ZARZĄDZENIE Nr 11/2021 BURMISTRZA MINY CHOJNA z dnia 13 stycznia 2021 r.

w sprawie wprowadzenia Regulaminu funkcjonowania monitoringu wizyjnego na  terenie Urzędu Miejskiego w Chojnie

 

Na podstawie art. 9a i art. 50 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z  2020 r., poz. 713 z późn. zm.) oraz art. 22² § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 poz. 1320 z późn. zm.) w  związku art. 6 ust. 1 lit. c) i e) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w  sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w  sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE zarządzam, co  następuje:

 

§ 1. Wprowadzam Regulamin funkcjonowania monitoringu wizyjnego na terenie Urzędu Miejskiego w Chojnie, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

 

§ 2. Nadzór nad realizacją zarządzenia powierza się Zastępcy Burmistrza Gminy Chojna.

 

§ 3. Pracowników Urzędu zobowiązuje się do zapoznania z zapisami niniejszego regulaminu wraz z załącznikami.

 

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Burmistrz Gminy Chojna

Barbara Rawecka

 

Załącznik do Zarządzenia Nr 11/2021 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 13 stycznia 2021 r.

REGULAMIN funkcjonowania monitoringu wizyjnego na terenie Urzędu Miejskiego w Chojnie

 

§ 1. 1. Regulamin określa zasady funkcjonowania, obsługi i eksploatacji monitoringu wizyjnego na terenie Urzędu Miejskiego w Chojnie i na terenie wokół nieruchomości i  obiektów budowlanych (zwanego dalej „monitoringiem”), reguły rejestracji i zapisu informacji z monitoringu oraz sposób zabezpieczenia zapisu z kamer monitoringu, a także możliwość udostępniania zgromadzonych w ten sposób danych.

2. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, socjalnych oraz pomieszczeń biurowych.

3. Administratorem systemu monitoringu jest Gmina Chojna reprezentowana przez Burmistrza Gminy Chojna, zwana dalej Urzędem.

 

§ 2. Celem instalacji monitoringu w Urzędzie jest:

1. zapewnienie porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej;
2. zapewnienie bezpieczeństwa pracowników Urzędu;
3. ochrona mienia Gminy Chojna;

 

§ 3. 1. System monitoringu wizyjnego obejmuje w szczególności: kamery, rejestratory, okablowanie i oprogramowanie monitoringu, a ponadto stanowisko umożliwiające podgląd obrazu z kamer i rejestratory (rejestrator).

2. Urząd Miejski posiada monitoring wewnętrzny i zewnętrzny obejmujący obszar wokół budynku Urzędu Miejskiego przy ulicy Jagiellońskiej 4 w Chojnie.

3. Kamery monitoringu znajdują się:

1. 5 kamer na zewnętrznych ścianach budynku: 1 z widokiem na wejście główne, 2  z  widokiem na parking, 2 z widokiem na plac (parking) od strony ul. Piastów;
2. 4 kamery na parterze budynku: 2 z widokiem korytarz i 2 z widokiem na klatkę schodową;
3. 3 kamery na I piętrze budynku: 2 z widokiem na korytarz i 1 z widokiem na klatkę schodową;
4. 3 kamery na II piętrze budynku: 2 z widokiem na korytarz i 1 z widokiem na klatkę schodową.

4. Do zapoznania się z zapisami z kamer i rejestratorów z monitoringu upoważnieni są: Burmistrz Gminy Chojna, Zastępca Burmistrza, Informatycy zatrudnieni w Urzędzie.

 

§ 4. 1. Monitoring funkcjonuje całodobowo.

2. Rejestracji i zapisowi na nośniku danych podlega tylko obraz z kamer systemu monitoringu wizyjnego, bez rejestracji dźwięku.

3. Dane pochodzące z monitoringu stanowią dane osobowe w rozumieniu art. 4 pkt 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w  sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO.

4. Nagrania obrazu zawierające dane osobowe pracowników i innych osób, których w  wyniku tych nagrań można zidentyfikować, Administrator przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowuje przez okres 21 dni od dnia nagrania.

5. Termin, o którym mowa w ust. 4 ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania prowadzonego na podstawie przepisów prawa lub Administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w takim postępowaniu.

6. Po upływie okresów wskazanych w ust. 4 i 5 nagrania zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.

 

§ 5. 1. Informacja o funkcjonowaniu monitoringu wizyjnego podawana jest poprzez rozmieszczenie tablic z piktogramem kamery na terenie i przy wejściach na obszar objęty monitoringiem.

2. Administrator spełnia obowiązek wynikający z art. 13 ust. 1 i 2 RODO tj. wobec podmiotów danych, których wizerunek został utrwalony za pomocą systemu monitoringu wizyjnego.

3. Powyższy obowiązek informacyjny jest spełniony poprzez zamieszczenie klauzuli informacyjnej w rozumieniu art. 13 RODO, której treść stanowi załącznik nr 1 do  niniejszego Regulaminu, w następujących miejscach:

1. tablica informacyjna w budynku,
2. strona internetowa Biuletynu Informacji Publicznej Gminy Chojna.

4. Każdy pracownik otrzymuje pisemną informację o stosowaniu monitoringu przez Administratora, której wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

5. Dane zapisane na nośnikach nie stanowią informacji publicznej i nie podlegają udostępnieniu w oparciu o przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej.

6. Udostępnianie nagrań jest możliwe w przypadku toczących się postępowań, czynności prowadzonych przez podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa
(w szczególności dotyczy to sytuacji zgłaszania się o udostepnienie nagrań przez Policję, prokuraturę, itp.). Udostępnienie następuje po wyrażeniu zgody przez Burmistrza Gminy Chojna lub w przypadku jego nieobecności przez Zastępcę Burmistrza.

7. Udostępnianie nagrań jest możliwe również w przypadku wykazania prawnie uzasadnionego interesu strony trzeciej (w szczególności dotyczy to sytuacji zgłaszania się o  udostepnienie nagrań przez osoby prywatne). Uprawnienie do uzyskania kopii danych osobowych realizowane jest zgodnie z art. 15 ust. 3 RODO. Administrator każdorazowo, w  zależności od okoliczności, podejmuje decyzję o  formie udostępnienia danych osobowych, tzn. czy udostępni fragment nagrania, czy jedynie informacje o przetwarzanych danych (data, czas, miejsce, wizerunek, nr rejestracyjny, itd.).

8. Wzór wniosku o udostępnienie/zabezpieczenie danych z monitoringu wizyjnego i  oświadczenie stanowią odpowiednio załączniki nr 3 i 4 do niniejszego Regulaminu.

9. Funkcjonariusze organów ścigania, np. Policji, Służby Kontrwywiadu Wojskowego oraz Służby Wywiadu Wojskowego mają prawo w nagłych wypadkach zwracania się o  udzielenie niezbędnej, doraźnej pomocy, w ramach obowiązujących przepisów prawa. Prawo to może obejmować możliwość wglądu w zapisy monitoringu celem ustalenia stanu faktycznego. Administrator lub Osoba upoważniona przez administratora do udostępnienia wglądu w zapisy monitoringu, po potwierdzeniu tożsamości bądź uprawnień funkcjonariusza, odnotowuje ten fakt w ewidencji udostępniania danych z monitoringu na podstawie notatki służbowej lub protokołu. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 5 do niniejszego Regulaminu.

10. Zapis z monitoringu wizyjnego wydawany jest osobie uprawnionej za  pokwitowaniem.

11. Udostępnianie nagrań z monitoringu jest ewidencjonowane w Rejestrze udostępnionych nagrań z monitoringu Urzędu Miejskiego w Chojnie, prowadzonym przez informatyków Urzędu, którego wzór stanowi załącznik nr 6 do niniejszego Regulaminu.

12. Wszelkie dostrzeżone niesprawności lub nieprawidłowości w działaniu systemu monitoringu każdy z pracowników Urzędu Miejskiego w Chojnie ma obowiązek zgłosić niezwłocznie Burmistrzowi Gminy Chojna lub Zastępcy Burmistrza.

 

 

Załącznik Nr 1 do Regulaminu funkcjonowania monitoringu wizyjnego na  terenie Urzędu Miejskiego w Chojnie

KLAUZULA INFORMACYJNA – MONITORING 

Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27  kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO) (Dz. U. UE. z 2016 r., L 119, poz. 1) oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych przez system monitoringu jest Burmistrz Gminy Chojna z siedzibą w Urzędzie Miejskim w Chojnie przy ulicy Jagiellońskiej 4, 74-500 Chojna, telefon: 91 414 12 95, adres e-mail: info@chojna.pl
2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych możliwy jest za pośrednictwem poczty elektronicznej e-mail: iod@chojna.pl, telefonicznie: 91 414-12-95 wew. 53 lub listownie na ww. adres siedziby Urzędu Miejskiego w Chojnie.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 9a, art. 50 ustawy z dnia
   8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym oraz art. 22² ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c) i e) RODO, w celu:

1. zapewnienia porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej,
2. zapewnienia bezpieczeństwa pracowników Urzędu,
3. ochrony mienia Gminy Chojna.

4. Monitoringiem zewnętrznym i wewnętrznym objęty jest obszar budynku Urzędu Miejskiego w  Chojnie znajdującego się przy ulicy Jagiellońskiej 4:

1. teren zewnętrzny wokół budynku: wejście główne, parking, plac (parking) od strony
   ul. Piastów;
2. obszar wewnętrzny budynku: przestrzeń komunikacyjna tj. korytarze, klatka schodowa.

5. Pani/Pana dane osobowe będą zarejestrowane w formie elektronicznej wyłącznie w postaci obrazu i przechowywane przez okres nie dłuższy niż 21 dni od dnia nagrania. Okres ten może ulec wydłużeniu, gdy zachodzi konieczność przechowywania zapisu z monitoringu dla celów dowodowych w zakresie postępowań prowadzonych przez upoważnione podmioty, zgodnie z odrębnymi przepisami prawa.
6. Posiada Pani/Pan prawo:

1. dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania;
2. do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także do przenoszenia danych;
3. do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem,
4. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy w zakresie ochrony danych osobowych.

7. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub  organizacji międzynarodowej.
8. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.

Załącznik Nr 2 do Regulaminu funkcjonowania monitoringu wizyjnego na  terenie Urzędu Miejskiego w Chojnie

 

Chojna, dnia ………..………

 

 

 

Wzór oświadczenia dotyczącego monitoringu wizyjnego

 

Ja, ……………………………………………………………………………………….

(imię i nazwisko pracownika/osoby świadczącej pracę z innego tytułu)

wykonujący pracę na stanowisku ……………………………………………………………

(określić stanowisko)

w Urzędzie Miejskim w Chojnie przyjmuję do wiadomości, że mój pracodawca stosuje monitoring wizyjny, w celu zapewnienia porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej, zapewnienia bezpieczeństwa pracowników Urzędu oraz ochrony mienia Gminy.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                           ……………………………………….

(data i czytelny podpis)

 

 

 

 

Załącznik Nr 3 do Regulaminu funkcjonowania monitoringu wizyjnego na  terenie Urzędu Miejskiego w Chojnie

 

Wniosek o udostępnienie/zabezpieczenie danych z monitoringu wizyjnego

Do .................................................................................................................................................

(dane administratora)

Dane wnioskodawcy:

Imię i nazwisko: ............................................................................................................................

Nazwa instytucji^[1]:

.......................................................................................................................................................

Adres: ...........................................................................................................................................

Telefon i/lub e-mail : ....................................................................................................................

Zwracam się z prośbą o udostępnienie/zabezpieczenie^[2] danych z monitoringu wizyjnego z  dnia ...........................................................................................................................................

zakres czasowy: ............................................................................................................................

dokładna lokalizacja ze wskazaniem kamer: ................................................................................

opis zdarzenia i cel uzyskania nagrania:

....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Podstawa prawna udostępnienia/zabezpieczenia nagrania:

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

 

 

 

 

                                                                                                                                              …………………………………………….

data i czytelny podpis wnioskodawcy

 

 

 

 

Załącznik Nr 4 do Regulaminu funkcjonowania monitoringu wizyjnego na  terenie Urzędu Miejskiego w Chojnie

 

 

Oświadczenie

 

Oświadczam, że zgodnie z art. 13 ust 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego
i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych
w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 2016 r.) zapoznałem/am się z treścią klauzuli informacyjnej dotyczącej monitoringu wizyjnego funkcjonującego na terenie Urzędu Miejskiego w Chojnie przy ulicy Jagiellońskiej 4.

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do złożenia wniosku
o udostępnienie/zabezpieczenie danych z monitoringu wizyjnego. Osobie składającej wniosek przysługuje prawo żądania sprostowania danych, kopii danych, wyrażenia uzasadnionego sprzeciwu na przetwarzanie, ograniczenia i usuwania danych, na zasadach określonych
w art. 15-22 RODO.

 

 

 

 

………………………………………

data i czytelny podpis

 

 

 

Załącznik Nr 5 do Regulaminu funkcjonowania monitoringu wizyjnego na  terenie Urzędu Miejskiego w Chojnie

 

Protokół (notatka) z udostępnienia danych z monitoringu wizyjnego

dla którego administratorem jest Burmistrz Gminy Chojna

spisany w dniu ......................... pomiędzy: ...................................................................................

.......................................................................................................................................................

jako przekazującym wgląd do zapisów z monitoringu wizyjnego, a ...........................................

.......................................................................................................................................................

jako mającym wgląd w zapisy monitoringu.

Wgląd w zapisy monitoringu został umożliwiony według poniższego spisu:

 

L.p.	Data udostępnienia danych	Podmiot, któremu dane udostępniono (nazwa, adres)	Podstawa prawna udostępnienia danych	Zakres udostępnionych danych

 

Przekazujący                                                                                   Przyjmujący

 

………………………………….                                                      ..…………………………..

 

 

 

Załącznik Nr 6 do Regulaminu funkcjonowania monitoringu wizyjnego na  terenie Urzędu Miejskiego w Chojnie

 

Rejestr udostępnionych nagrań z monitringu wizyjnego na terenie Urzędu Miejskiego w Chojnie

 

L.p.	Dane uprawnionego wnioskodawcy	Nr sprawy	Data wniosku	Okres nagrania	Miejsce nagrania (lokalizacja kamery)	Dane osoby sporządzającej kopie	Sposób załatwienia	Data przekazania nośnika odbiorcy	Uwagi

 

 

 

[1]      O ile dotyczy

[2]      Niepotrzebne skreślić