Zarządzenie NR 1197/V/2010 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 24 września 2010 roku w sprawie: wprowadzenia ?Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie? w Urzędzie Miejskim w Chojnie.

Zarządzenie NR 1197/V/2010
Burmistrza Gminy Chojna
z dnia 24 września 2010 roku

w sprawie: wprowadzenia „Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie” w Urzędzie Miejskim w Chojnie.

Na podstawie art. 4 ust. 5, art. 26 i art. 27 ustawy z dnia 29 września 1994 roku
o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) oraz art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych, zarządzam,
co następuje:

§ 1. Zatwierdzam i wprowadzam do użytku wewnętrznego Instrukcję w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Zobowiązuję wszystkich pracowników właściwych merytorycznie, z tytułu powierzonych im obowiązków, do zapoznania się z w/w instrukcją i przestrzegania

w pełni zawartych w nich postanowień.

§ 3. Traci moc Zarządzenie Nr 185/2006 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 18 września 2006 roku w sprawie ustalenia Instrukcji Inwentaryzacyjnej.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Urząd Miejski w Chojnie

ul. Jagiellońska 4

74-500 Chojna

I N S T R U K C J A

W SPRAWIE GOSPODARKI MAJĄTKIEM TRWAŁYM, INWENTARYZACJI MAJĄTKU I ZASAD ODPOWIEDZIALNOŚCI ZA POWIARZONE MIENIE

Wprowadzona na podstawie:

Zarządzenia NR 1197/V/2010 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 24 września 2010 roku

ROZDZIAŁ I

Postanowienia ogólne

§ 1. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o:

- jednostce – oznacza to Urząd Miejski,

- kierowniku jednostki – oznacza to Burmistrza Gminy,

- księgowym – oznacza to Głównego Księgowego Urzędu Miejskiego.

§ 2.1. Majątek jednostki stanowią:

- środki trwałe,

- pozostałe środki trwałe (wyposażenie),

- wartości niematerialne i prawne.

2. Wyceny środków trwałych dokonuje się według zasad określonych w ustawie

o rachunkowości, z tym, że środki trwałe stanowiące własność jednostki, otrzymane nieodpłatnie na podstawie decyzji właściwego organu, wycenia się według wartości określonej w decyzji.

3. Za środki trwałe uważa się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi,

o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki o wartości początkowej określonej w ustawie z dnia 20 listopada 1999 roku o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 1999 roku Nr 95, poz. 1101, z późn. zm.).

4. Bez względu na wartość na koncie środków trwałych ewidencjonuje się grunty,

budowle i budynki.

Wartość środka trwałego może być zwiększona lub zmniejszona w wyniku

zarządzonej aktualizacji wyceny. Zwiększenie wartości początkowej środków

trwałych może nastąpić o równowartość kosztów inwestycji związanych z ich

ulepszeniem.

5. Zwiększenie stanu środków trwałych następuje pod datą przyjęcia do używania

z inwestycji, datą zakupu lub datą decyzji. Ujawnione nadwyżki ewidencjonuje się pod datą ich zinwentaryzowania.

6. Umorzenie środków trwałych zgodnie ze stawkami amortyzacyjnymi, określonymi
w ustawie z dnia 20 listopada 1999 roku o podatku dochodowym od osób prawnych ewidencjonowane jest w księdze głównej na koniec roku budżetowego w oparciu
o wydruk z programu komputerowego.

7. Grunty nie podlegają umorzeniu.

8. Ewidencja ilościowo-wartościowa środków trwałych prowadzona jest przy pomocy komputera, z zachowaniem wymogów przewidzianych dla księgi inwentarzowej środków trwałych.

9. Do pozostałych środków trwałych zalicza się składniki majątkowe do górnej granicy wynoszącej 3.500,00 zł i jednocześnie spełniające warunek zamiaru użytkowania przez jednostkę tych składników majątkowych przez okres dłuższy niż jeden rok.

10. Pozostałe środki trwałe umarza się w pełnej wartości poprzez wpisanie w koszty

w miesiącu przyjęcia do używania.

Pozostałe środki trwałe w używaniu (wyposażenie – przedmioty) wycenia się według cen zakupu brutto, tj. łącznie z podatkiem VAT.

11. Ewidencją ilościowo – wartościową należy objąć, bez względu na ich wartość,

składniki majątkowe zaliczone do pozostałych środków trwałych obejmujące wyposażenie biur, jak:

- meble biurowe (szafy, biurka, krzesła, itp.)

- komputery, monitory, drukarki, maszyny liczące i piszące, itp.

12. Na rachunkach, na podstawie których dokonano zakupu pozostałych środków trwałych (wyposażenia), należy dokładnie opisać, komu przekazano środek do użytku oraz zamieścić klauzulę o treści „wpisano do ewidencji ilościowej pokój nr…. poz…….nr…. data…… ..podpis…..”. Imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej.

ROZDZIAŁ II

Odpowiedzialność za składniki mienia

§ 3.1. Odpowiedzialność za należyte zabezpieczenie majątku Gminy ponosi pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki, na którym ciąży również obowiązek nadzoru nad właściwą eksploatacja majątku i zabezpieczeniem go przed kradzieżą

i zniszczeniem.

2. Odpowiedzialność za właściwą eksploatację i ochronę składników majątkowych

w czasie godzin pracy ponoszą pracownicy, których pieczy składniki te powierzono

w związku z zajmowanym stanowiskiem.

3. Odpowiedzialność za majątek jednostki używany przez inne jednostki organizacyjne ponoszą kierownicy poszczególnych jednostek.

§ 4.1. Pozostałe środki trwałe objęte ewidencją ilościowo-wartościową, stanowiące wyposażenie biurowe, winny być przypisane do każdego pomieszczenia z osobna

i ujęte w spisie inwentarzowym.

2. Spis inwentarzowy, oprócz numeru pomieszczenia, powinien określać rodzaj, ilość składników wyposażenia, ich numer inwentarzowy (dotyczy majątku podlegającego ewidencji ilościowo-wartościowej) oraz nazwiska i imiona pracowników, których pieczy te składniki powierzono.

Spis taki, opatrzony pieczęcią jednostki i podpisami osób odpowiedzialnych umieszcza się w widocznym miejscu w każdym pomieszczeniu.

3. Wszelkie zmiany w stanie wyposażenia danego pomieszczenia biurowego lub innego mogą nastąpić za wiedzą kierownika jednostki lub wyznaczonego pracownika
i pracowników odpowiedzialnych za jego eksploatację i ochronę. Zmiany
te każdorazowo powinny być odnotowywane w spisie inwentarzowym. Ewidencję ilościowo-wartościową środków trwałych i pozostałych środków trwałych prowadzi Wydział Finansowo-Księgowy, natomiast dodatkowo ewidencję ilościową pozostałych środków trwałych pozostałych w używaniu prowadzą poszczególne wydziały merytorycznie odpowiedzialne za majątek gminy w ramach wydziału.

Wydział organizacyjny prowadzi ewidencję ilościową bez względu na wartość składników majątkowych obejmujących meble biurowe oraz maszyny liczące.

W przypadku zmian w środkach trwałych podlegających ewidencji ilościowo-wartościowej lub ilościowej – zmiany winny być zgłoszone do Wydziały Finansowo-Księgowego. Obowiązek dopilnowania zgłoszenia zmian ciąży na naczelniku wydziału lub kierowniku referatu.

4. Pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki zobowiązany jest dopilnować aktualizacji w spisie inwentarzowym podpisów pracowników w razie zmian personalnych na stanowiskach pracy usytuowanych w danym pomieszczeniu.

§ 5.1. Pracownikom jednostki może być powierzony, na podstawie odpowiedniego dowodu („OT” lub „PT”), sprzęt biurowy do użytku indywidualnego. Przyjmując taki sprzęt, pracownik winien podpisać oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za powierzone mu mienie i zobowiązać się do jego zwrotu, gdy ustanie potrzeba jego użytkowania.

Oświadczenie powyższe przechowuje się w aktach osobowych i u osoby prowadzącej ewidencje środków trwałych.

2. Sprzęt biurowy nie podlegający ewidencji ilościowo-wartościowej lub ilościowej przydzielony do indywidualnego użytku pracownika nie wymaga wykazania w spisie inwentarzowym, przy czym obowiązek okazania tego sprzętu komisji inwentaryzacyjnej spoczywa na pracowniku, pod rygorem odpowiedzialności

za stwierdzony brak.

3. Obowiązkiem pracowników, z którymi rozwiązywany jest stosunek pracy jest uzyskanie odpowiedniej adnotacji o rozliczeniu się z używanego sprzętu na karcie obiegowej.

§ 6.1. Pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki zobowiązany jest zorganizować taką formę nadzoru, która skutecznie służy należytej ochronie składników majątkowych przed zniszczeniem lub kradzieżą.

2. W przypadku stwierdzenia nieodpowiednich warunków zabezpieczenia składników majątkowych, osoby wymienione w ust. 1 występują z wnioskiem do kierownika jednostki o spowodowanie wykonania koniecznych prac w celu usunięcia zagrożenia.

3. W przypadku stwierdzenia braku właściwych warunków dla zabezpieczenia składników majątkowych, powierzonych pracownikom do indywidualnego użytku, zainteresowany pracownik zobowiązany jest zgłosić ten fakt kierownikowi jednostki.

§ 7.1. Obowiązek należytej troski o ochronę składników mienia, przeznaczonego do użytku indywidualnego przed utratą lub zniszczeniem, spoczywa na pracowniku, któremu sprzęt taki powierzono.

2. W przypadku stwierdzenia utraty lub zniszczenia składnika majątkowego, będącego na wyposażeniu jednostki lub powierzonego pracownikowi do użytku indywidualnego, pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki zobowiązany jest ustalić okoliczności faktu, przeprowadzić postępowanie wyjaśniające w celu ustalenia przyczyny lub osoby winnej utraty lub zniszczenia mienia i przedstawić kierownikowi jednostki wnioski w przedmiocie wyegzekwowania odpowiedzialności materialnej

w myśl przepisów kodeksu pracy.

§ 8.1. Odpowiedzialność za należyte i terminowe wystawienie obowiązujących dokumentów, dotyczących zmian w stanie posiadania ponoszą naczelnicy wydziałów, kierownicy referatów lub użytkownicy środków trwałych i wyposażenia.

2. Dokonywanie przeniesień majątkowych składników wyposażenia miedzy pomieszczeniami z pominięciem wymaganej procedury formalnej jest niedopuszczalne.

Skutki prawne związane z utratą lub zniszczeniem w wyniku przesunięć obciążają pracowników, którzy przeniesień takich dokonali

Wyznaczony przez kierownika jednostki pracownik w takich przypadkach ponosi odpowiedzialność z tytułu nadzoru.

§ 9.1. Pracownik ponosi odpowiedzialność za zniszczenie mienia jednostki, powstałego wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków.

2. Odpowiedzialność pracownika z tego tytułu wiąże się z obowiązkiem powstałej szkody, przy czym regres zakładu ogranicza się do trzykrotnych poborów – zgodnie

z kodeksem pracy.

3. Pracownik zobowiązany jest pokryć szkodę w pełnej wysokości, jeżeli przekracza
ona wartość trzykrotnych poborów w sytuacji, gdy pracownik:

1) dopuścił się zagarnięcia mienia albo w inny sposób umyślnie wyrządził szkodę zakładowi,

2) nie dopełnił obowiązku zwrotu albo rozliczenia się z powierzonych
mu pieniędzy, papierów wartościowych, kosztowności, narzędzi, instrumentów
lub innego wyposażenia, a także odzieży ochronnej i roboczej lub sprzętu ochrony osobistej,

3) spowodował szkodę w mieniu innym, niż wymienione w pkt. 1) i 2), jeżeli było ono mu powierzone z obowiązkiem zwrotu.

ROZDZIAŁ III

Cel przeprowadzenia inwentaryzacji

§ 10.1.Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, majątek jednostki podlega inwentaryzacji.

2. Zasadniczym celem inwentaryzacji jest:

1) sprawdzenie pod względem ilościowym i wartościowym stanu wszystkich aktywów i pasywów,

2) porównanie stanu rzeczywistego ze stanem ewidencyjnym,

3) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności

ze stanem rzeczywistym,

4) wyjaśnienie i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych,

5) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych)

za powierzone mienie,

6) dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku na potrzeby Urzędu (wykazanie zniszczonych, nieprzydatnych) w celu ich odpowiedniego zagospodarowania lub urealnienia wyceny,

7) stworzenie warunków dla usprawnienia gospodarki majątkiem przez przeciwdziałanie przejawom nieprawidłowości i marnotrawstwa.

ROZDZIAŁ IV

Sposoby przeprowadzania inwentaryzacji

§ 11.1.Inwentaryzację aktywów i pasywów przeprowadza się w drodze:

1) spisu z natury rzeczywistych ilości poszczególnych składników majątku,

2) uzyskania od banków i kontrahentów potwierdzeń stanu określonych składników wykazanych w księgach rachunkowych (metoda potwierdzenia sald),

3) porównania danych z ksiąg rachunkowych dotyczących określonych składników

z odpowiednimi dokumentami (metoda weryfikacji).

2.Każdy z w/w sposobów inwentaryzacji stosuje się do innych grup składników majątku, stąd też wybór sposobu nie jest dowolny:

1) drogą spisu z natury obejmuje się aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papiery wartościowe, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe (z wyjątkiem gruntów i środków trudnodostępnych), maszyny i urządzenia wchodzące w skład inwestycji (środków trwałych w budowie) oraz składniki aktywów, będących własnością innych jednostek, powierzonych Urzędowi Miejskiemu do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania,

2) drogą uzyskania od banków i kontrahentów potwierdzeń sald obejmuje się wykazane w księgach rachunkowych aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki należności (z wyłączeniem spornych i wątpliwych), kredyty i pożyczki,

3) drogą porównania danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami oraz weryfikacji realnej wartości składników majątku obejmuje się środki trwałe

(do których dostęp jest znacznie utrudniony), grunty, należności sporne i wątpliwe, rozrachunki z pracownikami, rozrachunki publiczno-prawne, aktywa finansowe, wartości niematerialne i prawne, rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne, fundusze, rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów, a także pozostałe aktywa i pasywa nie wymienione w pkt. 1 i 2.

ROZDZIAŁ V

Zasady przeprowadzania inwentaryzacji

§ 12.1.Spis z natury – polega na dokonaniu fizycznego pomiaru ilości składników majątkowych drogą ich przeliczenia, zważenia lub zmierzenia przez fachowy zespół, niezależny od osób sprawujących pieczę nad tymi składnikami na co dzień. Spis

z natury przeprowadza zespół w składzie co najmniej dwuosobowym, w obecności osoby odpowiedzialnej za powierzone mienie. Podczas spisu z natury należy przestrzegać następujących zasad:

1) kompletności – każdy składnik objęty spisem może być zapisany w arkuszu spisu z natury,

2) jednokrotności – każdy składnik objęty spisem może być ujęty w arkuszu spisu z natury tylko jeden raz,

3) porównywalności – stan składnika majątkowego ustalony w drodze spisu

z natury w określonym dniu musi dać się porównać ze stanem ewidencyjnym tego samego składnika z tego samego dnia.

2. Uzgodnienie sald – polega na wysłaniu potwierdzeń sald rozrachunków

z kontrahentami i bankami. Obowiązek ciąży na obu stronach danego rozrachunku

tj. zarówno na wierzycielu jak i na dłużniku z tym, że do inicjatywy dokonania uzgodnienia zobowiązany jest wierzyciel (należności).

3. Weryfikacja – polega na porównaniu sald ksiąg ze stanowiącymi ich podstawę dokumentami, a także aktualnym stanem rzeczywistym.

Weryfikacją obejmuje się składniki majątku nie objęte spisem z natury lub

uzgodnieniem sald.

ROZDZIAŁ VI

Inwentaryzacja

§ 13.1.Zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, majątek jednostki podlega inwentaryzacji.

Polega ona na przeprowadzeniu zespołu czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu składników majątkowych jednostki, w tym: dokonanie spisu rzeczowych i pieniężnych składników majątku jednostki, uzgodnienie sald aktywów

i pasywów, ich wycena oraz rozliczenie ze stanem ewidencyjnym, w tym również rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych.

2. Stosownie do powołanych przepisów, odpowiedzialność za zarządzenie inwentaryzacji, terminowe i prawidłowe jej przeprowadzenie ponosi kierownik jednostki.

ROZDZIAŁ VII

Terminy i częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji

§ 14.1.Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:

1) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie niestrzeżonym – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości
z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;

2) aktywów finansowych, zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych

w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń pisemnych prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;

3) aktywów i pasywów nie objętych spisem z natury lub uzgodnieniem,

tj. gruntów stanowiących mienie komunalne, środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań wobec pracowników, należności i zobowiązań z tytułów publiczno-prawnych, należności i zobowiązań wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, środków trwałych w budowie, których spis z natury jest niemożliwy – przeprowadza się przez porównanie danych ewidencyjnych ze stanem wynikającym z dowodów księgowych;

4) inwentaryzacją należy objąć również znajdujące się w jednostce składniki majątkowe:

- ujęte wyłącznie w ewidencji ilościowej,

- będące własnością innych jednostek.

2.Termin i częstotliwość inwentaryzacji, określone w ust. 1 uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:

1) składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 – rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między data spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego

z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym;

2) zapasów materiałów i towarów znajdujących się w strzeżonych* składowiskach objętych ewidencją ilościowo-wartościową – przeprowadzono raz w ciągu 2 lat;

3) nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też

znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn

i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – przeprowadzono raz w ciągu 4 lat.

3. W celu dotrzymania terminów rozliczenia inwentaryzacji przyjmuje się,

iż w przypadku braku potwierdzenia sald od kontrahentów dopuszcza się możliwość weryfikacji stanu faktycznego ze stanem księgowym.

Terminy i częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji określa „Harmonogram inwentaryzacji” stanowiący Załącznik Nr 1 do niniejszej Instrukcji.

ROZDZIAŁ VIII

Czynności przedinwentaryzacyjne

§ 15.1.Przed przystąpieniem do inwentaryzacji należy przeprowadzićoględziny środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu pod względem oznakowania, umożliwiającego identyfikację oraz przydatności. Należy dokonać likwidacji środków

zniszczonych, nieprzydatnych itp.

2.Likwidacji dokonuje komisja powołana przez kierownika jednostki sporządzając protokół, w którym podaje przyczyny i sposób fizycznej likwidacji.

3.Protokół likwidacji powinien zawierać: nazwę środka, numer inwentarzowy, ilość, cenę, wartość, podpisy komisji i osób materialnie odpowiedzialnych, zatwierdzony przez kierownika jednostki.

4.Protokół zatwierdzony przez kierownika jednostki komisja przekazuje niezwłocznie głównemu księgowemu celem naniesienia zmian w ewidencji księgowej.

_________________________

*Za teren „ strzeżony” uznaje się miejsce (plac, pomieszczenie) ogrodzone, zamknięte, pilnowane (stróż), bądź zabezpieczone
w dodatkowe elementy ochrony (kraty, sztaby, kłódki, system alarmowy)

Rozdział IX

Metody przeprowadzania inwentaryzacji

§ 16.1.Metoda pełnej inwentaryzacji okresowej – polega na ustaleniu stanu wszystkich składników aktywów i pasywów znajdujących się w inwentaryzowanej jednostce organizacyjnej.

2. Metoda pełnej inwentaryzacji ciągłej – polega na sukcesywnym ustaleniu rzeczywistego stanu poszczególnych składników majątku, według ustalonego planu

i z zachowaniem terminów częstotliwości inwentaryzacji określonych w ustawie

o rachunkowości.

Warunkiem jej stosowania jest prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej zapasów składowanych na terenie strzeżonym, może być stosowana jeżeli taką decyzję

podejmie kierownik jednostki.

3. Metoda wyrywkowa inwentaryzacji okresowej lub ciągłej –polega na ustaleniu

w ciągu roku, w dowolnym terminie, rzeczywistego stanu części składników majątku, z ogółu powierzonych danej osobie materialnie odpowiedzialnej.

4. Inwentaryzacja uproszczona - jest przeprowadzana na wniosek Przewodniczącego

Komisji Inwentaryzacyjnej, po uprzednim uzyskaniu zgody kierownika jednostki.

Uproszczona inwentaryzacja trwale oznaczonych numerami inwentarzowymi środków trwałych oraz wyposażenia użytkowego na terenie jednostki polega na sprawdzeniu prawidłowości ich ewidencji księgowej przez bezpośrednie porównanie jej danych
ze stanem rzeczywistym oraz na ustaleniu i wyjaśnieniu różnic inwentaryzacyjnych.

ROZDZIAŁ X

Odpowiedzialność osób materialnie odpowiedzialnych

za sprawne przeprowadzenie inwentaryzacji

§ 17. W celu zapewnienia sprawnego przeprowadzenia inwentaryzacji osoby materialnie odpowiedzialne za stan składników majątku objętych spisem zobowiązane są:

1) przed rozpoczęciem spisu z natury – złożyć pisemne oświadczenie na ręce Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej stwierdzające, iż wszystkie zrealizowane dowody przychodów i rozchodów inwentaryzowanych składników majątku zostały przekazane do Wydziału Finansowo – Księgowego,

2) przed rozpoczęciem inwentaryzacji – doprowadzić do należytego porządku wszystkie pomieszczenia magazynowe oraz ułożyć zapasy materiałów w taki sposób, który umożliwi do nich łatwy dostęp,

3) dokonywać na bieżąco zapisów oraz uzgodnień wprowadzonych zmian
w magazynach z Wydziałem Finansowo – Księgowym (zmiany w ewidencji analitycznej).

ROZDZIAŁ XI

Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji

§ 18.1. Inwentaryzację środków trwałych, pozostałych środków trwałych w używaniu

(wyposażenie) przeprowadza się metodą spisu z natury w oparciu o zarządzenie

kierownika jednostki.

2. Inwentaryzację wartości niematerialnych i prawnych przeprowadza się

w drodze weryfikacji stanu ewidencyjnego.

3. Przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej powołuje kierownik jednostki,

nie może to być główny księgowy lub inny pracownik wydziału finansowo-księgowego.

4. Członków komisji inwentaryzacyjnej powołuje kierownik jednostki, na

wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej w składzie co najmniej

dwóch osób.

5. W celu sprawnego przeprowadzenia spisu z natury powołuje się zespoły

spisowe spośród pracowników. Zespół spisowy musi się składać

z co najmniej dwóch osób, przy czym nie mogą to być osoby odpowiedzialne

za podlegające spisowi składniki majątku. Skład zespołów spisowych

ustala, na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, kierownik

jednostki na mocy zarządzenia.

6. Do uprawnień i obowiązków przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej

należy:

1) stawianie wniosków w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej

i zespołów spisowych oraz w sprawie zmian i uzupełnień w ich

składzie,

2) wyznaczanie spośród członków komisji zastępcy przewodniczącego oraz

ustalenie zakresu czynności dla członków komisji,

3) przeprowadzenie szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej

oraz zespołów spisowych,

4) organizowanie prac przygotowawczych do inwentaryzacji rzeczowych

i pieniężnych składników majątku oraz dopilnowanie ich wykonania

we właściwym terminie; a w szczególności sprawdzenie, czy środki

trwałe i wyposażenie w użytkowaniu są właściwie oznakowane i czy

w pomieszczeniach, w których się znajdują wywieszone są aktualne

spisy inwentarzowe,

5) prowadzenie rozliczenia arkuszy spisowych z natury, stanowiących

druki ścisłego zarachowania,

6) stawianie w uzasadnionych przypadkach wniosków w sprawie:

a) zmiany terminu inwentaryzacji,

b) zarządzenia inwentaryzacji niektórych składników majątku

na podstawie obliczeń technicznych lub szacunku,

c) powołania fachowców lub rzeczoznawców do ustalenia stanów

faktycznych składników majątku podlegającego inwentaryzacji

na podstawie obmiaru lub szacunku,

d) przeprowadzenia inwentaryzacji w sposób uproszczony

polegający na zastąpieniu:

- spisu z natury-porównaniem danych ewidencyjnych ze

stanem faktycznym,

- spisu z natury-porównaniem danych ewidencyjnych z

dokumentacją,

- przeprowadzeniu spisów uzupełniających lub powtórnych,

7) zarządzenie w uzasadnionych przypadkach przyjęcia lub wydania

składników majątku w czasie spisu,

8) kontrolowanie przygotowań do spisu oraz przebiegu spisów z natury,

9) kontrolowanie pod względem formalnym i rachunkowym, wypełnionych

przez zespoły spisowe, arkuszy spisów z natury i innych dokumentów

z inwentaryzacji,

10) dopilnowanie terminowego złożenia wyjaśnień ewentualnych różnic

inwentaryzacyjnych przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie,

11) ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych

i sformułowanie wniosków w sprawie ich rozliczenia,

12) przygotowanie wniosków o wszczęcie dochodzenia w przypadku

ujawnienia niedoborów i szkód zawinionych,

13) stawianie wniosków w sprawie sposobu zagospodarowania,

ujawnionych w czasie inwentaryzacji, zapasów niepełnowartościowych,

zbędnych lub nadmiernych oraz w sprawie usprawnienia gospodarki

rzeczowymi i pieniężnymi składnikami majątku,

14) przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej może część z wymienionych

czynności zlecić do wykonania członkom komisji inwentaryzacyjnej

oraz przewodniczącym zespołów spisowych; nie zwalnia go to jednak

od odpowiedzialności za ich prawidłowe i terminowe wykonanie.

ROZDZIAŁ XII

Inwentaryzacja właściwa

§ 19.1.Przed rozpoczęciem spisu osoba odpowiedzialna materialnie za inwentaryzowane

składniki mienia składa oświadczenie (wzór –Załącznik Nr 2 do niniejszej

Instrukcji).

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej pobiera od osoby odpowiedzialnej

za druki ścisłego zarachowania „Arkusz spisu z natury-uniwersalny”,

stanowiący druk ścisłego zarachowania. Zespół spisowy dokonuje spisu

z natury na ww. „Arkuszu spisu…” wypełniając czytelnie wszystkie rubryki

zgodnie z jego treścią w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej.

2.Arkusze spisu z natury, na których ujmuje się wyniki inwentaryzacji,

powinny zawierać:

1) nazwę jednostki ( nadruk lub odciśnięty stempel zawierający nazwę jednostki),

2) numer kolejny arkusza spisu oraz oznaczenia uniemożliwiające ich zamianę,
na przykład podpis Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej,

3) określenie metody inwentaryzacyjnej,

4) nazwę pomieszczenia spisowego (określenie magazynu, składowiska),

5) datę spisu z natury, imiona i nazwiska osób uczestniczących w komisji inwentaryzacyjnej oraz godziny jego przeprowadzenia,

6) termin przeprowadzenia inwentaryzacji,

7) numer kolejny pozycji arkusza spisu,

8) szczegółowe określenie składnika majątku w tym także symbol identyfikacyjny, na przykład numer inwentarzowy, numer symbolu indeksu,

9) jednostkę miary,

10) ilość stwierdzoną w czasie spisu z natury,

11) cenę za jednostkę miary oraz wartość wynikającą z przemnożenia ilości składnika majątku przez cenę,

12) imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za stan składników majątku oraz jej podpis złożony na dowód niezgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń spisu z natury, bądź imię i nazwisko osób współodpowiedzialnych.

3. Wpis do arkuszy spisu z natury powinien nastąpić bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistej ilości składnika majątku w sposób umożliwiający osobie odpowiedzialnej, sprawdzenie prawidłowości spisu.

4. Do arkuszy spisu stosuje się odpowiednio przepisy o dokumentacji księgowej, z tym, że członek zespołu spisowego i osoba materialnie odpowiedzialna zobowiązani
są złożyć swoje podpisy obok poprawionego tekstu.

W arkuszach spisu niedozwolone jest pozostawianie niewypełnionych wierszy.

5. Arkusze spisu z chwilą ich ponumerowania traktuje się jako druki ścisłego zarachowania i są objęte ilościowo kontrolą zużycia. Ponumerowanie arkuszy spisu oraz ich oznaczenie w sposób uniemożliwiający zamianę, powinno nastąpić przed wydaniem arkuszy spisu członkom zespołów spisowych.

Za prawidłowe rozliczenie się z otrzymanych przez zespoły spisowe arkuszy spisu odpowiada Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej.

6. Arkusze spisu należy wypełniać w sposób umożliwiający podział ujętych w nich składników majątku według miejsc przechowywania i według osób odpowiedzialnych, a także wyodrębniania składników własnych i obcych z dalszym ich podziałem na pełnowartościowe i uszkodzone, zepsute lub takie, których wartość na skutek długotrwałego przechowywania albo z innych powodów uległa zmniejszeniu – nie dotyczy to jednak składników majątku zużywających się stopniowo ( środki trwałe, wyposażenie w użytkowaniu).

7. Przy wypełnianiu arkuszy spisu stosuje się nazwy i inne szczegółowe określenia majątku przyjęte w indeksie materiałów, wyrobów i towarów. Ilości towarów powinny być wyrażone w tych samych jednostkach miary, w jakich są ujmowane w ewidencji ilościowej i ilościowo – wartościowej.

8. Arkusze spisu z naturysą dowodami księgowymi i z uwagi na to niedopuszczalne jest przerabianie cyfr lub treści, wyskrobywanie, względnie wymazywanie czy zamazywanie korektorem błędnie zapisanych danych, jak również wypełnianie zwykłym ołówkiem.

9. Błędy w arkuszachspisowych, w momencie ich wypełniania, można poprawić

wyłącznie zgodnie z zasadami przewidzianymi w przepisach art. 25 ust.

1 ustawy o rachunkowości, tj. poprzez przekreślenie błędnego zapisu

(tekst, liczby), tak aby pozostały one czytelne.

Wszelkie poprawki parafowane są przez osobę (osoby) dokonującą spisu

z natury i osoby materialnie odpowiedzialne oraz opatrzone datą.

Błędy powstałe np. przy wycenie, powinny być poprawione i podpisane przez

osoby, którym powierzono wykonywanie tej czynności.

10. Arkusze spisu z natury sporządza się w dwóch egzemplarzach, a przy

inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej –w trzech. Oryginał spisu otrzymuje

Wydział Finansowo-Księgowy do wyceny i rozliczenia za pośrednictwem

Przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, kopię-osoba materialnie

odpowiedzialna.

11. Na oddzielnych arkuszach dokonuje się spisu:

-środków trwałych,

-pozostałych środków trwałych w używaniu,

-materiałów.

12. Nie należy spisywać na jednym arkuszu spisu z natury składników majątku

powierzonych różnym osobom materialnie odpowiedzialnym.

Przy niepełnowartościowych składnikach majątku komisja inwentaryzacyjna

powinna podać w uwagach procent wartości.

13. Na czas spisu z naturypodlegające spisowi składniki majątku nie mogą być

do czasu zakończenia spisu na polu spisowym wydawane lub przyjmowane.

Wydanie lub przyjęcie składników majątku może być dokonane, gdy jest to

niezbędne dla zapewnienia normalnej działalności jednostki pod warunkiem,

że zespół spisowy zawiadamia o tym przewodniczącego komisji

inwentaryzacyjnej, który może zarządzić, aby przyjęcie lub wydanie uwzględnić
w spisie na podstawie specjalnie oznaczonych dowodów przyjęcia

lub wydania zapewniających odpowiednie ich ujęcie w rozliczeniu osoby

odpowiedzialnej za powierzone jej składniki majątku.

14. W przypadku, gdy w spisie z natury z ważnych przyczyn nie może brać udziału osoba materialnie odpowiedzialna i nie upoważni do tej czynności innej osoby,
to wówczas na wniosek Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, Kierownik Jednostki może wyrazić zgodę na przeprowadzenie spisu z natury w obecności wyznaczonej przez niego trzyosobowej komisji.

15. Spis z natury powinien być poddany wyrywkowej kontroli przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub przez osoby, które zostały przez niego wyznaczone.
Ma to na celu zbadanie, czy powołane zespoły spisowe działają zgodnie z przepisami o przeprowadzaniu inwentaryzacji.

Na tę okoliczność należy sporządzić protokół, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości w toku kontroli Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej ma obowiązek powiadomić Kierownika Jednostki, który zobowiązany jest zarządzić ponowne przeprowadzenie inwentaryzacji w całości lub odpowiedniej jej części.

16. Wyniki spisu z natury rzeczowych składników majątkowych należy wpisywać

na arkuszach spisu z natury. Zespoły spisowe wypełniają wszystkie wiersze i rubryki z wyjątkiem „cena” i „wartość” (czynność ta winna być dokonana przez odpowiedniego pracownika Wydziały Finansowo – Księgowego) oraz podpisują arkusze i przedkładają je do podpisania osobom materialnie odpowiedzialnym.

Dokonując inwentaryzacji składników majątku w stanie zerowym należy również wypełnić arkusz spisowy, przy czym w rubryce w ilość należy wpisać „0”.

17. Bezpośrednio pod ostatnią pozycją naniesioną na arkusz spisowy należy

zamieścić odpowiednią klauzulę o treści: „Spis zakończono na poz……”.

Natomiast pozostałe wolne pozycje arkusza należy skreślić.

ROZDZIAŁ XIII

Zakończenie inwentaryzacji

§ 20.1. Po zakończeniu każdej strony arkusza spisu, zespół spisowy i osoby

materialnie odpowiedzialne składają podpisy, następnie zespół spisowy

sporządza zestawienie arkuszy spisowych i składa przewodniczącemu komisji

inwentaryzacyjnej wraz ze sprawozdaniem z przebiegu spisu z natury.

2. Po zakończeniu spisu z natury zespoły spisowe składają przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej pisemną informację o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowości i spostrzeżeniach w zakresie gospodarki składnikami majątkowymi tj. o stanie ich zabezpieczenia przed zniszczeniem lub zagarnięciem oraz następuje rozliczenie z przydzielonych im arkuszy spisu .

3. Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej zapisane oryginały spisu z natury

przedkłada do Wydziału Finansowo – Księgowego, a z pozostałych
tzn. niewykorzystanych rozlicza się u osoby odpowiedzialnej za prawidłową

ewidencję druków ścisłego zarachowania.

4.W Wydziale Finansowo – Księgowym dokonuje się wyceny składników majątku na

arkuszach spisu z natury i ustala się różnice inwentaryzacyjne (niedobory
i nadwyżki) wynikające z porównania ilości i wartości poszczególnych składników

majątku, ustalonych w toku spisu z natury, z ilością i wartością wynikającą z ewidencji

tych składników.

5. Uzgodnienie stanu ewidencyjnego i faktycznego następuje w drodze porównania

ustaleń zawartych w arkuszach spisowych z ewidencją analityczną. W przypadku pełnej zgodności wartości spisu z natury z ewidencją księgową wynikającą z ksiąg rachunkowych i inwentarzowych, pracownik Wydziału Finansowo-Księgowego odnotowuje fakt pełnej zgodności na wydrukach jw., adnotację podpisuje Główny Księgowy.

6. W przypadku stwierdzeniaróżnic w wartości spisu z natury z ewidencją księgową

wynikającą z ksiąg rachunkowych i inwentarzowych Wydział Finansowo-Księgowy sporządza „Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych” podając: stan faktyczny według spisu z podaniem pozycji spisu, numeru inwentarzowego, nazwy jednostki miary, ceny, ilości i wartości oraz różnic stanowiących nadwyżki i niedobory. Po wypełnieniu zestawienia przekazuje całość dokumentacji przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.

ROZDZIAŁ XIV

Rozliczenie inwentaryzacji

§ 21.1. Komisja inwentaryzacyjnawyjaśnia w uzgodnieniu z sekretarzem gminy i osobami

materialnie odpowiedzialnymi przyczyny powstania różnic; sporządza protokół rozliczeń wyników inwentaryzacji i dołącza do protokołu „Oświadczenie osób materialnie odpowiedzialnych po inwentaryzacji” (wzór –Załącznik Nr 3 do niniejszej Instrukcji).

2. W oparciu o ww. protokół sekretarz gminy przygotowuje decyzję kierownika

jednostki w sprawie różnic inwentaryzacyjnych, decyzję podpisuje kierownik jednostki.

Decyzję następnie przekazuje się do Wydziału Finansowo-Księgowego.

Pracownik Wydziału Finansowo-Księgowego ewidencjonuje w księgach

rachunkowych i inwentarzowych dane wynikające z decyzji kierownika jednostki.

3. Spisu pozostałych środkówtrwałych o wartości niżej niż 500zł – podlegających tylko ewidencji ilościowej (prowadzonej Wydziale Organizacyjnym, dokonuje się poprzez stwierdzenie zgodności lub niezgodności stanu faktycznego ze spisem inwentarzowym .

4. Niezgodności wyjaśnia Komisja Inwentaryzacyjna z udziałem sekretarza gminy, wysłuchując osobę materialnie odpowiedzialną.

5. Niedobory i nadwyżki inwentaryzacyjne mogą być kompensowane, jeśli spełniają one następujące warunki:

1) zostały stwierdzone w ramach jednego spisu z natury,

2) dotyczą jednej osoby materialnie odpowiedzialniej lub jednego zespołu pracowników, którzy przyjęli wspólną odpowiedzialność za powierzone mienie,

3) zostały stwierdzone w podobnych składniach majątku lub dotyczą składników majątku w podobnych opakowaniach, co można uzasadnić możliwość omyłek ze strony osoby odpowiedzialnej (współodpowiedzialnej).

6. Ilość oraz wartość niedoborów i nadwyżek podlegających kompensacie ustala się

przyjmując za podstawę mniejszą ilość stwierdzonego niedoboru lub nadwyżki oraz niższą cenę składników majątku wykazujących różnice inwentaryzacyjne.

7. Decyzję ostateczną w sprawie różnic w wyposażeniu podejmuje kierownik

jednostki.

ROZDZIAŁ XV

Inwentaryzacja pozostałych aktywów i pasywów

§ 22.1. Inwentaryzacji środków pieniężnychzgromadzonych na rachunkach bankowych lub

przechowywanych przez inne jednostki, należności, w tym udzielonych pożyczek,

powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych - dokonuje się
na ostatni dzień roku przez uzyskanie potwierdzenia prawidłowości stanu tych aktywów przez bank i kontrahentów.

2. Inwentaryzacja aktywów i pasywów, nie objętych spisem z naturylub uzgodnieniem, tj. gruntów stanowiących mienie komunalne, środków trwałych trudno dostępnych oglądowi, należności spornych i wątpliwych, należności
i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, środków trwałych w budowie, których spis z natury jest niemożliwy – odbywa się w drodze weryfikacji danych z ksiąg z odpowiednimi dokumentami.

3. Pełną dokumentację inwentaryzacyjną należy przechowywać przez okres pięciu lat (kat. B-5) zgodnie z postanowieniami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin
i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319, z późn. zm.).

4. Wykaz stanowisk odpowiedzialnych za przeprowadzenie czynności inwentaryzacyjnych stanowi załącznik Nr 4 do niniejszej instrukcji.

ROZDZIAŁ XVI

Obowiązki Burmistrza w zakresie prawidłowego przeprowadzania inwentaryzacji

§ 23. Odpowiedzialność za wykonanie obowiązków w zakresie inwentaryzacji ponosi Burmistrz Gminy.

W celu zapewnienia terminowego, rzetelnego i kompletnego przebiegu inwentaryzacji obowiązkiem Burmistrza Gminy jest:

1) powołanie w drodze Zarządzenia Burmistrza Gminy, Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej w Urzędzie Miejskim (winna to być osoba o stosunkowo wysokiej randze służbowej i doświadczeniu fachowym),

2) kontrola przebiegu inwentaryzacji,

3) akceptacja ustaleń inwentaryzacyjnych.

ROZDZIAŁ XVII

Rola Naczelnika Wydziału Finansowo – Księgowego oraz służb księgowych

w sprawnym przeprowadzeniu inwentaryzacji

§ 24. W celu zapewnienia sprawnego przeprowadzenia inwentaryzacji Naczelnik Wydziału Finansowo – Księgowego oraz służby księgowe zobowiązane są
do uzgadniania i weryfikacji sald oraz współdziałania we właściwym przygotowaniu organizacyjnym spisu z natury.

Ponadto zobowiązane są do prawidłowego, kompletnego i terminowego rozliczania wyników inwentaryzacji oraz dopilnowania złożenia wyjaśnienia różnic inwentaryzacyjnych przed zamknięciem ksiąg rachunkowych.

ROZDZIAŁ XVIII

Wycena poszczególnych składników aktywów i pasywów

po zakończeniu inwentaryzacji

§ 25.1.Po zakończeniu inwentaryzacji przez komisję inwentaryzacyjną i przekazaniu arkuszy spisowych za pośrednictwem Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej do Wydziału Finansowo – Księgowego odpowiedzialne służby księgowe, dokonują wyceny, ustalają różnice inwentaryzacyjne, dokonują rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, a w razie konieczności również kompensaty po uprzednim zaakceptowaniu różnic przez Burmistrza Gminy.

2. Poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się stosując przepisy ustawy
o rachunkowości.

Aktywa i pasywa wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy w sposób następujący:

1) środki trwałe w budowie – w wysokości ogółu kosztów pozostających
w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem, pomniejszonych
o odpisy z tytułu utraty wartości,

2) środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne –według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny, środków trwałych), pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe,
a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości,

3) rzeczowe składniki aktywów obrotowych –według cen nabycia lub kosztów wytworzenia nie wyższych od cen ich sprzedaży netto na dzień bilansowy,

4) udziały w innych jednostkach oraz inne inwestycje zaliczone do aktywów trwałych –według ceny nabycia, pomniejszonej o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości lub według wartości godziwej,

5) udziały w jednostkach podporządkowanych zaliczone do aktywów trwałych – według zasad określonych w pkt 4, z tym że udziały zaliczane do aktywów trwałych mogą być wycenione metodą praw własności,

6) inwestycje krótkoterminowe –według ceny (wartości) rynkowej albo według ceny nabycia lub ceny (wartości) rynkowej, zależnie od tego, która z nich jest niższa, a krótkoterminowe inwestycje, dla których nie istnieje aktywny rynek,
w inny sposób określonej wartości godziwej,

7) należności i udzielone pożyczki –w kwocie wymagalnej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności,

8) zobowiązania – w kwocie wymagającej zapłaty przy czym zobowiązania finansowe, których uregulowanie zgodnie z umową następuje drogą wydania aktywów finansowych innych niż środki pieniężne lub wymiany na instrumenty finansowe – według wartości godziwej,

9) rezerwy – w uzasadnionej, wiarygodnie oszacowanej wartości,

10) kapitały (fundusze) własne, z wyjątkiem udziałów (akcji) własnych oraz pozostałe aktywa i pasywa –w wartości nominalnej.

3 Różnice inwentaryzacyjne powstałe w wyniku rozliczenia spisu z natury winny być zestawione w sposób pozwalający na ustalenie łącznej sumy różnic inwentaryzacyjnych z podziałem wg poszczególnych kont syntetycznych działów, rozdziałów, paragrafów oraz według osób materialnie odpowiedzialnych za ich powstanie.

Zestawienie takie sporządzają odpowiedzialne za rozliczenie inwentaryzacji służby księgowe.

Różnice inwentaryzacyjne mogą wystąpić jako:

1) niedobory – jeżeli ich stan rzeczywisty jest niższy od stanu wynikającego
z ewidencji księgowej,

2) nadwyżki –jeżeli ich stan rzeczywisty jest wyższy od stanu wynikającego
z ewidencji księgowej,

3) szkody –jest to częściowa lub całkowita utrata pierwotnej wartości inwentaryzowanego majątku.

4. Niedobory i nadwyżki są to ujemne lub dodatnie różnice ilościowe i wartościowe ujawnione w drodze porównania stanu rzeczywistego ze stanem ewidencyjnym.

Mogą one powstać podczas transportu, magazynowania, użytkowania lub sprzedaży.

Szkodyto zmniejszenie wartości zapasów na skutek pogorszenia ich jakości, wywołanej np. niewłaściwymi warunkami składowania, warunkami atmosferycznymi lub zaniedbaniem osób odpowiedzialnych.

Niedobory, szkody i nadwyżki ujawnione w wyniku przeprowadzenia inwentaryzacji powinny być ustalone przez zespół spisowy, przy współudziale odpowiedzialnego
za rozliczenie tych różnic pracownika Wydziału Finansowo – Księgowego.

Ze względu na kryterium ich powstania dzieli się je następująco:

1) niedobory i szkody niezawinione mogą być spowodowane:

a) wypadkami losowymi ( pożar, powódź, huragan itp.),

b) ubytkami naturalnymi z powodu właściwości fizykochemicznych składników majątkowych ( parowanie, gnicie, rozkrusz w granicach ustalonych norm),

c) błędami pomiaru powstałymi przy przyjmowaniu lub wydawaniu,

d) błędami przy wydawaniu podobnych asortymentów, w tym przypadku może nastąpić kompensata nadwyżki z niedoborem,

2) niedobory i szkody zawinione mogą być spowodowane:

a) udowodnionym przywłaszczeniem mienia,

b) nieznanymi przyczynami, ale nie spełniającymi warunków zezwalających
na zaliczenie ich do niedoborów niezawinionych,

3) nadwyżki można rozróżnić jako:

a) rzeczywiste, przyjmowane do ewidencji zapasów,

b) pozorne, nie są przyjmowane do ewidencji – wynikają z błędów pomiaru, pomyłek w dokumentach inwentaryzacyjnych i ewidencyjnych, mogą również wynikać
z błędów przy wydawaniu podobnych asortymentów i w tym przypadku
są kompensowane niedoborami.

5. W przypadku stwierdzenia różnic inwentaryzacyjnych przez służby księgowe obowiązują następujące zasady postępowania:

1) odpowiedzialny za rozliczenie inwentaryzacji pracownik Wydziału Finansowo – Księgowego powinien zakwalifikować odpowiednio różnice inwentaryzacyjne,

2) komisja inwentaryzacyjna powinna ustalić przyczyny powstania niedoborów lub nadwyżek i przekazać te dane pracownikowi Wydziału Finansowo – Księgowego odpowiedzialnemu za rozliczenie inwentaryzacji.

Pracownik odpowiedzialny za rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych powinien
je rozliczyć i wraz z komisją inwentaryzacyjną ustalić wysokość ubytków naturalnych powstałych w okresie międzyinwentaryzacyjnym.

Rozliczenie ubytków naturalnych przewyższających faktyczny niedobór magazynowy może być dokonywane do wysokości faktycznego niedoboru magazynowego,

3) kompensata ujawnionych niedoborów i nadwyżek może być dokonana jeżeli zostały spełnione następujące warunki:

a) niedobory i nadwyżki muszą być stwierdzone w ramach tego samego spisu
z natury,

b) niedobory i nadwyżki powinny być stwierdzone w podobnych składnikach majątku lub dotyczą składników majątku o podobnym opakowaniu,
co mogłoby sugerować pomyłkę,

c) niedobory i nadwyżki dotyczą jednej osoby materialnie odpowiedzialnej
lub grupy osób, które przyjęły wspólną odpowiedzialność materialną
za powierzone mienie,

d) ilość oraz wartość niedoborów i nadwyżek kompensowanych ustala się przyjmując za podstawę mniejsza ilość stwierdzonego niedoboru
lub nadwyżki i niższą cenę składników majątku wykazujących różnice inwentaryzacyjne,

e) kompensacie nie podlegają środki trwałe.

6. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych – następuje w wyniku postępowania wyjaśniającego pomiędzy odpowiedzialnym za rozliczenie inwentaryzacji pracownikiem Wydziału Finansowo - Księgowego a osobą materialnie odpowiedzialną za powierzone mienie oraz w razie potrzeby w obecności komisji inwentaryzacyjnej. Różnice inwentaryzacyjne rozlicza się w następujący sposób:

1) niedobory niezawinione spowodowane przyczynami losowymi, uznane za ubytki naturalne lub ubytki pozorne wynikające z błędów pomiaru bądź powstałe
z przyczyn uzasadniających ich usprawiedliwienie podlegają spisaniu w koszty lub odpisaniu w pozostałe koszty operacyjne,

2) niedobory i szkody zawinione obciążają konto osoby materialnie odpowiedzialnej i stają się roszczeniami; wysokość roszczeń z tytułu niedoborów zawinionych ustala Burmistrz Gminy, w uzasadnionych przez komisję inwentaryzacyjną przypadkach dopuszczalna jest kompensata niedoboru z nadwyżką odnośnie rzeczowych składników majątku obrotowego powierzonego określonej osobie, pod warunkiem że zostały ujawnione podczas tego samego spisu z natury
i w podobnych składnikach majątku,

3) nadwyżki, które nie mogą być kompensowane z niedoborami stanowią pozostałe przychody operacyjne lub mogą zmniejszać koszty.

7. Kompensaty dokonuje odpowiedzialny za rozliczenie inwentaryzacji pracownik Wydziału Finansowo - Księgowego tylko wówczas, gdy spełnione są następujące warunki:

1) nadwyżka i niedobór zostały ustalone na podstawie tego samego spisu z natury
i powstały w tym samym okresie objętym rozliczeniem,

2) nadwyżka i niedobór dotyczą tej samej osoby odpowiedzialnej materialnie
lub osób rozliczanych i objętych odpowiedzialnością materialną,

3) nadwyżka i niedobór powstały w pokrewnych asortymentach inwentaryzacyjnych składników majątku o tej samej nazwie lub podobnym wyglądzie, względnie
w artykułach znajdujących się w podobnych opakowaniach.

8. Dla ustalenia wartości podlegającej kompensacie przyjmuje się mniejszą ilość
i mniejszą cenę kompensowanych artykułów tzn. że dla określenia dopuszczalnych ilości i wartości kompensaty przyjmuje się mniejszą z dwóch występujących wielkości niedoboru lub nadwyżki.

9. W związku z kompensatą mogą powstać następujące sytuacje:

1) kwota niedoboru równa się kwocie nadwyżki, jeśli ilość i ceny kompensowanych artykułów są sobie równe,

2) po kompensacie powstają różnice ilościowe, jeżeli ceny jednostkowe kompensowanych artykułów są jednakowe, zaś ilości i nadwyżki są różne,

3) po kompensacie pozostają tylko różnice wartościowe, jeśli ilości niedoboru
i nadwyżki kompensowanych artykułów są jednakowe, zaś jednostkowe ceny
są różne,

4) po kompensacie pozostają różnice ilościowe i wartościowe, jeżeli różne są ilości
i różne są ceny kompensowanych artykułów, a zatem różna jest wartość niedoboru i nadwyżki,

5) niedobór pozostały po kompensacie rozlicza się jako niedobór mieszczący się
w granicach norm lub limitów na ubytki naturalne lub jako niedobór przekraczający normy, który w zależności od ustalonych przyczyn może być zawiniony lub niezawiniony.

10. Różnice ujawnione podczas inwentaryzacji służby księgowe Wydziału Finansowo - Księgowego mają obowiązek ująć w księgach rachunkowych nie później niż w ciągu miesiąca następnego po miesiącu, w którym zostały ujawnione, a w przypadku ich ujawnienia w ostatnim miesiącu kończącym rok sprawozdawczy nie później niż z datą ostatniego dnia w roku.

11. O różnicach powstałych podczas inwentaryzacji pracownik odpowiedzialny za jej

rozliczenie powiadamia osoby materialnie odpowiedzialne, które zobowiązane są

do złożenia pisemnych wyjaśnień dotyczących przyczyn ich powstania.

12. W przypadku zaistnienia spraw spornych rozliczenie wraz z kompletem dokumentacji winno być przekazane do Radcy Prawnego w celu ich kierowania na drogę postępowania sądowego.

13. W przypadku stwierdzenia nadużyć sprawy winny być kierowane przez Wydział Finansowo – Księgowy do Radcy Prawnego, a następnie do organów ścigania
po uprzednim wydaniu w tej sprawie decyzji Burmistrza Gminy.

R O Z D Z I A Ł XIX

Wzory druków niezbędnych do rozpoczęcia

i zakończenia inwentaryzacji

§ 26. Ustala się wzory dokumentów niezbędnych dla przeprowadzenia i zakończenia inwentaryzacji:

1) Harmonogram Inwentaryzacji - Załącznik Nr 1 do Instrukcji Inwentaryzacyjnej;

2) Oświadczenie osoby odpowiedzialnej materialnie – Załącznik Nr 2 i Nr 3 do Instrukcji Inwentaryzacyjnej;

3) Wykaz osób odpowiedzialnych za wykonanie czynności inwentaryzacyjnych – Załącznik Nr 4 do Instrukcji Inwentaryzacyjnej;

4) Zarządzenie Burmistrza Gminy Chojna w sprawie powołania Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej w Urzędzie Miejskim w Chojnie – Załącznik Nr 5
do Instrukcji Inwentaryzacyjnej;

5) Zarządzenie Burmistrza Gminy Chojna w sprawie powołania Zespołu Spisowego – Załącznik Nr 6 do Instrukcji Inwentaryzacyjnej;

6) Sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury – Załącznik Nr 7 do instrukcji Inwentaryzacyjnej;

7) protokół rozliczeń wyników inwentaryzacyjnych – dochodzeń w sprawie różnic inwentaryzacyjnych – Załącznik Nr 8 do Instrukcji Inwentaryzacyjnej;

8) Protokół z inwentaryzacji gotówki w kasie – Załącznik Nr 9 do Instrukcji Inwentaryzacyjnej;

9) Protokół z inwentaryzacji aktywów i pasywów drogą porównania
z dokumentacją i ich weryfikacji - Załącznik Nr 10 do Instrukcji Inwentaryzacyjnej.

ROZDZIAŁ XX

Wykaz obowiązujących przepisów

§ 27. Instrukcja w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie opracowana została na podstawie:

1) Ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2009 roku Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.),

2) Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.),

3) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861)

4) Ustawy z dnia 20 listopada 1999 roku o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. Nr 95, poz. 1101; z 2002 roku Dz. U. Nr 100, poz. 923),

5) Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 roku zmieniające rozporządzenie w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (Dz. U. Nr 60, poz. 275).

Załącznik Nr 1

do Instrukcji Inwentaryzacyjnej

HARMONOGRAM INWENTARYZACJI NA 201… ROK

Lp.	Przedmiot inwentaryzacji	Obiekt zinwentaryzowania	Termin przeprowadzenia inwentaryzacji	Rodzaj, forma, metoda, technika inwentaryzacji
1	Grunty	Dane ewidencji księgowej i ewidencji operacyjnej Wydziału ZBN	Od…………… Do……………	Weryfikacja sald na dzień 31.12………….. r.
2	Wartości niematerialne i prawne	Dane ewidencji księgowej	Od…………… Do……………	Weryfikacja sald na dzień 31.12………….. r.
3	Środki trwałe i środki trwałe w używaniu	Dane ewidencji księgowej	Od…………… Do……………	Spis z natury według stanu na dzień 31.12……… r.
4	Środki trwałe w budowie	Dane ewidencji księgowej	Od…………… Do……………	Weryfikacja sald na dzień 31.12………….. r.
5	Rozrachunki z pracownikami	Dane ewidencji księgowej	Od…………… Do……………	Weryfikacja sald na dzień 31.12………….. r.
6	Rozrachunki publiczno-prawne	Dane ewidencji księgowej	Od…………… Do……………	Weryfikacja na dzień 31.12………….. r.
7	Należności i zobowiązania	Wszystkie z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań pracowników i publiczno-prawnych	Od…………… Do……………	Pisemne uzgodnienie sald z kontrahentami na dzień 31.12……..… r.
8	Środki pieniężne w kasie	Kasa………………..	31.12.201…… r	Roczna pełna, spis z natury wg stanu na dzień 31.12………….. r.
9	Pożyczki i kredyty	Według ewidencji księgowej	Od…………… Do……………	Pisemne uzgodnienie sald według stanu na dzień 31.12……..… r.
10	Środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych	Wszystkie rachunki bankowe	Od…………… Do……………	Pisemne uzgodnienie sald według stanu na dzień 31.12……..… r.
11	Fundusze własne	Według stanu ewidencji księgowej	Od…………… Do……………	Porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja ich wartości na dzień 31.12…….. r.
12	Fundusze specjalne	Według stanu ewidencji księgowej	Od…………… Do……………	Porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja ich wartości na dzień 31.12…….. r.
13	Materiały o niskiej wartości w ewidencji pozaksięgowej	…………………….	Od…………… Do……………	Roczna, spis z natury według stanu na dzień 31.12. ……… r.
14	Własne składniki majątkowe powierzone kontrahentom	Według ewidencji księgowej	Od…………… Do……………	Pisemne potwierdzenie sald z kontrahentami na dzień 31.12. ……. r.

Załącznik Nr 2

do Instrukcji Inwentaryzacyjnej

O ś w i a d c z e n i e (wstępne)

Oświadczam niniejszym, jako osoba materialnie odpowiedzialna za mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się, przechowywane w pomieszczeniach magazynowych będące w użytkowaniu …………………………………………………….…

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………,

że wszystkie dowody przychodu i rozchodu, inwentaryzowanych składników majątkowych zostały przekazane do komórek księgowości, a w szczególności dotyczące przychodów rozchodów następujących składników majątkowych:

a) środków trwałych,

b) przedmiotów nietrwałych w użytkowaniu,

c) materiałów,

d) opakowań,

e) ……………………………………..

oraz zostały do chwili rozpoczęcia spisu z natury ujęte w ewidencji ilościowej, tj. w księgach inwentarzowych, kartotekach magazynowych.

…………………………… dnia …………………..

……………………………………………………

czytelny podpis osoby materialnie odpowiedzialnej

Wypełnić w 2 egz.

1) oryginał – komórka księgowości

2) kopia – jednostka inwentaryzacyjna

Załącznik Nr 3

do Instrukcji Inwentaryzacyjnej

…………………………………………….

nazwisko i imię

…………………………………………….

funkcja

O ś w i a d c z e n i e (końcowe)

1. Oświadczam, iż jako osoba materialnie odpowiedzialna za powierzone
mi mienie, brałam czynny udział w inwentaryzacji powierzonych mi składników majatkowych w ………………………………………………………………………

^{(nazwa i adres jednostki)}

w dniu ………………../w dniach od ……………. do ……………*) i stwierdzam, że spisem z natury objęto wszystkie składniki majątkowe.

2. Oświadczam, że w arkuszach spisu z natury i w protokole inwentaryzacji objęto wszystkie znajdujące się w placówce składniki rzeczowe/pieniężne*, stanowiące ich stan faktyczny.

3. Nie wnoszę żadnych uwag i zastrzeżeń do pracy zespołu spisowego.

4. Nie wnoszę zastrzeżeń do wyceny składników majątkowych i do wyniku wstępnego rozliczenia.

5. Wnoszę uwagi do: ……………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………. .

……………………………………………………

podpis osoby materialnie odpowiedzialnej

* niepotrzebne skreślić

Załącznik Nr 4

do Instrukcji Inwentaryzacyjnej

Wykaz osób odpowiedzialnych

za wykonanie czynności inwentaryzacyjnych

Do dokonania czynności inwentaryzacyjnych zobowiązane są niżej wymienione służby:

I. Spis z natury

Lp.	Rodzaj czynności	Osoby odpowiedzialne za wykonanie czynności
1	Przygotowanie składników majątkowych do spisu	Kierownik komórki podlegającej inwentaryzacji, pracownicy
2	Powołanie, przeszkolenie komisji inwentaryzacyjnych i zespołów spisowych	Sekretarz Gminy
3	Przeszkolenie zespołów spisowych	Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej
4	Przeprowadzenie spisu z natury	Członkowie zespołów spisowych
5	Kontrola prawidłowości spisów	Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej
6	Wycena i ustalenie wartości spisanych składników majątku oraz ustalenie różnic inwentaryzacyjnych	Wydział Finansowo – Księgowy przy udziale członków komisji inwentaryzacyjnej
7	Wyjaśnienie przyczyn powstania różnic oraz postawienie wniosków co do sposobu ich rozliczenia	Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej
8	Zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w przypadku uznania niedoborów za nie mieszczące się w granicach norm lub zawinione	Radca prawny
9	Zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w sprawie rozliczenia różnic pod względem formalnym i rachunkowym	Główny księgowy / Skarbnik
10	Uzyskanie zatwierdzenia wniosków przez kierownika jednostki	Sekretarz Gminy
11	Ujecie w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenie	Wydział Finansowo - Księgowy
12	Ocena przydatności składników majątkowych objętych spisem, postawienie wniosków w sprawie zagospodarowania zapasów zbędnych i nadmiernych oraz innych nieprawidłowości w gospodarce składnikami majątku stwierdzonych w czasie spisu	Sekretarz Gminy (na podstawie wniosków komisji inwentaryzacyjnej)

II. Inwentaryzacja w drodze uzgodnień sald z kontrahentami

Lp.	Rodzaj czynności	Osoby odpowiedzialne za wykonanie czynności
1	Sporządzenie i wysłanie do kontrahenta zawiadomień o wysokości sald	Główny księgowy
2	Potwierdzenie wysokości sald wykazanych w zawiadomieniach nadesłanych przez kontrahentów lub wyjaśnienie rozbieżności	Główny księgowy
3	Ustalenie rozbieżności sald, ich wyjaśnienie i rozliczenie w księgach rachunkowych	Główny księgowy przy współpracy wydziałów merytorycznych

III. Inwentaryzacja w drodze weryfikacji sald

Lp.

Rodzaj czynności

Osoby odpowiedzialne za wykonanie czynności

Ustalenie stanu ewidencyjnego

i porównanie z odpowiednimi dowodami

Główny księgowy oraz Naczelnik Wydziału merytorycznego

Ustalenie nieprawidłowości, ich wyjaśnienie, rozliczenie i ujęcie

w księgach rachunkowych

Główny księgowy oraz Naczelnik Wydziału merytorycznego

Załącznik Nr 5

do Instrukcji Inwentaryzacyjnej

Zarządzenie Nr ……../V/201…

Burmistrza Gminy Chojna

z dnia ……………….

w sprawie: powołania Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej w Urzędzie Miejskim w Chojnie

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 roku Nr 142, poz. 1591; z 2002 roku Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 214, poz. 1806; z 2003 roku Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568; z 2004 roku Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203, Nr 214, poz. 1806; z 2005 roku Nr 172, poz. 1441; z 2006 roku Nr 17, poz. 128, Nr 175, poz. 1457) oraz art. 4 ust. 4 oraz art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2009 roku Nr 152, poz. 1223) w celu zorganizowania i przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie Miejskim
w Chojnie , zarządzam co następuje:

§ 1. Powołuję Pana/Panią …………………………………………… na Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej w Urzędzie Miejskim w Chojnie.

§ 2. Zadaniem Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej jest:

1) wystąpienie z wnioskiem w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych,

2) ustalenie czynności dla członków komisji inwentaryzacyjnej,

3) przeprowadzenie szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych,

4) kontrolowanie przebiegu spisu oraz dopilnowanie przeprowadzenia inwentaryzacji we właściwym terminie.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik Nr 6

do Instrukcji Inwentaryzacyjnej

Zarządzenie Nr ……../V/201…

Burmistrza Gminy Chojna

z dnia ……………….

w sprawie: powołania Komisji Inwentaryzacyjnej.

§ 1.1. Na wniosek Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej Pana/Pani ……………………………………….. powołuję Zespoły Spisowe w składzie:

Zespół Nr 1

Przewodniczący:

1) ………………………………… - …………………………………..