ZARZĄDZENIE NR 119/2022 BURMISTRZA GMINY CHOJNA z dnia 22 czerwca 2022 r. w sprawie wprowadzenia procedur windykacji należności z tytułu dochodów budżetowych Gminy Chojna

P R O C E D U R A
procesu windykacji należności cywilnoprawnych

Rozdział 1.
Postanowienia ogólne

§ 1. 1. Procedura windykacji należności ma na celu ustalenie postępowania windykacyjnego zmierzającego do wyegzekwowania niezapłaconych w terminie należności cywilnoprawnych wraz z odsetkami i kosztami postępowania.

2. Ilekroć w niniejszej Procedurze jest mowa o:

1) gminie – należy przez to rozumieć gminę Chojna,

2) należności cywilnoprawnej - należy przez to rozumieć dochody budżetowe Gminy Chojna wynikające ze stosunków cywilnoprawnych,

3) dłużniku – należy przez to rozumieć podmiot zobowiązany do zapłaty należności,

4) wierzycielu – należy przez to rozumieć gminę Chojna - podmiot uprawniony do otrzymania świadczenia pieniężnego od dłużnika,

5) windykacji – należy przez to rozumieć dochodzenie należności od dłużnika,

6) pracownik ds. wymiaru - pracownik odpowiedzialny za dokonywanie wymiaru na indywidualnych kartach kontowych,

7) pracownik ds. księgowości - pracownik odpowiedzialny za wykonywanie czynności księgowych oraz windykacyjnych,

8) pełnomocnik procesowy – należy przez to rozumieć osobę uprawnioną do występowania przed sądami oraz organami egzekucyjnymi, na podstawie przepisów prawa i posiadającą stosowne pełnomocnictwo do reprezentowania gminy w sprawach sądowych,

9) czynności windykacyjne - należy przez to rozumieć ogół czynności technicznych i prawnych, zmierzających do odzyskania należności, w sposób sprawny, terminowy i zgodny z prawem, z uwzględnieniem gospodarności przy ich podejmowaniu,

10) tytuł wykonawczy - należy przez to rozumieć dokument stwierdzający istnienie i zakres nadającego się do egzekucji roszczenia wierzyciela oraz odpowiadający mu obowiązek dłużnika. Tytuł wykonawczy stanowi np.: prawomocny wyrok, orzeczenie, nakaz oraz inne prawomocne akty zaopatrzone w sądową klauzulę wykonalności.

11) programy dziedzinowe - programy księgowe, w których prowadzona jest ewidencja szczegółowa dochodów budżetowych.

3. Akty prawne

1) ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1740 z późn. zm.);

2) ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego(t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1805 z późn. zm.);

3) ustawa z dnia 22 marca 2018 r. o komornikach sądowych.(t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1168).

Rozdział 2.
Tryb postępowania

§ 2. 1. Windykację należności cywilnoprawnych prowadzi się w oparciu o poszczególne programy dziedzinowe.

2. Pracownik ds. wymiaru obowiązany jest do kontroli prawidłowości dokonywanych przypisów/odpisów na kartach kontowych, w tym m. in.: weryfikacji danych osobowych, adresów, ustalania spadkobierców oraz następców prawnych.

3. Pracownik ds. księgowości obowiązany jest do kontroli prawidłowości i terminowości wpłat dokonywanych przez dłużników, w tym naliczania odsetek oraz dokonywania przypisów/odpisów wybranych należności cywilnoprawnych.

4. Pracownik ds. księgowości zobowiązany jest do bieżącego monitorowania i weryfikacji zadłużenia poprzez analizę kont dłużników.

5. Pracownik ds. wymiaru zobowiązany jest do każdorazowego, niezwłocznego informowania pracownika ds. księgowości o zmianie wysokości należności mającej wpływ na prowadzone czynności windykacyjne. Informacja przekazywana jest w formie pisemnej bez zbędnej zwłoki nie później niż w terminie do 30 dni od dnia powstania zdarzenia.

6. Pracownik ds. księgowości odpowiedzialny jest za współpracę z organami egzekucyjnymi w zakresie udzielania odpowiedzi na wezwania oraz kierowania zapytań o przebieg egzekucji. Informacje uzyskane w formie pisemnej - drogą elektroniczną i tradycyjną - oraz w formie kontaktu telefonicznego wyczerpują uprawnienia wierzyciela w zakresie czynnego udziału w procesie windykacji. Monit przeprowadzony drogą telefoniczną potwierdzany jest sporządzoną na tę okoliczność notatką służbową podpisaną przez pracownika ds. windykacji.

7. Pracownik ds. księgowości może dokonać zabezpieczenia na majątku dłużnika przez wpis hipoteki przymusowej lub ustanowienie zastawu skarbowego. W celu dokonania zabezpieczenia akta przekazuje się radcy prawnemu celem uzyskania kolejnego tytułu wykonawczego. Należność cywilnoprawna podlegająca zabezpieczeniu nie powinna być mniejsza niż 5.000,00 zł chyba, że zabezpieczenie jest konieczne ze względu na ważny interes wierzyciela.

8. Termin podjęcia czynności windykacyjnych oraz ich charakter zależy od rodzaju należności cywilnoprawnej i podlega uznaniu pracownika ds. windykacji, przy czym czynności te powinny być dokonane przynajmniej 3 miesiące przed upływem terminu przedawnienia.

Rozdział 3.
Postępowanie windykacyjne

§ 3. 1. Pracownik ds. księgowości po przeanalizowaniu stanu zaległości dłużnika w oparciu o doświadczenie oraz posiadaną na temat dłużnika wiedzę, decyduje o zasadności oraz terminie skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego w szczególności, gdy przemawia za tym ważny interes wierzyciela lub istnieje ryzyko przedawnienia należności cywilnoprawnej.

2. Postępowanie windykacyjne – podejmowane jest przez pracownika ds. księgowości w momencie braku zapłaty należności cywilnoprawnej. Procedura obejmuje następujące czynności:

1) wezwanie do zapłaty – wysyłane jest w następnym miesiącu po danym kwartale, którego dotyczy zaległość; w wezwaniu określa się 7-dniowy termin spłaty należności cywilnoprawnej wraz z należnymi odsetkami z tytułu opóźnienia w spłacie zobowiązań; wezwanie wysyłane jest do dłużnika listem poleconym lub za pomocą gońca za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

2) ostateczne wezwanie do zapłaty – wysyłane jest po upływie terminu zapłaty wskazanym w wezwaniu do zapłaty, w wezwaniu określa się jednomiesięczny termin na uiszczenie należności cywilnoprawnej, pod rygorem skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego; wezwanie wysyłane jest do dłużnika listem poleconym lub za pomocą gońca za zwrotnym potwierdzeniem odbioru;

3) dane w wezwaniach do zapłaty – wszystkie rodzaje wezwań do zapłaty zawierają w szczególności:

a) imię i nazwisko dłużnika;

b) kwotę należności głównej oraz informację o wysokości odsetek na dzień wskazany w wezwaniu;

c) termin płatności należności;

d) podstawę prawną i faktyczną należności;

e) numer rachunku bankowego, na który należy uiścić należność;

f) w przypadku ostatecznego wezwania do zapłaty – dodatkowo należy zamieścić informację o możliwości rozłożenia zaległości na raty wraz z wykazem dokumentów niezbędnych do rozpatrzenia sprawy.

3. Pracownik ds. windykacji może nie wystawiać wezwań gdy wysokość należności cywilnoprawnej nie przekracza kwoty 50 zł.

4. Wezwania, sporządza się  jednym egzemplarzu - oryginał otrzymuje dłużnik (doręczenie za potwierdzeniem odbioru), a duplikat pozostaje w aktach sprawy (ewidencja na nośnikach elektronicznych).

5. Wezwania są numerowane narastająco  dla poszczególnych rejestrów w programach dziedzinowych  w danym roku kalendarzowym.

6. Wniosek o skierowanie powództwa o zapłatę wraz z dokumentacją niezbędną do przeprowadzenia postępowania sądowego pracownik ds. księgowości przygotowuje samodzielnie bądź przekazuje radcy prawnemu.

7. Postępowanie egzekucyjne – w terminie 14 dni licząc od dnia uprawomocnienia się nakazu zapłaty/wyroku, pracownik zajmujący się windykacją lub pełnomocnik procesowy występuje do sądu o nadanie klauzuli wykonalności. Po uzyskaniu tytułu egzekucyjnego zaopatrzonego w klauzulę wykonalności należy skierować wniosek o wszczęcie egzekucji sądowej do właściwego komornika.

8. W przypadku umorzenia postępowania egzekucyjnego w myśl przepisów kodeksu postępowania cywilnego, pracownik ds. księgowości po upływie 33 miesięcy może podjąć ponownie czynności windykacyjne. Niemniej jednak czynności windykacyjnych nie podejmuje się w przypadku, gdy wobec tego samego dłużnika prowadzone jest na podstawie innego tytułu wykonawczego postępowanie egzekucyjne, o którym wiadomo, że jest bezskuteczne lub gdy wierzyciel posiada wiedzę, iż w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwoty przewyższającej wydatki egzekucyjne. Opisane działania pracownik ds. windykacji ujmuje w sporządzonej przez siebie na tę okoliczność notatce służbowej.

Rozdział 4.
Ulgi

§ 4. Ulgi w spłacie należności cywilnoprawnych udzielane są na podstawie uchwały Rady Miejskiej w Chojnie.