ZARZĄDZENIE NR 1196/V/2010 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 22 września 2010 roku w sprawie: przyjęcia instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania.

Z A R Z Ą D Z E N I E     N R    1196/V/2010

  Burmistrza Gminy Chojna

z dnia 22 września 2010 roku

w sprawie:    przyjęcia instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania.

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 roku Nr 142, poz. 1591, z późn. zm.) oraz art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1.      Wprowadzam do użytku wewnętrznego:

            „Instrukcję w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania”

            stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2.      Zobowiązuję pracowników merytorycznie odpowiedzialnych z tytułu powierzonych obowiązków do zapoznania się z przepisami zawartymi

w załączniku i przestrzegania postanowień w nim zawartych.

§ 3.      Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Urząd Miejski w Chojnie

ul. Jagiellońska 4

74-500 Chojna

I N S T R U K C J A

w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania

Wprowadzona na podstawie:

Zarządzenia NR 1196/V/2010 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 22 września 2010 roku

§ 1.1.   Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich stosowania.

2.      Druki ścisłego zarachowania podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu.

3.      Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej księdze.

W księdze tej rejestruje się pod odpowiednią datą liczbę i numery przyjętych

i wydanych oraz zwróconych formularzy i wprowadza się każdorazowo stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania.

    4.     Na ostatniej stronie księgi należy wpisać: ilość stron księgi (także słownie)

i zaopatrzyć podpisem głównego księgowego.

§ 2.1.   Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze, w stosunku do których wskazana jest wzmożona kontrola.

            Zalicza się do nich:

1)      czeki gotówkowe,

2)      bloczki kwitariuszy przychodowych,

3)      karty drogowe,

4)      bloczki mandatów karnych,

5)      arkusze spisu z natury,

6)      bloczki „kasa przyjmie”,

7)      licencje na wykonywanie transportu drogowego taksówką,

8)      zezwolenia na wykonywanie regularnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym,

9)      zezwolenia na wykonywanie regularnych specjalnych przewozów osób

      w krajowym transporcie drogowym,

10)  wypisy z zezwoleń na wykonywanie regularnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym,

11)  wypisy z zezwoleń na wykonywanie regularnych specjalnych przewozów osób

      w krajowym transporcie drogowym,

    2.     Dokładna ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania.

    3.     Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:

            1) przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu,

            2) bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze druków

    ścisłego zarachowania wg poniższego wzoru:

3) oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów 

    nadanych przez drukarnię,

4.      Osobą odpowiedzialną za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jest pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki.

§ 3.1.  Oznaczenia druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadanych przez drukarnię serii i numerów, dokonuje się w niżej podany sposób:

1)      każdy egzemplarz należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym,

2)      obok numeru druku ścisłego zarachowania odpowiedzialny za ewidencję druków pracownik stawia pieczątkę stosowaną wyłącznie do oznakowania druków.

2.        W przypadku druków broszurowych (w blokach) należy dodatkowo na okładce każdego bloku odnotować:

1)      nr kolejny bloku,

2)      numer kart bloku od nr … do nr …,

3)      liczbę kart każdego bloku poświadczoną podpisem osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

3.        Poszczególne karty bloków należy ponumerować bezpośrednio przed wydaniem ich do użytku, w celu zachowania ciągłości numerów w ciągu roku.

4.        Sposób numerowania kart drogowych podany jest na okładce bloku.

Pozostałe druki ścisłego zarachowania należy numerować w sposób uniemożliwiający ich zmianę np. ustalenia znaku i serii, nadanie numeru porządkowego łamanego przez rok.

5.        Niedopuszczalne jest wydanie do użytku druków ścisłego zarachowania nie ujętych w ewidencji oraz nie posiadających wszystkich oznaczeń.

§ 4.1.   Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania należy prowadzić w księdze odrębnie dla każdego rodzaju bloku.

2.        Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią:

1)      dla przychodu – kserokopia rachunku dostawcy, ewentualnie dowodu przyjęcia,

2)      dla rozchodu – pokwitowanie osoby upoważnionej do odbioru druków.

3.        Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem lub długopisem. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie omyłkowych zapisów. Mylny zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać zapis prawidłowy. Osoba dokonująca poprawki powinna obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności.

4.        Wydanie druków ścisłego zarachowania może nastąpić wyłącznie po zdaniu kopii bloku wykorzystanego.

5.    Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne, protokoły przyjęcia i ocechowania oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania (zapotrzebowania, rozliczenia itp.) należy przechowywać przez okres 5 lat. Dotyczy

to również druków anulowanych.

6.        Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane poprzez wpisanie adnotacji „anulowano” wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tych czynności. Anulowane druki, o ile są broszurowe, należy pozostawić w bloku, a luźne druki należy przechowywać w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce.

§ 5.1.  Druki ścisłego zarachowania podlegają kontroli. Kontrola druków polega na stwierdzeniu zgodności druków będących na stanie rzeczywistym ze stanem wykazanym w ewidencji druków, o którym mowa w § 1 instrukcji.

            Kontrolę druków przeprowadza główny księgowy, naczelnik wydziału bądź pracownik przez niego wyznaczony. Kierownik jednostki może zarządzić komisyjną kontrolę stanu druków w drodze spisu z natury.

            Na dowód stwierdzenia zgodności stanu druków z ewidencją osoba dokonująca kontroli stawia datę oraz podpis pod podkreślonym czerwonym kolorem stanem druków na dzień kontroli.

2.      W przypadku zaginięcia (zgubienia lub kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę i cechy (numery, serie) zaginionych druków.

3.      Po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania niezwłocznie należy:

1)      sporządzić protokół zaginięcia,

2)      w przypadku zaginięcia czeków należy niezwłocznie powiadomić bank finansujący, który te czeki wydał,

3)      w uzasadnionych przypadkach gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa zawiadomić policję.

4.      Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane:

1)      liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków, z podaniem ilości egzemplarzy w każdym komplecie druków,

2)      dokładne cechy zaginionych druków – numer, seria, nadana przez drukarnię lub parafowanie druków numerowanych we własnym zakresie, symbol druku oraz rodzaje i nazwy pieczęci,

3)      datę zaginięcia druków,

4)      okoliczności zaginięcia druków,

5)      miejsce zaginięcia druków,

6)      nazwę i dokładny adres (miejscowość, ulica, nr domu) jednostki ewidencjonującej druki.

5.      W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

Druki ścisłego zarachowania powinny być przechowywane w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem.