Zarządzenie Nr 224/VI/2011 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 19 października 2011 r. w sprawie oddelegowania pracowników do realizacji projektu ?Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w gminie Chojna?

Zarządzenie Nr 224/VI/2011

Burmistrza Gminy Chojna
z dnia 19 października 2011 r. 

w sprawie oddelegowania pracowników do realizacji projektu
„Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w gminie Chojna”

Na podstawie art. 31 oraz art. 33 ust. 1 pkt.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (t.j. - Dz.U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1

Oddelegowuję w niżej wymienionych częściach etatów, następujących pracowników Urzędu Miejskiego w Chojnie i Ośrodka Pomocy Społecznej w Chojnie do pracy w ramach realizacji projektu pod nazwą „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w gminie Chojna” realizowanego przez Gminę Chojna w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Priorytetu VIII „Społeczeństwo informacyjne - zwiększanie innowacyjności gospodarki”, Działanie 8.3 „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu - eInclusion”, tworząc zespoły:

1. Zespół pełniący obowiązki Menadżera Projektu, w składzie:

1. Wojciech Długoborski (30% wymiaru etatu)

2. Mariusz Hadrzyński (30% wymiaru etatu)

2. Zespół p.o. Koordynatora Merytorycznego, w składzie:

1. Ewa De La Torre (30% wymiaru etatu)

2. Magdalena Baranowska (30% wymiaru etatu)

3. Zespół p.o. Koordynatora Finansowego, w składzie:

1. Agnieszka Górska (30% wymiaru etatu)

2. Halina Kuczyńska (30% wymiaru etatu)

4. Zespół d.s. Kontaktów z OPS, w składzie:

1. Agnieszka Horwat - Makowska (20% wymiaru etatu)

2. Patryk Szczapa (20% wymiaru etatu)

5. Zespół d.s. Informatycznej obsługi platformy, w składzie:

1. Piotr Radziszewski (30% wymiaru etatu)

2. Paweł Zatorski (30% wymiaru etatu)

§ 2

Zespoły, o których mowa w §1 powołuje się na okres trwania projektu i ustala się następujące zakresy obowiązków:

1) zakres obowiązków Zespołu p.o. Menadżera Projektu obejmuje w szczególności:

• zbudowanie sprawnie funkcjonującego zespołu zarządzającego,

• przewodzenie, kierowanie zespołem zarządzającym,

• podejmowanie działań motywacyjnych w stosunku do zespołu zarządzającego,

• nadzór nad przygotowywaniem harmonogramów realizacji zadań, które muszą być zrealizowane w związku z wykonywaniem Projektu

• tworzenie zespołów roboczych zajmujących się wykonywaniem zadań przewidzianych w projekcie

• przygotowanie planu komunikowania między zespołem zarządzającym a wykonawcami projektu

• organizowanie pracy zespołów roboczych

• opiniowanie rozwiązań projektowych zgłaszanych przez wykonawców

• opiniowanie sprawozdań i raportów z pracy zespołów roboczych

• kontrola zadań wykonywanych przez Zespół p.o. Koordynatora Merytorycznego i Zespół p.o. Koordynatora Finansowego oraz pozostałych zespołów roboczych wykonawców zaangażowanych w realizację projektu

• prowadzenie negocjacji z podmiotami związanymi bezpośrednio z projektem,

• monitorowanie i opiniowanie raportów okresowych dotyczących utrzymywania wskaźników przez wykonawców

• podejmowanie skutecznych działań związanych z realizacją projektu.

2) zakres obowiązków Zespołu p.o. Koordynatora Merytorycznego obejmuje w szczególności:

• odpowiedzialność za prawidłową realizację projektu,

• przewidywanie potencjalnych problemów we wczesnym studium ich powstania,

• sporządzanie harmonogramów pracy i podziału zadań,

• przygotowanie projektów umów i porozumień niezbędnych dla realizacji Projektu

• informowanie przełożonych o postępie prac zgodnie z przyjętym harmonogramem,

• przygotowywanie dokumentów niezbędnych do podpisania umów o dofinansowanie projektu,

• nadzór nad realizacją projektu po uzyskaniu dofinansowania ze środków funduszy europejskich, zgodnie z wymogami programów, z których uzyskano dofinansowanie w tym: koordynacja działań niezbędnych do sporządzania sprawozdań z realizacji projektów,

• dostarczanie danych dotyczących realizowanego projektu dofinansowanego ze środków funduszy europejskich, do bazy danych prowadzonej przez Zespół oraz do innych komórek i jednostek organizacyjnych urzędu,

• organizacja i udział w naradach, konferencjach dotyczących przygotowania i realizacji projektu.

• koordynacja i nadzór realizowanych zadań, w tym:

- koordynacja i organizacja konferencji,

- koordynacja działań związanych z zatrudnianiem personelu,

- koordynacja działań związanych z planowaniem i realizacją procedur przetargowych,

- współpraca w przygotowywaniu i powielanie materiałów szkoleniowych,

- rozliczanie trenerów pod względem merytorycznym,

- przygotowanie dokumentacji rozliczeniowej z realizacji poszczególnych zadań projektu,

- przygotowanie ankiet ewaluacyjnych,

- sprawdzanie dokumentacji finansowej pod względem merytorycznym,

- przygotowanie sprawozdań merytorycznych z realizacji projektu.

3) zakres obowiązków Zespołu p.o. Koordynatora Finansowego obejmuje w szczególności:

• nadzór nad realizacją projektu po uzyskaniu dofinansowania ze środków funduszy europejskich, zgodnie z wymogami programów, z których uzyskano dofinansowanie w tym: weryfikacja harmonogramów płatności, prognoz wydatków i terminowe ich przekazywanie do instytucji wskazanych w umowie o dofinansowanie,

• sporządzanie we współpracy z komórkami Zespołu i jednostkami organizacyjnymi urzędu realizującymi projekty wniosków o płatności dotyczące projektu,

• wspieranie i pomoc w zadaniach koordynatora merytorycznego -częściowe opisywanie faktur dotyczących zakupów z budżetu projektu

• prowadzenie analiz finansowych i rozliczeń projektu,

• zatwierdzanie i kwalifikacja wydatków w projekcie,

• opis dokumentów finansowych,

• sporządzanie raportów finansowych i wniosków o płatność,

• nadzór nad prawidłowym wydatkowaniem dotacji,

• analizowanie postępu finansowego realizacji projektu,

• współpraca z zespołem projektowym,

• współpraca z księgowością,

• monitorowanie wszelkich zmian w wytycznych i innych regulacjach mających wpływ na prawidłowe rozliczenie projektu, 

• odpowiedzialność za całokształt spraw związanych z działalnością finansową projektu,

• archiwizacja dokumentacji rozliczeniowej projektu.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu RozwojuRegionalnego

w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 - 2013

„Dotacje na Innowacje” „Inwestujemy w Waszą przyszłość”