidencjonowanie działalności gospodarczej,
b) udzielanie odpowiedzi na zapytania o przedsiębiorcach,
c) inicjowanie przedsięwzięć gospodarczych i prowadzenie działalności informacyjnej o potrzebach i możliwościach gminy,
d) zgłaszanie wpisów, zmian, zawieszeń, wznowień i wykreśleń działalności gospodarczej do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
e) obsługa archiwum ewidencji działalności gospodarczej nie przeniesionej do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
2) przyjmowanie wniosków o zwrot podatku akcyzowego oraz przygotowanie decyzji;
3) sporządzanie i przesyłanie okresowych i rocznych rozliczeń oraz sprawozdań rzeczowo- finansowych z realizacji wypłat zwrotu podatku akcyzowego;
4) prowadzenie spraw związanych z rozwiązywania problemów alkoholowych:
a) udział w opracowaniu i realizacji Gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych,
b) współpraca z Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w zakresie przeciwdziałania uzależnienia i przemocy w rodzinie;
§ 13. Do zakresu obowiązków na stanowisku do spraw organizacji pozarządowych, sportu i zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych należy:
1) w zakresie organizacji pozarządowych:
a) prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań gminy w zakresie kultury fizycznej i sportu,
b) podejmowanie działań promujących sport oraz organizacja i współudział w organizowaniu imprez sportowych z udziałem Gminy Chojna,
c) planowanie finansowania i współpraca z klubami sportowymi,
d) planowanie finansowania i współpraca z organizacjami pozarządowymi,
e) prowadzenie banku danych o organizacjach pozarządowych na terenie Gminy Chojna,
f) realizacja zadań w ramach Funduszy Sołeckich,
g) prowadzenie rejestru zamówień zewnętrznych i nadzór nad realizacją umów;
2) w zakresie wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych:
a) wydawanie zezwoleń na alkohol,
b) wydawanie decyzji jednorazowych na sprzedaż napojów alkoholowych,
c) wyliczanie i pobieranie opłat za wydanie zezwolenia na alkohol,
d) wydawanie negatywnych decyzji w sprawie odmowy wydania zezwolenia.
§ 14. Do zakresu obowiązków na stanowisku do spraw obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego należy:
1) w zakresie obronności - realizacja zdań zgodnie z przepisami o powszechnym obowiązku obrony i innymi przepisami szczególnymi dla organów samorządu terytorialnego, a w szczególności:
a) wykonywanie na obszarze Gminy, zadań wyznaczonych przepisami prawa dotyczących, obronności kraju, obrony cywilnej oraz bezpieczeństwa publicznego,
b) koordynowanie i nadzorowanie przygotowań gospodarczo-obronnych przez gminne jednostki organizacyjne w zakresie dostaw, usług i innych świadczeń na rzecz Sił Zbrojnych,
c) prowadzenie działań prewencyjnych realizowanych w ramach przyjętych planów, programów,
d) opracowanie i aktualizacja „Planu operacyjnego funkcjonowania Gminy Chojna w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny” oraz kart realizacji zadań operacyjnych,
e) opracowanie i realizacja rocznych i wieloletnich planów szkolenia obronnego,
f) realizacja przedsięwzięć związanych z przygotowaniem stanowiska kierowania Burmistrza i pomieszczenia na zapasowe miejsce pracy,
g) opracowanie i aktualizacja dokumentacji stałego dyżuru,
h) realizacja przedsięwzięć związanych ze świadczeniem na rzecz obrony, w tym wydawanie decyzji nakładających obowiązek wykonania świadczeń rzeczowych i osobistych na rzecz sił zbrojnych,
i) prowadzenia spraw związanych z reklamowaniem żołnierzy rezerwy do obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w czasie ogłoszenia mobilizacji i wojny,
j) opracowanie dokumentacji oraz realizacja przedsięwzięć związanych z prowadzeniem Akcji Kurierskiej,
k) opracowanie i aktualizacja „Planu organizacji i funkcjonowania zastępczych miejsc szpitalnych na terenie gminy Chojna”,
l) rejestracja osób do kwalifikacji wojskowej,
m) współudział w organizowaniu kwalifikacji i pracach komisji kwalifikacyjnej,
n) wydawanie decyzji o uznaniu żołnierzy za posiadających na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny, lub za sprawującego bezpośrednio opiekę nad członkiem rodziny,
o) współudział w organizacji uruchamiania przedsięwzięć mobilizacyjnych, akcji kurierskiej administracji publicznej oraz deponowania dokumentów powołania,
p) opracowanie i aktualizacja „Regulaminu organizacyjnego na okres zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny” w tym: prowadzenie bilansu stanu zatrudnienia i potrzeb kadrowych na wypadek „W” dla Urzędu i jednostek podległych;
2) w zakresie zarządzania kryzysowego i obrony cywilnej - kierowanie przygotowaniami oraz realizacją przedsięwzięć obrony cywilnej:
a) opracowywanie i aktualizowanie przy współudziale komórek organizacyjnych Urzędu i zainteresowanych instytucji - Planu Obrony Cywilnej, Planu Zarządzania Kryzysowego oraz innych dokumentów dotyczących przygotowania i działania obrony cywilnej, a także nadzorowanie, koordynowanie, i kontrolowanie opracowania tych planów w komórkach organizacyjnych Urzędu oraz w zakładach pracy,
b) planowanie działalności w zakresie realizacji zadań obrony cywilnej oraz podejmowanie przedsięwzięć zmierzających do pełnego wykonania zadań w tej dziedzinie,
c) kierowanie i prowadzenie szkolenia i ćwiczeń z kadrą kierowniczą Urzędu, Zespołu Kierowania Obroną Cywilną, Podzespołu ds. ewakuacji ludności, służb formacji obrony cywilnej oraz ludności w zakresie powszechnej samoobrony, udzielania pomocy w realizacji przysposobienia obronnego młodzieży szkolnej,
d) organizowanie i nadzorowanie działania systemu powszechnego ostrzegania i alarmowania oraz systemu wykrywania skażeń, jak również uczestniczenia w okresowych treningach sprawdzających jego funkcjonowanie,
e) planowanie tworzenia, nadzorowania i przygotowania do działania formacji obrony cywilnej, a także udzielanie pomocy w tym zakresie zakładom pracy,
f) planowanie i realizacja prowadzenia z udziałem sił i środków obrony cywilnej akcji ratunkowych w rejonach porażenia oraz na rzecz likwidacji skutków klęsk żywiołowych,
g) planowanie i kierowanie przedsięwzięciami do zorganizowania ewakuacji oraz przyjęcia ludności,
h) planowanie pełnego zabezpieczenia akcji ratunkowych, rozśrodkowania i ewakuacji pod względem porządkowo ochronnym, zakwaterowania, medyczno- sanitarnym i opieki społecznej, żywieniowym i transportu,
i) sprawowanie nadzoru nad przygotowaniem i zapewnieniem funkcjonowania budowli ochronnych i urządzeń specjalnych oraz obiektów i urządzeń na potrzeby kierowania obroną cywilną i ochroną ludności,
j) planowanie, kontrolowanie, przygotowanie i realizacja zaciemnienia i wygaszania oświetlenia w mieście, wsiach i zakładach pracy oraz w środkach transportu,
k) nadzorowanie realizacji przedsięwzięć zwiększających stopień ochrony zakładów pracy oraz obiektów i urządzeń użyteczności publicznej przed działaniem środków rażenia,
l) organizowanie i zabezpieczenie zakładów pracy kategorii III znajdujących się na terenie miasta i gminy,
m) planowanie i zaopatrywanie zakładów pracy i formacji obrony cywilnej w sprzęt i środki ochrony,
n) zgłaszanie potrzeb i realizacja środków finansowych przeznaczonych na realizację zadań obrony cywilnej,
o) organizowanie magazynów sprzętu obrony cywilnej zapewniających odpowiednie warunki przechowania,
p) zbieranie, opracowywanie i uaktualnianie wniosków planu świadczeń osobistych i rzeczowych,
q) organizowanie ochrony płodów rolnych i zwierząt gospodarskich oraz produktów żywnościowych i pasz a także ujęć i urządzeń wodnych przed środkami rażenia,
r) planowanie, inspirowanie i prowadzenie działalności popularyzacyjnej, upowszechnianie osiągnięć obrony cywilnej oraz współdziałanie w tym zakresie z organizacjami społecznymi i zakładami pracy;
3) w zakresie obowiązków kierownika kancelarii materiałów niejawnych:
a) prowadzenie kancelarii materiałów niejawnych zgodnie z obowiązującymi wymogami,
b) przygotowanie, wysyłanie i odbieranie przesyłek z poczty specjalnej,
c) nadzór nad opracowywaniem, przechowaniem materiałów zastrzeżonych i poufnych przez upoważnionych pracowników Urzędu,
d) archiwizacja dokumentów niejawnych,
e) współpraca z pełnomocnikiem ochrony w zakresie szkoleń, kontroli i ochrony informacji niejawnych;
4) w zakresie ochrony przeciwpożarowej;
a) sprawowania nadzoru w zakresie ochrony ppoż. w jednostkach podległych Burmistrzowi Gminy zgodnie z § 3 i 4 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 28 maja 1992 r.,
b) opracowanie programów ochrony przeciwpożarowej,
c) zgłaszanie potrzeb ochrony przeciwpożarowej do projektów budżetu gminy,
d) współdziałanie z Państwową Strażą Pożarną oraz radami sołeckimi w zakresie ochrony ppoż.,
e) koordynowanie działalności i współpraca z wydziałami Urzędu Miejskiego w zakresie ochrony ppoż.,
f) prowadzenie kart drogowych pojazdów pożarniczych oraz rozliczanie zużycia paliwa,
g) naliczanie strażakom ekwiwalentu za udział w akcjach pożarniczych i szkoleniach,
h) kierowanie strażaków na okresowe badania lekarskie;
5) koordynowanie pracy opiekunów sołectw;
6) prowadzenie teczek sołectw.
Rozdział 6.
Zastępstwa pracowników
§ 15. 1. Zastępstwa pracowników ustala Naczelnik Wydziału w szczegółowych zakresach czynności pracowników.
2. Do pracowników zastępujących należy przestrzeganie obowiązku, o którym mowa
w § 4 ust. 2 pkt 5 niniejszego Regulaminu.
3. W razie jednoczesnej nieobecności pracownika zastępowanego i zastępującego oraz w przypadku, gdy w zakresie czynności nie określono zastępstwa nieobecnego pracownika - Naczelnik Wydziału doraźnie wyznacza pracownika do zastępowania osoby nieobecnej ustalając zarazem zakres zastępstwa.
Rozdział 7.
Postanowienia końcowe
§ 16. 1. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszego Regulaminu, stosuje się przepisy obowiązujące w Urzędzie.
2. Zmiana Regulaminu następuje w trybie w jakim został przyjęty.
Metadane - wyciąg z rejestru zmian
Osoba odpowiadająca za treść informacji
Magdalena Andrzejewska Data wytworzenia:
18 maj 2023
Osoba dodająca informacje
Bartosz Dłubak Data publikacji:
18 maj 2023, godz. 12:52
Osoba aktualizująca informacje
Bartosz Dłubak Data aktualizacji:
18 maj 2023, godz. 12:52