ZARZĄDZENIE NR 13/2023 BURMISTRZA GMINY CHOJNA z dnia 18 stycznia 2023 r. w sprawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Chojnie i jednostkach organizacyjnych Gminy Chojna

Zarządzenie Nr 13/2023 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 18 stycznia 2023 r. w sprawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Chojnie i jednostkach organizacyjnych Gminy Chojna

Na podstawie art. 30 ust. 1 i art. 30 ust. 2 pkt 3 oraz art. 33 ust. 3 i ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2023, poz. 40) w związku z ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022r. poz. 1710 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1. Wprowadzam Regulamin udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Chojnie i jednostkach organizacyjnych Gminy Chojna, zwany dalej „ Regulaminem”, w brzmieniu stanowiącym załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierzam naczelnikom wydziałów i pracownikom na samodzielnych stanowiskach Urzędu Miejskiego w Chojnie oraz kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy Chojna.

§ 3. Nadzór nad realizacją zarządzenia powierzam Zastępcy Burmistrza Gminy Chojna, Skarbnikowi Gminy Chojna, zgodnie z ustalonym podziałem zadań i kompetencji oraz kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy Chojna.

§ 4. Traci moc Zarządzenie Nr 477/VII/2016 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 31 października 2016 r. w sprawie przyjęcia Regulaminu udzielania zamówień w Urzędzie Miejskim w Chojnie (zmiana Zarządzeniem Nr 859/VII/2018 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 11 kwietnia 2018 r. w sprawie zmiany Regulaminu udzielania zamówień w Urzędzie Miejskim w Chojnie).

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i ma zastosowanie do postępowań wszczętych po tym dniu.

Burmistrz Gminy Chojna
Barbara Rawecka

Załącznik do zarządzenia Nr 13/2023 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 18 stycznia 2023 r.

 

Regulamin udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Chojnie i jednostkach organizacyjnych Gminy Chojna

Rozdział 1.
Postanowienia ogólne, definicje

§ 1. 1. Postanowienia niniejszego Regulaminu regulują udzielanie zamówień publicznych przez Urząd Miejski w Chojnie i jednostki organizacyjne Gminy Chojna oraz planowanie i sprawozdawczość w zakresie zamówień publicznych.

2. Niniejszy Regulamin stosuje się do przygotowania i przeprowadzania postępowań o udzielanie zamówień publicznych, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 130 000 zł netto (z zastrzeżeniem Rozdziału 5), udzielanych w trybach dopuszczonych ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej zwaną: pzp) oraz w postępowaniu mającym na celu zawarcie umowy ramowej oraz ustanowienie dynamicznego systemu zakupów.

3. Regulamin stosuje się do zadań wykonywanych przez Urząd Miejski w Chojnie i jednostki organizacyjne Gminy Chojna na podstawie ustawy o samorządzie gminnym, ustaw szczególnych oraz porozumień zawartych z jednostkami samorządu terytorialnego.

4. Niniejszego Regulaminu nie stosuje się, gdy w drodze zawartego porozumienia z jednostkami samorządu terytorialnego, podmiotami biorącymi udział w finansowaniu zamówienia publicznego lub innymi podmiotami realizującymi wspólne zadanie z Gminą Chojna ustalone zostały inne, zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, zasady organizacji udzielenia zamówienia publicznego objętego takim postępowaniem.

5. Niniejszego Regulaminu nie stosuje się w przypadku organizowania konkursu, o którym mowa w ustawie Prawo zamówień publicznych.

6. Postanowień niniejszego Regulaminu nie stosuje się lub stosuje się je odpowiednio, jeżeli zamówienie jest lub może być finansowane ze środków pochodzących z Unii Europejskiej lub innego zewnętrznego źródła i finansowanie to jest uzależnione od stosowania odmiennych niż niniejsze Zasady procedur udzielania zamówień.

§ 2. 1. Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o:

1) biegłym - należy przez to rozumieć osobę posiadającą wiadomości specjalne;

2) Burmistrzu – należy przez to rozumieć Burmistrza Gminy Chojna;

3) jednostkach organizacyjnych– należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne Gminy, nie posiadające osobowości prawnej;

4) kierowniku komórki merytorycznej – należy przez to rozumieć naczelników wydziałów Urzędu Miejskiego, kierowników jednostek organizacyjnych;

5) Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Chojna;

6) kierowniku zamawiającego – należy przez to rozumieć Burmistrza Gminy Chojna:

7) komisji przetargowej (zwanej też komisją) – należy przez to rozumieć zespół pomocniczy kierownika zamawiającego, powoływany do oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert, oraz dokonywania innych, powierzonych przez kierownika zamawiającego czynności w postępowaniu lub związanych z przygotowaniem postępowania;

8) komórce merytorycznej – należy przez to rozumieć wydział Urzędu Miejskiego/ jednostkę organizacyjną, odpowiedzialne za realizację zamówienia publicznego;

9) specyfikacji (SWZ) – należy przez to rozumieć specyfikację warunków zamówienia, o której mowa w art. 133 ustawy Pzp;

10) trybie udzielania zamówienia – należy przez to rozumieć odpowiedni tryb udzielania zamówienia, określony w art. 129, 275, 297, 300 i 304 ustawy Pzp;

11) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Chojnie;

12) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. prawo zamówień publicznych (t.j.Dz. U. z 2022r. poz. 1710 ze zm.);

13) wniosku – należy przez to rozumieć wniosek o wszczęcie postępowania;

14) Wydziale Inwestycji, Remontów i Zarządzania Drogami (DIR), zwanym dalej „Wydziałem DIR” – należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną Urzędu, odpowiedzialną za organizację i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych;

15) wydziałach Urzędu – należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne Urzędu Miejskiego o tej nazwie oraz inne wewnętrzne jednostki organizacyjne działające na prawach wydziału;

16) zamówieniu publicznym, zwanym dalej „zamówieniem” – należy przez to rozumieć umowę odpłatną, zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług;

2. Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o Kierowniku Zamawiającego, Skarbniku Gminy, naczelniku komórki merytorycznej, naczelniku Wydziału DIR, należy przez to rozumieć również osoby ich zastępujące.

§ 3. Zamówienia dzielą się na:

1) zamówienia, do udzielania których stosuje się przepisy ustawy Pzp oraz niniejszego zarządzenia;

2) zamówienia wyłączone z ustawy Pzp, o których mowa w art. 10 ust. 2 oraz art. 11-14 ustawy Pzp, do których nie stosuje się przepisów ustawy oraz niniejszego zarządzenia.

§ 4. 1. Czynności faktyczne i prawne w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych w Gminie mogą być dokonywane przez Burmistrza lub osoby przez niego upoważnione.

2. Na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Burmistrza czynności, o których mowa w ust. 1 mogą dokonywać:

1) Zastępca Burmistrza;

2) kierownicy jednostek organizacyjnych;

3) inne upoważnione osoby;

3. Pełnomocnictwo, o którym mowa w ust. 2 określa w szczególności: wskazanie czynności, które wymagają akceptacji Burmistrza lub osoby upoważnionej.

Rozdział 2.
Planowanie postępowań o udzielenie zamówień w Urzędzie Miejskim w Chojnie

§ 5. 1. Komórki merytoryczne - na podstawie planów finansowo – rzeczowych zadań bieżących oraz zadań inwestycyjnych zawartych w budżecie Gminy Chojna – sporządzają corocznie plany postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym, zwane dalej planami zamówień i przekazują je do Wydziału DIR nie później niż do 15 dni od dnia przyjęcia budżetu. Wzór planu postępowań stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu.

2. Wydział DIR na podstawie planów zamówień komórek merytorycznych opracowuje plan postępowań o udzielenie zamówień, w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu oraz zamieszcza go w Biuletynie Zamówień Publicznych, na zasadach określonych w dziale III w rozdziale 2 ustawy Pzp, oraz na stronie internetowej Gminy.

3. W przypadku jakichkolwiek zmian w planach zamówień komórek merytorycznych, naczelnik komórki merytorycznej w ciągu 7 dni składa do Wydziału DIR informację o planowanych zmianach.

Rozdział 3.
Podział obowiązków w zakresie udzielania zamówień publicznychw Urzędzie Miejski w Chojnie

§ 6. Burmistrz lub osoba przez niego upoważniona z własnej inicjatywy lub na wniosek Wydziału DIR:

1) powołuje i odwołuje w drodze zarządzenia członków komisji przetargowych, biegłych oraz inne osoby biorące udział w jej pracach;

2) zatwierdza:

a) protokoły z postępowań o udzielenie zamówień (w tym wybór oferty najkorzystniejszej lub unieważnienie postępowania),

b) roczne sprawozdania o udzielonych zamówieniach Urzędu przekazywane do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych;

3) prowadzi korespondencję z Prezesem Urzędu Zamówień Publicznych w zakresie określonym ustawą, a nie przekazanym do kompetencji naczelnika Wydziału DIR, w szczególności zawiadamia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o postępowaniach objętych obowiązkiem kontroli uprzedniej.

§ 7. 1. Komórka merytoryczna nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy zaniżać wartości zamówienia lub wybierać sposobu obliczenia wartości zamówienia, dzielić zamówienia na odrębne zamówienia, jeżeli prowadzi to do niestosowania przepisów ustawy, chyba, że jest to uzasadnione obiektywnymi przyczynami oraz pomijać zamówienia w planach zamówień publicznych, o których mowa w § 5 ust. 1.

2. Naczelnik komórki merytorycznej oraz kierownik jednostki organizacyjnej odpowiada za:

1) sporządzenie planu zamówień, o którym mowa w § 5 ust. 1;

2) przedłożenie Burmistrzowi lub osobie przez niego upoważnionej propozycji zawarcia umowy o zamówienie wyłączone z ustawy;

3) zgodny z przepisami ustawy i wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi opis przedmiotu zamówienia, ustalenie wartości zamówienia, uzasadnienie faktyczne zastosowania trybu innego niż przetarg lub tryb podstawowy oraz zabezpieczenie środków w planie finansowo-rzeczowym;

4) określenie w opisie przedmiotu zamówienia wymagań jakościowych odnoszących się do co najmniej głównych elementów składających się na przedmiot zamówienia w przypadku zastosowania wagi kryterium ceny przekraczającej 60%;

5) wskazanie wykonawców, z którymi prowadzone będą negocjacje w trybach przewidujących prowadzenie negocjacji;

6) wskazanie do prac w komisji przewodniczącego oraz członków komisji, w szczególności zapewnienie udziału w pracach komisji osób, które posiadają merytoryczną znajomość przedmiotu zamówienia;

7) akceptację specyfikacji (SWZ) oraz modyfikacji SWZ pod względem merytorycznym w trakcie prowadzenia postepowania;

8) zgodne z przepisami prawa oraz zapisami SWZ sporządzenie projektu umowy;

9) realizację umowy od momentu jej zawarcia do czasu zakończenia prac objętych umową wraz z okresem rękojmi i gwarancji;

10) sporządzenie projektu aneksu do umowy wraz z pisemnym uzasadnieniem aneksu oraz uzyskania przed zawarciem aneksu opinii, celem potwierdzenia zgodności aneksu z przepisami ustawy Pzp w przypadku konieczności wprowadzenia zmian do umowy na etapie jej realizacji;

11) wyznaczenie osoby posiadającej wiedzę merytoryczną do reprezentowania Gminy w postępowaniu odwoławczym związanym z prowadzonym na wniosek komórki merytorycznej postępowaniu, jeżeli przedmiotem odwołania są kwestie merytoryczne;

12) sporządzenie raportu z realizacji zamówienia, w przypadkach i na zasadach określonych w art. 446 ustawy Pzp;

13) złożenie do Wydziału DIR informacji o wykonaniu umowy o następującym zakresie informacji:

a) nazwa zamówienia,

b) oznaczenie sprawy DIR

c) data udzielenia zamówienia (zawarcia umowy),

d) okres, na jaki została zawarta umowa,

e) nazwa i adres wykonawcy, z którym zawarto umowę,

f) jeżeli wykonawca prowadzi działalność gospodarczą, krajowy numer identyfikacyjny; w przypadku polskich wykonawców – numer REGON lub NIP (jeżeli dotyczy),

g) wartość umowy,

h) wskazanie, czy umowa została wykonana,

i) termin wykonania umowy, w tym informacja czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie,

j) informacja o zmianach umowy, w tym wskazanie podstawy prawnej uprawniającej do zmiany umowy, przyczyny dokonania zmian, krótki opis zamówienia po zmianie, wartość zmiany wraz z informacją o ewentualnym wzroście wynagrodzenia w związku ze zmianą umowy (jeżeli dotyczy, należy wskazać tyle razy, ile to konieczne),

k) łączna wartość wynagrodzenia wypłacona z tytułu zrealizowanej umowy,

l) informacja, czy umowa została wykonana należycie;

m) wskazanie, czy podczas realizacji zamówienia, zamawiający uwzględnił przewidziane w zawartej umowie wymagania związane z realizacją zamówienia:

- w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy Pzp,

- obejmujące aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, zgodnie z art. 96 ustawy Pzp,

- w zakresie żądania określonej etykiety lub wskazania mającego zastosowanie wymagania określonej etykiety, zgodnie z art. 104 ustawy Pzp

w terminie 14 dni od dnia wykonania umowy.

3. Komórka merytoryczna każdorazowo w celu wszczęcia postępowania jest zobowiązana – niezależnie od objęcia danego zamówienia planem zamówień Urzędu - do złożenia do Wydziału DIR kompletnego i podpisanego przez kierownika komórki merytorycznej wniosku o przeprowadzenie postepowania. Wzór wniosku stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu.

4. Obligatoryjne załączniki do wniosku stanowią zatwierdzone przez kierownika komórki merytorycznej następujące dokumenty:

1) opis przedmiotu zamówienia;

2) dokumentacja merytoryczna (w szczególności dokumentacja projektowa, specyfikacje techniczne wykonania i odbioru robót albo program funkcjonalno – użytkowy w przypadku robót budowlanych). Dokumentację przekazuje się również w formie elektronicznej, w formacie zgodnym z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2247 oraz z 2019 r. poz. 848);

3) opis sposobu obliczenia ceny oferty;

4) wykaz wykonawców, których należy zaprosić do negocjacji (wraz z adresami i numerami telefonów), jeżeli zamówienia udziela się w trybie przewidującym prowadzenie negocjacji;

5) wskazanie wykonawcy, z którym będą prowadzone negocjacje, jeżeli zamówienia udziela się w trybie z wolnej ręki;

6) uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu udzielenia zamówienia innego niż przetarg lub tryb podstawowy.

7) projekt umowy zaparafowany przez naczelnika komórki merytorycznej, pracownika ds. zamówień publicznych, radcę prawnego.

5. Załączniki do wniosku, o których mowa w ust. 4, składane są w Wydziale DIR w wersji papierowej i elektronicznej z zastrzeżeniem ust. 6.

6. Załączniki do wniosku, o których mowa w ust. 4 pkt 2 , składane są w Wydziale DIR w wersji elektronicznej.

7. Czynności związane z rejestracją umowy w obowiązującym w Urzędzie Centralnym Rejestrze Umów wykonuje komórka merytoryczna.

8. Niezwłocznie po zawarciu aneksu do umowy, komórka merytoryczna przekazuje jego kopię do Wydziału DIR.

9. W przypadku unieważnienia postępowania objętego wnioskiem i konieczności jego powtórzenia komórka merytoryczna składa w Wydziale DIR nowy wniosek. Jeżeli załączniki do wniosku będącego podstawą wszczęcia unieważnionego postępowania zachowały aktualność, komórka merytoryczna może wskazać te załączniki w nowym wniosku do wykorzystania w kolejnym postępowaniu.

Rozdział 4.
Komisja przetargowa

§ 8. 1. Komisję przetargową do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia powołuje w formie zarządzenia Burmistrz.

2. Komisja przetargowa w Urzędzie powoływana jest, jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwotę 130 000 zł netto.

3. W skład komisji przetargowej wchodzą co najmniej 3 osoby.

4. Pracami komisji kieruje przewodniczący komisji.

5. Organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej określa regulamin pracy komisji przetargowej, który stanowi załącznik nr 3.

6. W zarządzeniu o powołaniu komisji określa się:

a) skład komisji,

b) przedmiot zamówienia.

7. Komisja przetargowa podejmuje decyzje przy obecności co najmniej połowy jej składu.

Rozdział 5.
Regulamin udzielania zamówień wyłączonych z ustawy, w tym których wartość jest niższa niż 130 000 zł netto

§ 9. 1. Zamówienia wyłączone z ustawy to:

1) zamówienia wyłączone z ustawy na podstawie art. 10 ust. 2 oraz art. 11-14 ustawy;

2) zamówienia, których wartość jest niższa niż 130 000 zł netto (inne niż zamówienia określone w pkt 1).

2. Zamówienia, o których mowa w ust. 1 udziela odpowiednio Burmistrz oraz kierownicy jednostek organizacyjnych.

§ 10. Udzielając zamówienia, o którym mowa w § 9 ust. 1 pkt 1 należy kierować się zasadą, zgodnie z którą wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.

§ 11. Udzielając zamówienia, o którym mowa w § 9 ust. 1 pkt 2 oprócz zasady gospodarności, celowości i rzetelności wydatkowania środków finansowych, komórka merytoryczna musi również przestrzegać niżej wymienionych zasad:

1) przed zawarciem umowy komórka merytoryczna dokonuje analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia, przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego; analiza rynku polega w szczególności na skierowaniu zapytania (np. pisemnie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej) do minimum dwóch potencjalnych wykonawców;

2) zasady określone w pkt 1 nie mają zastosowania, jeżeli ze względu na specyfikę zamówienia, dokonanie analizy rynku poprzedzającej wybór wykonawcy nie jest celowe, w szczególności z następujących powodów:

a) zachodzą przyczyny techniczne powodujące, że istnieje jedyny wykonawca przedmiotu zamówienia,

b) przedmiot zamówienia z przyczyn wynikających z ochrony praw wyłącznych może być uzyskany tylko od jednego wykonawcy,

c) zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia,

d) przedmiot zamówienia związany jest z działalnością twórczą lub artystyczną,

e) przedmiot zamówienia dotyczy usług społecznych, prawniczych lub szkoleniowych,

f) występują inne przyczyny, w szczególności ekonomiczne, organizacyjne, gospodarcze lub społeczne powodujące, że zamówienie powinien realizować wybrany wykonawca,

g) Biura Rady Miejskiej.

Podstawowe zasady

§ 12. 1. Ustalonych procedur Regulaminu nie stosuje się:

1) do zamówienia o wartości do kwoty 5 000 zł netto;

2) przy wyborze wykonawcy zamówień powyżej 5 000 zł netto w zakresie:

a) usług związanych z promocją Gminy w tym: usługi wydawnicze (zamówienia prasy informatorów, biuletynów, czasopism itp.),

b) usługi tłumaczenia dokumentów na język polski i języki obce,

c) zakupy biletów komunikacji krajowej i międzynarodowej,

d) ogłoszeń w środkach masowego przekazu,

e) usług, serwisu i przeglądów samochodów służbowych,

f) zakupów okolicznościowych (np.: kwiaty, upominki itp.),

g) zakupu artykułów spożywczych (dla potrzeb sekretariatu, biura obsługi rady i itp.),

h) usługi i dostawy specjalistycznych materiałów eksploatacyjnych i technicznych (z wyłączeniem sprzętu komputerowego i tonerów oraz materiałów będących przedmiotem zamówienia dla całego Urzędu),

i) usług społecznych lub prawniczych,

j) szkoleń pracowników.

2. W uzasadnionych przypadkach przepisów Regulaminu do zamówień określonych w § 14 nie stosuje się do zamówień na dostawy i usługi, roboty budowlane, gdy ze względu na wyjątkową sytuację nie wynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie jest możliwe przeprowadzenie rozpoznania rynku.

3. Przy udzielaniu zamówień, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 pracownik merytoryczny winien uzasadnić na piśmie ten sposób udzielenia zamówienia.

4. Zatwierdzenie tej formy zamówienia następuje poprzez ,,Polecenie Burmistrza”.

5. Procedury udzielania zamówień publicznych objętych niniejszym Regulaminem obejmują zamówienia:

1) o wartości powyżej 5 000 zł netto do 50 000 zł netto,

2) o wartości przekraczającej 50 000 zł netto do 130 000 zł netto.

6. Rozeznanie rynku dotyczące przeglądu cen przeprowadza się w szczególności: pocztą elektroniczną, faksem, telefonicznie, pisemnie, poprzez przegląd stron internetowych, na podstawie wcześniejszych zamówień, obowiązujący cenników, w tym cenników budownictwa, a także uzyskanych informacji od podmiotów funkcjonujących na rynku.

7. Po przeprowadzeniu czynności rozeznania rynku, odpowiedzialny pracownik merytoryczny przedstawia zebrane informacje kierownikowi komórki organizacyjnej, celem dokonania wyboru wykonawcy usługi lub dostawy.

8. Do zamówień objętych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego.

Szacowanie wartości zamówienia

§ 13. 1. W celu oszacowania wartości zamówienia pracownik merytoryczny, przed analizą rynku, o której mowa w Regulaminie, dokonuje rozeznania w wybrany przez siebie dostępny sposób, w szczególności: telefonicznie, pisemnie, faksem, poprzez przegląd stron internetowych, wydruk cenników ze strony internetowej, na podstawie wcześniej dokonywanych zamówień, obowiązujący cenników, w tym cenników budownictwa, a także uzyskanych informacji cenowych od oferentów.

2. Potwierdzeniem dokonania ustalenia wartości szacunkowej zamówienia jest notatka służbowa z szacowania wartości zamówienia.

Udzielanie zamówienia o wartości powyżej 5 000 zł netto do kwoty 50 000 zł netto

§ 14. 1. Jeżeli wartość zamówienia mieści się w przedziale cenowym od 5 000 zł netto
do 50 000 zł netto, należy dokonać analizy rynku poprzez zaproszenie do składania ofert, kierowanych do co najmniej dwóch wykonawców.

2. Zaproszenie do składania ofert odbywa się w drodze zapytania ofertowego kierowanego do wykonawców w wybranej formie: pisemnej, elektronicznej, faksem lub telefonicznie.

3. Uzyskane oferty mogą być w formie: pisemnej, elektronicznej, faksowej i telefonicznej.

4. W przypadku telefonicznego zaproszenia do składania ofert oraz uzyskania telefonicznej oferty, należy sporządzić notatkę służbową.

5. Jednostka merytoryczna kierując zapytania ofertowe, zapraszając do złożenia propozycji cenowej albo zaproszenia do negocjacji do odpowiedniej liczby wykonawców zapewniającej konkurencję, występuje o złożenie oświadczenia, zgodnie ze wzorem, który stanowi Załącznik nr 4.

Udzielanie zamówienia o wartości powyżej 50 000 zł netto do kwoty 130 000 zł netto

§ 15. 1. W celu realizacji zamówienia o wartości powyżej 50 000 zł netto do kwoty 130 000 zł netto pracownik merytoryczny przed przystąpieniem do czynności rozpoznania rynku sporządza wniosek na posiedzenie burmistrza, celem uzyskania polecenia na rozpoczęcie procedury zamówienia.

2. Po uzyskaniu polecenia, jednostka merytoryczna kieruje zapytanie ofertowe lub zaprasza do złożenia propozycji cenowej albo zaproszenia do negocjacji do odpowiedniej liczby wykonawców zapewniającej konkurencję oraz występuje o złożenie oświadczenia, zgodnie ze wzorem, który stanowi Załącznik nr 4.

3. Zamówienia o wartości szacunkowej powyżej 50 000 zł netto do 130 000 zł netto udziela się zapraszając do składania ofert kierowanych do co najmniej trzech wykonawców, świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, którzy zapewnią konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty.

4. W celu dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty pracownik sporządza wniosek
na posiedzenie burmistrza, w którym opisuje:

1) przedmiot zamówienia,

2) ilość wysłanych zapytań,

3) wykaz złożonych ofert z podaniem następujących informacji: nazwy wykonawcy, jego siedziby, ceny oferowanej usługi lub dostawy oraz innych istotnych wymagań podanych w zapytaniu ofertowym.

5. Dopuszcza się możliwość negocjacji złożonych ofert.

6. Wyboru wykonawcy dokonuje się poprzez polecenie burmistrza.

7. W przypadku wpłynięcia tylko jednej oferty, zamawiający udziela zamówienia wykonawcy pod warunkiem, że wartość oferty nie przekracza kwoty posiadanych na ten cel środków finansowych.

8. Zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejsze warunki realizacji zamówienia zgodne z wymaganiami zawartymi w zaproszeniu ofertowym.

9. Umowę o zamówienie o wartości od 50 000 zł netto do 130 000 zł netto zawiera się w formie pisemnej. W umowie określa się: przedmiot zamówienia, termin realizacji, wartość zamówienia, kary umowne lub inne wymagania wynikające ze specyfiki zamówienia.

10. W przypadku usług wykonywanych przez osoby nie prowadzące działalności gospodarczej podstawą udzielenia zamówienia jest umowa o dzieło bądź umowa zlecenia lub inne formy umowy przewidziane w kodeksie cywilnym.

11. Za przygotowanie umowy lub zlecenia odpowiedzialny jest pracownik merytoryczny.

Udzielanie zamówienia z wolnej ręki

§ 16. Zamawiający może udzielić zamówienia do 130 000 zł netto z wolnej ręki osobie prawnej, w przypadku którego zostaną spełnione następujące przesłanki:

1) Zamawiający sprawuje nad tą osobą prawną kontrolę, odpowiadającą kontroli sprawowanej nad własnymi jednostkami, polegającą na dominującym wpływie na cele strategiczne oraz istotne decyzje dotyczące zarządzania sprawami tej osoby prawnej; warunek ten jest również spełniony, gdy kontrole taką sprawuje inna osoba prawna kontrolowana przez zamawiającego w taki sam sposób,

2) ponad 90% działalności kontrolowanej osoby prawnej dotyczy wykonywania zadań powierzonych jej przez zamawiającego sprawującego kontrolę lub inną osobę prawną, nad którą ten zamawiający sprawuje kontrolę, a o którym mowa w pkt 1,

3) w kontrolowanej osobie prawnej nie ma bezpośredniego udziału kapitału prywatnego.

Rozdział 6.
Sprawozdawczość

§ 17. 1. Wydziały Urzędu w ramach sprawozdawczości z udzielonych zamówień, sporządzają informację o zamówieniach, udzielonych w poprzednim roku finansowym, których wartość jest mniejsza niż 130 000 złotych netto i przekazują ją do Wydziału DIR w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku, następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie. Na podstawie informacji, o której mowa w ust. 1 Wydział DIR opracowuje sprawozdanie o udzielonych przez Gminę zamówieniach, które przekazuje Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie.

2. Kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy obowiązani są przekazywać sprawozdanie o udzielonych zamówieniach Wydziałowi DIR w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie o udzielonych zamówieniach.

3. Zakres informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzór oraz sposób przekazywania określony został w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 82 ust. 4 ustawy Pzp.

Załącznik Nr 1 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Chojnie i jednostkach organizacyjnych Gminy Chojna

PLAN POSTĘPOWAŃ O UDZIELENIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W …............. ROKU
(wartość powyżej 130.000,00 zł netto)

Lp.	Przedmiot zamówienia	Rodzaj zamówienia   (roboty budowlane / dostawy / usługi)	Przewidywany tryb lub inna procedura udzielenia zamówienia 1)	Orientacyjna wartość zamówienia   (wartość netto)	Przewidywany termin wszczęcia postępowania w ujęciu kwartalnym
1.
2.
3.
4.

……………………………………..

(pieczęć i podpis)

1) Należy wskazać spośród następującej listy tryb albo procedurę udzielania zamówień:

·tryb podstawowy – bez negocjacji (art. 275 pkt 1 ustawy);

·tryb podstawowy – negocjacje fakultatywne (art. 275 pkt 2 ustawy);

·tryb podstawowy – negocjacje obligatoryjne (art. 275 pkt 3 ustawy);

·partnerstwo innowacyjne;

·negocjacje bez ogłoszenia;

·zamówienie z wolnej ręki;

·konkurs;

·umowa ramowa.

Załącznik Nr 2 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Chojnie i jednostkach organizacyjnych Gminy Chojna

………………………………….

(data wpływu do Wydziału DIR)

Chojna, dnia ………………………………. r.

WNIOSEK O  WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO
(powyżej 130.000 złotych netto)

1. Nazwa zamówienia publicznego.

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………...............................................................................…

2. Tryb udzielenia zamówienia.

………………………………………………………………………………………………………………

(informacja o trybie udzielenia zamówienia oraz podanie podstawy prawnej zgodnej z ustawą z 11

września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, dalej „ustawa Pzp”; w przypadku zamówienia

z wolnej ręki podanie uzasadnienia przyjętego trybu).

3. Podział zamówienia na części.**

Czy zamówienie zostało podzielone na części:

[   ] TAK

Określenie przedmiotu zamówienia na część nr 1: ………………………………………………

Określenie przedmiotu zamówienia na część nr 2: ……………………………………………….

Określenie przedmiotu zamówienia na część nr …..: ……………………………………………….

[   ] NIE (podać powody niedokonania podziału zamówienia na części ………………………..)

4. Postępowanie jest prowadzone wspólnie przez zamawiających:**

[   ] nie

[   ] tak – (należy wymienić zamawiających, którzy wspólnie przeprowadzają postępowanie oraz podać adresy ich siedzib, NIP, REGON oraz osoby do kontaktów wraz z danymi do kontaktu, a także podział obowiązków między zamawiającymi)

5. Opis przedmiotu zamówienia (można dołączyć w postaci załącznika do wniosku) zgodnie z art. 99 – 103 ustawy Prawo zamówień publicznych:**

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….(Należy podać cechy techniczne i jakościowe przedmiotu zamówienia)

1) dostawy – ilość i rodzaj towaru, miejsce i warunki dostarczenia (jednorazowo, sukcesywnie, wg bieżących potrzeb),

2) usług – szczegółowy opis świadczenia, wszelkie czynności, jakie mają być wykonane w ramach zamówienia,

3) roboty budowlane – rodzaj, zakres, lokalizacja (projekt techniczny, kosztorys inwestorski, przedmiar).

5.1.Przedmiot zamówienia zgodnie ze Wspólnym Słownikiem Zamówień CPV:

1) główny kod CPV:

………………………………………………………………………….………...............…………….....…

2) dodatkowe kody CPV:

………….………………………………………………….…………….………..................................……

5.2.Opis przedmiotu zamówienia został opracowany przez:

………………………………………………………………………………..…………………………..…

(imię, nazwisko oraz stanowisko)

6. Warunki udziału w postępowaniu (zgodnie z art. 112 - 117 ustawy Pzp).**

Określenie warunków udziału w postępowaniu (wybrać wg potrzeb i określić warunki udziału w postępowaniu w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia, umożliwiający ocenę zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia w szczególności wyrażając je jako minimalne poziomy zdolności oraz sposób oceny spełniania danego warunku):

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: …………………………....…………………..;

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: ………………..……………………................………………………………..;

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej:

……………………….…………………………………………….;

4) zdolności technicznej lub zawodowej:

……………………………………………………………………….

7. Przedmiotowe środki dowodowe.

…....………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… (należy wskazać jakie wymagane będą środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia, mn. etykiety, certyfikaty, dokumentacja techniczna producenta, itp.)

8. Wartość zamówienia (zgodnie z art. 28 - 36 ustawy Pzp).

8.1.Całkowita wartość szacunkowa zamówienia (bez podatku VAT) ………………………………., co stanowi równowartość ……………………………..euro.***

8.2.Wartość szacunkowa zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 i 8 (bez podatku VAT)* ………………….., co stanowi równowartość ……………………………… euro.**

8.3.Razem wartość szacunkowa (łączna wartość pkt. 7.1. i 7.2.) ……………………………………., co stanowi równowartość …………………………………… euro.***

8.4.Podatek VAT ……. %.

8.5.Razem wartość szacunkowa brutto (z podatkiem VAT): ………………………………………….

8.6.Całkowita wartość szacunkowa zamówień z podziałem na części (w przypadku możliwości składania ofert częściowych):*

a) wartość części nr 1: ………..……., co stanowi równowartość …………………..euro, .***

b) wartość części nr 2: …………………., co stanowi równowartość ………………..euro, ***

c) wartość części nr …: …………………., co stanowi równowartość ………………..euro, ***

8.7.Szacunkowa wartość zamówienia została ustalona w dniu ……………………….. przez …………………………………………………..…., na podstawie (wskazać odpowiedni dokument, np. planowane koszty, kosztorys inwestorski, program funkcjonalno-użytkowy, itp.)

……………………………….…………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

9. Współfinansowanie zamówienia publicznego ze środków Unii Europejskiej:

[   ] nie

[   ] tak: (wskazać program, nazwę projektu)…………………………….…………………………….…

9.1.Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w przypadku nie przyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej, które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:

[   ] tak

[   ] nie

10. Okres realizacji zamówienia.

Data rozpoczęcia ………………………………… data zakończenia…………...…………..…………….

11. Termin płatności faktur: ………………………….

12. Planowane odbiory częściowe. (Proszę wskazać okresy odbiorów częściowych) *

……………….....………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..........................................................................……………………

13. Projektowane postanowienia umowy / przewidywane zmiany projektowanych postanowień umowy. (Projektowane postanowienia umowy można załączyć w formie załącznika do Wniosku oraz proszę określić szczegółowo jakie zmiany postanowień umowy zastaną określone w treści umowy, określić ich rodzaj i zakres oraz warunki ich wprowadzenia).

.....................................................………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………………………….………

14. Kryteria oceny ofert (z zastosowaniem przepisów art. 240 - 241 ustawy Pzp):

a) ……………………….. - ……… %

b) ……………………….. - ……… %

(wskazać przyjęte kryteria oceny ofert wraz z wagą oraz sposobem obliczenia przyznawanej punktacji. Można dołączyć jako załącznik do Wniosku).

15. Kwota zaplanowana w budżecie.

15.1.Kwota (brutto) jaka zaplanowana jest w budżecie na sfinansowanie zamówienia publicznego …………………………………………..

(W przypadku realizacji zamówienia na przełomie kilku lat podać kwoty zaplanowane na poszczególne z podziałem na poszczególne lata).

15.2.Klasyfikacja budżetowa zgodnie z budżetem gminy:

Dział ………………. Rozdział ………………… § ……………………..

16. Proponowany skład Komisji przetargowej:

1) ……………………………………………. Przewodniczący komisji

2) ……………………………………………. Członek komisji

3) ……………………………………………. Członek komisji

4) ……………………………………………. Członek komisji

17. Osoba merytorycznie odpowiedzialna za realizację umowy:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………............................................................................................................…

(podać imię, nazwisko, stanowisko, kontakt telefoniczny)

18. Osoba sporządzająca wniosek:

………………………………………………………………………………………................................ (podać imię, nazwisko, stanowisko)

19. Sprawdzono pod względem merytorycznym:

…………………..……………………………………………..................................................................

(podpis i pieczęć Naczelnika/kierownika/kierownika jednostki organizacyjnej)

20. Potwierdzenie kontroli wstępnej pod względem finansowym:

…………………..……………………............

(podpis i pieczęć Skarbnika lub Gł. księgowego)

Zatwierdzam do realizacji

………………………………………………
(podpis kierownika jednostki dokonującej zamówienia)

Załączniki do wniosku:

1. …………………………………………………..

2. …………………………………………………..

3. …………………………………………………..

* - wypełnić jeśli dotyczy

** - podkreślić wg potrzeby

*** - Średni kurs złotego w stosunku do euro, stanowiący podstawę przeliczenia wartości zamówienia wynosi 4,2693 zł. Zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2019 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2453). Rozporządzenie obowiązuje od 01.01.2020 r. kurs euro (4,4536 zł) ustalony Obwieszczeniem Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 3 grudnia 2021 roku w sprawie aktualnych progów unijnych, ich równowartości w złotych, równowartości w złotych kwot wyrażonych w euro oraz średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych lub konkursów.

Załącznik Nr 3 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Chojnie i jednostkach organizacyjnych Gminy Chojna

Regulamin pracy komisji przetargowej Urzędu Miejskiego w Chojnie

Rozdział 1.
Część ogólna

§ 1. 1. Komisja przetargowa (zwana dalej komisją) rozpoczyna swoją pracę z dniem jej powołania i działa do momentu zakończenia postępowania, chyba że zarządzenie Burmistrza lub osoby przez niego upoważnionej w sprawie powołania komisji stanowi inaczej.

2.   Komisję obowiązują w szczególności:

1) przepisy ustawy Pzp oraz akty wykonawcze wydane na jej podstawie;

2) przepisy dotyczące finansów publicznych;

3) postanowienia Zasad wykonywania w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych Gminy ustawy Prawo Zamówień Publicznych;

4) postanowienia niniejszego Regulaminu.

Rozdział 2.
Obowiązki członków komisji oraz innych osób, uczestniczących w pracach komisji

§ 2. 1. Pracami komisji kieruje przewodniczący komisji, do zadań którego należy w szczególności:

1) reprezentowanie komisji przetargowej;

2) reprezentowanie komórki merytorycznej;

3) podział między członków komisji prac podejmowanych w trybie roboczym;

4) odebranie oświadczeń członków komisji oraz pozostałych osób wykonujących czynności w postępowaniu o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 2 i 3 ustawy; Przed odebraniem oświadczenia przewodniczący uprzedza osobę składającą oświadczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia;

5) wyznaczanie terminów i miejsca posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie;

6) informowanie Burmistrza o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

7) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia postępowania pod względem formalno – prawnym.

2. Do zadań zastępcy przewodniczącego komisji należy w szczególności nadzorowanie prawidłowego prowadzenia postępowania pod względem merytorycznym.

3. Do zadań sekretarza komisji należy w szczególności:

1) przygotowanie projektu specyfikacji warunków zamówienia, modyfikacji specyfikacji oraz wymaganych ogłoszeń i ich zmian;

2) zamieszczanie oraz przekazywanie do publikacji ogłoszeń i ich zmian na zasadach określonych w ustawie;

3) zamieszczanie na stronie internetowej informacji dotyczących postępowania w zakresie wymaganym ustawą;

4) analiza i ocena ofert pod względem formalno – prawnym;

5) prowadzenie protokołu wraz z załącznikami;

6) kompletowanie i systematyzowanie dokumentów w toku postępowania;

7) przygotowywanie projektów pism we wszystkich sprawach związanych z prowadzonym postępowaniem;

8) zapewnienie w trakcie postępowania przechowywania dokumentacji postępowania w sposób uniemożliwiający jej zdekompletowanie oraz zapoznawanie się z jej treścią osób nieupoważnionych.

4. Do obowiązków członków komisji przetargowej, należy w szczególności:

1) udział w posiedzeniach komisji;

2) opracowanie ostatecznej treści projektu specyfikacji warunków zamówienia;

3) przygotowanie projektów odpowiedzi na pytania wykonawców wniesione w postępowaniu;

4) merytoryczne zbadanie i ocena wniosków oraz ofert złożonych w postępowaniu;

5) przygotowanie projektów odpowiedzi na odwołanie;

6) wykonywanie, na polecenie przewodniczącego komisji, innych czynności związanych z jej pracami.

5. Decyzję o powołaniu biegłego podejmuje Burmistrz z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji przetargowej, jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych. Art. 56 ustawy stosuje się do biegłego odpowiednio. Biegły przedstawia opinię w formie pisemnej, elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, w terminie określonym w umowie, a na zaproszenie przewodniczącego komisji bierze udział w posiedzeniach komisji z głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień.

Rozdział 3.
Prace komisji

§ 3. 1. Komisja pracuje kolegialnie.

2. Komisja składa się z co najmniej 3 członków, w tym przewodniczącego i sekretarza.

3. Komisja obraduje na posiedzeniach w obecności co najmniej połowy składu komisji.

4. Posiedzenia komisji mogą odbywać się trybie stacjonarnym lub zdalnym.

5. Osoby wchodzące w skład komisji zobowiązane są złożyć pisemne oświadczenia, o których mowa w art. 56 ustawy Pzp.

6. Komisja przygotowując postępowanie o udzielenie zamówienia, w szczególności przygotowuje i przekazuje do zatwierdzenia Burmistrzowi lub osobie przez niego upoważnionej:

1) projekt specyfikacji warunków zamówienia oraz jej modyfikacji;

2) ogłoszenia wymagane dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia oraz jego zmiany;

3) projekty innych dokumentów z przebiegu postępowania;

4) protokół;

5) korespondencję prowadzoną z wykonawcami i innymi podmiotami w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia, w szczególności korespondencję z Prezesem Urzędu Zamówień Publicznych;

6) propozycję odpowiedzi na odwołanie.

7. Komisja w szczególności przedstawia Burmistrzowi lub osobie przez niego upoważnionej wyniki oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert oraz propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia.

8. Burmistrz lub osoba przez niego upoważniona zatwierdza propozycje komisji lub stwierdza nieważność czynności podjętej z naruszeniem prawa.

Rozdział 4.
Zakończenie prac komisji

§ 4. 1. Komisja przetargowa kończy prace z dniem:

1) wycofania wniosku o przeprowadzenie postępowania przez komórkę merytoryczną;

2) zawarcia umowy w sprawie zamówienia;

3) unieważnienia postępowania.

2. Po zakończeniu prac komisji dokumentacja postępowania przechowywana jest w Wydziale DIR, a następnie przekazywana do archiwum zakładowego Urzędu.

Załącznik Nr 4 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Chojnie i jednostkach organizacyjnych Gminy Chojna