ZARZĄDZENIE NR 120/2022 BURMISTRZA GMINY CHOJNA z dnia 22 czerwca 2022 r. w sprawie wprowadzenia Procedury windykacji należności z tytułu najmu komunalnych lokali mieszkalnych, stanowiących mieszkaniowy zasób gminy Chojna

Zarządzenie Nr 120/2022 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 22 czerwca 2022 r. w sprawie wprowadzenia Procedury windykacji należności z tytułu najmu komunalnych lokali mieszkalnych, stanowiących mieszkaniowy zasób gminy Chojna

Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 559 z późn. zm.) oraz art. 69 ust. 1 pkt 2 w związku z art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 305 z późn. zm.), zarządzam co następuje:

§ 1. Wprowadza się do stosowania Procedurę windykacji należności z tytułu najmu komunalnych lokali mieszkalnych, stanowiących mieszkaniowy zasób gminy Chojna, jako załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Do stosowania niniejszego zarządzenia zobowiązani są pracownicy merytoryczni wydziału Finansowo-Księgowego oraz wydziału Gospodarki Nieruchomościami i Nadzoru Właścicielskiego.

§ 3. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się naczelnikowi wydziału Finansowo-Księgowego oraz naczelnikowi wydziału Gospodarki Nieruchomościami i Nadzoru Właścicielskiego.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrz Gminy Chojna

Barbara Rawecka

Rozdział 1.
Postanowienia ogólne

§ 1. 1. Procedura windykacji należności z tytułu najmu komunalnych lokali mieszkalnych, stanowiących mieszkaniowy zasób gminy Chojna (dalej: Procedura) określa postępowanie zmierzające do odzyskania należności gminy Chojna oraz postępowanie przy prowadzeniu czynności podejmowanych w celu odzyskania lokalu mieszkalnego.

2. Ilekroć w niniejszej Procedurze jest mowa o:

1) gminie – należy przez to rozumieć gminę Chojna;

2) mieszkaniowym zasobie gminy – należy przez to rozumieć lokale służące do zaspokajania potrzeb mieszkaniowych, stanowiące własność gminy,

3) windykacji – należy przez to rozumieć dochodzenie należności od dłużnika,

4) dłużniku – należy przez to rozumieć osobę fizyczną zobowiązaną do zapłaty należności,

5) należności głównej – należy przez to rozumieć opłaty za używanie lokalu mieszkalnego wynikające z umowy najmu,

6) odsetki – należy przez to rozumieć odsetki  ustawowe liczone za cały okres opóźnienie we wpłacie należności głównej,

7) należności – należy przez to rozumieć należność główną wraz z odsetkami,

8) koszty egzekucyjne - należy przez to rozumieć koszty postępowania sądowego
i komorniczego,

9) pracowniku merytorycznym – należy przez to rozumieć pracownika ds. gospodarki mieszkaniowej w wydziale Gospodarki Nieruchomościami i Nadzoru Właścicielskiego w Urzędzie Miejskim w Chojnie oraz pracownika ds. obsługi księgowej czynszów za komunalne lokale mieszkalne w wydziale Finansowo-Księgowym w Urzędzie Miejskim w Chojnie,

10) pełnomocniku procesowym – należy przez to rozumieć osobę uprawnioną do występowania przed sądami oraz organami egzekucyjnymi, na podstawie przepisów prawa i posiadającą stosowne pełnomocnictwo do reprezentowania gminy w sprawach sądowych.

Rozdział 2.
Analiza zadłużenia

§ 2. 1. Postępowanie w zakresie windykacji należności należy prowadzić w taki sposób, aby nie dopuścić do przedawnienia należności.

2. Pracownik ds. gospodarki mieszkaniowej wprowadza dane do obsługiwanego programu komputerowego w sposób umożliwiający prawidłowe prowadzenie ewidencji księgowej oraz postępowania windykacyjnego.

3. Za bieżące monitorowanie i weryfikację stanu zaległości z tytułu najmu komunalnych lokali mieszkalnych odpowiedzialny jest pracownik ds. obsługi księgowej czynszów za komunalne lokale  mieszkalne.

4. Pracownicy merytoryczni zobowiązani są do każdorazowego przekazywania sobie informacji o zmianach mających wpływ na prowadzone czynności windykacyjne. Informacja przekazywana jest w formie pisemnej bez zbędnej zwłoki nie później niż w terminie do 7 dni od dnia powstania zdarzenia.

5. Pracownik prowadzący ewidencję księgową należności za najem lokali mieszkalnych, dokonuje zapisów w księgowych na bieżąco na podstawie wyciągów bankowych, stanowiących dokumenty źródłowe.

6. Kontroli terminowej realizacji należności dokonuje pracownik ds. obsługi księgowej czynszów komunalne lokale mieszkalne poprzez analizę kont.

7. Pracownik ds. obsługi księgowej czynszów za komunalne lokale mieszkalne jest zobowiązany do sporządzania sprawozdań cząstkowych Rb 27-S miesięczne/ roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych gminy Chojna w zakresie realizacji wpływów z tytułu czynszów za lokale gminne.

8. Należności stają się wymagalne w dniu następnym po upływie terminu płatności, o ile nie jest dzień ustawowo wolny od pracy. Wówczas terminem wymagalności będzie przypadający bezpośrednio po dniu wolnym dzień powszedni.

9. W przypadku nieterminowego regulowania należności naliczane są odsetki za zwłokę. Odsetki oblicza się za okres od dnia wymagalności do dnia zapłaty, przy czym skierowanie dochodzenia należności na drogę postępowania sądowego nie zwalnia z obowiązku naliczania odsetek i ujmowania ich w księgach rachunkowych.

§ 3. 1. Wpłaty dokonywane przez dłużników podlegają zaliczeniu w następującej kolejności:

1) dłużnik mający kilka długów tego samego rodzaju może przy spełnieniu świadczenia wskazać, który dług chce zaspokoić. Jednak to, co przypada na poczet danego długu, może zaliczyć na odsetki, a następnie na należność główną. Jeżeli dłużnik nie wskazał, który z kilku długów chce zaspokoić, wówczas wpłatę zalicza się przede wszystkim na poczet należności wymagalnej, a jeżeli jest kilka należności wymagalnej – na poczet najdawniej wymagalnej;

2) jeżeli dłużnik ma jeden dług, wpłatę w pierwszej kolejności może zaliczyć na odsetki i koszty egzekucyjne, a następnie na należność główną.

Rozdział 3.
Tryb postępowania windykacyjnego o zapłatę należności

§ 4. 1. Pracownicy merytoryczni obu wydziałów Urzędu Miejskiego w Chojnie w zakresie wykonywanych zadań podejmują działania upominawcze, w celu dobrowolnej zapłaty przez dłużnika należności.

2. Działania upominawcze polegają na bezpośrednim lub telefonicznym informowaniu dłużnika, w szczególności o:

1) wystąpieniu zadłużenia,

2) naliczaniu odsetek,

3) możliwości ubiegania się o rozłożenie na raty spłaty zadłużenia,

4) możliwości wypowiedzenia umowy najmu i obciążenia odszkodowaniem z tytułu bezumownego korzystania z lokalu w wysokości aktualnego czynszu,

5) ubiegania się o dodatek mieszkaniowy zgodnie z przepisami prawa,

6) ubiegania się o świadczenia z pomocy społecznej,

7) zamiany lokalu na lokal o niższych kosztach utrzymania,

8) o możliwości przystąpienia do programu odpracowania zaległości czynszowych.

3. Pracownicy winni sporządzić odręczną notatkę służbową z w/w czynności.

4. Do zadań pracownika ds. obsługi księgowej czynszów za komunalne lokale mieszkalne należy:

1) kierowanie do dłużników wezwań do zapłaty raz na kwartał,

2) w stosunku do dłużników, którzy nie uiszczają odszkodowania z tytułu korzystania z lokalu mieszkalnego bez tytułu prawnego, kierowany jest pozew o zapłatę nie rzadziej niż raz na rok.

§ 5. 1. Postępowanie sądowe o zapłatę – podejmowane jest przez pracownika ds. obsługi księgowej czynszów za komunalne lokale mieszkalne we współpracy z pełnomocnikiem procesowy w momencie braku zapłaty należności. Procedura obejmuje następujące czynności:

1) wezwanie do zapłaty – wysyłane jest w następnym miesiącu po danym kwartale, którego dotyczy zaległość; w wezwaniu określa się 14-dniowy termin spłaty należności głównej wraz z należnymi odsetkami z tytułu opóźnienia w spłacie zobowiązań; wezwanie wysyłane jest do dłużnika listem poleconym lub za pomocą gońca za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

2) ostateczne wezwanie do zapłaty – wysyłane jest po upływie terminu zapłaty wskazanym w wezwaniu do zapłaty, w wezwaniu określa się jednomiesięczny termin na uiszczenie należności, pod rygorem wypowiedzenia umowy najmu lokalu oraz skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego; wezwanie wysyłane jest do dłużnika listem poleconym lub za pomocą gońca za zwrotnym potwierdzeniem odbioru; w przypadku braku wpłaty należności w wymaganym terminie, pracownik ds. obsługi księgowej czynszów za komunalne lokale mieszkalne w wydziale Finansowo-Księgowym, niezwłocznie przekazuje wydziałowi Gospodarki Nieruchomościami i Nadzoru Właścicielskiego wykaz dłużników, którzy zalegają za co najmniej trzy pełne okresy płatności.

3) skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego – w terminie miesiąca od dnia doręczenia wezwania do zapłaty, pracownik lub pełnomocnik procesowy kieruje sprawę do właściwego sądu.

4) dane w wezwaniach do zapłaty – wszystkie rodzaje wezwań do zapłaty zawierają w szczególności:

a) imię i nazwisko dłużnika;

b) kwotę należności głównej oraz informację o wysokości odsetek na dzień wskazany w wezwaniu;

c) termin płatności należności;

d) podstawę prawną i faktyczną należności;

e) numer rachunku bankowego, na który należy uiścić należność;

f) w przypadku ostatecznego wezwania do zapłaty – dodatkowo należy zamieścić informację o możliwości rozłożenia zaległości na raty wraz z wykazem dokumentów niezbędnych do rozpatrzenia sprawy.

2. Postępowanie egzekucyjne – w terminie 14 dni licząc od dnia uprawomocnienia się nakazu zapłaty/wyroku, pracownik zajmujący się windykacją lub pełnomocnik procesowy występuje do sądu o nadanie klauzuli wykonalności. Po uzyskaniu tytułu egzekucyjnego zaopatrzonego w klauzulę wykonalności należy skierować wniosek o wszczęcie egzekucji sądowej do właściwego komornika.

Rozdział 4.
Tryb postępowania egzekucyjnego o eksmisję z lokalu

§ 6. 1. Postępowanie sądowe o eksmisję – podejmowane jest przez pracownika ds. gospodarki mieszkaniowej w wydziale Gospodarki Nieruchomościami i Nadzoru Właścicielskiego we współpracy z pełnomocnikiem procesowym. Procedura obejmuje następujące czynności:

1) wypowiedzenie umowy najmu – jeżeli dłużnik w terminie podanym w ostatecznym wezwaniu do zapłaty nie ureguluje zaległych należności, pracownik niezwłocznie po otrzymaniu informacji z wydziału Finansowo-Księgowego wypowiada umowę najmu; w piśmie należy także zawrzeć informacje dotyczące możliwości skorzystania z dostępnych form pomocy, a w szczególności o:

a) możliwości ubiegania się o dodatek mieszkaniowy,

b) możliwości zamiany lokalu na lokal o niższych kosztach utrzymania,

c) możliwości przystąpienia do programu odpracowania zaległości czynszowych,

d) właściwym miejscowo ośrodku pomocy społecznej z podaniem adresu i telefonu kontaktowego.

2) wezwanie do opuszczenia lokalu mieszkalnego – po rozwiązaniu umowy najmu lokalu, pracownik wzywa dłużnika do dobrowolnego opuszczenia i opróżnienia lokalu w terminie miesiąca od daty otrzymania wezwania, pod rygorem skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego o eksmisję.

3) skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego – po bezskutecznym upływie terminu wskazanym w wezwaniu do opuszczenia lokalu mieszkalnego, pracownik lub za pośrednictwem  pełnomocnika procesowego niezwłocznie kieruje  sprawę na drogę postępowania sądowego o eksmisję.

4) postępowanie egzekucyjne – w terminie miesiąca od uzyskania tytułu wykonawczego – wyroku o eksmisję oraz zgodnie z decyzją Burmistrza, pracownik lub pełnomocnik procesowy kieruje do komornika wniosek.

2. Burmistrz wyraża zgodę na nierealizowanie lub zawieszenie postępowania o eksmisję
z lokalu, jeżeli zaistnieją przesłanki przemawiające za jego odroczeniem.

3. Istnieje prawna możliwość ponownego zawarcia umowy najmu dotychczas zajmowanego lokalu gminnego po wyroku eksmisyjnym, jeżeli dłużnik spłaci całość zadłużenia wraz z odsetkami i kosztami sądowymi oraz egzekucyjnymi.

Rozdział 5.
Zasady odraczana spłat i rozkładania na raty zaległości

§ 7. 1. W przypadkach uzasadnionych ważnym interesem dłużnika lub interesem publicznym zadłużenie z tytułu opłat za lokale mieszkalne stanowiące własność gminy Chojna, na wniosek dłużnika, może być umarzane albo spłata może być odraczana lub rozkładana na raty, na zasadach określonych w uchwale Rady Miejskiej w Chojnie określającej stosowanie ulgi w spłacie należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny.

2. Przez zadłużenie z tytułu opłat za lokale mieszkalne w dniu złożenia wniosku rozumie się kwotę podstawową z naliczonych opłat za najem wraz z odsetkami ustawowymi oraz kosztami dochodzenia należności.

3. Niewywiązanie się z ustaleń wynikających z decyzji w sprawie rozłożenia zapłaty zadłużenia w ratach, skutkuje natychmiastową wymagalnością spłaty zadłużenia.

4. Należności bieżące nieobjęte procedurą zapłaty zaległości w ratach, należy regulować zgodnie z wskazanym terminem płatności.

Rozdział 6.
Sprawozdawczość

§ 8. 1. Wydział Finansowo -Księgowy sporządza sprawozdanie z postępowania windykacyjnego o zapłatę należności za komunalne lokale mieszkalne pozostające w zasobie gminy Chojna i przedkłada je Burmistrzowi do zatwierdzenia w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku.

2. Wydział Gospodarki Nieruchomościami i Nadzoru Właścicielskiego sporządza sprawozdanie z postępowania egzekucyjnego o eksmisję z komunalnych lokali mieszkalnych pozostających w zasobie gminy Chojna i przedkłada je Burmistrzowi do zatwierdzenia w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku.

3. Wzory sprawozdań, o którym mowa w ust. 1, stanowią załącznik Nr 1 i 2 do Procedury.

Sprawozdanie z postępowania windykacyjnego o zapłatę należności za komunalne
lokale mieszkalne pozostające w zasobie gminy Chojna za ………. rok

Sporządził ………………..........

(data, podpis)

Zaakceptował ………………….

(data, podpis)

Zatwierdził ……………….