ZARZĄDZENIE Nr 10/2021 BURMISTRZA GMINY CHOJNA z dnia 13 stycznia 2021 r.

w sprawie wprowadzenia Instrukcji doręczania korespondencji miejscowej

 

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 713 z późn. zm.), art. 39 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 256 późn. zm.) oraz art. 144 ustawy z  dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 z późn. zm.), zarządzam, co następuje:

§ 1. Wprowadzam Instrukcję doręczania korespondencji miejscowej w brzmieniu zgodnym z załącznikiem do niniejszego zarządzenia.

 

§ 2. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się naczelnikowi Wydziału Organizacyjnego.

 

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Burmistrz Gminy Chojna

Barbara Rawecka

 

Sporządziła:

Monika Adamczyk

naczelnik Wydziału Organizacyjnego

 

Załącznik  do zarządzenia Nr 10/2021 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 13 stycznia 2021 r.

Instrukcja doręczania korespondencji miejscowej

§ 1. 1. Korespondencja miejscowa wychodząca z Urzędu do adresatów zamieszkujących na terenie Gminy Chojna doręczana jest przy udziale własnego pracownika tj. gońca, zatrudnionego w  Urzędzie Miejskim w Chojnie.

2. Dopuszczalne jest wysłanie korespondencji miejscowej za pomocą Poczty Polskiej, jeżeli zajdą okoliczności uniemożliwiające doręczenie korespondencji przez gońca, bądź po  stronie adresata zaistniały przesłanki uzasadniające takie rozwiązanie.

3. Goniec doręcza również materiały informacyjne Urzędu np. broszury, ulotki, ankiety.

§ 2. 1. Nadzór nad prawidłowym wykonaniem zadania w zakresie doręczania miejscowej korespondencji urzędowej pełni pracownik zatrudniony na stanowisku ds.  kancelaryjnych i obsługi interesanta w Wydziale Organizacyjnym, zwany dalej koordynatorem korespondencji.

2. Koordynator korespondencji nadzoruje i weryfikuje prawidłowość wykonania zadania w zakresie doręczania korespondencji urzędowej.

3. Do obowiązków koordynatora korespondencji należy:

1. nadzór nad korespondencją przekazaną do doręczenia adresatom;
2. przekazanie korespondencji gońcowi;
3. rozliczanie gońca z doręczonej i nie doręczonej korespondencji;
4. wprowadzanie informacji o doręczonej korespondencji do systemu eDokument2;
5. rozliczenie z nadawcą – komórką organizacyjną z otrzymanej korespondencji urzędowej;
6. sporządzanie raportu dla gońca.

§ 3. 1. Do obowiązków gońca należy:

1. dbałość o powierzoną korespondencję urzędową, przekazaną do doręczenia adresatom;
2. potwierdzenie na raporcie otrzymanej korespondencji;
3. doręczenie korespondencji urzędowej adresatom;
4. udzielanie adresatom informacji o doręczanej korespondencji;
5. codzienne rozliczanie się z otrzymanej korespondencji urzędowej;
6. niezwłoczne poinformowanie koordynatora o utracie lub uszkodzeniu powierzonej korespondencji urzędowej;
7. niezwłoczne poinformowanie o niemożności wykonywania swoich obowiązków i zwrot niedoręczonej korespondencji urzędowej do koordynatora.

2. Goniec w trakcie wykonywania pracy zobowiązany jest do posiadania:

1. identyfikatora służbowego widocznym miejscu;
2. dokumentów i formularzy niezbędnych do prawidłowego wykonywania obowiązków.

§ 4. Korespondencja urzędowa za wyjątkiem listów zwykłych, zaproszeń, życzeń itp. doręczana jest do adresatów za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji, natomiast korespondencja urzędowa, do której stosuje się przepisy Ordynacji podatkowej doręczana jest do adresatów za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji.

§ 5. 1.Korespondencję urzędową przeznaczoną do wysyłki rejestruje się w systemie eDokument2.

2. Do stosowania systemu eDokument2 obowiązani są wszyscy pracownicy Urzędu Miejskiego w Chojnie.

3. Każda czynność związania z doręczaniem korespondencji urzędowej jest odnotowana w systemie eDokument2.

4. Zakopertowaną korespondencję urzędową pozostawia się w Biurze Obsługi Interesanta.

5. Zwrotne potwierdzenie odbioru doręczonej korespondencji będzie przekazywane do  komórki organizacyjnej następnego dnia po doręczeniu korespondencji adresatowi.

6. W przypadku nieotrzymania, w terminie 14 dni od daty nadania przesyłki, tj.  zarejestrowania jej w systemie eDokument2 i przekazania koordynatorowi korespondencji, zwrotnego potwierdzenia odbioru z doręczonej korespondencji, pracownik komórki organizacyjnej zobowiązany jest poinformować koordynatora korespondencji o braku zwrotnego potwierdzenia odbioru. Brak zgłoszenia ze strony komórki organizacyjnej oznacza, iż komórka organizacyjna otrzymała potwierdzenie doręczenia pisma.

§ 6. Goniec podejmuje próbę doręczenia przesyłek listowych złożonych w Biurze Obsługi Interesanta do godz. 8³⁰ tego samego dnia. W przypadku korespondencji złożonej po  wyznaczonej godzinie pierwsza próba doręczenia do adresata nastąpi w następnym dniu roboczym.

§ 7. 1. Goniec podejmuje próbę doręczenia korespondencji adresatowi o różnych porach dnia.

2. Korespondencję urzędową goniec doręcza z zachowaniem przepisów właściwych w  tym zakresie (rozdział 8 Kodeksu postępowania administracyjnego i rozdział 5 Ordynacji podatkowej).

3. Przy doręczaniu korespondencji urzędowej goniec zobowiązany jest wyegzekwować od adresata lub odbiorcy potwierdzenie doręczenia korespondencji na zwrotce wg schematu:

1. osoby prawne i jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej – pieczątka firmowa i czytelny podpis odbiorcy (imię i nazwisko) oraz data odbioru. Odbiorca może ostemplować zwrotkę pieczątką imienną pod warunkiem, że widnieje  na niej nazwa firmy;
2. osoby fizyczne – czytelny podpis (imię i nazwisko) oraz data odbioru.

4. Jeżeli odbiorca uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, goniec sam stwierdza datę doręczenia, wskazuje osobę, która odebrała korespondencję urzędową oraz przyczynę braku jej podpisu.

§ 8. 1. W przypadku niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 42 i 43 Kodeksu postępowania administracyjnego i w art. 149 Ordynacji podatkowej goniec zgodnie z  art. 44 Kpa i art. 150 Ordynacji podatkowej, składa pismo na okres czternastu dni w siedzibie Urzędu Miejskiego w Chojnie u koordynatora korespondencji.

2. Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu określonym w  pkt. 1, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, w  drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.

3. W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie, o którym mowa w ust. 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia.

4. Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w ust. 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.

5. Wzór zawiadomień w przypadku niemożności doręczenia przesyłki, o których mowa w ust. 2 i ust. 3 stanowią załączniki nr 3 i 4 do niniejszej instrukcji.

§ 9. 1. Zgodnie z art. 43 Kodeksu postępowania administracyjnego i art. 149 Ordynacji podatkowej, w przypadku nieobecności adresata goniec może doręczyć przesyłkę za  pokwitowaniem: pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te zobowiązały się do przekazania przesyłki adresatowi. O doręczeniu przesyłki sąsiadowi lub  dozorcy domu goniec zawiadamia adresata, umieszczając zawiadomienie w skrzynce na  korespondencję lub gdy nie jest to możliwe - w drzwiach mieszkania.

2. Wzór zawiadomienia o przekazaniu przesyłki, o którym mowa w ust. 1 stanowi załącznik nr 5 do instrukcji.

§ 10. Do wysyłki nie będą przyjmowane przesyłki, które:

1. zaadresowane są nieprawidłowo;
2. nie zostały zarejestrowane w systemie eDokument2;
3. koperta i zwrotne potwierdzenie odbioru nie zawierają kodu kreskowego wygenerowanego z systemu eDokuement2;
4. zakopertowane są w sposób niechlujny, narażający wizerunek Urzędu Miejskiego lub  umożliwiający dostęp do zawartości osobom trzecim.

§ 11. Wysyłanie korespondencji zamiejscowej odbywa się według dotychczasowych zasad.

Załącznik nr 1 do Instrukcji doręczania korespondencji miejscowej

Wzór zwrotnego potwierdzenie odbioru korespondencji urzędowej

POTWIERDZENIE ODBIORU         Datownik placówki oddawczej   Oznaczenie rodzaju pisma:…………………………………   Numer pisma:……………………………………………………                                                                                        z dnia:………………………………………………………………                                                                            Doręczenie niniejszego pisma następuje na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2018 r. poz. 2096, z późn. zm.)   …………………………………………………………………….. …………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………. (nazwa i adres nadawcy pisma)

 

Potwierdzam odbiór pisma Nr przesyłki listowej ………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………………..   Datownik placówki oddawczej   (oznaczenie adresata pisma)   …………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………… dn. ……………………………………… 20 ……………… r.         ……………………………………………….………………………………. Oznaczane wyżej pismo doręczono                                                  (czytelny podpis odbiorcy z podaniem imienia i nazwiska) adresatowi dorosłemu domownikowi, sąsiadowi, dozorcy domu*), który podjął się oddania pisma adresatowi (zawiadomienie o doręczeniu pisma umieszczono w oddawczej skrzynce pocztowej adresata, a jeżeli nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata*). Z powodu niemożności doręczenia, w sposób wskazany w punkcie 1, pismo pozostawiono na okres 14 dni do dyspozycji adresata w UP …………………………………………………………………………………………… w dniu ………………………………………………………… (zawiadomienie o pozostawieniu pisma w tym UP, wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie 7 dni od dnia pozostawienia zawiadomienia, umieszczono w oddawczej skrzynce pocztowej adresata, a jeżeli nie jest to możliwe: na drzwiach mieszkania adresata, jego biura; innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe; w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata*). Z powodu niepodjęcia w terminie 7 dni , pismo awizowano powtórnie w dniu …………………………………………. 20 …………….r. Pismo zwrócono do nadawcy, gdyż adresat:                                                        (data awizowania pisma) odmówił przyjęcia       zmarł        pod wskazanym adresem jest nieznany      wyprowadził się nie podjął awizowanego pisma ………………………………………………………… 20 ……….. r. (data zwrotu pisma).   dn. ………………… 20 ………. r. …………………………………… *) właściwe zaznaczyć                                                                    (data i podpis doręczającego / wydającego)

 

Załącznik nr 2 do Instrukcji doręczania korespondencji miejscowej

Wzór zwrotnego potwierdzenie odbioru korespondencji urzędowej do której stosuje się przepisy Ordynacji  podatkowej

 

POTWIERDZENIE ODBIORU       Rodzaj pisma:…………………………………………………   Numer pisma:……………………………………………………                                                                                        Datownik z dnia:………………………………………………………………                                                                            Doręczenie niniejszego pisma następuje na zasadach określonych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2019 r. poz. 900, z późn. zm.) …………………………………………………………………….. …………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………. (nazwa i adres nadawcy pisma)

 

Potwierdzam odbiór pisma                                                                                                                         Datownik Nr przesyłki listowej ………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………….. (oznaczenie adresata pisma) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………   …………………………………………………………………………………………………………………………………………… dn. ……………………………………… 20 ……………… r.         ……………………………………………….………………………………. Oznaczane wyżej pismo doręczono                                              (czytelny podpis odbiorcy z podaniem imienia i nazwiska) adresatowi                    pełnoletniemu domownikowi       a gdy  pełnoletni domownik-nieobecny/odmówił przyjęcia*) sąsiadowi, zarządcy domu (budynku) lub dozorcy*), który podjął się oddania pisma adresatowi (zawiadomienie o doręczeniu pisma umieszczono pod wskazanym adresem w oddawczej skrzynce pocztowej; drzwiach mieszkania, lokalu siedziby; w widocznym miejscu przy wejściu na posesję*). Z powodu niemożności doręczenia, w sposób wskazany w punkcie 1, pismo pozostawiono na okres 14 dni do dyspozycji adresata w  …………………………………………………………………………………………… w dniu ………………………………………………………… (zawiadomienie o pozostawieniu pisma w tym ………P, wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie 7 dni od dnia pozostawienia zawiadomienia, umieszczono w oddawczej skrzynce pocztowej adresata, a jeżeli nie jest to możliwe: na drzwiach mieszkania adresata, jego biura; innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe; w widocznym miejscu przy wejściu na posesję*). Z powodu niepodjęcia w terminie 7 dni , pismo awizowano powtórnie w dniu ……………………………………… 20 …………….r. Z powodu doręczenia pisma na adres skrytki pocztowej, pismo pozostawiono na okres 14 do dyspozycji adresata skrytki w placówce pocztowej …………………………………………. w dniu …………………………………………………………………………….. (zawiadomienie o pozostawieniu pisma w tej placówce wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie 7 dni od dnia pozostawienia zawiadomienia, umieszcza się w skrytce pocztowej adresata) Pismo zwrócono do nadawcy, gdyż adresat:                                                        (data awizowania pisma) odmówił przyjęcia         zmarł        pod wskazanym adresem jest nieznany      wyprowadził się   nie podjął awizowanego pisma ………………………………………………………… 20 ……….. r. (data zwrotu pisma).   dn. ………………… 20 ………. r. …………………………………… *) właściwe zaznaczyć                                                                    (data i podpis doręczającego / wydającego

 

 

Załącznik nr 3 do Instrukcji doręczania korespondencji miejscowej  Wzór zawiadomienia o niemożności doręczenia przesyłki

 

 

 

 

 

  Załącznik nr 4 do Instrukcji doręczania korespondencji miejscowej Wzór powtórnego zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki urzędowej

 

 

,

 

  Załącznik nr 5 do Instrukcji doręczania korespondencji miejscowej Wzór zawiadomienia o pozostawieniu pisma