ZARZĄDZENIE NR 208/2022 BURMISTRZA GMINY CHOJNA z dnia 9 listopada 2022 r. w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo- księgowych

Zarządzenie Nr 208/2022 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 9 listopada 2022 r. w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo- księgowych

Na podstawie art. 10 i art. 20-25 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 217, z 2019 r. poz. 55, poz. 1655, z 2020 r. poz. 2123, z 2021 r. poz. 2105, poz. 2106, z 2022 r. poz. 1488) zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się do stosowania, instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowych stanowiącą załącznikiem nr 1 do zarządzenia.

§ 2. Wykaz osób upoważnionych wg stanowisk do zatwierdzania dokumentów finansowo - księgowych pod względem merytorycznym stanowi załącznikiem nr 2 do zarządzenia.

§ 3. Wykaz osób upoważnionych wg stanowisk do zatwierdzania dokumentów finansowo - księgowych stanowi załącznikiem nr 3 do zarządzenia.

§ 4. Zobowiązuje się wszystkich pracowników właściwych merytorycznie z tytułu powierzonych obowiązków do zapoznania się z instrukcją i przestrzegania zawartych w niej postanowień.

§ 5. Traci moc Zarządzenie Nr 6/VII/2014 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 30 grudnia 2014 roku w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych i gospodarki materiałowej w Urzędzie Miejskim w Chojnie.

§ 6. Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Gminy Chojna.

§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrz Gminy Chojna
Barbara Rawecka

Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 208/2022 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 9 listopada 2022 r.

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych

§ 1. Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowych w Urzędzie Miejskim w Chojnie i zwana jest dalej „Instrukcją”. Celem instrukcji jest zapewnienie prawidłowości ewidencji operacji gospodarczych i realizacja funkcji przypisanych dokumentom i rachunkowości. Zasady postępowania w zakresie opracowania dokumentów stanowiących dowody księgowe oraz prowadzenia ksiąg rachunkowych określone są w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 217 z późn. zm., dalej też: ustawa o rachunkowości).

§ 2. Instrukcja określa podstawowe zasady obiegu i kontroli dowodów księgowych, przede wszystkim:

1) sposób i terminy wystawiania i osoby upoważnione do podpisywania poszczególnych dowodów księgowych;

2) osoby zobowiązane do sprawdzenia dowodów księgowych pod względem merytorycznym,
w tym celowości, gospodarności i legalności;

3) osoby zobowiązane do sprawdzenia dowodów księgowych pod względem formalno-rachunkowym oraz osoby do zatwierdzania dokumentów do zapłaty;

4) sposób postępowania w razie wykrycia w toku kontroli nieprawidłowości w dowodach księgowych lub ujętych w nich operacjach gospodarczych;

5) sposób oznaczania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych własnych i obcych, umożliwiający ustalenie kompletności dowodów podlegających księgowaniu w danym okresie sprawozdawczym;

6) terminy przekazywania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych do księgowości po ich opracowaniu i skontrolowaniu.

§ 3. Ilekroć w instrukcji jest mowa o:

1) jednostce — rozumie się przez to Urząd Miejski w Chojnie,

2) jednostce podległej – rozumie się przez to jednostki organizacyjne gminy Chojna,

3) banku — rozumie się przez to bank prowadzący obsługę budżetu lub inny bank obsługujący zadłużenie gminy Chojna i Urzędu Miejskiego w Chojnie,

4) naczelniku wydziału - rozumie się przez to naczelnika, kierownika, pracownika na samodzielnym stanowisku pracy,

5) dokumencie finansowym — rozumie się przez to dowód księgowy, spełniający warunki, o których mowa w ustawie o rachunkowości.

§ 4. Obieg dokumentów księgowych jest systemem przekazywania dokumentów od chwili ich
sporządzenia lub względnie wpływu do jednostki z zewnątrz, aż do momentu ich zakwalifikowania i ujęcia w księgach rachunkowych.

§ 5. 1. Dokumentacja księgowa to zbiór właściwie sporządzonych dowodów księgowych, które
w skróconej formie odzwierciedlają treść operacji i zdarzeń gospodarczych, podlegających ewidencji księgowej w sposób zapewniający:

1) rzetelne i terminowe przedstawienie sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego;

2) rzetelne sporządzanie sprawozdań budżetowych i finansowych.

2. W pojęciu ogólnym dokument świadczy o zaszłych lub zamierzonych czynnościach gospodarczych (np. sprzedaż, zamiana, darowizna) i finansowych albo odzwierciedla istniejący stan rzeczy (np. przesunięcie, zużycie, likwidację składnika majątkowego). Odpowiednio sporządzony dokument stwierdzający dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej, podlegający ewidencji księgowej – jest dowodem księgowym.

§ 6. 1. Dowody księgowe dzielą się na:

1) zewnętrzne obce i własne (np. faktury, rachunki, wyciągi bankowe),

2) wewnętrzne (np. faktury, polecenia księgowania, polecenia wyjazdu służbowego, dowody OT, LT, PT),

3) zbiorcze — służące dokonaniu łącznych zapisów,

4) korygujące poprzednie zapisy,

5) zastępcze — wystawiane na czas do otrzymania zewnętrznego dowodu,

6) rozliczeniowe — ujmujące już dokonane zapisy wg nowych kryteriów.

2. Za równoważne z dowodami księgowymi uznaje się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzone automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów spełnione są następujące warunki:

1) uzyskują trwałą i czytelną postać,

2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,

3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia danych oraz ich kompletność,

4) dane źródłowe są odpowiednio chronione w sposób zapewniający ich niezmienność przez okres wymagany dla przechowywania dowodów księgowych.

§ 7. 1. Dowody księgowe, muszą spełniać warunki określone w art. 21 – art. 23 ustawy o rachunkowości, a nadto muszą być:

1) rzetelne tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują,

2) kompletne, zawierające dane określone instrukcją,

3) wolne od błędów rachunkowych.

2. Dowody księgowe sporządza się w języku polskim; jeżeli dotyczą operacji gospodarczych
z kontrahentem zagranicznym mogą być również sporządzone w języku obcym (wówczas powinno być dołączone wiarygodne tłumaczenie na język polski).

3. Dowód księgowy wystawiony w walutach obcych powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską wg kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej, zgodnie z zasadami polityki rachunkowości.

4. Dowód księgowy powinien być sporządzony w sposób staranny, czytelny i trwały, pismem komputerowym, odręcznie – atramentem lub długopisem, bez pozostawiania miejsc pozwalających na dokonywanie zmian; podpis na dowodach księgowych składa się odręcznie.

5. W przypadku, gdy oryginał dowodu źródłowego zewnętrznego obcego lub własnego ulegnie zniszczeniu albo zaginie, ponownie wystawiony dowód musi zawierać adnotację DUPLIKAT wraz z datą jego wystawienia.

6. Błędy w dowodach zewnętrznych koryguje się odpowiednim dokumentem zawierającym sprostowanie.

7. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być korygowane przez skreślenie błędnej treści, pozostawiając ją czytelną, naniesienie treści poprawnej oraz zaparafowanie wraz z podaniem daty dokonania poprawki.

§ 8. 1. Podstawą dokonania operacji gospodarczych jest umowa, zamówienie, zlecenie poparte stosownymi fakturami lub rachunkami, pisemne polecenie realizacji dyspozycji właściwego wydziału, wydane na podstawie zawartego zlecenia, zawartej umowy o udzielenie dotacji lub pisemne polecenie realizacji wydatku ujętego w planie finansowym Urzędu Miejskiego zgodnie z posiadanymi upoważnieniami.

2. Dokumenty finansowe zewnętrzne obce składane w Biurze Obsługi Klienta, bądź drogą pocztową, po opatrzeniu datą wpływu i zarejestrowaniu w systemie informatycznym e-dokument podlegają przekazaniu do właściwego merytorycznie wydziału celem stwierdzenia merytorycznej zasadności, opisania i wprowadzenia do programu Dysponent firmy Rekord SI Sp. z o.o.

3. Do ewidencji umów, zamówień, zleceń, faktur, rachunków lub innych dokumentów potwierdzających dyspozycję wykonania zaangażowania i zobowiązań ujętych w planie finansowym Urzędu Miejskiego w Chojnie służy program Dysponent. Kontrola planu budżetowego podczas wprowadzania i analizy danych umożliwia poszczególnym pracownikom wydziałów merytorycznych bieżący nadzór nad planem i stanem wykonania budżetu.

4. W programie Dysponent pracownicy poszczególnych wydziałów wprowadzają umowy, zamówienia, zlecenia (w tym: umowy zlecenia i o dzieło), które otrzymują swój indywidualny numer CRU potwierdzający zaangażowanie środków finansowych. Dopuszcza sie odstępstwa od tej zasady, po wcześniejszym uzgodnieniu ze Skarbnikiem Gminy lub osoba przez niego upoważnioną ( dotyczy to sytuacji np. w przypadku refundacji kosztów i wydatków przez inny podmiot).

5. Faktury, rachunki lub inne dokumenty potwierdzające dyspozycje wykonania lub zaciągnięcia zobowiązania otrzymują swój indywidualny numer CRF, który potwierdza wykonanie wcześniej zaciągniętego zobowiązania lub zaangażowanie środków finansowych (faktury, rachunki lub inne dokumenty nie powiązane z umową, zamówieniem lub zleceniem).

6. Projekty umów przed ich zawarciem podlegają zaopiniowaniu przez radcę prawnego.

7. Wszystkie czynności powodujące powstanie zobowiązania finansowego wymagają kontrasygnaty Skarbnika Gminy oraz Burmistrza Gminy lub osoby przez nich upoważnione.

8. Umowy, zamówienia, zlecenia, podlegają załączeniu do faktury lub rachunków.

9. Wydatki nie podlegające ustawie Prawo zamówień publicznych, wymagają stwierdzenia tego faktu na fakturze przez naczelnika wydziału lub osobę przez niego upoważnioną.

10. Dokumenty dotyczące postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pozostają we właściwym wydziale.

11. Środki na wydatki dla podległych jednostek przekazywane są na podstawie planu finansowego tych jednostek. Dopuszcza się złożenie pisemnego zapotrzebowania na środki.

§ 9. 1. Opis merytoryczny powinien zawierać, w szczególności następujące dane:

1) syntetyczny opis operacji gospodarczej ze wskazaniem okoliczności, podstawy dokonania zakupu (umowa, porozumienie, zamówienie, itp.),

2) w przypadku wydatku związanego z realizacją projektu realizowanego przy udziale środków pochodzących z budżetu środków europejskich oraz ze środków z Unii Europejskiej z funduszy strukturalnych – nazwę projektu oraz zadania w ramach danego projektu,

3) umieszczenie pieczęci „Finansowanie zaplanowane” - wskazanie rodzaju wydatku według klasyfikacji budżetowej,

4) tryb udzielenia zamówienia publicznego,

5) w przypadku faktur zakupu towarów i usług należy zweryfikować kontrahenta w wykazie informacji o podatnikach VAT tzw. Biała Lista (sprawdzenie nazwy firmy lub nazwiska i imienia przedsiębiorcy, statusu podmiotu, numeru rachunku bankowego kontrahenta) dostępnym na stronie Ministra Finansów https://podatki.gov.pl/wykaz-podatników-vat  i odnotować fakt sprawdzenia na dokumencie poprzez umieszczenie pieczęci „Kontrahent zweryfikowany w wykazie podmiotów o którym mowa w art. 96b ustawy o VAT” i podpisu.

2. Dokument winien zawierać dodatkowy opis pozwalający na powiązanie dokumentowanej operacji z umową, zleceniem, zamówieniem, polecenie realizacji wydatku ujętego w planie finansowym Urzędu Miejskiego (odpowiednio nadany numer CRU i / lub CRF).

3. Kontroli merytorycznej dokonują upoważnieni przez Burmistrza Gminy pracownicy Urzędu Miejskiego zgodnie z załącznikiem Nr 1. Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu przez osobę odpowiedzialną za realizację zadania, czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistym zdarzeniom i czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa i zgodna z obowiązującymi przepisami. Dokonanie kontroli dokumentu księgowego musi być odpowiednio uwidocznione za pomocą daty i podpisu osoby sprawdzającej.

4. Prawidłowo sporządzony dowód podlega sprawdzeniu pod względem merytorycznym, zgodności z planem wydatków w zakresie klasyfikacji budżetowej przez naczelnika właściwego wydziału merytorycznego lub upoważnionych pracowników poprzez umieszczenie na dowodzie stosownej pieczęci „Sprawdzono pod względem merytorycznym” oraz złożenie podpisu.

5. Sprawdzenie i zatwierdzenie dokumentu w komórce merytorycznej następuje bezzwłocznie, mając na uwadze termin płatności oraz dalsze czynności związane z przygotowaniem dokumentu do zapłaty, tj. sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym i zatwierdzenie do wypłaty. Przekazanie dokumentu Wydziałowi Finansowo – Księgowemu jest odnotowywane przez pracownika Wydziału Finansowo – Księgowego poprzez umieszczenie pieczęci wpływu do wydziału na pierwszej stronie dokumentu.

6. Przekazanie dokumentów do Wydziału Finansowo – Księgowego w dniu, w którym upływa termin płatności bądź po tym dniu wymaga dołączenia pisemnego wyjaśnienia przyczyn przetrzymania dokumentu podpisanego przez pracownika dokonującego sprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym. Przetrzymywanie dowodów finansowo-księgowych na poszczególnych stanowiskach jest niedopuszczalne, gdyż nieterminowa zapłata może być podstawą do obciążenia gminy odsetkami, co stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

7. Po sprawdzeniu i zatwierdzeniu pod względem merytorycznym dowód zostaje sprawdzony pod względem formalnym i rachunkowym przez upoważnionego pracownika Wydziału Finansowo - Księgowego, którego upoważnienie wynika z zakresu obowiązków, uprawnień i zakresu czynności, poprzez umieszczenie na dowodzie stosownej pieczęci „Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym” oraz złożenie podpisu.

8. Dokumenty do zapłaty podlegają zatwierdzeniu przez Skarbnika Gminy oraz Burmistrza Gminy lub osoby przez nich upoważnione, przy zastosowaniu wymogów określonych w art. 59 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym Dyspozycja środkami pieniężnymi gminy jest oddzielona od kasowego jej wykonania

§ 10. 1. Dokumenty dotyczące majątku trwałego i wyposażenia, wartości niematerialnych i prawnych dokumentują stan i zmiany w tym zakresie.

2. Przyjęcie środka trwałego do używania dowód księgowy OT służy do stwierdzenia faktu przyjęcia środka trwałego do używania.

3. Podstawę sporządzenia dowodu księgowego OT stanowią:

a) przy zakupie - faktura VAT (rachunek),

b) przy nabyciu środka trwałego w zamian za zaległości podatkowe – akt notarialny,

c) przy realizacji inwestycji – protokół odbioru, rozliczenie inwestycji, itp.,

d) w przypadku ujawnienia środka trwałego podczas inwentaryzacji – zestawienie zbiorcze spisu z natury wraz z wyciągiem z protokołu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

4. Dowód księgowy OT powinien zawierać numer kolejny i datę przyjęcia do używania, symbol klasyfikacji środków trwałych i nr inwentarzowy, nazwę środka trwałego i jego charakterystykę, miejsce używania, określenie dowodu dostawy, wartość początkową, stawkę amortyzacji, sposób ujęcia w księgach rachunkowych, podpis osoby przyjmującej środek trwały do używania . Dowód OT sporządzany jest w dwóch egzemplarzach, z których jeden przekazywany jest niezwłocznie na stanowisko ds. ewidencji majątku w Wydziale Finansowo - Księgowym, drugi pozostaje na stanowisku w wydziale merytorycznym.

5. Protokół przekazania – przejęcia środka trwałego PT — służy do udokumentowania przekazania środków trwałych innym jednostkom. Podstawę wystawienia dowodu PT stanowi Zarządzenie lub Polecenie Burmistrza oraz protokół zdawczo- odbiorczy. Przejęcie majątku trwałego od innych podmiotów następuje na podstawie: ustaw, uchwały rady miejskiej, umów, protokołu zdawczo – odbiorczego, przekazania - przejęcia zawierającego elementy dowodu PT.

6. Dowód PT powinien określać środek trwały, symbol klasyfikacji, numer inwentarzowy, wartość początkową oraz wartość dotychczasowego umorzenia a także nazwę przekazującego i otrzymującego oraz podpisy naczelnika wydziału dokonującego przekazania i osoby dokonującej przyjęcia środka trwałego. Dowód PT sporządza się w czterech egzemplarzach. Oryginał i kopię przekazuje się jednostce otrzymującej środek trwały, jedną kopię przekazuje się na stanowisko ds. ewidencji majątku w Wydziale Finansowo - Księgowym, jedna kopia pozostaje w wydziale merytorycznym dokonującym przekazania. Do dowodu PT niezbędne jest dołączenie protokołu zdawczo - odbiorczego.

7. Likwidacja środka trwałego LT — sporządza się w przypadku zużycia, zniszczenia oraz niedoboru. Dowód LT powinien zawierać numer i datę dowodu, nazwę środka trwałego, numer inwentarzowy, wartość początkową i jego umorzenie, podpisy komisji likwidacyjnej, podpis kierownika jednostki. Do dowodu LT dołącza się protokół komisji likwidacyjnej, fakturę sprzedaży lub dokument utylizacji. Dowód LT sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których oryginał przekazuje się do Wydziału Finansowo – Księgowego, kopia pozostaje w wydziale merytorycznym. Do dowodu LT powinny być załączony protokół komisji likwidacyjnej lub faktura VAT w przypadku sprzedaży.

8. Zakwalifikowanie dokumentów OT, PT, LT do ujęcia w księgach rachunkowych oznacza sprawdzenie ich pod względem formalnym i rachunkowym.

§ 11. 1. Dowody PK stanowią dokumenty sporządzone przez pracowników Wydziału Finansowo - Księgowego. Dowód podpisywany jest przez pracownika sporządzającego, zatwierdzany przez Skarbnika Gminy oraz Burmistrza Gminy lub osoby przez nich upoważnione.

2. Dowody korygujące PK sporządzane są przez pracowników Wydziału Finansowo - Księgowego w celu skorygowania wcześniejszego zapisu, sporządzane są w przypadku stwierdzenia błędu bądź w przypadku pisma merytorycznego wydziału. Dowód podpisywany jest przez pracownika sporządzającego, zatwierdzany przez Skarbnika Gminy oraz Burmistrza Gminy lub osoby przez nich upoważnione.

3. Dowody rozliczeniowe są to dokumenty sporządzone przez wydziały np. deklaracje, raporty, rozliczenia dotacji otrzymanych i przekazanych, wnioski o płatność, których oryginały stanowią podstawę do ewidencji lub dalszych rozliczeń. Podpisywane są przez osoby do tego upoważnione:

a) rozliczenia dotacji otrzymanej z budżetu państwa - na wniosek dotującego dokonuje właściwy merytorycznie wydział będący dysponentem środków po wcześniejszym uzgodnieniu z Wydziałem Finansowo- Księgowym kwot otrzymanych i wydatkowanych,

b) rozliczenia dotacji przekazanych organizacjom pozarządowym z budżetu gminy dokonuje wydział merytoryczny będący dysponentem środków zgodnie z zawartą umową i w oparciu o przedstawione rozliczenie przez organizację pozarządową.

4. Dokumenty dotyczące wypłaty wynagrodzenia w postaci listy wypłat wynagrodzeń są sporządzane na podstawie umowy o pracę, wniosków w sprawie przyznania nagród. Dokumenty dotyczące pracowników przekazywane są elektronicznie za pośrednictwem programu Płace firmy Rekord SI Sp. z o.o. na stanowisko ds. naliczenia wynagrodzeń. Wnioski w sprawie nagród przekazuje w formie pisemnej Wydział Organizacyjny.

5. Listy wypłat podlegają sprawdzeniu pod względem merytorycznym przez właściwego naczelnika, pod względem formalnym i rachunkowym przez pracownika w Wydziale Finansowo – Księgowym oraz podlegają zatwierdzeniu do wypłaty przez Skarbnika Gminy i Burmistrza Gminy lub osoby przez nich upoważnione.

6. Dowodem księgowym jest również wyciąg bankowy posiadający postać dokumentu PDF, sporządzony w programie bankowości elektronicznej banku prowadzącego obsługę gminy.

§ 12. 1. Obieg dokumentów rozliczania podróży służbowych pracowników urzędu odbywanych na obszarze kraju i poza jego granicami następuje na podstawie dokumentu „polecenie wyjazdu służbowego”.

2. Polecenie wyjazdu służbowego wystawia pracownik Wydziału Organizacyjnego odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji wydanych delegacji oznaczonych kolejnym numerem wynikającym z prowadzonej ewidencji.

3. Pracodawca, wydając polecenie wyjazdu służbowego, określa czas trwania podróży służbowej oraz środek lokomocji, przestrzegając przy tym zasady gospodarności środkami finansowymi jednostki, a zatem korzystania z najtańszych środków lokomocji. Odbycie podróży służbowej własnym środkiem lokomocji następuje na wniosek pracownika i za zgodą pracodawcy.

4. Wzory druków polecenia wyjazdu służbowego określają odrębne przepisy.

5. Polecenie wyjazdu służbowego sporządzane jest w jednym egzemplarzu i musi zawierać: numer, imię i nazwisko, stanowisko, cel i datę podróży służbowej, miejscowość oraz określenie środka lokomocji.

6. Po odbyciu podróży służbowej pracownik dokonuje rozliczenia kosztów delegacji. Polecenie wyjazdu służbowego stanowi równocześnie rozliczenie poniesionych kosztów podróży. Rozliczenia kosztów dokonuje osoba delegowana, załączając do niego wszystkie dowody źródłowe potwierdzające dokonanie wydatku związanego z wyjazdem np. bilety, faktury (rachunki) za nocleg oraz inne dokumenty. Faktury (rachunki) za nocleg oraz inne dokumenty opisuje i podpisuje delegowany pracownik.

7. Potwierdzenie wykonania polecenia wyjazdu służbowego podlega sprawdzeniu pod względem merytorycznym przez właściwego naczelnika wydziału.

8. Prawidłowo wypełnioną delegację, wraz z załączonymi dowodami, pracownik składa w terminie
do 7 dni od zakończenia podróży służbowej do Wydziału Finansowo – Księgowego, którego pracownik dokonuje sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym.

9. Delegacja podlega wprowadzeniu do programu Dysponent przez uprawnionego pracownika Wydziału Finansowo - Księgowego.

10. Zwrot kosztów podróży służbowej na podstawie prawidłowo wypełnionej i rozliczonej delegacji podlega zatwierdzeniu do wypłaty przez Skarbnika Gminy i Burmistrza Gminy lub osoby przez nich upoważnione na rachunek bankowy wskazany przez pracownika.

§ 13. 1. Dekretacją dokumentów, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, jest stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych. Dekretacja obejmuje ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do księgowania, wydaniem dyspozycji, co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania. Dekretacja obejmuje następujące etapy:

1) segregacja dokumentów, która polega na wyłączeniu z ogółu dokumentów napływających do księgowości tych dokumentów, które nie podlegają księgowaniu (np. nie wyrażają operacji gospodarczych lub są ich zapowiedzią), podziale dowodów księgowych na jednorodne grupy objęte poszczególnymi rejestrami (np. zakupu, sprzedaży), kontroli kompletności dokumentów na oznaczony okres (np. dzień, miesiąc),

2) sprawdzenie prawidłowości dokumentów, polegające na ustaleniu, że są one podpisane na dowód skontrolowania pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, w przypadku stwierdzenia, że dokumenty nie były skontrolowane należy je zwrócić do właściwego wydziału w celu uzupełnienia,

2. Właściwa dekretacja (oznaczenie sposobu księgowania ) polega na:

1) nadaniu dokumentom księgowym numerów, pod którymi zostaną one zaewidencjonowane,

2) umieszczeniu na dokumentach adnotacji w jakich rejestrach dokument ma być zaksięgowany, poprzez umieszczenie na nich numeru ewidencyjnego rejestru ,

3) wskazaniu sposobu rejestracji dowodu na kontach syntetycznych i klasyfikacji budżetowej,

4) określeniu miesiąca, w jakim dowód ma być zaksięgowany,

5) podpisaniu przez Skarbnika lub osobę przez niego upoważnioną.

§ 14. 1. Dowody księgowe, na podstawie których dokonywane są zapisy w księgach rachunkowych przechowywane są w ciągu roku w Wydziale Finansowo -Księgowym i podlegają archiwizacji zgodnie
z przepisami w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, tj. Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.).

Załącznik Nr 2 do zarządzenia Nr 208/2022 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 9 listopada 2022 r.

Wykaz osób upoważnionych według stanowisk
do zatwierdzania dokumentów finansowo - księgowych pod względem merytorycznym

1. Burmistrz Gminy Chojna

2. Zastępca Burmistrza Gminy Chojna

3. Skarbnik Gminy

4. Zastępca Naczelnika Wydziału Finansowo - Księgowego

5. Naczelnik Wydziału  Organizacyjnego (OR)

6. Inspektor ds. organizacyjnych i obsługi sekretariatu

7. Naczelnik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami i Nadzoru Właścicielskiego (GN)

8. Zastępca Naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami i Nadzoru Właścicielskiego (GN)

9. Naczelnik Wydziału Inwestycji Remontów i Zarządzania Drogami (DIR)

10. Zastępca Naczelnika Wydziału Inwestycji Remontów i Zarządzania Drogami (DIR)

11. Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego (USCO)

12. Zastępca Naczelnika Wydziału Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego (USCO)

13. Kierownik Biura Rady Miejskiej (BRM)

14. Inspektor ds. obsługi Rady Miejskiej (BRM)

Załącznik Nr 3 do zarządzenia Nr 208/2022 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 9 listopada 2022 r.