ZARZĄDZENIE NR 225/2022 BURMISTRZA GMINY CHOJNA z dnia 25 listopada 2022 r. w sprawie : wprowadzenia Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Miejskim w Chojnie

Zarządzenie Nr 225/2022 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 25 listopada 2022 r. w sprawie : wprowadzenia Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Miejskim w Chojnie

Na podstawie art. 4 ust. 5, art. 26 i art. 27 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 217 z późn. zm.) oraz art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1634 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1. Wprowadzam Instrukcję w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Zobowiązuję wszystkich pracowników Urzędu Miejskiego w Chojnie do zapoznania się z w/w instrukcją i przestrzegania zapisów zawartych w niniejszym zarządzeniu.

§ 3. Traci moc Zarządzenie Nr 1071/VII/2018 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 26 września 2018 roku w sprawie: wprowadzenia „Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie” w Urzędzie Miejskim w Chojnie.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrz Gminy Chojna
Barbara Rawecka

Załącznik do zarządzenia Nr 225/2022 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 25 listopada 2022 r.

INSTRUKCJA W SPRAWIE GOSPODARKI MAJĄTKIEM TRWAŁYM, INWENTARYZACJI MAJĄTKU I ZASAD ODPOWIEDZIALNOŚCI ZA POWIARZONE MIENIE W URZĘDZIE MIEJSKIM W CHOJNIE

Rozdział 1.
Postanowienia ogólne

§ 1. 1. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o:

- jednostce – oznacza to Urząd Miejski,

- kierowniku jednostki – oznacza to Burmistrza Gminy,

- księgowym – oznacza to Skarbnika ( Głównego Księgowego Budżetu),

- naczelnik – oznacza naczelnika wydziału merytorycznego, kierownika biura lub pracownika na samodzielnym stanowisku,

- pracownik – oznacza pracownika Urzędu Miejskiego w Chojnie.

§ 2. 1. Majątek jednostki stanowią:

1) środki trwałe,

2) pozostałe środki trwałe (wyposażenie),

3) wartości niematerialne i prawne.

2. Wyceny środków trwałych dokonuje się według zasad określonych w ustawie o rachunkowości, z tym, że środki trwałe stanowiące własność jednostki, otrzymane nieodpłatnie na podstawie decyzji właściwego organu, wycenia się według wartości określonej w tej decyzji.

3. Za środki trwałe uważa się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności:

1) nieruchomości – w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki,

2) maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,

3) ulepszenia w obcych środkach trwałych,

4) inwentarz żywy.

4. Bez względu na wartość na koncie środków trwałych ewidencjonuje się grunty, budowle i budynki. Wartość środka trwałego może być zwiększona lub zmniejszona w wyniku zarządzonej aktualizacji wyceny.

5. Zwiększenie wartości początkowej środków trwałych może nastąpić o równowartość kosztów inwestycji związanych z ich ulepszeniem. Zwiększenie stanu środków trwałych następuje pod datą przyjęcia do używania z inwestycji, datą zakupu lub datą decyzji. Ujawnione nadwyżki ewidencjonuje się pod datą ich zinwentaryzowania.

6. Umorzenie środków trwałych zgodnie ze stawkami amortyzacyjnymi, określonymi w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych jest naliczana pod data pierwszego dnia każdego miesiąca.

7. Grunty i prawo użytkowania wieczystego gruntu nie podlegają umorzeniu.

8. Ewidencja ilościowo-wartościowa środków trwałych prowadzona jest przy pomocy komputera z zachowaniem wymogów przewidzianych dla księgi inwentarzowej środków trwałych.

9. Do pozostałych środków trwałych zalicza się składniki majątkowe do górnej granicy wynoszącej 10.000,00 zł i jednocześnie spełniające warunek zamiaru użytkowania przez jednostkę tych składników majątkowych przez okres dłuższy niż jeden rok.

10. Pozostałe środki trwałe w używaniu (wyposażenie – przedmioty) wycenia się według cen zakupu brutto, tj. łącznie z podatkiem VAT.

11. Pozostałe środki trwałe umarza się w pełnej wartości poprzez wpisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania.

12. Ewidencją ilościowo – wartościową obejmuje się składniki majątkowe zaliczone do pozostałych środków trwałych np. szafy, biurka, krzesła, itp.

Rozdział 2.
Odpowiedzialność za składniki mienia w ramach podstawowych obowiązków pracowniczych dbania o mienie pracodawcy

§ 3. 1. Odpowiedzialność za należyte zabezpieczenie majątku gminy w ramach podstawowych obowiązków pracowniczych dbania o mienie pracodawcy ponosi pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki, na którym ciąży również obowiązek nadzoru nad właściwą eksploatacja majątku i zabezpieczeniem go przed kradzieżą i zniszczeniem.

2. Odpowiedzialność za właściwą eksploatację i ochronę składników majątkowych w czasie godzin pracy ponoszą pracownicy, których pieczy składniki te powierzono w związku z zajmowanym stanowiskiem.

3. Odpowiedzialność za majątek jednostki używany przez inne jednostki organizacyjne ponoszą kierownicy poszczególnych jednostek.

§ 4. Pozostałe środki trwałe objęte ewidencją ilościowo-wartościową, stanowiące wyposażenie biurowe, winny być przypisane pracownikowi.

§ 5. 1. Pracownikom jednostki może być powierzony, na podstawie odpowiedniego dowodu („OT” lub „PT”), sprzęt biurowy do użytku indywidualnego, przy zachowaniu wymogów powierzenia mienia określonych w prawie pracy. Przyjmując taki sprzęt, pracownik potwierdza jednocześnie powierzenie mu pieczy nad przyjętym środkiem trwałym.

2. Sprzęt biurowy niepodlegający ewidencji ilościowo-wartościowej lub ilościowej przydzielony do indywidualnego użytku pracownika wymaga okazania tego sprzętu komisji inwentaryzacyjnej przez pracownika, pod rygorem odpowiedzialności za stwierdzony brak.

3. Obowiązkiem pracowników, z którymi rozwiązywany jest stosunek pracy jest uzyskanie odpowiedniej adnotacji o rozliczeniu się z używanego sprzętu.

§ 6. 1. Pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki zobowiązany jest zorganizować taką formę nadzoru, która skutecznie służy należytej ochronie składników majątkowych przed zniszczeniem lub kradzieżą.

2. W przypadku stwierdzenia nieodpowiednich warunków zabezpieczenia składników majątkowych, osoby wymienione w ust. 1 występują z wnioskiem do kierownika jednostki o spowodowanie wykonania koniecznych prac w celu usunięcia zagrożenia.

3. W przypadku stwierdzenia braku właściwych warunków dla zabezpieczenia składników majątkowych, powierzonych pracownikom do indywidualnego użytku, zainteresowany pracownik zobowiązany jest zgłosić ten fakt kierownikowi jednostki.

§ 7. 1. Obowiązek należytej troski o ochronę składników mienia, przeznaczonego do użytku indywidualnego przed utratą lub zniszczeniem, spoczywa na pracowniku, któremu sprzęt taki powierzono.

2. W przypadku stwierdzenia utraty lub zniszczenia składnika majątkowego, będącego na wyposażeniu jednostki lub powierzonego pracownikowi do użytku indywidualnego, pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki zobowiązany jest ustalić okoliczności faktu, przeprowadzić postępowanie wyjaśniające w celu ustalenia przyczyny lub osoby winnej utraty lub zniszczenia mienia i przedstawić kierownikowi jednostki wnioski w przedmiocie wyegzekwowania odpowiedzialności materialnej w myśl przepisów kodeksu pracy.

§ 8. 1. Odpowiedzialność za należyte i terminowe wystawienie obowiązujących dokumentów, dotyczących zmian w stanie posiadania ponoszą naczelnicy lub użytkownicy środków trwałych i wyposażenia.

2. Dokonywanie przeniesień majątkowych składników wyposażenia miedzy pomieszczeniami z pominięciem wymaganej procedury formalnej jest niedopuszczalne. Skutki prawne związane z utratą lub zniszczeniem w wyniku przesunięć obciążają pracowników, którzy przeniesień takich dokonali. Wyznaczony przez kierownika jednostki pracownik w takich przypadkach ponosi odpowiedzialność z tytułu nadzoru.

§ 9. 1. Pracownik ponosi odpowiedzialność za zniszczenie mienia jednostki, powstałego wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków ze swej winy, przy zachowaniu zasad określonych w rozdziale I, dziale piątym kodeksu pracy.

2. Pracownik zobowiązany jest pokryć szkodę w pełnej wysokości, przy zachowaniu zasad, o których mowa w ust. 1, gdy pracownik:

1) dopuścił się zagarnięcia mienia albo w inny sposób umyślnie wyrządził szkodę zakładowi,

2) nie dopełnił obowiązku zwrotu albo rozliczenia się z powierzonych mu pieniędzy, papierów wartościowych, kosztowności, narzędzi, instrumentów lub innego wyposażenia, a także odzieży ochronnej i roboczej lub sprzętu ochrony osobistej,

3) spowodował szkodę w mieniu innym, niż wymienione w pkt. 1) i 2), jeżeli było ono mu powierzone z obowiązkiem zwrotu.

Rozdział 3.
Cel przeprowadzenia inwentaryzacji

§ 10. 1. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, majątek jednostki podlega inwentaryzacji.

2. Zasadniczym celem inwentaryzacji jest:

1) sprawdzenie pod względem ilościowym i wartościowym stanu wszystkich aktywów i pasywów,

2) porównanie stanu rzeczywistego ze stanem ewidencyjnym,

3) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym,

4) wyjaśnienie i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych,

5) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych) za powierzone mienie,

6) dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku na potrzeby Urzędu (wykazanie zniszczonych, nieprzydatnych) w celu ich odpowiedniego zagospodarowania lub urealnienia wyceny,

7) stworzenie warunków dla usprawnienia gospodarki majątkiem przez przeciwdziałanie przejawom nieprawidłowości i marnotrawstwa.

Rozdział 4.
Czynności poprzedzające inwentaryzację

§ 11. 1. Przed przystąpieniem do inwentaryzacji należy przeprowadzić oględziny środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu pod względem oznakowania, umożliwiającego identyfikację oraz przydatności. Należy dokonać likwidacji środków zniszczonych, nieprzydatnych itp.

2. Likwidacji dokonuje komisja powołana przez kierownika jednostki sporządzając protokół, w którym podaje przyczyny i sposób fizycznej likwidacji.

3. Protokół likwidacji powinien zawierać: nazwę środka, numer inwentarzowy, ilość, cenę, wartość, podpisy komisji i osób materialnie odpowiedzialnych, zatwierdzony przez kierownika jednostki.

4. Protokół zatwierdzony przez kierownika jednostki komisja przekazuje niezwłocznie do Wydziału Finansowo – Księgowego celem naniesienia zmian w ewidencji księgowej.

Rozdział 5.
Inwentaryzacja

§ 12. 1. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, majątek jednostki podlega inwentaryzacji. Polega ona na przeprowadzeniu zespołu czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu składników majątkowych jednostki, w tym: dokonanie spisu rzeczowych i pieniężnych składników majątku jednostki, uzgodnienie sald aktywów i pasywów, ich wycena oraz rozliczenie ze stanem ewidencyjnym, w tym również rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych.

2. Stosownie do powołanych przepisów, odpowiedzialność za zarządzenie inwentaryzacji, terminowe i prawidłowe jej przeprowadzenie ponosi kierownik jednostki.

Rozdział 6.
Sposoby i zasady przeprowadzania inwentaryzacji

§ 13. 1. Inwentaryzację aktywów i pasywów przeprowadza się w drodze:

1) spisu z natury rzeczywistych ilości poszczególnych składników majątku,

2) uzyskania od banków i kontrahentów potwierdzeń stanu określonych składników wykazanych w księgach rachunkowych (metoda potwierdzenia sald),

3) porównania danych z ksiąg rachunkowych dotyczących określonych składników z odpowiednimi dokumentami (metoda weryfikacji).

2. Spis z natury – polega na dokonaniu fizycznego pomiaru ilości lub liczby składników majątkowych drogą ich przeliczenia, zważenia lub zmierzenia przez fachowy zespół, niezależny od osób sprawujących pieczę nad tymi składnikami na co dzień. Spis z natury przeprowadza zespół w składzie, co najmniej dwuosobowym, w obecności osoby odpowiedzialnej za powierzone mienie. Podczas spisu z natury należy przestrzegać następujących zasad:

1) kompletności – każdy składnik objęty spisem może być zapisany w arkuszu spisu z natury,

2) jednokrotności – każdy składnik objęty spisem może być ujęty w arkuszu spisu z natury tylko jeden raz,

3) porównywalności – stan składnika majątkowego ustalony w drodze spisu z natury w określonym dniu musi dać się porównać ze stanem ewidencyjnym tego samego składnika z tego samego dnia.

3. Uzgodnienie sald - polega na wysłaniu potwierdzeń sald rozrachunków z kontrahentami i bankami w zakresie należności.

4. Weryfikacja – polega na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja wartości tych składników. Weryfikacją obejmuje się składniki majątku nieobjęte spisem z natury lub uzgodnieniem sald.

5. Każdy z w/w sposobów inwentaryzacji stosuje się do innych grup składników majątku, stąd też wybór sposobu nie jest dowolny:

1) drogą spisu z natury obejmuje się aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papiery wartościowe, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe (z wyjątkiem gruntów i środków trudnodostępnych), maszyny i urządzenia wchodzące w skład inwestycji (środków trwałych w budowie) oraz składniki aktywów, będących własnością innych jednostek, powierzonych Urzędowi Miejskiemu do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania,

2) drogą uzyskania od banków i kontrahentów potwierdzeń sald obejmuje się wykazane w księgach rachunkowych aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki należności (z wyłączeniem spornych i wątpliwych), kredyty i pożyczki, wyemitowane obligacje,

3) drogą porównania danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości składników majątku obejmuje się środki trwałe, (do których dostęp jest znacznie utrudniony), grunty, należności sporne i wątpliwe, rozrachunki z pracownikami, rozrachunki publiczno-prawne, aktywa finansowe, wartości niematerialne i prawne, rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne, fundusze, rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów, a także pozostałe aktywa i pasywa niewymienione w pkt. 1 i 2.

Rozdział 7.
Metody przeprowadzania inwentaryzacji

§ 14. 1. Metoda pełnej inwentaryzacji okresowej – polega na ustaleniu stanu wszystkich składników aktywów i pasywów znajdujących się w inwentaryzowanej jednostce organizacyjnej.

2. Metoda pełnej inwentaryzacji ciągłej – polega na sukcesywnym ustaleniu rzeczywistego stanu poszczególnych składników majątku, według ustalonego planu i z zachowaniem terminów częstotliwości inwentaryzacji określonych w ustawie o rachunkowości. Warunkiem jej stosowania jest prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej zapasów składowanych na terenie strzeżonym, może być stosowana, jeżeli taką decyzję podejmie kierownik jednostki.

3. Metoda wyrywkowa inwentaryzacji okresowej lub ciągłej – polega na ustaleniu w ciągu roku, w dowolnym terminie, rzeczywistego stanu części składników majątku, z ogółu powierzonych danej osobie materialnie odpowiedzialnej.

4. Inwentaryzacja uproszczona - jest przeprowadzana na wniosek Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, po uprzednim uzyskaniu zgody kierownika jednostki. Uproszczona inwentaryzacja trwale oznaczonych numerami inwentarzowymi środków trwałych oraz wyposażenia użytkowego na terenie jednostki polega na sprawdzeniu prawidłowości ich ewidencji księgowej przez bezpośrednie porównanie jej danych ze stanem rzeczywistym oraz na ustaleniu i wyjaśnieniu różnic inwentaryzacyjnych.

Rozdział 8.
Terminy i częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji (art. 26 uor)

§ 15. 1. Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:

1) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie niestrzeżonym – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;

2) aktywów finansowych, zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń pisemnych prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;

3) aktywów i pasywów nie objętych spisem z natury lub uzgodnieniem, tj. gruntów stanowiących mienie komunalne, środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań wobec pracowników, należności i zobowiązań z tytułów publiczno-prawnych, należności i zobowiązań wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, środków trwałych w budowie, których spis z natury jest niemożliwy – przeprowadza się przez drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja wartości tych składników.

4) inwentaryzacją należy objąć również znajdujące się w jednostce składniki majątkowe, będące własnością innych jednostek powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu.

2. Termin i częstotliwość inwentaryzacji, określone w ust. 1 uważa się za dochowane, jeżeli inwentaryzację:

1) składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 – rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między data spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym;

2) zapasów materiałów i towarów znajdujących się w strzeżonych składowiskach objętych ewidencją ilościowo-wartościową – przeprowadzono raz w ciągu 2 lat;

3) nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie przeprowadzono raz w ciągu 4 lat.

3. W celu dotrzymania terminów rozliczenia inwentaryzacji przyjmuje się, iż w przypadku braku potwierdzenia sald od kontrahentów dopuszcza się możliwość weryfikacji stanu faktycznego ze stanem księgowym.

4. Terminy i częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji określa „Harmonogram inwentaryzacji” (wzór stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszej Instrukcji).

Rozdział 9.
Inwentaryzacja pozostałych aktywów i pasywów

§ 16. 1. Inwentaryzacji środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności, w tym udzielonych pożyczek, powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych - dokonuje się na ostatni dzień roku przez uzyskanie potwierdzenia prawidłowości stanu tych aktywów przez bank i kontrahentów.

2. Inwentaryzacja aktywów i pasywów, nieobjętych spisem z natury lub uzgodnieniem, tj. gruntów stanowiących mienie komunalne, środków trwałych trudno dostępnych oglądowi, należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, środków trwałych w budowie, których spis z natury jest niemożliwy – odbywa się w drodze weryfikacji danych z ksiąg z odpowiednimi dokumentami.

3. Pełną dokumentację inwentaryzacyjną należy przechowywać przez okres pięciu lat (kat. B-5) zgodnie z postanowieniami Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.).

4. Wykaz stanowisk odpowiedzialnych za przeprowadzenie czynności inwentaryzacyjnych (wzór stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszej Instrukcji).

Rozdział 10.
Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji

§ 17. 1. Kierownik jednostki zarządza przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, pozostałych środków trwałych w używaniu (wyposażenie) metodą spisu z natury w jednostce na podstawie zarządzenia (wzór stanowi Załącznik Nr 3 do niniejszej Instrukcji).

2. Przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej oraz członków komisji inwentaryzacyjnej powołuje kierownik jednostki, przy czym przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej nie może to być główny księgowy lub inny pracownik Wydziału Finansowo-Księgowego.

3. W celu sprawnego przeprowadzenia spisu z natury powołuje się w ramach komisji inwentaryzacyjnej zespoły spisowe spośród pracowników. Zespół spisowy musi się składać, z co najmniej dwóch osób, przy czym nie mogą to być osoby odpowiedzialne za podlegające spisowi składniki majątku. Skład i liczbę zespołów spisowych ustala kierownik jednostki na mocy w/w zarządzenia.

4. Do uprawnień i obowiązków przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej należy:

1) stawianie wniosków w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych oraz w sprawie zmian i uzupełnień w ich składzie,

2) wyznaczanie spośród członków komisji zastępcy przewodniczącego oraz ustalenie zakresu czynności dla członków komisji,

3) przeprowadzenie szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych,

4) organizowanie prac przygotowawczych do inwentaryzacji rzeczowych składników majątku oraz dopilnowanie ich wykonania we właściwym terminie; a w szczególności sprawdzenie, czy środki trwałe i wyposażenie w użytkowaniu są właściwie oznakowane i czy w pomieszczeniach, w których się znajdują wywieszone są aktualne spisy inwentarzowe,

5) prowadzenie rozliczenia arkuszy spisowych z natury, stanowiących druki ścisłego zarachowania,

6) stawianie w uzasadnionych przypadkach wniosków w sprawie zmiany terminu inwentaryzacji, zarządzenia inwentaryzacji niektórych składników majątku na podstawie obliczeń technicznych lub szacunku,

7) powołania specjalistów lub rzeczoznawców do ustalenia stanów faktycznych składników majątku podlegającego inwentaryzacji na podstawie obmiaru lub szacunku,

8) przeprowadzenia inwentaryzacji w sposób uproszczony polegający na zastąpieniu spisu z natury-porównaniem danych ewidencyjnych ze stanem faktycznym, spisu z natury-porównaniem danych ewidencyjnych z dokumentacją, przeprowadzeniu spisów uzupełniających lub powtórnych,

9) zarządzenie w uzasadnionych przypadkach przyjęcia lub wydania składników majątku w czasie spisu,

10) kontrolowanie przygotowań do spisu oraz przebiegu spisów z natury,

11) kontrolowanie pod względem formalnym i rachunkowym, wypełnionych przez zespoły spisowe, arkuszy spisów z natury i innych dokumentów z inwentaryzacji,

12) dopilnowanie terminowego złożenia wyjaśnień ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie,

13) ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i sformułowanie wniosków w sprawie ich rozliczenia,

14) przygotowanie wniosków o wszczęcie dochodzenia w przypadku ujawnienia niedoborów i szkód zawinionych,

15) stawianie wniosków w sprawie sposobu zagospodarowania, ujawnionych w czasie inwentaryzacji, zapasów niepełnowartościowych, zbędnych lub nadmiernych oraz w sprawie usprawnienia gospodarki rzeczowymi i pieniężnymi składnikami majątku,

16) Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej może część z wymienionych czynności zlecić do wykonania członkom komisji inwentaryzacyjnej oraz przewodniczącym zespołów spisowych; nie zwalnia go to jednak od odpowiedzialności za ich prawidłowe i terminowe wykonanie.

Rozdział 11.
Odpowiedzialność osób materialnie odpowiedzialnych za sprawne przeprowadzenie inwentaryzacji

§ 18. 1. W celu zapewnienia sprawnego przeprowadzenia inwentaryzacji osoby materialnie odpowiedzialne za stan składników majątku objętych spisem zobowiązane są:

1) przed rozpoczęciem spisu z natury – złożyć pisemne oświadczenie na ręce Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej stwierdzające, iż wszystkie zrealizowane dowody przychodów i rozchodów inwentaryzowanych składników majątku zostały przekazane do Wydziału Finansowo – Księgowego,

2) przed rozpoczęciem inwentaryzacji – doprowadzić do należytego porządku wszystkie pomieszczenia magazynowe oraz ułożyć zapasy materiałów w taki sposób, który umożliwi do nich łatwy dostęp,

3) dokonywać na bieżąco zapisów oraz uzgodnień wprowadzonych zmian z Wydziałem Finansowo – Księgowym (zmiany w ewidencji analitycznej).

Rozdział 12.
Inwentaryzacja właściwa

§ 19. 1. Przed rozpoczęciem spisu osoba odpowiedzialna materialnie za inwentaryzowane składniki mienia składa „Oświadczenie (wstępne)” (wzór stanowi Załącznik Nr 4 do niniejszej Instrukcji). Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej pobiera od osoby odpowiedzialnej za druki ścisłego zarachowania „Arkusz inwentaryzacyjny”, stanowiący druk ścisłego zarachowania. Zespół spisowy dokonuje spisu z natury na w/w „Arkuszu inwentaryzacyjnym” wypełniając czytelnie rubryki zgodnie z ich treścią w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej.

2. Arkusze spisu z natury, na których ujmuje się wyniki inwentaryzacji, powinny zawierać:

1) nazwę jednostki ( nadruk lub odciśnięty stempel zawierający nazwę jednostki),

2) numer kolejny arkusza spisu oraz oznaczenia uniemożliwiające ich zamianę, na przykład podpis Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej,

3) określenie metody inwentaryzacyjnej,

4) określenie lokalizacji spisowej,

5) datę spisu z natury, imiona i nazwiska osób uczestniczących w komisji inwentaryzacyjnej oraz godziny jego przeprowadzenia,

6) termin przeprowadzenia inwentaryzacji,

7) numer kolejny pozycji arkusza spisu,

8) szczegółowe określenie składnika majątku w tym także symbol identyfikacyjny, na przykład numer inwentarzowy, numer symbolu indeksu,

9) ilość stwierdzoną w czasie spisu z natury,

10) imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za stan składników majątku oraz jej podpis złożony na dowód niezgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń spisu z natury, bądź imię i nazwisko osób współodpowiedzialnych.

3. Wpis do arkuszy spisu z natury powinien nastąpić bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistej ilości składnika majątku w sposób umożliwiający osobie odpowiedzialnej sprawdzenie prawidłowości spisu.

4. Do arkuszy spisu stosuje się odpowiednio przepisy o dokumentacji księgowej, z tym, że członek zespołu spisowego i osoba materialnie odpowiedzialna zobowiązani są złożyć swoje podpisy obok poprawionego tekstu. W arkuszach spisu niedozwolone jest pozostawianie niewypełnionych wierszy.

5. Arkusze spisu z chwilą ich ponumerowania traktuje się jako druki ścisłego zarachowania i są objęte ilościowo kontrolą zużycia. Ponumerowanie arkuszy spisu oraz ich oznaczenie w sposób uniemożliwiający zamianę, powinno nastąpić przed wydaniem arkuszy spisu członkom zespołów spisowych. Za prawidłowe rozliczenie się z otrzymanych przez zespoły spisowe arkuszy spisu odpowiada Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej.

6. Arkusze spisu należy wypełniać w sposób umożliwiający podział ujętych w nich składników majątku według miejsc przechowywania i według osób odpowiedzialnych, a także wyodrębniania składników własnych i obcych z dalszym ich podziałem na pełnowartościowe i uszkodzone, zepsute lub takie, których wartość na skutek długotrwałego przechowywania albo z innych powodów uległa zmniejszeniu – nie dotyczy to jednak składników majątku zużywających się stopniowo ( środki trwałe, wyposażenie w użytkowaniu).

7. Przy wypełnianiu arkuszy spisu stosuje się nazwy i inne szczegółowe określenia majątku przyjęte w indeksie materiałów, wyrobów i towarów. Ilości towarów powinny być wyrażone w tych samych jednostkach miary, w jakich są ujmowane w ewidencji ilościowej i ilościowo – wartościowej.

8. Arkusze spisu z natury są dowodami księgowymi i z uwagi na to niedopuszczalne jest przerabianie cyfr lub treści, wyskrobywanie, względnie wymazywanie czy zamazywanie korektorem błędnie zapisanych danych, jak również wypełnianie zwykłym ołówkiem.

9. Błędy w arkuszach spisowych, w momencie ich wypełniania, można poprawić wyłącznie zgodnie z zasadami przewidzianymi w przepisach art. 25 ust.1 ustawy o rachunkowości, tj. poprzez przekreślenie błędnego zapisu (tekst, liczby), tak, aby zapisy błędne pozostały czytelne i wpisanie nowego zapisu. Wszelkie poprawki podpisane są przez osobę (osoby) dokonującą spisu z natury i osoby materialnie odpowiedzialne oraz opatrzone datą osoby podpisującej. Błędy powstałe np. przy wycenie, powinny być poprawione i podpisane przez osoby, którym powierzono wykonywanie tej czynności.

10. Arkusze spisu z natury sporządza się w jednym egzemplarzu. Oryginał spisu otrzymuje Wydział Finansowo-Księgowy do wyceny i rozliczenia za pośrednictwem Przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. Kserokopię spisu otrzymuje osoba materialnie odpowiedzialna, a przy inwentaryzacji zdawczo - odbiorczej osoba zdająca i przyjmująca składniki majątku.

11. Na oddzielnych arkuszach dokonuje się spisu:

1) środków trwałych,

2) pozostałych środków trwałych w używaniu,

3) materiałów.

12. Nie należy spisywać na jednym arkuszu spisu z natury składników majątku powierzonych różnym osobom materialnie odpowiedzialnym. Przy niepełnowartościowych składnikach majątku komisja inwentaryzacyjna powinna podać w uwagach procent wartości.

13. Na czas spisu z natury podlegające spisowi składniki majątku nie mogą być do czasu zakończenia spisu na polu spisowym wydawane lub przyjmowane. Wydanie lub przyjęcie składników majątku może być dokonane, gdy jest to niezbędne dla zapewnienia normalnej działalności jednostki pod warunkiem, że zespół spisowy zawiadamia o tym Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, który może zarządzić, aby przyjęcie lub wydanie uwzględnić w spisie na podstawie specjalnie oznaczonych dowodów przyjęcia lub wydania zapewniających odpowiednie ich ujęcie w rozliczeniu osoby odpowiedzialnej za powierzone jej składniki majątku.

14. W przypadku, gdy w spisie z natury z ważnych przyczyn nie może brać udziału osoba materialnie odpowiedzialna i nie upoważni do tej czynności innej osoby, to wówczas na wniosek Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, Kierownik Jednostki może wyrazić zgodę na przeprowadzenie spisu z natury w obecności wyznaczonej przez niego trzyosobowej komisji.

15. Spis z natury powinien być poddany wyrywkowej kontroli przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub przez osoby, które zostały przez niego wyznaczone. Ma to na celu zbadanie, czy powołane zespoły spisowe działają zgodnie z przepisami o przeprowadzaniu inwentaryzacji. Na tę okoliczność należy sporządzić protokół, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości w toku kontroli Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej ma obowiązek powiadomić kierownika jednostki, który zobowiązany jest zarządzić ponowne przeprowadzenie inwentaryzacji w całości lub odpowiedniej jej części.

16. Wyniki spisu z natury rzeczowych składników majątkowych należy wpisywać na arkuszach spisu z natury. Zespoły spisowe podpisują arkusze i przedkładają je do podpisania osobom materialnie odpowiedzialnym.

17. Bezpośrednio pod ostatnią pozycją naniesioną na arkusz spisowy należy zamieścić odpowiednią klauzulę o treści: „Spis zakończono na poz……”.

Rozdział 13.
Zakończenie inwentaryzacji

§ 20. 1. Po zakończeniu każdej strony arkusza spisu, zespół spisowy i osoby materialnie odpowiedzialne składają podpisy. Następnie zespół spisowy przedkłada podpisane arkusze spisowe wraz z „Oświadczenie (końcowym)” osób materialnie odpowiedzialnych (wzór stanowi Załącznik Nr 5 do niniejszej Instrukcji) przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej wraz ze sprawozdaniem z przebiegu spisu z natury (wzór stanowi Załącznik Nr 6 do niniejszej Instrukcji).

2. Po zakończeniu spisu z natury zespoły spisowe składają Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej pisemną informację o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowości i spostrzeżeniach w zakresie gospodarki składnikami majątkowymi tj. o stanie ich zabezpieczenia przed zniszczeniem lub zagarnięciem oraz następuje rozliczenie z przydzielonych im arkuszy spisu.

3. Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej zapisane oryginały spisu z natury przedkłada do Wydziału Finansowo – Księgowego, a z pozostałych, tzn. niewykorzystanych rozlicza się u osoby odpowiedzialnej za prawidłową ewidencję druków ścisłego zarachowania.

4. W Wydziale Finansowo – Księgowym dokonuje się wyceny składników majątku i ich rozliczenia na podstawie arkuszy spisu z natury i ustala się różnice inwentaryzacyjne (niedobory i nadwyżki) wynikające z porównania ilości i wartości poszczególnych składników majątku, ustalonych w toku spisu z natury, z ilością i wartością wynikającą z ewidencji tych składników.

5. Uzgodnienie stanu ewidencyjnego i faktycznego następuje w drodze porównania ustaleń zawartych w arkuszach spisowych z ewidencją analityczną – „Inwentaryzacja – rozliczenie”. W przypadku pełnej zgodności wartości spisu z natury z ewidencją księgową wynikającą z ksiąg rachunkowych i inwentarzowych, pracownik Wydziału Finansowo-Księgowego odnotowuje fakt pełnej zgodności na wydrukach jw., adnotację podpisuje Skarbnik.

6. W przypadku stwierdzenia różnic w wartości spisu z natury z ewidencją księgową wynikającą z ksiąg rachunkowych i inwentarzowych Wydział Finansowo-Księgowy sporządza „Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych” podając: stan faktyczny według spisu z podaniem pozycji spisu, numeru inwentarzowego, nazwy jednostki miary, ceny, ilości i wartości oraz różnic stanowiących nadwyżki i niedobory. Po wypełnieniu zestawienia przekazuje całość dokumentacji Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej.

Rozdział 14.
Rozliczenie inwentaryzacji

§ 21. 1. Komisja inwentaryzacyjna wyjaśnia w uzgodnieniu z Zastępcą Burmistrza i osobami materialnie odpowiedzialnymi przyczyny powstania różnic; sporządza protokół rozliczeń wyników inwentaryzacji (wzór stanowi Załącznik Nr 7 do niniejszej Instrukcji). W oparciu o ww. protokół kierownik jednostki wydaje decyzję w sprawie różnic inwentaryzacyjnych. Decyzję następnie przekazuje się do Wydziału Finansowo-Księgowego. Pracownik Wydziału Finansowo-Księgowego ewidencjonuje w księgach rachunkowych i inwentarzowych dane wynikające z decyzji kierownika jednostki.

2. Niezgodności wyjaśnia Komisja Inwentaryzacyjna z udziałem Zastępcy Burmistrza, wysłuchując osobę materialnie odpowiedzialną.

3. Niedobory i nadwyżki inwentaryzacyjne mogą być kompensowane, jeśli spełniają one następujące warunki:

1) zostały stwierdzone w ramach jednego spisu z natury,

2) dotyczą jednej osoby materialnie odpowiedzialniej lub jednego zespołu pracowników, którzy przyjęli wspólną odpowiedzialność za powierzone mienie,

3) zostały stwierdzone w podobnych składniach majątku lub dotyczą składników majątku w podobnych opakowaniach, co można uzasadnić możliwość omyłek ze strony osoby odpowiedzialnej (współodpowiedzialnej).

4. Ilość lub liczba oraz wartość niedoborów i nadwyżek podlegających kompensacie ustala się przyjmując za podstawę mniejszą ilość stwierdzonego niedoboru lub nadwyżki oraz niższą cenę składników majątku wykazujących różnice inwentaryzacyjne.

5. Decyzję ostateczną w sprawie różnic w wyposażeniu podejmuje kierownik jednostki.

Rozdział 15.
Rola służb księgowych w sprawnym przeprowadzeniu inwentaryzacji

§ 22. 1. W celu zapewnienia sprawnego przeprowadzenia inwentaryzacji służby księgowe zobowiązane są do uzgadniania i weryfikacji sald oraz współdziałania we właściwym przygotowaniu organizacyjnym spisu z natury. Ponadto zobowiązane są do prawidłowego, kompletnego i terminowego rozliczania wyników inwentaryzacji oraz dopilnowania złożenia wyjaśnienia różnic inwentaryzacyjnych przed zamknięciem ksiąg rachunkowych.

Rozdział 16.
Wycena poszczególnych składników aktywów i pasywów po zakończeniu inwentaryzacji

§ 23. 1. Po zakończeniu inwentaryzacji przez komisję inwentaryzacyjną i przekazaniu arkuszy spisowych za pośrednictwem Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej do Wydziału Finansowo – Księgowego odpowiedzialne służby księgowe, dokonują wyceny, ustalają różnice inwentaryzacyjne, dokonują rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, a w razie konieczności również kompensaty po uprzednim zaakceptowaniu różnic przez Burmistrza Gminy.

2. Poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się stosując przepisy ustawy
o rachunkowości. Aktywa i pasywa wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy w sposób następujący:

1) środki trwałe w budowie – w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem, pomniejszonych o odpisy z tytułu utraty wartości,

2) środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne – według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny, środków trwałych), pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości,

3) rzeczowe składniki aktywów obrotowych – według cen nabycia lub kosztów wytworzenia nie wyższych od cen ich sprzedaży netto na dzień bilansowy,

4) udziały w innych jednostkach oraz inne inwestycje zaliczone do aktywów trwałych – według ceny nabycia, pomniejszonej o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości lub według wartości godziwej,

5) udziały w jednostkach podporządkowanych zaliczone do aktywów trwałych – według zasad określonych w pkt 4, z tym, że udziały zaliczane do aktywów trwałych mogą być wycenione metodą praw własności,

6) inwestycje krótkoterminowe – według ceny (wartości) rynkowej albo według ceny nabycia lub ceny (wartości) rynkowej, zależnie od tego, która z nich jest niższa, a krótkoterminowe inwestycje, dla których nie istnieje aktywny rynek, w inny sposób określonej wartości godziwej,

7) należności i udzielone pożyczki – w kwocie wymagalnej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności,

8) zobowiązania – w kwocie wymagającej zapłaty, przy czym zobowiązania finansowe, których uregulowanie zgodnie z umową następuje drogą wydania aktywów finansowych innych niż środki pieniężne lub wymiany na instrumenty finansowe – według wartości godziwej,

9) rezerwy – w uzasadnionej, wiarygodnie oszacowanej wartości,

10) kapitały (fundusze) własne, z wyjątkiem udziałów (akcji) własnych oraz pozostałe aktywa i pasywa – w wartości nominalnej.

3. Różnice inwentaryzacyjne powstałe w wyniku rozliczenia spisu z natury winny być zestawione w sposób pozwalający na ustalenie łącznej sumy różnic inwentaryzacyjnych z podziałem wg poszczególnych kont syntetycznych działów, rozdziałów, paragrafów oraz według osób materialnie odpowiedzialnych za ich powstanie. Zestawienie takie sporządzają odpowiedzialne za rozliczenie inwentaryzacji służby księgowe. Różnice inwentaryzacyjne mogą wystąpić jako:

1) niedobory – jeżeli ich stan rzeczywisty jest niższy od stanu wynikającego z ewidencji księgowej,

2) nadwyżki – jeżeli ich stan rzeczywisty jest wyższy od stanu wynikającego z ewidencji księgowej,

3) szkody – jest to częściowa lub całkowita utrata pierwotnej wartości inwentaryzowanego majątku.

4. Niedobory i nadwyżki są to ujemne lub dodatnie różnice ilościowe i wartościowe ujawnione w drodze porównania stanu rzeczywistego ze stanem ewidencyjnym. Mogą one powstać podczas transportu, magazynowania, użytkowania lub sprzedaży. Szkody to zmniejszenie wartości zapasów na skutek pogorszenia ich jakości, wywołanej np. niewłaściwymi warunkami składowania, warunkami atmosferycznymi lub zaniedbaniem osób odpowiedzialnych. Niedobory, szkody i nadwyżki ujawnione w wyniku przeprowadzenia inwentaryzacji powinny być ustalone przez zespół spisowy, przy współudziale odpowiedzialnego za rozliczenie tych różnic pracownika Wydziału Finansowo – Księgowego.

5. Ze względu na kryterium powstania niedobory i nadwyżki dzieli się następująco:

1) niedobory i szkody niezawinione mogą być spowodowane:

a) wypadkami losowymi ( pożar, powódź, huragan itp.),

b) ubytkami naturalnymi z powodu właściwości fizykochemicznych składników majątkowych (parowanie, gnicie, rozkrusz w granicach ustalonych norm),

c) błędami pomiaru powstałymi przy przyjmowaniu lub wydawaniu,

d) błędami przy wydawaniu podobnych asortymentów, w tym przypadku może nastąpić kompensata nadwyżki z niedoborem,

2) niedobory i szkody zawinione mogą być spowodowane:

a) udowodnionym przywłaszczeniem mienia,

b) nieznanymi przyczynami, ale nie spełniającymi warunków zezwalających na zaliczenie ich do niedoborów niezawinionych,

3) nadwyżki można rozróżnić jako:

a) rzeczywiste, przyjmowane do ewidencji zapasów,

b) pozorne, nie są przyjmowane do ewidencji – wynikają z błędów pomiaru, pomyłek w dokumentach inwentaryzacyjnych i ewidencyjnych, mogą również wynikać z błędów przy wydawaniu podobnych asortymentów i w tym przypadku są kompensowane niedoborami.

6. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych – następuje w wyniku postępowania wyjaśniającego pomiędzy odpowiedzialnym za rozliczenie inwentaryzacji pracownikiem Wydziału Finansowo - Księgowego a osobą materialnie odpowiedzialną za powierzone mienie oraz w razie potrzeby w obecności komisji inwentaryzacyjnej. Różnice inwentaryzacyjne rozlicza się w następujący sposób:

1) niedobory niezawinione spowodowane przyczynami losowymi, uznane za ubytki naturalne lub ubytki pozorne wynikające z błędów pomiaru bądź powstałe z przyczyn uzasadniających ich usprawiedliwienie podlegają spisaniu w koszty lub odpisaniu w pozostałe koszty operacyjne,

2) niedobory i szkody zawinione obciążają konto osoby materialnie odpowiedzialnej i stają się roszczeniami; wysokość roszczeń z tytułu niedoborów zawinionych ustala Burmistrz Gminy, w uzasadnionych przez komisję inwentaryzacyjną przypadkach dopuszczalna jest kompensata niedoboru z nadwyżką odnośnie rzeczowych składników majątku obrotowego powierzonego określonej osobie, pod warunkiem, że zostały ujawnione podczas tego samego spisu z natury i w podobnych składnikach majątku,

3) nadwyżki, które nie mogą być kompensowane z niedoborami stanowią pozostałe przychody operacyjne lub mogą zmniejszać koszty.

7. Kompensaty dokonuje odpowiedzialny za rozliczenie inwentaryzacji pracownik Wydziału Finansowo - Księgowego tylko wówczas, gdy spełnione są następujące warunki:

1) nadwyżka i niedobór zostały ustalone na podstawie tego samego spisu z natury i powstały w tym samym okresie objętym rozliczeniem,

2) nadwyżka i niedobór dotyczą tej samej osoby odpowiedzialnej materialnie lub osób rozliczanych i objętych odpowiedzialnością materialną,

3) nadwyżka i niedobór powstały w pokrewnych asortymentach inwentaryzacyjnych składników majątku o tej samej nazwie lub podobnym wyglądzie, względnie w artykułach znajdujących się w podobnych opakowaniach.

8. Dla ustalenia wartości podlegającej kompensacie przyjmuje się mniejszą ilość i mniejszą cenę kompensowanych artykułów tzn., że dla określenia dopuszczalnych ilości i wartości kompensaty przyjmuje się mniejszą z dwóch występujących wielkości niedoboru lub nadwyżki.

9. W związku z kompensatą mogą powstać następujące sytuacje:

1) kwota niedoboru równa się kwocie nadwyżki, jeśli ilość i ceny kompensowanych artykułów są sobie równe,

2) po kompensacie powstają różnice ilościowe, jeżeli ceny jednostkowe kompensowanych artykułów są jednakowe, zaś ilości i nadwyżki są różne,

3) po kompensacie pozostają tylko różnice wartościowe, jeśli ilości niedoboru i nadwyżki kompensowanych artykułów są jednakowe, zaś jednostkowe ceny są różne,

4) po kompensacie pozostają różnice ilościowe i wartościowe, jeżeli różne są ilości i różne są ceny kompensowanych artykułów, a zatem różna jest wartość niedoboru i nadwyżki,

5) niedobór pozostały po kompensacie rozlicza się, jako niedobór mieszczący się w granicach norm lub limitów na ubytki naturalne lub jako niedobór przekraczający normy, który w zależności od ustalonych przyczyn może być zawiniony lub niezawiniony.

10. Różnice ujawnione podczas inwentaryzacji służby księgowe Wydziału Finansowo - Księgowego mają obowiązek ująć w księgach rachunkowych nie później niż w ciągu miesiąca następnego po miesiącu, w którym zostały ujawnione, a w przypadku ich ujawnienia w ostatnim miesiącu kończącym rok sprawozdawczy nie później niż z datą ostatniego dnia w roku.

11. O różnicach powstałych podczas inwentaryzacji pracownik odpowiedzialny za jej rozliczenie powiadamia osoby materialnie odpowiedzialne, które zobowiązane są do złożenia pisemnych wyjaśnień dotyczących przyczyn ich powstania.

12. W przypadku zaistnienia spraw spornych rozliczenie wraz z kompletem dokumentacji winno być przekazane do Radcy Prawnego w celu ich kierowania na drogę postępowania sądowego.

13. W przypadku stwierdzenia nadużyć sprawy winny być kierowane przez Wydział Finansowo – Księgowy do Radcy Prawnego, a następnie do organów ścigania po uprzednim wydaniu w tej sprawie decyzji Burmistrza Gminy.

R O Z D Z I A Ł XVII
Wzory druków niezbędnych do rozpoczęcia i zakończenia inwentaryzacji

§ 24. 1 Ustala się wzory dokumentów niezbędnych dla przeprowadzenia i zakończenia inwentaryzacji:

1) Harmonogram Inwentaryzacji - Załącznik Nr 1;

2) Wykaz osób odpowiedzialnych za wykonanie czynności inwentaryzacyjnych – Załącznik Nr 2;

3) Zarządzenie Burmistrza Gminy Chojna w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie Miejskim w Chojnie – Załącznik Nr 3;

4) Oświadczenie osoby odpowiedzialnej materialnie (wstępne) – Załącznik Nr 4;

5) Oświadczenie osoby odpowiedzialnej materialnie (końcowe) – Załącznik Nr 5;

6) Sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury – Załącznik Nr 6;

7) Protokół rozliczeń wyników inwentaryzacyjnych – dochodzeń w sprawie różnic inwentaryzacyjnych – Załącznik Nr 7.

Rozdział 17.
Wykaz obowiązujących przepisów

§ 25. 1. Instrukcja w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie opracowana została na podstawie:

1) Ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 217 z późn. zm.),

2) Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych ((t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1634 z późn. zm.),

3) Rozporządzenie Ministra Rozwoju I Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej(t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 342),

4) Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r.o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1800 z późn. zm.),

5) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (t.j. Dz. U. z 1996 r. Nr 143, poz. 663).

Załącznik Nr 1 do Instrukcji prawie gosZałącznik Nr 1 do Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Miejskim w Chojnie

HARMONOGRAM INWENTARYZACJI NA …..… ROK

Lp.	Przedmiot inwentaryzacji	Obiekt zinwentaryzowania	Termin przeprowadzenia inwentaryzacji	Rodzaj, forma, metoda, technika inwentaryzacji
1.	Grunty	Dane ewidencji księgowej i ewidencji operacyjnej Wydziału GN	Corocznie – przed datą zamknięcia ksiąg rachunkowych	Weryfikacja - porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości składników majątku na dzień ………….. r.
2.	Wartości niematerialne i prawne	Dane ewidencji księgowej	Corocznie – przed datą zamknięcia ksiąg rachunkowych	Weryfikacja - porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości składników majątku na dzień ………….. r.
3.	Środki trwałe i środki trwałe w używaniu	Dane ewidencji księgowej	Raz w ciągu 4 lat	Spis z natury według stanu na dzień .……… r.
4.	Środki trwałe w budowie	Dane ewidencji księgowej	Corocznie – przed datą zamknięcia ksiąg rachunkowych	Weryfikacja - porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości składników majątku na dzień ………….. r.
5.	Rozrachunki z pracownikami	Dane ewidencji księgowej	Corocznie – przed datą zamknięcia ksiąg rachunkowych	Weryfikacja - porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości składników majątku na dzień ………….. r.
6.	Rozrachunki publiczno-prawne	Dane ewidencji księgowej	Corocznie – przed datą zamknięcia ksiąg rachunkowych	Weryfikacja - porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości składników majątku na dzień ………….. r.
7.	Należności	Wszystkie z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań pracowników i publiczno-prawnych	Rozpoczęcie w IV kw. roku a kończąc do 15 stycznia następnego roku	Pisemne uzgodnienie sald z kontrahentami na dzień .……..… r.
8.	Zobowiązania oraz pozostałe aktywa i pasywa, należności i zobowiązania sporne, wątpliwe, wobec pracowników, wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, z tyt. publiczno-prawnych oraz jeżeli niemożliwe było przeprowadzenie spisu z natury lub otrzymanie potwierdzenia salda a także gdy w danym roku nie przypadał termin przeprowadzenia spisu	Dane ewidencji księgowej	Corocznie – przed datą zamknięcia ksiąg rachunkowych	Weryfikacja – porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości składników majątku na dzień ………….. r.
9.	Pożyczki i kredyty	Dane ewidencji księgowej	Rozpoczęcie w IV kw. roku a kończąc do 15 stycznia następnego roku	Pisemne uzgodnienie sald według stanu na dzień ……..… r.
10.	Środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych	Wszystkie rachunki bankowe	Rozpoczęcie w IV kw. roku a kończąc do 15 stycznia następnego roku	Pisemne uzgodnienie sald według stanu na dzień ……..… r.

Załącznik Nr 2 do Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Miejskim w Chojnie

Wykaz osób odpowiedzialnych za wykonanie czynności inwentaryzacyjnych do dokonania czynności inwentaryzacyjnych zobowiązane są niżej wymienione służby:

I. Spis z natury

Lp.	Rodzaj czynności	Osoby odpowiedzialne za wykonanie czynności
1.	Przygotowanie składników majątkowych do spisu	Kierownik komórki podlegającej inwentaryzacji, pracownicy
2.	Powołanie przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych komisji inwentaryzacyjnej	Burmistrz
3.	Przeszkolenie zespołów spisowych	Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej
4.	Przeprowadzenie spisu z natury	Członkowie zespołów spisowych
5.	Kontrola prawidłowości spisów	Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej
6.	Wycena i ustalenie wartości spisanych składników majątku oraz ustalenie różnic inwentaryzacyjnych	Wydział Finansowo – Księgowy przy udziale członków komisji inwentaryzacyjnej
7.	Wyjaśnienie przyczyn powstania różnic oraz postawienie wniosków, co do sposobu ich rozliczenia	Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej
8.	Zaopiniowanie wniosków pod względem prawnym komisji inwentaryzacyjnej w przypadku uznania niedoborów za niemieszczące się w granicach norm lub zawinione	Radca prawny
9.	Zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w sprawie rozliczenia różnic pod względem formalnym i rachunkowym	Skarbnik Gminy
10.	Procedura zmierzająca do uzyskania zatwierdzenia wniosków przez kierownika jednostki	Zastępca Burmistrza
11.	Ujęcie w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenie	Wydział Finansowo - Księgowy
12.	Ocena przydatności składników majątkowych objętych spisem, postawienie wniosków w sprawie zagospodarowania zapasów zbędnych i nadmiernych oraz innych nieprawidłowości w gospodarce składnikami majątku stwierdzonych w czasie spisu	Zastępca Burmistrza (na podstawie wniosków komisji inwentaryzacyjnej)

II. Inwentaryzacja w drodze uzgodnień sald z kontrahentami

Lp.	Rodzaj czynności	Osoby odpowiedzialne za wykonanie czynności
1.	Sporządzenie i wysłanie do kontrahenta zawiadomień o wysokości sald	Skarbnik Gminy / Pracownicy Wydziału Finansowo - Księgowego
2.	Potwierdzenie wysokości sald wykazanych w zawiadomieniach nadesłanych przez kontrahentów lub wyjaśnienie rozbieżności	Skarbnik Gminy / Pracownicy Wydziału Finansowo - Księgowego
3.	Ustalenie rozbieżności sald, ich wyjaśnienie i rozliczenie w księgach rachunkowych	Skarbnik Gminy / Pracownicy Wydziału Finansowo – Księgowego, przy współpracy wydziałów merytorycznych

III. Inwentaryzacja w drodze weryfikacji sald

Lp.	Rodzaj czynności	Osoby odpowiedzialne za wykonanie czynności
1.	Ustalenie stanu ewidencyjnego i porównanie z odpowiednimi dowodami	Skarbnik Gminy / Pracownicy Wydziału Finansowo - Księgowego
2.	Ustalenie nieprawidłowości, ich wyjaśnienie, rozliczenie i ujęcie w księgach rachunkowych	Skarbnik Gminy / Pracownicy Wydziału Finansowo - Księgoweg

Lp.

Rodzaj czynności

Osoby odpowiedzialne za wykonanie czynności

Ustalenie stanu ewidencyjnego

i porównanie z odpowiednimi dowodami

Skarbnik Gminy / Pracownicy Wydziału Finansowo - Księgowego

Ustalenie nieprawidłowości, ich wyjaśnienie, rozliczenie i ujęcie w księgach rachunkowych

Skarbnik Gminy / Pracownicy Wydziału Finansowo - Księgoweg

Załącznik Nr 3 do Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Miejskim w Chojnie

ZARZĄDZENIE NR …
Burmistrza Gminy Chojna
z dnia ……. r.
w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie Miejskim w Chojnie

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2022r., poz. 559 ze zm) oraz oraz art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2021r., poz. 217 ze zm.) w celu zorganizowania i przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie Miejskim w Chojnie, zarządzam, co następuje

§ 1. Przeprowadzenie inwentaryzacji w Urzędzie Miejskim w Chojnie w dniach od …… do ……. wg stanu na dzień ………

§ 2. Powołuję Pana/Panią …………………………………………… na Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej.

§ 3. Powołuję członków komisji inwentaryzacyjnej w następujących Zespołach Spisowych w składzie:

Zespół Nr 1

Przewodniczący:

1) ………………………………… - …………………………………..