ZARZĄDZENIE Nr 63/2021  BURMISTRZA GMINY CHOJNA z dnia 24 lutego 2021 r. w sprawie ustalenia Wewnętrznego Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Stanu Cywilnego w Urzędzie Miejskim w Chojnie

 

            Na podstawie art. 33 ust.2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.  U. z 2020 r. poz. 713 z późn. zm.) i § 15 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w  Chojnie, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 116/VIII/2019 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 27 marca 2019 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Chojnie z późn. zm. zarządzam, co następuje:

 

 § 1. Ustalam Wewnętrzny Regulamin Organizacyjny Urzędu Stanu Cywilnego w  Urzędzie Miejskim w Chojnie, w brzmieniu jak w załączniku do niniejszego zarządzenia.

 

§ 2. Traci moc polecenie Nr 536/VIII/2019 r. Burmistrza Gminy Chojna z dnia 8 maja 2019 r. w sprawie zatwierdzenia Wewnętrznego Regulaminu Urzędu Stanu Cywilnego.

 

§ 3. Wykonanie zarządzenia powierzam kierownikowi Urzędu Stanu Cywilnego.

 

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

 

Burmistrz Gminy Chojna

Barbara Rawecka

 

Sporządziła:

Jolanta Moczek

Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego

22.02.2021 r.

Załącznik do zarządzenia Nr 63/2021 Burmistrza Gminy Chojna  z dnia 24 lutego 2021 r.

 

 

WEWNĘTRZNY REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU STANU CYWILNEGO W URZĘDZIE MIEJSKIM W CHOJNIE

 

 

 

Rozdział 1 Postanowienia ogólne

 

§ 1. 1. Wewnętrzny Regulamin określa wewnętrzną strukturę oraz zasady organizacji pracy Urzędu Stanu Cywilnego (zwanego dalej „USC”), niezbędne do sprawnej i należytej realizacji nałożonych na niego zadań, a w szczególności:

1. zadania kierownika USC, zastępcy kierownika USC i pracownika do spraw akt USC;
2. szczegółową strukturę organizacyjną USC;
3. zakresy działania stanowisk pracy w USC.

 

2. Regulamin wewnętrzny USC ustalono zgodnie z postanowieniami § 11 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Chojnie wprowadzonego zarządzeniem Nr 116/VIII/2019 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 27 marca 2019 r. z późn. zm. zwanego dalej „Regulaminem Organizacyjnym Urzędu”.

 

§ 2.1. Do zakresu działania USC należą następujące sprawy:

1. związane z rejestracją urodzeń, małżeństw oraz zgonów, a także sprawy dotyczące innych zdarzeń, które mają wpływ na stan cywilny osób;
2. dokonywanie zmian w księgach stanu cywilnego;
3. prowadzenie i archiwizowanie ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych;
4. przyjmowanie zgłoszeń o nadanie medali za długoletnie pożycie małżeńskie;
5. prowadzenie spraw z zakresu zmiany imion i nazwisk,

w szczególności wynikające z następujących aktów prawnych:

1. ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu Cywilnego (Dz. U. z 2020 r., poz. 463 z późn. zm.);
2. ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz.U. z 2019 r., poz. 1397 z późn. zm.);
3. ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U. z 2020 r., poz. 1359);
4. ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz.U. z 2020 r., poz. 707);
5. ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. z 2020 r., poz. 1575 z późn. zm.);
6. Konwencji i umów międzynarodowych oraz rozporządzeń Rady UE w sprawach związanych z zakresem działania Urzędu Stanu Cywilnego.

 

 

 

Rozdział 2 Przepisy organizacyjne

 

§ 3.1. Pracą Urzędu Stanu Cywilnego kieruje Kierownik USC podlegający bezpośrednio Zastępcy Burmistrza.

 

2. Kierownik USC ponosi odpowiedzialność za wyniki pracy USC, a w szczególności za prawidłowe wykonywanie zadań wynikających z zakresu działania USC, zawartego w Wewnętrznym Regulaminie Organziacyjnym USC i w związku z tym:

1. koordynuje pracą podległych pracowników oraz sprawuje ogólny nadzór nad funkcjonowaniem USC, w tym:

1. przydziela pracownikom USC zadania wynikające z indywidualnych zakresów czynności oraz inne wynikające z doraźnej potrzeby zadania związane z zakresem działalności USC,
2. dekretuje pisma wpływające do USC;
3. decyduje o sposobie wykonywania zadań;

2. sprawdza pod względem merytorycznym i redakcyjnym korespondencję z nadzorowanych stanowisk pracy oraz wszelkie inne projekty opracowywane przez pracowników;
3. czuwa nad przestrzeganiem przez pracowników terminowego i zgodnego z prawem załatwiania spraw;
4. udziela podległym pracownikom niezbędnej pomocy i instruktażu w zakresie wykonywanych przez nich zadań i obowiązków;
5. inspiruje podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracowników;
6. inicjuje usprawnienie procesów pracy w nadzorowanych dziedzinach;
7. wykonuje kontrolę wewnętrzną w USC;
8. nadzoruje dyscyplinę i kulturę pracy;
9. odpowiada za właściwe zabezpieczenie na stanowiskach pracy dokumentów służbowych i innych materiałów;
10. dokonuje oceny wyników pracy podległych pracowników i na tej podstawie wnioskuje o przyznanie nagród, kar i awansów;
11. odpowiada za pozostające w jego władaniu środki finansowe związane z wykonywanymi zadaniami Wydziału;
12. odpowiada przed Burmistrzem Gminy Chojna za realizację zadań i prawidłową organizację USC,
13. sprawuje merytoryczny nadzór nad stanowiskami urzędniczymi:

1. Zastępcą Kierownika Urzędu stanu Cywilnego
2. Stanowiskiem ds. akt Urzędu Stanu Cywilnego.

 

3. Zakres obowiązków i uprawnień Kierownika USC, jako kierownika komórki organizacyjnej, zawarty jest w § 27 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu.

 

4. Kierownik USC jest odpowiedzialny za ochronę bezpieczeństwa informacji w USC, a w szczególności:

1. monitorowanie integralności i dostępności posiadanych zasobów informacji;
2. nadzorowanie przestrzegania zasad bezpieczeństwa podległego pracownika;
3. podejmowanie stosownych działań w razie stwierdzenia wystąpienia incydentu lub sytuacji mogącej prowadzić do wystąpienia incydentu bezpieczeństwa.

5. Kierownik USC odpowiada za ciągłe doskonalenie działań w USC w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, a w szczególności:

1. konsultuje z podległym pracownikiem wszystkie aspekty bezpieczeństwa i higieny związane z jego pracą;
2. zapewnia aktywne uczestnictwo pracownika w procesach planowania, wdrażania i utrzymywania systemu bezpieczeństwa i higieny pracy w Urzędzie;
3. przyjmuje i analizuje uwagi, pomysły i informacje związane z bezpieczeństwem i higieną pracy pochodzące od pracownika i udziela mu odpowiedzi.

 

6. Kierownik USC jest przełożonym służbowym Zastępcy Kierownika USC i pracownika do spraw akt USC i w tym zakresie:

1. planuje, organizuje i kontroluje pracę w USC;
2. wydaje polecenia służbowe oraz motywuje do efektywnej pracy;
3. dba o stałe podnoszenie kwalifikacji zawodowych;
4. jest odpowiedzialny za wewnętrzną kontrolę w USC;
5. jest odpowiedzialny za majątek będący wyposażeniem USC;
6. współdziała z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu.

 

7. Pracownicy USC odpowiadają przed kierownikiem USC za prawidłowe i sprawne wykonywanie zadań i obowiązków, zgodnie z przydzielonym im zakresem czynności.

 

8. Podstawowe obowiązki pracowników określają postanowienia Regulaminu Pracy Urzędu Miejskiego w Chojnie. Poza tymi obowiązkami pracownicy USC powinni:

1. wzajemnie współdziałać i współpracować przy wykonywaniu obowiązków służbowych;
2. inicjować oraz stosować i upowszechniać zasady nowoczesnej organizacji pracy;
3. przestrzegać godzin urzędowania oraz organizować sprawne przyjmowanie interesantów;
4. udzielać interesantom informacji niezbędnych lub przydatnych przy załatwianiu spraw oraz wyjaśniać treść obowiązujących przepisów prawnych;
5. na bieżąco orientować się w zakresie spraw załatwianych przez pracowników, których zastępują w czasie ich nieobecności;
6. przyjmować interesantów - a na żądanie interesantów- wnoszone przez nich podania, wnioski, skargi itp., przyjmować do protokołu;
7. ułatwiać interesantom załatwianie spraw poprzez dokonywanie uzgodnień, potwierdzeń danych będących w posiadaniu innych komórek organizacyjnych Urzędu, udostępnianie interesantom przepisów prawa;
8. uzyskiwać w miarę możliwości, we własnym zakresie określone dokumenty, potwierdzenia, niezbędne do załatwienia spraw, a będących w posiadaniu innych urzędów lub instytucji;
9. umożliwiać zainteresowanym wgląd w żądaną dokumentację w oparciu o przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej;
10. przedstawiać przełożonym sprawy w sposób precyzyjny, w oparciu o posiadaną wiedzę oraz zgłaszać problemy uniemożliwiające samodzielne realizowanie zleconego zadania.

 

§ 4. 1. Zasady znakowania akt określa Jednolity rzeczowy wykaz akt.

2. Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Chojnie Urząd Stanu Cywilnego stosuje symbol literowy: USC

 

§ 5. 1. Zakres czynności pracowników ustala na podstawie niniejszego regulaminu
i podpisuje kierownik Urzędu Stanu Cywilnego oraz zatwierdza Burmistrz.

2. Zakres czynności kierownika Urzędu Stanu Cywilnego ustala Sekretarz Gminy a w czasie jego nieobecności Zastępca Burmistrza.

3. Zakresy czynności każdorazowo ulegają zmianie w przypadku nałożenia na wydział nowych zadań wynikających z przepisów prawa lub z wewnętrznych uregulowań.

4. Zakres czynności sporządza się w trzech egzemplarzach, z których po jednym egzemplarzu:

1. doręcza się pracownikowi, którego zakres czynności dotyczy;
2. przekazuje się do teczki akt osobowych pracownika;
3. przechowuje kierownik USC.

5. Data potwierdzenia odbioru zakresu czynności przez pracownika jest datą jego obowiązywania.

 

Rozdział 3 Zakres działania Urzędu Stanu Cywilnego

 

§ 6. 1. Do zakresu działania Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, poza wymienionymi w § 3 ust. 6 należy:

1. przyjmowanie w formie uroczystej oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński w lokalu USC;
2. przyjmowanie w formie uroczystej oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński poza lokalem USC;
3. rejestracja urodzeń, małżeństw, zgonów;
4. migracje aktów stanu cywilnego do Systemu Rejestrów Państwowych;
5. aktualizowanie danych z zakresu stanu cywilnego w rejestrze PESEL;
6. usuwanie niezgodności danych w rejestrze PESEL;
7. nadawanie numeru PESEL noworodkom;
8. meldowanie noworodków;
9. wymeldowywanie osób zmarłych;
10. przyjmowanie od nupturientów zapewnienia o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa cywilnego, jaki i małżeństwa wyznaniowego ze skutkami cywilno-prawnymi;
11. prostowanie błędów w aktach stanu cywilnego;
12. uzupełnianie danych w aktach stanu cywilnego;
13. wpisywanie zagranicznych aktów stanu cywilnego do Systemu Rejestrów Państwowych;
14. wydawanie decyzji administracyjnych i zezwoleń w zakresie rejestracji stanu cywilnego dotyczących:

1. skrócenia terminu do zawarcia związku małżeńskiego;
2. odmowy sprostowania błędu pisarskiego w aktach stanu cywilnego;
3. odmowy odtworzenia treści aktu stanu cywilnego;
4. odmowy uzupełnienia treści aktu stanu cywilnego;
5. odmowy umiejscowienia w polskich księgach aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą;
6. zmiany imienia i nazwiska;

15.             wydawanie zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa;
16. wydawanie zaświadczeń, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo;
17. wydawanie zaświadczeń o cywilnym;
18. wydawanie zaświadczeń potwierdzających uznanie ojcostwa;
19. wydawanie zaświadczeń o nadaniu numeru PESEL;
20. przyjmowanie oświadczeń o uznaniu ojcostwa;
21. przyjmowanie oświadczeń od osób rozwiedzionych o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa;
22. uznawanie orzeczeń sądów zagranicznych i innych organów w sprawach rodzinnych (niemajątkowych);
23. przyjmowanie oświadczeń o nadaniu dziecku nazwiska męża matki, który nie jest ojcem dziecka;
24. przyjmowanie oświadczeń o zmianie imion noworodkom;
25. przyjmowanie oświadczeń o nazwisku jakie będą nosić małżonkowie po zawarciu małżeństwa oraz nazwisku ich dzieci;
26. wpisywanie wzmianek w aktach stanu cywilnego na podstawie aktów stanu cywilnego, orzeczeń sądowych, decyzji administracyjnych oraz innych dokumentów;
27. organizowanie uroczystości związanych z jubileuszami pożycia małżeńskiego;
28. wydawanie zaświadczeń o braku aktu w księgach stanu cywilnego i braku księgi stanu cywilnego;
29. prowadzenie korespondencji krajowej i zagranicznej;
30. sporządzanie testamentów;
31. przekazywanie informacji Centrum Informacji Kryminalnych, Straży Granicznej oraz innym uprawnionym jednostkom i organom;
32. nadzór nad funkcjonowaniem Archiwum Zakładowego USC oraz przekazywanie 100-letnich i 80-letnich ksiąg stanu cywilnego do Archiwum Państwowego;
33. podpisywanie pism z zakresu realizacji zadań USC;
34. wpisywanie przypisków w aktach urodzeń małżeństw, zgonów;
35. wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego po dokonaniu czynności związanych z rejestracją urodzenia, małżeństwa, zgonu;
36. przygotowywanie zleceń migracji aktów s.c. do innych USC.

 

2. Zastępca Kierownika USC ponosi odpowiedzialność za wyniki pracy i za prawidłowe wykonywanie zadań wynikających z zakresu działania, zawartego w Regulaminie

wewnętrznym USC.

 

3. Zastępca Kierownika USC nadzoruje sprawy w zakresie powierzonym przez Kierownika USC.

 

4. Do zadań Zastępcy Kierownika USC należy:

1. przyjmowanie w formie uroczystej oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński w lokalu USC;
2. przyjmowanie w formie uroczystej oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński poza lokalem USC;
3. rejestracja urodzeń, małżeństw, zgonów;
4. migracje aktów stanu cywilnego do Systemu Rejestrów Państwowych;
5. aktualizowanie danych z zakresu stanu cywilnego w rejestrze PESEL;
6. usuwanie niezgodności danych w rejestrze PESEL;
7. nadawanie numeru PESEL noworodkom;
8. meldowanie noworodków;
9. wymeldowywanie osób zmarłych;
10. przyjmowanie od nupturientów zapewnienia o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa cywilnego, jaki i małżeństwa wyznaniowego ze skutkami cywilno-prawnymi;
11. prostowanie błędów w aktach stanu cywilnego;
12. uzupełnianie danych w aktach stanu cywilnego;
13. wpisywanie zagranicznych aktów stanu cywilnego do Systemu Rejestrów Państwowych;
14. wydawanie decyzji administracyjnych i zezwoleń w zakresie rejestracji stanu cywilnego dotyczących:

1. skrócenia terminu do zawarcia związku małżeńskiego;
2. odmowy sprostowania błędu pisarskiego w aktach stanu cywilnego;
3. odmowy odtworzenia treści aktu stanu cywilnego;
4. odmowy uzupełnienia treści aktu stanu cywilnego;
5. odmowy umiejscowienia w polskich księgach aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą;
6. zmiany imienia i nazwiska;

15.             wydawanie zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa;
16. wydawanie zaświadczeń, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo;
17. wydawanie zaświadczeń o cywilnym;
18. wydawanie zaświadczeń potwierdzających uznanie ojcostwa;
19. wydawanie zaświadczeń o nadaniu numeru PESEL;
20. przyjmowanie oświadczeń o uznaniu ojcostwa;
21. przyjmowanie oświadczeń od osób rozwiedzionych o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa;
22. uznawanie orzeczeń sądów zagranicznych i innych organów w sprawach rodzinnych (niemajątkowych);
23. przyjmowanie oświadczeń o nadaniu dziecku nazwiska męża matki, który nie jest ojcem dziecka;
24. przyjmowanie oświadczeń o zmianie imion noworodkom;
25. przyjmowanie oświadczeń o nazwisku jakie będą nosić małżonkowie po zawarciu małżeństwa oraz nazwisku ich dzieci;
26. wpisywanie wzmianek w aktach stanu cywilnego na podstawie aktów stanu cywilnego, orzeczeń sądowych, decyzji administracyjnych oraz innych dokumentów;
27. wydawanie zaświadczeń o braku aktu w księgach stanu cywilnego i braku księgi stanu cywilnego;
28. prowadzenie korespondencji krajowej i zagranicznej;
29. przekazywanie informacji Centrum Informacji Kryminalnych, Straży Granicznej oraz innym uprawnionym jednostkom i organom;
30. podpisywanie pism z zakresu realizacji zadań USC;
31. wpisywanie przypisków w aktach urodzeń małżeństw, zgonów;
32. przyjmowanie wniosków i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego;
33. przygotowywanie zleceń migracji aktów s.c. do innych USC.

 

5. Do zadań pracownika do spraw akt USC należy:

1. przygotowanie projektów aktów małżeństw, zgonów;
2. migracja aktów stanu cywilnego do Systemu Rejestrów Państwowych;
3. przyjmowanie i realizacja wniosków o wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego;
4. przygotowanie zleceń migracji aktów stanu cywilnego do innych urzędów;
5. prowadzenie korespondencji krajowej i zagranicznej.

 

6. W razie nieobecności Kierownika USC z powodu choroby, wyjazdu służbowego, urlopu i nieobecności służbowych wszystkie sprawy należące do Kierownika wykonuje Zastępca Kierownika USC.

 

7. W razie nieobecności Zastępcy Kierownika USC sprawy z zakresu rejestracji stanu cywilnego określone w § 4 ust. 4 pkt 4, 32 i 33 wykonuje Kierownik USC lub pracownik do spraw akt stanu cywilnego zgodnie z zakresem obowiązków.

                                              

Rozdział 4 Postanowienia końcowe

 

§ 7. Pracownicy USC zobowiązani są do wykonywania zadań komórek organizacyjnych Urzędu, określonych w § 11 Regulaminu organizacyjnego Urzędu.

 

§ 8. Regulamin Wewnętrzny Urzędu Stanu Cywilnego wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez Burmistrza Gminy Chojna.