ZARZĄDZENIE Nr 547/2020

Burmistrza Gminy Chojna

z dnia  26 sierpnia 2020r.

w sprawie wprowadzenia Wewnętrznego Regulaminu Organizacyjnego Wydziału Spraw Obywatelskich, Działalności Gospodarczej i Organizacji Pozarządowych Urzędu Miejskiego w Chojnie

Na podstawie art. 30 ust. 1 i 2 pkt 3 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2020 r., poz. 713)  zarządzam, co następuje:

§ 1. Wprowadzam Regulamin Organizacyjny Wydziału Spraw Obywatelskich, Działalności Gospodarczej i Organizacji Pozarządowych Urzędu Miejskiego w Chojnie, które stanowią załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierzam pracownikom Wydziału Spraw Obywatelskich, Działalności Gospodarczej i Organizacji Pozarządowych Urzędu Miejskiego w Chojnie .

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Sporządził:

Jerzy Ostrowski

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr  547/2020

Burmistrza Gminy Chojna

z dnia 26 sierpnia 2020 r.

 

 

Regulamin Organizacyjny Wydziału Spraw Obywatelskich,

Działalności Gospodarczej i Organizacji Pozarządowych

 

I. Postanowienia ogólne

 

1. Regulamin Organizacyjny Wydziału Spraw Obywatelskich, Działalności Gospodarczej            i Organizacji Pozarządowych, określa organizację wewnętrzną oraz przedmiot i zasady działania Wydziału Spraw Obywatelskich, Działalności Gospodarczej i  Organizacji Pozarządowych.
2. Ilekroć w Regulaminie Organizacyjnym Wydziału Spraw Obywatelskich, Działalności Gospodarczej i Organizacji Pozarządowych jest mowa o:
   1. gminie – należy rozumieć przez to Gminę Chojna;
   2. radzie - należy rozumieć przez to Rady Miejska w Chojnie;
   3. burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Gminy Chojna;
   4. zastępcy burmistrza - należy przez to rozumieć Zastępcę Burmistrza Gminy Chojna;
   5. skarbnika - należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Chojna;
   6. urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Chojnie;
   7. wydziale – należy rozumieć przez to Wydział Spraw Obywatelskich, Działalności Gospodarczej i Organizacji Pozarządowych;
   8. naczelniku - należy przez to rozumieć Naczelnika Wydział Spraw Obywatelskich, Działalności Gospodarczej i Organizacji Pozarządowych;
   9. stanowisko pracy - należy przez to rozumieć stanowisko pracy w Wydziale Spraw Obywatelskich, Działalności Gospodarczej i Organizacji Pozarządowych;
   10. gminnych jednostkach organizacyjnych – należy prze4z to rozumieć gminne jednostki organizacyjne utworzone przez Gminę w celu realizacji jej zadań, nie wchodzące w skład struktury organizacyjnej Urzędu Miejskiego w Chojnie.  

 

II. Struktura organizacyjna Wydziału Spraw Obywatelskich, Działalności Gospodarczej              

     i Organizacji Pozarządowych

 

1. Wydziałem kieruje Naczelnik, któremu podlegają:

1) stanowisko do spraw obywatelskich i dowodów osobistych, 

2) stanowisko ds. ewidencji ludności,

3) stanowisko ds. działalności gospodarczej oraz rozwiązywania problemów  

    alkoholowych,

4) stanowisko ds. organizacji pozarządowych sportu i zezwoleń na sprzedaż napojów   

    alkoholowych.

III. Zakres działania  Wydziału Spraw Obywatelskich, Działalności Gospodarczej                          i Organizacji Pozarządowych               

1.  Do Wydziału należą w szczególności zadania określone w § 25 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Chojnie stanowiącego załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 116/2019 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 27 marca 2019 r.

2.  Zadania poszczególnych stanowisk pracy w Wydziale:

Do podstawowych obowiązków Naczelnika należą w szczególności zadania wymienione w § 20 i § 21 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Chojnie stanowiącego załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 116/2019 Burmistrza Gminy Chojna  z dnia 27 marca 2019 r., w tym:

1. reprezentowanie Wydziału wobec Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Skarbnika, kierujących komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz na zewnątrz Urzędu;
2. podpisywanie dokumentów sporządzonych w Wydziale, nie zastrzeżonych do aprobaty Burmistrza, Zastępcy Burmistrza i Skarbnika z zachowaniem udzielonych upoważnień i pełnomocnictw;
3. dokonywanie okresowych ocen pracowników Wydziału;
4. udzielanie upoważnień dla pracowników Wydziału do podpisywania dokumentów w sprawach wynikających z zakresów czynności pracowników, które nie wymagają aprobaty Burmistrza., oraz

1)  w zakresie obronności:

 Realizacja zdań w zakresie ustalonym przepisami o powszechnym obowiązku  

 obrony i innymi przepisami szczególnymi dla organów samorządu terytorialnego, a  

 w szczególności:

1. wykonywanie na obszarze Gminy, zadań wyznaczonych przepisami prawa dotyczących, obronności kraju, obrony cywilnej oraz bezpieczeństwa publicznego,
2. koordynowanie i nadzorowanie przygotowań gospodarczo-obronnych przez gminne jednostki organizacyjne w zakresie dostaw, usług i innych świadczeń na rzecz Sił Zbrojnych,
3. prowadzenie działań prewencyjnych realizowanych w ramach przyjętych planów, programów,
4. opracowanie i aktualizacja „Planu operacyjnego funkcjonowania Gminy Chojna
   w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny” oraz kart realizacji zadań operacyjnych,
5. opracowanie i realizacja rocznych i wieloletnich planów szkolenia obronnego,
6. realizacja przedsięwzięć związanych z przygotowaniem stanowiska kierowania Burmistrza i pomieszczenia na zapasowe miejsce pracy,
7. opracowanie i aktualizacja dokumentacji stałego dyżuru,
8. realizacja przedsięwzięć związanych ze świadczeniem na rzecz obrony, w tym wydawanie decyzji nakładających obowiązek wykonania świadczeń rzeczowych
   i osobistych na rzecz sił zbrojnych,
1. prowadzenia spraw związanych z reklamowaniem żołnierzy rezerwy do obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w czasie ogłoszenia mobilizacji i wojny,
10. opracowanie dokumentacji oraz realizacja przedsięwzięć związanych z prowadzeniem Akcji Kurierskiej,
11. opracowanie i aktualizacja „Planu organizacji i funkcjonowania zastępczych miejsc szpitalnych na terenie gminy Chojna”,
50. rejestracja osób do kwalifikacji wojskowej,
1000. współudział w organizowaniu kwalifikacji i pracach komisji kwalifikacyjnej,
14. wydawanie decyzji o uznaniu żołnierzy za posiadających na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny, lub za sprawującego bezpośrednio opiekę nad członkiem rodziny,
15. współudział w organizacji uruchamiania przedsięwzięć mobilizacyjnych, akcji kurierskiej administracji publicznej oraz deponowania dokumentów powołania,
16. opracowanie i aktualizacja „Regulaminu organizacyjnego na okres zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny” w tym: prowadzenie bilansu stanu zatrudnienia i potrzeb kadrowych na wypadek „W” dla Urzędu         i jednostek podległych.

2. w  zakresie zarządzania kryzysowego i obrony cywilnej

     Kierowanie przygotowaniami oraz realizacją przedsięwzięć obrony cywilnej:

1. opracowywanie i aktualizowanie przy współudziale komórek organizacyjnych Urzędu i zainteresowanych instytucji - Planu Obrony Cywilnej, Planu Zarządzania Kryzysowego oraz innych dokumentów dotyczących przygotowania i działania obrony cywilnej, a także nadzorowanie, koordynowanie,                       i kontrolowanie opracowania tych planów w komórkach organizacyjnych Urzędu oraz w zakładach pracy,
2. planowanie działalności w zakresie realizacji zadań obrony cywilnej oraz podejmowanie przedsięwzięć zmierzających do pełnego wykonania zadań w tej dziedzinie,
3. kierowanie i prowadzenie szkolenia i ćwiczeń z kadrą kierowniczą Urzędu, Zespołu Kierowania Obroną Cywilną, Podzespołu ds. ewakuacji ludności, służb formacji obrony cywilnej oraz ludności w zakresie powszechnej samoobrony, udzielania pomocy
   w realizacji przysposobienia obronnego młodzieży szkolnej,
4. organizowanie i nadzorowanie działania systemu powszechnego ostrzegania
   i alarmowania oraz systemu wykrywania skażeń, jak również uczestniczenia
   w okresowych treningach sprawdzających jego funkcjonowanie,
5. planowanie tworzenia, nadzorowania i przygotowania do działania formacji obrony cywilnej, a także udzielanie pomocy w tym zakresie zakładom pracy,
6. planowanie i realizacja prowadzenia z udziałem sił i środków obrony cywilnej akcji ratunkowych w rejonach porażenia oraz na rzecz likwidacji skutków klęsk żywiołowych,
7. planowanie i kierowanie przedsięwzięciami do zorganizowania ewakuacji oraz przyjęcia ludności,
8. planowanie pełnego zabezpieczenia akcji ratunkowych, rozśrodkowania                  i ewakuacji pod względem porządkowo ochronnym, zakwaterowania, medyczno-sanitarnym i opieki społecznej, żywieniowym i transportu.
1. sprawowanie nadzoru nad przygotowaniem i zapewnieniem funkcjonowania budowli ochronnych i urządzeń specjalnych oraz obiektów i urządzeń na potrzeby kierowania obroną cywilną i ochroną ludności,
10. planowanie, kontrolowanie, przygotowanie i realizacja zaciemnienia i wygaszania oświetlenia w mieście, wsiach i zakładach pracy oraz w środkach transportu,
11. nadzorowanie realizacji przedsięwzięć zwiększających stopień ochrony zakładów pracy oraz obiektów i urządzeń użyteczności publicznej przed działaniem środków rażenia,
50. organizowanie i zabezpieczenie zakładów pracy kategorii III znajdujących się na terenie miasta i gminy,
1000. planowanie i zaopatrywanie zakładów pracy i formacji obrony cywilnej w sprzęt i środki ochrony,
14. zgłaszanie potrzeb i realizacja środków finansowych przeznaczonych na realizację zadań obrony cywilnej,
15. organizowanie magazynów sprzętu obrony cywilnej zapewniających odpowiednie warunki przechowania,
16. zbieranie, opracowywanie i uaktualnianie wniosków planu świadczeń osobistych
    i rzeczowych,
17. organizowanie ochrony płodów rolnych i zwierząt gospodarskich oraz produktów żywnościowych i pasz a także ujęć i urządzeń wodnych przed środkami rażenia,
18. planowanie, inspirowanie i prowadzenie działalności popularyzacyjnej, upowszechnianie osiągnięć obrony cywilnej oraz współdziałanie w tym zakresie
    z organizacjami społecznymi i zakładami pracy.
19. w zakresie obowiązków kierownika kancelarii materiałów niejawnych:

1. prowadzenie kancelarii materiałów niejawnych zgodnie z obowiązującymi wymogami,
2. przygotowanie, wysyłanie i odbieranie przesyłek z poczty specjalnej,
3. nadzór nad opracowywaniem, przechowaniem materiałów zastrzeżonych                 i poufnych przez upoważnionych pracowników Urzędu,
4. archiwizacja dokumentów niejawnych,
5. współpraca z pełnomocnikiem ochrony w zakresie szkoleń, kontroli i ochrony informacji niejawnych.

 

4. w zakresie ochrony p.poż;

1. sprawowania nadzoru w zakresie ochrony ppoż. w jednostkach podległych Burmistrzowi Gminy zgodnie z § 3 i 4 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 28 maja 1992 r.,
2. opracowanie programów ochrony przeciwpożarowej,
3. zgłaszanie potrzeb ochrony przeciwpożarowej do projektów budżetu gminy,
4. współdziałanie z Państwową Strażą Pożarną oraz radami sołeckimi w zakresie ochrony ppoż.,
5. koordynowanie działalności i współpraca z wydziałami Urzędu Miejskiego w zakresie ochrony ppoż.

 

Ponadto:

1. koordynowanie pracy opiekunów sołectw,
2. prowadzenie teczek sołectw.
3. przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w zakresie realizowanych  zadań.

W czasie nieobecności z powodu choroby, urlopu bądź innych przyczyn Naczelnika Wydziału zastępuje pracownik na stanowisku ds. organizacji pozarządowych i sportu i zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.

1. Stanowisko do spraw obywatelskich i dowodów osobistych prowadzi sprawy:

1. w zakresie dowód osobistych:

1. aktualizacja komputerowej bazy danych w zakresie wydawania dowodów osobistych,
2. przyjmowanie wniosków dowodowych,
3. przyjmowanie dowodów osobistych,
4. przyjmowanie zawiadomień o utracie dokumentów tożsamości,
5. wydawanie zaświadczeń o utracie dokumentu tożsamości,
6. udzielanie informacji i udostępnianie dokumentacji z rejestru dowodów osobistych,
7. rejestracja terminu upoważnień dowodowych,
8. unieważnianie dowodów utraconych,
1. wydawanie potwierdzenia złożenia wniosku o wydanie dowodu osobistego,
10. prowadzenie archiwum dot. dowodów osobistych,

2. w zakresie imprez masowych, zbiórek publicznych, repatriacji,

1. zgromadzeń i imprez masowych,
2. zbiórek publicznych,
3. repatriacji,
4. mniejszości narodowych,

Ponadto:

W czasie nieobecności z powodu choroby, urlopu bądź innych przyczyn zastępstwo pełni pracownik na stanowisku do ewidencji ludności.

2. Stanowisko ds. ewidencji ludności prowadzi sprawy:  

1. 1w zakresie ewidencji ludności:

1. prowadzenie postępowań administracyjnych dotyczących zameldowania, wymeldowania na pobyt stały,
2. prowadzenie postępowań administracyjnych dotyczących zameldowania, wymeldowania na pobyt czasowy,
3. przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych,
4. przyjmowanie oświadczeń o ponownym zameldowaniu na terenie gminy,
5. aktualizowanie danych meldunkowych i dokonywanie zmian w ewidencyjnej bazie danych,
6. prowadzenie rejestrów pobytu stałego, czasowego cudzoziemców,
7. sporządzanie wykazu dzieci dla potrzeb oświaty,
8. prowadzenie kartoteki byłych mieszkańców,
1. prace związane z przeprowadzaniem spisów powszechnych,
10. udzielanie informacji o stanie ludności miasta i gminy Chojna,
11. przekazywanie informacji o danych osób zgodnie z zapotrzebowaniem innych urzędów,
50. wydawanie poświadczeń meldunkowych i innych zaświadczeń na podstawie bazy danych,
1000. występowanie o nadanie numeru ewidencyjnego PESEL oraz jego upowszechnianie,
14. sporządzanie wykazu osób podlegających kwalifikacji wojskowej oraz rejestru osób objętych obowiązkiem meldunkowym,
15. aktualizacja rejestru PESEL, usuwanie niezgodności,
16. przygotowywanie projektów decyzji o wpisie do rejestru wyborców,
17. wydawanie zaświadczeń o prawie do głosowania,
18. prowadzenie centralnego rozliczania informacji dodatkowych.
19. realizacja zadań z zakresu prowadzenia rejestru wyborców poprzez:

a)  wydawanie decyzji o wpisaniu i skreśleniu z rejestru wyborców,

b)  aktualizacja danych w rejestrze wyborców,

c)  powiadamianie urzędów gmin miejsca stałego zameldowania o wpisaniu do rejestru wyborców,

d)  udostępnianie rejestru wyborców;

e)  sporządzanie spisów wyborców i ich aktualizacja;

f)  wydawanie zaświadczeń o prawie do głosowania;

g)  przyjmowanie wniosków o dopisanie do spisów wyborców.

Ponadto:

W czasie nieobecności z powodu choroby, urlopu bądź innych przyczyn zastępstwo pełni pracownik na stanowisku do spraw obywatelskich i dowodów osobistych.

 

3. Stanowisko ds. działalności gospodarczej oraz rozwiązywania problemów  alkoholowych prowadzi sprawy:

1. obsługa systemu teleinformatycznego Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej w tym:

1. ewidencjonowanie działalności gospodarczej,
2. udzielanie odpowiedzi na zapytania o przedsiębiorcach,
3. inicjowanie przedsięwzięć gospodarczych i prowadzenie działalności informacyjnej o potrzebach i możliwościach gminy,
4. zgłaszanie wpisów, zmian, zawieszeń, wznowień i wykreśleń działalności gospodarczej do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
5. obsługa archiwum ewidencji działalności gospodarczej nie przeniesionej do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,

2. przyjmowanie wniosków o zwrot podatku akcyzowego oraz przygotowanie decyzji,
3. sporządzanie i przesyłanie okresowych i rocznych rozliczeń oraz sprawozdań rzeczowo- finansowych z realizacji wypłat zwrotu podatku akcyzowego.
4. prowadzenie spraw związanych z rozwiązywania problemów  alkoholowych:
   1. udział w opracowaniu i realizacji Gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania  problemów alkoholowych;
   2.  współpraca z Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych  w zakresie przeciwdziałania uzależnienia i przemocy w rodzinie;

Ponadto:

W czasie nieobecności z powodu choroby, urlopu bądź innych przyczyn zastępstwo pełni pracownik na stanowisku ds. organizacji pozarządowych, sportu i zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.

 

4. Stanowisko ds. organizacji pozarządowych,  sportu i zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych prowadzi sprawy:

1. w zakresie organizacji pozarządowych:

1. prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań gminy w zakresie kultury fizycznej i sportu,
2. podejmowanie działań promujących sport oraz organizacja i współudział
   w organizowaniu imprez sportowych z udziałem Gminy Chojna,
3. planowanie finansowania i współpraca z klubami sportowymi,
4. planowanie finansowania i współpraca z organizacjami pozarządowymi,
5. prowadzenie banku danych o organizacjach pozarządowych na terenie Gminy Chojna,
6. realizacja zadań w ramach Funduszy Sołeckich,
7. prowadzenie rejestru zamówień zewnętrznych i nadzór nad realizacją umów i zleceń,

2. w zakresie wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych

1. wydawanie zezwoleń na alkohol,
2. wydawanie decyzji jednorazowych na sprzedaż napojów alkoholowych,
3. wyliczanie i pobieranie opłat za wydanie zezwolenia na alkohol,
4. wydawanie negatywnych decyzji w sprawie odmowy wydania zezwolenia.

5. w zakresie ochrony p.poż;

a)  prowadzenie kart drogowych pojazdów pożarniczych oraz rozliczanie zużycia paliwa,

b)  naliczanie ekwiwalentu strażakom za udział w akcjach pożarniczych i szkoleniach,

c) kierowanie strażaków na okresowe badanie lekarskie.

 

Ponadto:

W czasie nieobecności z powodu choroby, urlopu bądź innych przyczyn zastępstwo

pełni pracownik na stanowisku działalności gospodarczej rozwiązywania problemów  alkoholowych.

 

 

..........................................................................                                   …..………………………………

     (data i podpis Naczelnika Wydziału)                                                            (zatwierdził: Burmistrz)

 

 

 Schemat organizacyjny  Wydziału Spraw Obywatelskich, Działalności Gospodarczej  i Organizacji Pozarządowych

 

 

 

 

BURMISTRZ GMINY CHOJNA

 

NACZELNIK WYDZIAŁU

 

Stanowisko ds. obywatelskich i dowodów osobistych

 

Stanowisko ds. ewidencji ludności

 

Stanowisko ds. działalności gospodarczej i rozwiązywania problemów alkoholowych

 

Stanowisko ds. organizacji pozarządowych, sportu i zezwoleń na sprzedaż napojów  alkoholowych

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

SO - Wydziału Spraw Obywatelskich, Działalności Gospodarczej i Organizacji Pozarządowych  e-mail: obywatel@chojna.pl

 

 

Imię  i Nazwisko:	Jerzy Ostrowski
Stanowisko:	Naczelnik Wydziału
Pokój:	17
Telefon wew:	37
Telefon zew:	91 414 12 95; 695 330 240
Imię  i Nazwisko:	Jolanta Moczek
Stanowisko:	ds. obywatelskich i dowodów osobistych
Pokój:	2 (ul. Jagiellońska 2)
Telefon wew:	71
Telefon zew:	91 414 10 35
Imię  i Nazwisko:	Maria Marchewka
Stanowisko:	ds. ewidencji ludności
Pokój:	2 (ul. Jagiellońska 2)
Telefon wew:	71
Telefon zew:	91 414 10 35
Imię  i Nazwisko:	Krystyna Mróz
Stanowisko:	ds. działalności gospodarczej oraz rozwiązywania problemów  alkoholowych
Pokój:	18
Telefon wew:	51
Telefon zew:	91 414 10 35
Imię  i Nazwisko:	Paweł Zatorski
Stanowisko:	ds. organizacji pozarządowych i sportu i zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.
Pokój:	18
Telefon wew:	51
Telefon zew:	91 414 10 35