ZARZĄDZENIE NR 107/2024 BURMISTRZA GMINY CHOJNA z dnia 15 maja 2024 r. w sprawie ustalenia wewnętrznego Regulaminu organizacyjnego Wydziału Inwestycji, Remontów i Zarządzania Drogami Urzędu Miejskiego w Chojnie

WEWNĘTRZNY REGULAMIN ORGANIZACYJNY WYDZIAŁU INWESTYCJI, REMONTÓW I ZARZĄDZANIA DROGAMI URZĘDU MIEJSKIEGO
W CHOJNIE

Rozdział 1.
Postanowienia ogólne

§ 1. Merytoryczny zakres działania Wydziału Inwestycji, Remontów i Zarządzania Drogami, określa § 28 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskie w Chojnie.

§ 2. Nadzór i kontrolę nad działalnością Wydziału Inwestycji, Remontów i Zarządzania Drogami sprawuje Zastępca Burmistrza.

§ 3. Całokształtem pracy Wydziału Inwestycji, Remontów i Zarządzania Drogami zwanego dalej „Wydziałem” kieruje Naczelnik i w związku z tym:

1) koordynuje pracą podległych pracowników oraz sprawuje ogólny nadzór nad funkcjonowaniem Wydziału, w tym:

a) przydziela pracownikom Wydziału zadania wynikające z indywidualnych zakresów czynności oraz inne wynikające z doraźnej potrzeby zadania związane z zakresem działalności Wydziału,

b) dekretuje pisma wpływające do Wydziału,

c) decyduje o sposobie wykonywania zadań;

2) sprawdza pod względem merytorycznym i redakcyjnym korespondencję z nadzorowanych stanowisk pracy oraz wszelkie inne projekty opracowywane przez pracowników;

3) czuwa nad przestrzeganiem przez pracowników terminowego i zgodnego z prawem załatwiania spraw;

4) udziela podległym pracownikom niezbędnej pomocy i instruktażu w zakresie wykonywanych przez nich zadań i obowiązków;

5) inspiruje podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracowników;

6) inicjuje usprawnienie procesów pracy w nadzorowanych dziedzinach;

7) wykonuje kontrolę wewnętrzną w Wydziale;

8) nadzoruje dyscyplinę i kulturę pracy;

9) odpowiada za właściwe zabezpieczenie na stanowiskach pracy dokumentów służbowych i innych materiałów;

10) dokonuje oceny wyników pracy podległych pracowników i na tej podstawie wnioskuje o przyznanie nagród, kar i awansów;

11) odpowiada za pozostające w jego władaniu środki finansowe związane z wykonywanymi zadaniami Wydziału;

12) odpowiada przed Burmistrzem Gminy Chojna za realizację zadań i prawidłową organizację Wydziału,

13) sprawuje merytoryczny nadzór nad stanowiskami urzędniczymi:

a) Zastępca Naczelnika Wydziału,

b) stanowisko ds. inwestycji,

c) stanowisko ds. planowania przestrzennego i ocen środowiskowych

d) stanowiskiem ds. przygotowania decyzji o warunkach zabudowy oraz decyzji o lokalizacji celu publicznego,

e) stanowiskiem ds. komunalnych i bieżącego utrzymania technicznego infrastruktury gminnej,

f) stanowisko ds. pozyskiwania funduszy zewnętrznych i zamówień publicznych,

g) starszym ds. drogownictwa i bezpieczeństwa ruchu drogowego,

h) stanowiskiem ds. transportu publicznego i funduszy sołeckich.

§ 4. 1. Pracownicy Wydziału odpowiadają przed Naczelnikiem Wydziału za prawidłowe i sprawne wykonywanie zadań i obowiązków, zgodnie z przydzielonym im zakresem czynności.

2. Podstawowe obowiązki pracowników określają postanowienia Regulaminu Pracy Urzędu Miejskiego w Chojnie. Poza tymi obowiązkami pracownicy Wydziału powinni:

1) wzajemnie współdziałać i współpracować przy wykonywaniu obowiązków służbowych;

2) inicjować oraz stosować i upowszechniać zasady nowoczesnej organizacji pracy;

3) przestrzegać godzin urzędowania oraz organizować sprawne przyjmowanie interesantów;

4) udzielać interesantom informacji niezbędnych lub przydatnych przy załatwianiu spraw oraz wyjaśniać treść obowiązujących przepisów prawnych;

5) na bieżąco orientować się w zakresie spraw załatwianych przez pracowników, których zastępują w czasie ich nieobecności;

6) przyjmować interesantów - a na żądanie interesantów- wnoszone przez nich podania, wnioski, skargi itp., przyjmować do protokołu;

7) ułatwiać interesantom załatwianie spraw poprzez dokonywanie uzgodnień, potwierdzeń danych będących w posiadaniu innych komórek organizacyjnych Urzędu, udostępnianie interesantom przepisów prawa;

8) uzyskiwać w miarę możliwości, we własnym zakresie określone dokumenty, potwierdzenia, niezbędne do załatwienia spraw, a będących w posiadaniu innych urzędów lub instytucji;

9) umożliwiać zainteresowanym wgląd w żądaną dokumentację w oparciu o przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej;

10) przedstawiać przełożonym sprawy w sposób precyzyjny, w oparciu o posiadaną wiedzę oraz zgłaszać problemy uniemożliwiające samodzielne realizowanie zleconego zadania.

§ 5. 1. Zasady znakowania akt określa Jednolity rzeczowy wykaz akt.

2. Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Chojnie Wydział Inwestycji, Remontów i Zarządzania Drogami stosuje symbol literowy: DIR.

Rozdział 2.
Zakres czynności pracowników Wydziału

§ 6. 1. Zakres czynności pracowników ustala na podstawie niniejszego regulaminu i podpisuje Naczelnik Wydziału oraz zatwierdza Burmistrz.

2. Zakres czynności Naczelnika ustala Zastępca Burmistrza.

3. Zakresy czynności każdorazowo ulegają zmianie w przypadku nałożenia na wydział nowych zadań wynikających z przepisów prawa lub z wewnętrznych uregulowań.

4. Zakres czynności sporządza się w trzech egzemplarzach, z których po jednym egzemplarzu:

1) doręcza się pracownikowi, którego zakres czynności dotyczy;

2) przekazuje się do teczki akt osobowych pracownika;

3) przechowuje Naczelnik Wydziału.

5. Data potwierdzenia odbioru zakresu czynności przez pracownika jest datą jego obowiązywania.

Rozdział 3.
Aprobata

§ 7. 1. Do aprobaty Naczelnika Wydziału zastrzega się:

1) podejmowanie rozstrzygnięć w zakresie upoważnienia udzielonego przez Burmistrza;

2) podpisywanie pism (korespondencji) do kierowników urzędów w zakresie niezastrzeżonym do aprobaty Burmistrza;

3) podpisywanie pism (korespondencji) wychodzących z Wydziału;

4) przedstawianie materiałów o charakterze informacyjnym, analitycznym i sprawozdawczym, sporządzonych dla potrzeb Burmistrza i Rady Miejskiej w Chojnie;

5) udzielanie zwolnień pracownikom na wyjście w sprawach osobistych w godzinach służbowych;

6) wstępną akceptację podania o urlop.

2. Naczelnik Wydziału przedkłada Burmistrzowi projekty uchwał, zarządzeń, umów, porozumień opracowanych przez pracowników wydziału.

3. Naczelnik Wydziału odpowiada za prawidłowość i zgodność z prawem przygotowywanych projektów pism, co potwierdza podpisem na kopii tych projektów.

Rozdział 4.
Szczegółowy zakres zadań:

§ 8. 1. Do zakresu zadań Naczelnika Wydziału należy prowadzenie spraw związanych z nadzorem nad Wydziałem, opisane w Rozdziale 1 § 3 oraz:

1) koordynuje sprawy z zakresu:

a) inwestycji, remontów,

b) zagospodarowania przestrzennego,

c) ochrony zabytków,

d) pozyskiwania informacji dotyczących funduszy zewnętrznych,

e) realizacji zadań i ich rozliczania,

f) współpracy z instytucjami wdrażającymi fundusze unijne,

g) zamówień publicznych,

h) zadań związanych z drogami,

2) opracowuje projekty rocznych i wieloletnich planów inwestycyjnych,

3) opracowuje propozycje zadań inwestycyjnych w powiązaniu z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego,

4) opracowuje projekty zadań do budżetu gminy w zakresie inwestycji,

5) wykonuje zadania wynikające z ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami, w tym remontów i zadań inwestycyjnych obiektów zabytkowych,

6) dokonuje archiwizacji dokumentacji otrzymanej i wytworzonej na zajmowanym stanowisku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

2. Do zakresu zadań Zastępcy Naczelnika należy:

1) przygotowanie remontów do realizacji pod względem formalno-prawnym;

2) nadzór i koordynowanie realizacji zadań remontowych, w tym planowanie wydatków na te cele;

3) przygotowanie przetargów, w tym opisu przedmiotu zamówienia i specyfikacji istotnych warunków zamówienia na wykonywanie robót remontowych;

4) rozliczenie merytoryczno-rzeczowe robót prowadzonych ze środków własnych lub dotacji celowych, a także funduszy zewnętrznych i funduszy Unii Europejskiej;

5) zlecenie lub sporządzanie uproszczonych projektów, a także kosztorysów inwestorskich robót budowlanych prowadzonych przez Gminę lub jednostki organizacyjne Gminy oraz nadzór nad kosztorysami i przedmiarami sporządzanymi przez podmioty zewnętrzne;

6) egzekwowanie rękojmi i gwarancji za jakość wykonywanych robót oraz roszczeń z tytułu nie wykonania lub nienależytego wykonania umów;

7) występowanie do instytucji zewnętrznych o dofinansowanie remontów;

8) przygotowywanie i realizacja projektów w ramach programów Unii Europejskiej i innych środków zewnętrznych;

9) współdziałanie z innymi podmiotami gospodarczymi, realizującymi remonty na terenie gminy;

10) sporządzanie sprawozdań z zakresu remontów;

11) prowadzenie rejestrów i ewidencji określonych przepisami prawnymi i zarządzeniami wewnętrznymi w zakresie remontów;

12) przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w zakresie realizowanych zadań;

13) koordynacja działań w zakresie realizacji Krajowego Programu Oczyszczania Ścieków Komunalnych;

14) opracowywanie i aktualizacja projektu założeń do planu zaopatrzenia gminy w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe;

15) wdrażanie, monitorowanie i raportowanie działań uwzględnionych w Planie Gospodarki Niskoemisyjnej dla Gminy Chojna oraz aktualizacja tego dokumentu;

16) oszacowanie zasobów własnych gminy i przygotowanie projektu lokalnego planu energetycznego z uwzględnieniem energii ze źródeł odnawialnych;

17) opiniowanie opracowywanych przez JST dokumentów oraz opracowywanie wniosków o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie efektywności energetycznej;

18) prowadzenie spraw z zakresu zaopatrzenia energetycznego oraz oświetlenia gminy;

19) analiza zużycia energii elektrycznej i poboru mocy w obiektach gminnych i oświetleniu ulicznym celem poprawy efektywności energetycznej;

20) analiza umów na dostawę ciepła, energii elektrycznej i gazu;

21) zapewnienie prawidłowego doboru taryfy oraz optymalizacja zużycia energii elektrycznej, gazu i ciepła we wszystkich obiektach gminnych;

22) prowadzenie spraw związanych z zawieraniem umów o przyłączenie, umowy sprzedaży paliw i energii elektrycznej, umowy przesyłowej;

23) udział w organizacji przetargów na dostawę energii;

24) opiniowanie projektów energetycznych;

25) promocja i wdrażanie odnawialnych źródeł energii;

26) bieżąca współpraca z przedsiębiorstwami energetycznymi na terenie gminy;

27) informowanie o możliwych źródłach wsparcia inwestycji w obszarze edukacji ekologicznej oraz odnawialnych źródeł energii;

28) analiza i pozyskiwanie zewnętrznych źródeł finansowania przedsięwzięć na rzecz poprawy efektywności energetycznej;

29) sporządzanie okresowych informacji i sprawozdań o realizacji programów i przedsięwzięć na rzecz poprawy efektywności energetycznej;

30) dokonywanie rozliczeń środków zapisanych w budżecie Gminy na oświetlenie, dotacji i pozostałych zewnętrznych środków wydatkowanych na realizację zadań z zakresu poprawy efektywności energetycznej;

31) prowadzenie działań związanych z polityką energetyczną gminy (m.in. utworzenie i obsługa systemu informatycznego dotyczącego zużycia energii, nadzór nad realizacją polityki energetycznej na terenie gminy);

32) prowadzenie działań związanych z planowaniem, inwestycjami i usługami (m.in. w zakresie efektywności energetycznej; termomodernizacji; zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe);

33) koordynacja projektów z zakresu planowania energetycznego, realizowanych przez gminę;

34) dokonywanie archiwizacji dokumentacji otrzymanej i wytworzonej na zajmowanym stanowisku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

3. Stanowisko ds. inwestycji w zakresie zadań posiada:

1) przygotowanie inwestycji do realizacji pod względem formalno-prawnym;

2) nadzór i koordynowanie realizacji zadań inwestycyjnych, w tym planowanie wydatków na te cele;

3) współudział w przygotowaniu dokumentacji przetargowej, w tym opisu przedmiotu zamówienia i specyfikacji istotnych warunków zamówienia na wykonywanie robót inwestycyjnych;

4) rozliczenie merytoryczno-rzeczowe robót prowadzonych ze środków własnych lub dotacji celowych, a także funduszy zewnętrznych i funduszy Unii Europejskiej;

5) zlecenie lub sporządzanie uproszczonych projektów, a także kosztorysów inwestorskich robót budowlanych prowadzonych przez Gminę lub jednostki organizacyjne Gminy oraz nadzór nad kosztorysami i przedmiarami sporządzanymi przez podmioty zewnętrzne;

6) egzekwowanie rękojmi i gwarancji za jakość wykonywanych robót oraz roszczeń z tytułu nie wykonania lub nienależytego wykonania umów;

7) występowanie do instytucji zewnętrznych o dofinansowanie inwestycji;

8) przygotowywanie i realizacja projektów w ramach programów Unii Europejskiej i innych środków zewnętrznych;

9) współdziałanie z innymi podmiotami gospodarczymi, realizującymi inwestycje na terenie gminy;

10) sporządzanie sprawozdań z zakresu inwestycji;

11) sporządzanie zestawień decyzji oraz należnych opłat za umieszczenie urządzeń infrastruktury technicznej w pasach drogowych w poszczególnych zarządców dróg;

12) prowadzenie rejestrów i ewidencji określonych przepisami prawnymi i zarządzeniami wewnętrznymi w zakresie inwestycji;

13) prowadzenie publicznie dostępnego wykazu danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie w zakresie prowadzonych zadań;

14) przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w zakresie realizowanych zadań;

15) dokonywanie archiwizacji dokumentacji otrzymanej i wytworzonej na zajmowanym stanowisku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

4. Stanowisko ds. planowania przestrzennego i ocen środowiskowych obejmuje zadania w zakresie:

1) prowadzenie spraw związanych ze sporządzaniem miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz ze studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego;

2) prowadzenie i przestrzeganie procedury opracowania planów miejscowych zagospodarowania przestrzennego, zgodnie z ustawą i aktami wykonawczymi;

3) prowadzenie i przestrzeganie procedury opracowania zmian studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy Chojna, zgodnie z ustawą i aktami wykonawczymi;

4) współdziałanie z organami i instytucjami w zakresie opracowania planów miejscowych zagospodarowania przestrzennego oraz zmian studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy Chojna;

5) prowadzenie bieżących analiz i ocen realizacji planów zagospodarowania oraz „Studium”;

6) przygotowanie informacji z realizacji art. 37 ust. 8 ustawy z dnia 27 marca 2003 r. o planowania i zagospodarowaniu przestrzennym;

7) opracowanie projektów uchwał dotyczących zatwierdzania lub zmian planów zagospodarowania przestrzennego;

8) opracowanie projektów uchwał dotyczących zmian studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy Chojna;

9) prowadzenie rejestru uchwalonych i obowiązujących planów zagospodarowania przestrzennego;

10) prowadzenie rejestrów i ewidencji określonych przepisami prawnymi w zakresie planowania przestrzennego i zarządzeniami wewnętrznymi, w szczególności:

a) rejestru uchwalonych i obowiązujących planów zagospodarowania przestrzennego,

b) rejestru wniosków o sporządzenie planu zagospodarowania przestrzennego oraz zmianę „Studium”;

11) sporządzanie sprawozdań z zakresu planowania przestrzennego;

12) nadzór i merytoryczne rozliczanie umów, zawartych z urbanistami lub architektami, w zakresie opracowywanych planów zagospodarowania przestrzennego i Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy Chojna, w tym kontrola terminowości wykonywanych umów oraz egzekwowanie jakości wykonywanych usług urbanistycznych;

13) opracowanie projektów zadań do budżetu gminy, w zakresie zapewnienia środków
na umowy z urbanistami i architektami oraz na inne koszty, związane z planami zagospodarowania przestrzennego i „Studium”;

14) wydawanie zaświadczeń, wypisów i wyrysów z planów zagospodarowania przestrzennego oraz studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy Chojna;

15) opiniowanie i uzgadnianie strategii rozwoju oraz innych dokumentów strategicznych
o znaczeniu wojewódzkim i powiatowym, w tym wojewódzkiego planu zagospodarowania przestrzennego;

16) opiniowanie planów zagospodarowania przestrzennego oraz uzgadnianie studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania gmin ościennych;

17) zawiadamianie zainteresowanych stron o przeznaczeniu terenu;

18) nadzór nad opracowywaniem planów i programów w zakresie rozwoju Gminy;

19) prowadzenie publicznie dostępnego wykazu danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie w zakresie prowadzonych zadań;

20) wydawanie decyzji zatwierdzających projekt podziału nieruchomości i opiniowanie projektów podziałów nieruchomości;

21) wykonywanie innych zadań wynikających z ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, dotyczących planów i studium;

22) przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w zakresie realizowanych zadań;

23) dokonywanie archiwizacji dokumentacji otrzymanej i wytworzonej na zajmowanym stanowisku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami;

24) wydawanie zaświadczeń oraz udzielenie informacji o położeniu działki na terenie obszaru Natura 2000;

25) wydawanie decyzji środowiskowych;

26) prowadzenie spraw związanych z ustawą o ochronie przyrody w zakresie opiniowania i wprowadzenia nowych form ochrony przyrody oraz wnioskowania o konieczności ustanowienia nowych form ochrony przyrody;

27) przygotowywanie projektów uchwał dotyczących ochrony przyrody i środowiska w zakresie pełnionych obowiązków;

28) współpraca z właściwymi rzeczowo organami w zakresie wydawanych pozwoleń wodno-prawnych, opiniowanie ocen wodnoprawnych;

29) opiniowanie poszukiwania lub rozpoznawania złóż kopalin,

30) wykonywanie zadań wynikających z ustawy z dania 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz ocenach oddziaływania na środowisko;

31) udostępnianie informacji o środowisku i jego ochronie;

32) prowadzenie publicznego dostępnego wykazu danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie w zakresie prowadzonych przez Gminę zadań;

33) dokonywanie archiwizacji dokumentacji otrzymanej i wytworzonej na zajmowanym stanowisku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

5. Stanowisko ds. przygotowania decyzji o warunkach zabudowy oraz decyzji o lokalizacji celu publicznego obejmuje zadania w zakresie:

1) wykonywanie zadań wynikających z ustawy o planowaniu zagospodarowaniu przestrzennym, a także innych ustaw w zakresie wydawania decyzji o warunkach zabudowy oraz decyzji o lokalizacji inwestycji celu publicznego;

2) opracowanie projektów zadań do budżetu gminy w zakresie zapewnienia środków na umowy z urbanistami i architektami oraz innymi kosztami związanymi z wydawaniem powyższych decyzji;

3) przygotowanie przetargów, w tym opisu przedmiotu zamówienia i specyfikacji istotnych warunków zamówienia na wykonywanie usług urbanistycznych, związanych z przygotowaniem projektów decyzji o warunkach zabudowy i decyzji o lokalizacji inwestycji celu publicznego;

4) nadzór i merytoryczne rozliczanie umów, zawartych z urbanistami lub architektami, w zakresie usług urbanistycznych, w tym kontrola terminowości wykonywanych umów oraz egzekwowanie jakości wykonywanych usług urbanistycznych;

5) współdziałanie z organami i instytucjami w zakresie uzgodnień projektów ww. decyzji;

6) sporządzanie sprawozdań z zakresu wykonywanych zadań;

7) prowadzenie rejestrów i ewidencji określonych przepisami prawnymi i zarządzeniami wewnętrznymi, w zakresie wydawanych decyzji, w szczególności rejestru wydanych decyzji o warunkach zabudowy i decyzji o lokalizacji inwestycji celu publicznego;

8) przekazywanie Wojewodzie Zachodniopomorskiemu danych o złożonych wnioskach oraz o wydanych decyzjach o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego;

9) wydawanie zaświadczeń o wydanych decyzjach;

10) prowadzenie publicznie dostępnego wykazu danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie w zakresie prowadzonych zadań;

11) wykonywanie innych zadań wynikających z ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, dotyczących wydawanych decyzji o warunkach zabudowy i decyzji o lokalizacji inwestycji celu publicznego;

12) przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w zakresie realizowanych zadań;

13) dokonywanie archiwizacji dokumentacji otrzymanej i wytworzonej na zajmowanym stanowisku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

6. Stanowisko ds. komunalnych i bieżącego utrzymania technicznego infrastruktury gminnej obejmuje zadania w zakresie:

1) prowadzenie spraw związanych z ustawą o ochronie przyrody w zakresie wydawania decyzji na usuwanie drzew i krzewów, egzekwowania postanowień tych decyzji oraz gospodarowanie drzewostanem gminy, zgodnie z otrzymanymi decyzjami Starosty Gryfińskiego, WOUZ w Szczecinie, szacowanie wartości drewna uzyskanego na podstawie decyzji o usunięciu drzew, a także informowanie o konieczności zabiegów pielęgnacyjnych nad ustanowionymi pomnikami przyrody, pozostającymi w zarządzie Gminy Chojna;

2) nadzór i realizacja Gminnego Programu usuwania Barszczu Sosnowskiego, pozyskiwanie środków z funduszu zewnętrznych na ten cel i ich rozliczanie;

3) nadzór i realizacja Gminnego Programu Usuwania Azbestu, w tym aktualizacja rejestru miejsc występowania azbestu na terenie gminy Chojna;

4) przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w zakresie realizowanych zadań;

5) prowadzenie książek obiektów budowlanych oraz dokumentacji technicznej nieruchomości wymaganych przez przepisy prawa budowlanego;

6) opisywanie faktur, dot. komunalnego zasobu mieszkaniowego;

7) zlecanie kontroli technicznych i okresowych przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących ich wyposażenie techniczne, zgodnie z wymaganiami prawa budowlanego;

8) zlecanie, nadzór i koordynowanie wykonania bieżącej konserwacji i bieżących napraw dot. utrzymania nieruchomości, w tym budynków administracyjnych Urzędu Miejskiego w Chojnie przy ul. Jagiellońskiej 2 i 4;

9) zlecanie projektów i kosztorysów inwestycyjnych, robót budowlanych prowadzonych przez Gminę;

10) przygotowanie do budżetu gminy zadań związanych z utrzymaniem nieruchomości i planem remontów;

11) gospodarowanie środkami trwałymi;

12) opracowywanie i realizacja rocznych planów remontów i modernizacji nieruchomości;

13) analiza, koordynacja, nadzór i kontrola komunalnych zasobów mieszkaniowych oraz realizacja innych postanowień wynikających z ustawy o najmie lokali;

14) obsługa systemu CEEB poprzez wprowadzanie danych z przeprowadzonych kontroli źródeł ciepła/ źródeł spalania paliw;

15) obsługa terminalu do wprowadzania danych z przeprowadzonych kontroli;

16) dokonywanie archiwizacji dokumentacji otrzymanej i wytworzonej na zajmowanym stanowisku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

7. Stanowisko ds. pozyskiwania funduszy zewnętrznych i zamówień publicznych obejmuje zadania w zakresie:

1) w zakresie pozyskiwania funduszy zewnętrznych:

a) utrzymywanie kontaktów z instytucjami wdrażającymi, pośredniczącymi i zarządzającymi funduszami pomocowymi,

b) prowadzenie spraw związanych z wnioskowaniem i pozyskiwaniem środków pomocowych z funduszy krajowych i funduszy UE,

c) planowanie finansowania i nadzór merytoryczny nad realizacją zadań realizowanych z udziałem środków pomocowych funduszy krajowych i funduszy UE,

d) prowadzenie spraw związanych z Fundacją Kościół Mariacki w Chojnie i stowarzyszeniami zagranicznymi,

e) obsługa korespondencji zagranicznej, nadzór nad tłumaczeniami językowymi dokumentów i współpraca z tłumaczami;

2) w zakresie zamówień publicznych:

a) prowadzenie całokształtu spraw związanych z przeprowadzeniem przetargów publicznych zgodnie z przepisami ustawy – prawo zamówień publicznych w tym:

- wybór trybu postępowania stosownie do zakresu zamówienia,

- przygotowywanie ogłoszeń o postępowaniach, zaproszeń do udziału w postępowaniu, zaproszeń do składania ofert,

- współpraca z Prezesem Urzędu Zamówień Publicznych oraz Urzędem Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich,

- opracowywanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia wraz z obowiązującymi załącznikami, udzielanie wyjaśnień, modyfikacja treści oraz przedłużenie terminu składania ofert,

- przygotowanie projektów umów oraz poddanie je opinii radcy prawnego,

b) prowadzenie całości dokumentacji związanej z przeprowadzoną procedurą przetargową w tym:

- udział w pracach Komisji przetargowych zapewnienie sprawnej obsługi Komisji, nadzór nad pracami komisji przetargowej,

- przygotowanie projektów zarządzeń Burmistrza Gminy w sprawie powołania komisji przetargowej i regulaminu pracy komisji,

- prowadzenie dokumentacji komisji przetargowej,

- sporządzenie informacji o wynikach postępowania i powiadamianie o tym uczestników postępowania,

- przygotowanie ogłoszeń o wyborze oferty,

- prowadzenie procedury odwoławczej,

- przygotowanie dokumentacji związanej z udzieleniem zamówień dodatkowych oraz uzupełniających,

- sporządzanie sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych,

- prowadzenie rejestru zamówień publicznych,

- umieszczanie ogłoszeń o przetargach i ich wynikach na stronach BIP gminy,

- przygotowanie i sporządzanie sprawozdań okresowych, rocznych,

- współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu odpowiedzialnymi merytorycznie przy prowadzeniu spraw związanych z udzielaniem zamówień publicznych,- udostępnianie informacji publicznej w zakresie udzielonych zamówień publicznych,

- opracowywanie planu udzielania zamówień publicznych,

- archiwizowanie dokumentacji postępowań o udzielenie zamówień dokonywanych w Urzędzie,

- dokonywanie archiwizacji dokumentacji otrzymanej i wytworzonej na zajmowanym stanowisku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

8. Stanowisko ds. drogownictwa i bezpieczeństwa ruchu drogowego obejmuje zadania w zakresie:

1) kontrola stanu technicznego i jakości utrzymania oraz ochrony całej sieci drogowej na terenie administrowanym przez Gminę;

2) prowadzenie ewidencji dróg i obiektów mostowych gminnych, wewnętrznych i zakładowych;

3) opracowywanie projektów planów finansowych i rzeczowych w zakresie budowy, modernizacji, utrzymania i ochrony dróg oraz obiektów mostowych gminnych, wewnętrznych i zakładowych;

4) rozpatrywanie wniosków, postulatów i skarg dotyczących stanu sieci drogowej oraz organizacji ruchu drogowego;

5) sporządzanie i składanie wniosków w celu pozyskania środków finansowych na modernizację i remonty dróg gminnych;6) przygotowanie wykonawstwa robót w trybie zgodnym z zamówieniami publicznymi, organizowanie wykonawstwa oraz nadzór nad wykonaniem i jakością robót drogowych na drogach i ulicach gminnych;

7) nadzorowanie realizacji planów robót drogowych oraz udział w rozliczaniu wykonania planowanych zadań;

8) uczestnictwo w odbiorach robót drogowych lub mostowych wykonywanych w ramach zadań własnych lub zadań zleconych na terenie gminy;

9) ochrona dróg i stanu ich zadrzewienia;

10) organizacja przygotowań do zimowego utrzymania, koordynacja utrzymania dróg w okresie zimowym oraz nadzorowanie realizacji planów w zakresie współdziałania służb drogowych i kolejowych w okresie zimy;

11) współdziałanie w zakresie przygotowania dokumentacji na roboty drogowe;

12) ewidencjonowanie posiadanych oraz zleconych dokumentacji projektowo-kosztorysowych;

13) wnioskowanie i opiniowanie założeń projektów, rozwiązań komunikacyjnych w aspekcie potrzeb transportowych, bezpieczeństwa i organizacji ruchu drogowego, stosowanych technologii i materiałów do robót drogowych;

14) kontrola stanu utrzymania przystanków komunikacji publicznej w zakresie technicznym i estetycznym;

15) nadzór nad organizacją ruchu drogowego oraz koordynacja zarządzania ruchem na drogach gminnych;

16) współdziałanie w zakresie bezpieczeństwa i porządku ruchu drogowego z właściwymi jednostkami i organami kontrolnymi;

17) prowadzenie okresowych kontroli stanu oznakowania dróg gminnych i przejazdów kolejowych,

18) dokonywanie analiz stanu bezpieczeństwa na drogach oraz opracowywanie programów poprawy w tym zakresie,

19) koordynacja w zakresie prowadzenia spraw zleconych utrzymania, remontów i modernizacji dróg innych Zarządców;

20) prowadzenie spraw związanych z tworzeniem i utrzymywaniem ścieżek rowerowych na terenie Gminy Chojna;

21) nadzorowanie realizacji zadań zleconych podmiotom i instytucjom gminnym w zakresie bieżącego utrzymania dróg, ulic, chodników, terenów zielonych, koszy ulicznych, przystanków autobusowych;

22) opiniowanie uzgodnień dokumentacji i projektów technicznych w zakresie związanym z zajęciem pasa drogowego oraz ustalanie warunków zajęcia pasa drogowego;

23) rozpatrywanie wniosków o zajęcie dróg gminnych w sposób szczególny jak zawody sportowe, pielgrzymki, procesje, manifestacje itp. inne imprezy na tych drogach;

24) naliczanie należnych opłat za zajęcie pasa drogowego i umieszczenia w nim urządzeń infrastruktury technicznej niezwiązanych z potrzebami zarządzania drogami lub potrzebami ruchu drogowego;

25) przygotowywanie projektów Uchwał na sesje Rady Miejskiej w zakresie drogownictwa;

26) dokonywanie archiwizacji dokumentacji otrzymanej i wytworzonej na zajmowanym stanowisku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

9. Stanowisko ds. transportu publicznego i funduszy sołeckich obejmuje zadania w zakresie:

1) nadzór nad realizacją zadań w ramach funduszy sołeckich;

2) dokonywanie ocen stanu technicznego oraz planowanie remontów nieruchomości w zakresie nadzoru nad placami zabaw i boiskami do piłki siatkowej, koszykowej zlokalizowanymi na jednej działce, bądź na terenie sąsiedniej działki;

3) dokonywanie okresowych przeglądów placów zabaw, boisk sportowych i innych obiektów rekreacyjnych;

4) zgłaszanie potrzeb w zakresie remontów i doposażenia placów zabaw, aktualizacja informacji o wyposażeniu;

5) nadzorowanie realizacji zadań zleconych podmiotom i instytucjom gminnym, w zakresie bieżącego utrzymania boisk, placów zabaw i innych obiektów rekreacyjnych;

6) zgłaszanie mienia do ubezpieczenia;

7) dokonywanie archiwizacji dokumentacji otrzymanej i wytworzonej w Wydziale DIR;

8) prowadzenie publicznie dostępnego wykazu danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie w zakresie prowadzonych zadań;

9) współpraca w zakresie spraw drogowych z Urzędem Marszałkowskim, Zarządami Dróg Powiatowych, Wojewódzkich i Krajowych;

10) prowadzenie spraw związanych ze szkodami i wypadkami drogowymi;

11) opiniowanie przebiegu linii komunikacji publicznej i wydawanie zaświadczeń na wykonywanie publicznego transportu zbiorowego;

12) sprawowanie nadzoru nad oświetleniem ulicznym na terenie miasta i gminy oraz realizacja zadań w tym zakresie wynikających z porozumień zawartych z administracją rządową;

13) wykonywanie zadań wynikających z ustawy o publicznym transporcie zbiorowym oraz ustawy prawo ruchu drogowego;

14) wnioskowanie i realizacja zawartych umów o dopłaty w ramach Funduszu rozwoju przewozów autobusowych o charakterze użyteczności publicznej;

15) obsługa systemu CEEB poprzez wprowadzanie deklaracji dotyczących źródeł ciepła i źródeł spalania paliw oraz udostępnianie danych z przedmiotowego systemu.

Rozdział 5.
Zasady funkcjonowania Wydziału

§ 9. Wydziałem kieruje Naczelnik Wydziału, a podczas jego nieobecności Zastępca Naczelnika Wydziału.

§ 10. Podczas nieobecności Naczelnika Wydziału i jego Zastępcy, zastępstwo kierowania Wydziałem pełni pracownik zatrudniony na stanowisku ds. inwestycji.

§ 11. Podczas nieobecności Zastępcy Naczelnika Wydziału zastępstwo nad wykonywanymi przez niego zadaniami pełni Naczelnik Wydziału lub pracownik na stanowisku ds. inwestycji.

§ 12. Podczas nieobecności pracownika na stanowisku ds. inwestycji zastępstwo nad wykonywanymi przez niego zadaniami pełni Naczelnika Wydziału lub pracownik na stanowisku ds. komunalnych i bieżącego utrzymania technicznego infrastruktury gminnej.

§ 13. Podczas nieobecności pracownika na stanowisku ds. planowania przestrzennego i ocen środowiskowych zastępstwo nad wykonywanymi przez niego zadaniami pełni pracownik na stanowisku ds. przygotowania decyzji o warunkach zabudowy oraz decyzji o lokalizacji celu publicznego lub pracownik na stanowisku ds. komunalnych i bieżącego utrzymania technicznego infrastruktury gminnej.

§ 14. Podczas nieobecności pracownika na stanowisku ds. przygotowania decyzji o warunkach zabudowy oraz decyzji o lokalizacji celu publicznego zastępstwo nad wykonywanymi przez niego zadaniami pełni pracownik na stanowisku ds. planowania przestrzennego i ocen środowiskowych.

§ 15. Podczas nieobecności pracownika na stanowisku ds. komunalnych i bieżącego utrzymania technicznego infrastruktury gminnej zastępstwo nad wykonywanymi przez niego zadaniami pełni pracownik na stanowisku ds. inwestycji.

§ 16. Podczas nieobecności pracownika na stanowisku ds. pozyskiwania funduszy zewnętrznych i zamówień publicznych zastępstwo nad wykonywanymi przez niego zadaniami pełni Zastępca Naczelnika Wydziału.

§ 17. Podczas nieobecności pracownika na stanowisku ds. drogownictwa i bezpieczeństwa ruchu drogowego zastępstwo nad wykonywanymi przez niego zadaniami pełni pracownika na stanowisku
ds. transportu publicznego i funduszy sołeckich.

§ 18. Podczas nieobecności pracownika na stanowisku ds. transportu publicznego i funduszy sołeckich zastępstwo nad wykonywanymi przez niego zadaniami pełni pracownika na stanowisku
ds. drogownictwa i bezpieczeństwa ruchu drogowego.

§ 19. W szczególnych przypadkach Burmistrz lub Naczelnik Wydziału mogą powierzyć wykonanie określonych zadań wskazanemu pracownikowi.

Rozdział 6.
Postanowienia końcowe

§ 20. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszego Regulaminu stosuje się przepisy obowiązujące w Urzędzie.

§ 21. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez Burmistrza.