ZARZĄDZENIE NR 63/2022 BURMISTRZA GMINY CHOJNA z dnia 30 marca 2022 r. w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania na wypadek sytuacji podejrzenia popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu”

Zarządzenie Nr 63/2022 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 30 marca 2022 r. w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania na wypadek sytuacji podejrzenia popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu”

Na podstawie  art. 83 ust.1 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. 2022 r. poz. 593), w związku z art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. 2022 r. poz. 559 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1. Wprowadza się „Instrukcję postępowania na wypadek sytuacji podejrzenia popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu” w brzmieniu stanowiącym załącznik Nr 1 do zarządzenia.

§ 2. Osobą odpowiedzialną za realizację współpracy z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej w zakresie wszystkich spraw związanych z realizacją zadań dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu jest Zastępca Burmistrza, zwany dalej Koordynatorem.

§ 3. Zobowiązuje się pracowników Urzędu Miejskiego w Chojnie oraz kierowników jednostek organizacyjnych do zapoznania się i bezwzględnego stosowania przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, w tym instrukcji, o której mowa w § 1 i na tę okoliczność do złożenia oświadczenia, którego wzór stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia. Oświadczenie o przyjęciu do wiadomości i przestrzeganiu postanowień zawartych w „Instrukcji postępowania na wypadek sytuacji podejrzenia popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu” załącza się do akt osobowych pracownika.

§ 4. Wykonanie zarządzenia powierza się Zastępcy Burmistrza.

§ 5. Traci moc zarządzenie nr 51/VIII/2019 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 23 stycznia 2019 r. w sprawie: Instrukcji postępowania na wypadek sytuacji podejrzenia popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem odpisania.

Burmistrz Gminy Chojna
Barbara Rawecka

Załącznik do zarządzenia Nr 63/2022 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 30 marca 2022 r.

Instrukcja postępowania na wypadek sytuacji podejrzenia popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu

§ 1. Ilekroć w Instrukcji jest mowa o:

1) ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 593 ze zm.);

2) kodeksie karnym – rozumie się przez to ustawę z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2345 ze zm.);

3) finansowaniu terroryzmu – rozumie się przez to czyn określony w art. 165a Kodeksu karnego;

4) praniu pieniędzy – rozumie się przez to czyn określony w art. 299 Kodeksu karnego;

5) koordynatorze – rozumie się przez to osobę wyznaczoną przez Burmistrza Gminy Chojna odpowiedzialną za wykonanie obowiązków określonych w ustawie i niniejszej Instrukcji;

6) jednostce – rozumie się przez to Urząd Miejski w Chojnie oraz jednostki organizacyjne Gminy Chojna;

7) pracownikach – rozumie się przez to pracowników Urzędu Miejskiego w Chojnie oraz jednostek organizacyjnych Gminy Chojna;

8) kierowniku jednostki – rozumie się przez to kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Chojnie, samodzielne stanowiska oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Chojna;

9) transakcji – rozumie się przez to czynność prawną lub faktyczną, na podstawie której dokonuje się przeniesienia własności lub posiadania wartości majątkowych, lub dokonywaną w celu przeniesienia własności lub posiadania wartości majątkowych;

10) dokumentacji – rozumie się przez to kopie dokumentów dotyczących transakcji, co do których zachodzi podejrzenie, że mają one związek z popełnieniem przestępstw prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

§ 2. Koordynator jest odpowiedzialny za realizację i wykonywanie obowiązków określonych w niniejszej Instrukcji, a w szczególności zobowiązany jest do:

1) nadzoru nad przestrzeganiem zasad zawartych w Instrukcji i przedstawiania propozycji dotyczących uzupełniania lub zmiany jej treści;

2) powiadamiania Generalnego Inspektora Informacji Finansowej o podejrzeniu popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu – w trybie i na zasadach określonych w art. 83 i 84 ustawy;

3) przekazywania kopii dokumentów dotyczących transakcji, co do których zachodzi podejrzenie, że mają one związek z popełnieniem przestępstw prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, oraz informacji o stronach tych transakcji;

4) przekazywania Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej informacji lub dokumentów mogących mieć wpływ na krajową ocenę ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;

5) przekazywania Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej informacji o sposobie wykorzystania zaleceń zawartych w przyjmowanej przez Radę Ministrów strategii przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;

6) prowadzenia „Rejestru powiadomień Generalnego Inspektora Informacji Finansowej”, którego wzór stanowi załącznik Nr 1 do niniejszej Instrukcji;

7) przechowywania i archiwizowania „Rejestru powiadomień Generalnego Inspektora Informacji Finansowej” oraz kopii powiadomień wraz z wymaganą dokumentacją;

8) współpracy z kierownikami jednostek w zakresie realizacji obowiązków określonych w niniejszej instrukcji.

§ 3. Pracownicy w trakcie wykonywania obowiązków służbowych zobowiązani są do zwracania uwagi w szczególności na:

1) nietypowe transakcje związane z nabywaniem czy dysponowaniem majątkiem Gminy;

2) nietypowe zachowania i czynności podejmowane przez uczestników postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, polegające m.in. na oferowaniu przez nich warunków wykonania zamówienia rażąco odbiegających od oferowanych przez innych oferentów;

3) umowy i transakcje związane z wykonywaniem przez inne podmioty zadań publicznych w Gminie Chojna, realizowane na warunkach odbiegających od istniejących standardów;

4) dokonywanie wpłat znacznych kwot gotówką;

5) dokonywanie wpłat należności gotówką w ratach (kilkakrotnie) w tym samym dniu;

6) przypadki dokonywania nadpłat (np. podatków i innych opłat) lub wpłat nienależnych jednostce i ewentualnego ich wycofania;

7) udział kontrolowanych jednostek i innych podmiotów w nietypowych przedsięwzięciach, szczególnie finansowanych z udziałem kapitału zagranicznego.

§ 4. 1. Pracownicy właściwi merytorycznie z tytułu powierzonych im obowiązków w zakresie dokonywanych transakcji zobowiązani są:

1) dokonywać analizy i oceny realizowanych transakcji, w których występują symptomy wskazujące na możliwość wprowadzenia do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł;

2) sporządzać potwierdzone za zgodność kopie dokumentów dotyczących transakcji, co do których zachodzi podejrzenie, że mogą mieć związek z popełnieniem przestępstw prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;

3) zebrać dostępne informacje o osobach przeprowadzających transakcje;

4) dokonać opisu transakcji, uzasadniającego podejrzenie występowania okoliczności wskazanych w art. 83 ust. 1 ustawy i zaistnienia uzasadnionej konieczności powiadomienia o tym fakcie Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.

2. Pracownik w przypadku podejrzenia, że zachodzą podstawy do zawiadomienia Generalnego Inspektora Informacji Finansowej o zagrożeniu popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, obowiązany jest do sporządzenia notatki służbowej, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik Nr 2 do niniejszej instrukcji.

3. Kierownik jednostki, w której zatrudniony jest pracownik sporządzający notatkę, o jakiej mowa w ust. 2, przekazuje Koordynatorowi notatkę wraz z dokumentacją.

4. Koordynator:

1) uznając zasadność okoliczności wystąpienia transakcji podejrzanych, przedstawionych przez pracownika w notatce, przedstawia do podpisu Burmistrza Gminy Chojna projekt powiadomienia Generalnego Inspektora Informacji Finansowej wraz z otrzymaną dokumentacją;

2) przekazuje Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej podpisane przez Burmistrza Gminy Chojna powiadomienie wraz z dokumentacją;

3) w sytuacji stwierdzenia braku przesłanek do powiadomienia Generalnego Inspektora Informacji Finansowej sporządza i przedstawia Burmistrzowi Gminy Chojna notatkę służbową zawierającą uzasadnienie takiego stanowiska oraz otrzymaną dokumentację do akceptacji;

4) powiadamia kierownika jednostki o sposobie załatwienia sprawy.

5. Powiadomienie, o którym mowa w ust. 4 pkt 2 instrukcji, sporządza się zgodnie ze wzorem udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych na podstawie art. 84 ustawy.

6. Podpisane powiadomienia powinny być wpisane do „Rejestru powiadomień Generalnego Inspektora Informacji Finansowej” prowadzonego przez Koordynatora.

7. Kopia powiadomienia wraz z odpowiednią dokumentacją jest przechowywana w sposób uniemożliwiający nieuprawniony do nich dostęp i udostępniana osobom wymienionym w ust. 8 oraz innym osobom upoważnionym przez Burmistrza Gminy Chojna.

8. Dostęp do rejestru powiadomień oraz dokumentów wymienionych w ust. 7 mają Burmistrz Gminy Chojna, Zastępca Burmistrza, Skarbnik i Sekretarz.

§ 5. Kierownik jednostki zobowiązany jest na wniosek Koordynatora do przekazywania:

1) informacji lub dokumentów niezbędnych do realizacji zadań w zakresie zapobiegania przestępstwom prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;

2) informacji lub dokumentów mogących mieć wpływ na krajową ocenę ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;

3) informacji o sposobie wykorzystania zaleceń zawartych w Strategii przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

REJESTR POWIADOMIEŃ GENERALNEGO INSPEKTORA INFORMACJI FINANSOWEJ

Chojna, dnia ................................

.............................................................
(nazwa jednostki/komórki organizacyjnej Urzędu/
gminnej jednostki organizacyjnej)

Notatka służbowa o podejrzeniu zaistnienia sytuacji wymagającej powiadomienia Generalnego Inspektora Informacji Finansowej

1. Posiadane dane osób fizycznych, pozostających w związku z okolicznościami mogącymi wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu:

1) imię i nazwisko ..........................................................................................................;

2) obywatelstwo .....................................................................................................;

3) numer PESEL lub data urodzenia – w przypadku, gdy nie nadano numeru PESEL oraz państwo urodzenia .................................................................................................;

4) seria i nr dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby ................................................................................;

5) adres zamieszkania – w przypadku posiadania tej informacji ..........................................................................;

6) nazwę (firmy), (NIP) oraz adres głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej – w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą ....................................................................................;

2. Posiadane dane osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej pozostających w związku z okolicznościami mogącymi wskazać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu:

1) nazwa (firmy), forma organizacyjna, adres siedziby lub adres prowadzenia działalności ....................................................................................................................,

2) NIP, a w przypadku braku takiego numeru – państwo rejestracji, rejestr handlowy oraz numer i data rejestracji .................................................................................;

3) dane identyfikacyjne osoby reprezentującej osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej ........................................................................................................................................;

3. Opis okoliczności, wskazujących na podejrzenie popełnienia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu:

......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

4. Uzasadnienie przekazania powiadomienia (tj. podanie powodów, dlaczego zawiadamiający uznał, że mogą one mieć związek z procedurą prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu):

....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

........................................

(data i podpis pracownika)                                                                      ...........................................

                                                                                           (podpis kierownika jednostki)