ZARZĄDZENIE NR 869/V/2009

 

Burmistrza Gminy Chojna

 

z dnia 29 lipca 2009 roku

 

 

w sprawie:   przyjęcia procedury windykacji należności Gminy.

 

 

            Na podstawie art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.) oraz art. 4 i 5 ustawy z dnia 29 września 1994 roku
o rachunkowości (Dz. U. z 2002 roku Nr 76, poz. 694, z późn. zm.)
zarządzam, co następuje:

 

§ 1.      Ustalam procedurę procesu windykacji należności Gminy, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa, zgodnie z załącznikiem do niniejszego zarządzenia.

 

§ 2.      Zobowiązuję pracowników Wydziałów i Referatów Urzędu Miejskiego w Chojnie do zapoznania się z treścią procedury oraz przestrzegania postanowień w niej zawartych.

 

§ 3.      Wykonanie zarządzenia powierzam Głównemu Księgowemu Urzędu, Naczelnikom Wydziałów, Kierownikom Referatów Urzędu Miejskiego w Chojnie.

 

§ 4.      Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Urząd Miejski w Chojnie

ul. Jagiellońska 4

74-500 Chojna

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Procedura procesu windykacji należności

/do których nie stosuje się przepisów ustawy

– Ordynacja podatkowa/

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wprowadzona na podstawie:

Zarządzenia NR 869/V/2009 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 29 lipca 2009 roku

SPIS TREŚCI:

 

1.     Cel wprowadzenia procedury. 4

2.     Przedmiot i zakres stosowania. 4

3.     Definicje i terminologia. 4

3.1.      Decyzje administracyjne. 4

3.2.      Należności cywilnoprawne. 4

3.3.      Egzekucja sądowa. 5

3.4.      Egzekucja administracyjna. 5

3.5.      Prowadzący windykację. 5

4.     Właściciel procedury. 5

5.     Wykaz odpowiedzialności 6

5.1       Wydział Finansowo-Księgowy. 6

5.2.      Wydział Planowania Przestrzennego, Inwestycji, Remontów i Ochrony Środowiska. 6

5.3.      Wydział Nieruchomości, Rolnictwa i Działalności Gospodarczej 8

5.4.      Wydział Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej 9

5.5.      Wydział Funduszy Zewnętrznych i Organizacji Pozarządowych. 10

5.6.      Kierownicy innych Wydziałów, Referatów, Biuro Obsługi Rady

i Burmistrza, Straż Miejska, Samodzielne Stanowiska, sporządzający

dokumenty z tytułu  dochodów Gminy, z wyjątkiem podatków i opłat 11

5.7.      Radca prawny. 11

6.     Tryb postępowania. 12

6.1.      Podejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków

egzekucyjnych. 12

6.2.     Wystawianie upomnień i wezwań. 12

6.3.      Wystawianie tytułów wykonawczych. 13

6.4.      Kierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego. 14

6.5.      Terminy i rodzaje windykacji należności 15

6.6.      Zakres odpowiedzialności za prawidłowo przeprowadzoną windykację należności 16

6.7.      Uchwała NR IV/39/2007 Rady Miejskiej w Chojnie z dnia 25 stycznia 2007 roku             w sprawie sposobu i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa. 17

7.     Spis dokumentów związanych z procedurą. 18

 

1.         Cel wprowadzenia procedury

 

Wprowadzenie procedury ma na celu usystematyzowanie prawidłowego i terminowego windykowania należności z tytułu dochodów Gminy, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa.

 

2.         Przedmiot i zakres stosowania

 

Przedmiotem procedury jest przedstawienie postępowania windykacyjnego zmierzającego do odzyskania niezapłaconej w terminie należności z tytułu należności cywilnoprawnych, decyzji administracyjnych oraz pozostałych należności Gminy.

 

3.         Definicje i terminologia

        

3.1.      Decyzje administracyjne

            3.1.1.   Dłużnik – osoba fizyczna lub prawna, która otrzymała i pokwitowała odbiór

                       decyzji.

3.1.2.      Wierzyciel – Burmistrz Gminy Chojna. Niedopełnienie zobowiązania w

            ustalonym terminie uprawnia wierzyciela do wkroczenia na drogę postępowania   

            egzekucyjnego w celu odzyskania swojej wierzytelności.

3.1.3.      Decyzja administracyjna – jest zewnętrznym aktem władczym organu 

            administracji publicznej, skierowanym na wywołanie określonych skutków

            prawnych, określającym sytuacje prawne konkretnie oznaczonego podmiotu,

w konkretnie oznaczonej sprawie.

           

3.2.      Należności cywilnoprawne – uprawnienie do otrzymania w określonym terminie określonego świadczenia pieniężnego od osoby fizycznej lub prawnej.

3.2.1.   Dłużnik – osoba prawna lub fizyczna obowiązana do uregulowania wobec wierzyciela zobowiązania pieniężnego, wynikającego z istniejącego między nimi stosunku prawnego.

3.2.2.   Wierzyciel (gmina) – osoba fizyczna lub prawna uprawniona z mocy ustawy albo innego stosunku prawnego do otrzymywania świadczenia pieniężnego od osoby fizycznej lub prawnej tj. dłużnika. Niedopełnienie zobowiązania w ustalonym

            terminie uprawnia wierzyciela do wkroczenia na drogę sądową w celu odzyskania swojej wierzytelności (należności).

 

3.3.      Egzekucja sądowa – postępowanie prowadzone w sprawach cywilnych w celu zaspokojenia wymagalnego roszczenia wierzyciela. Egzekucję sądową wszczyna się na wniosek wierzyciela, a w niektórych przypadkach z urzędu.                                                   Podstawą wszczęcia egzekucji jest tytuł egzekucyjny, tzn. dokument stwierdzający istnienie i zakres roszczenia (np. orzeczenie sądowe) zaopatrzony w klauzulę wykonalności, która oznacza, że tytuł uprawnia do egzekucji np. roszczeń pieniężnych

w drodze zajęcia i sprzedaży nieruchomości.                                                                Organami postępowania egzekucyjnego są sąd i komornik.

 

3.4.      Egzekucja administracyjna – przymus administracyjny do bezpośredniego

zrealizowania obowiązków wynikających z decyzji administracyjnych lub przepisów prawa. Stosuje się ją w celu przymusowego wykonania świadczeń pieniężnych bądź obowiązków niepieniężnych (np. opuszczenie bezprawne zajętego mieszkania). Egzekucję administracyjną należności pieniężnych prowadzi urząd skarbowy, a świadczeń niepieniężnych właściwy organ administracji państwowej lub samorządowej.

 

3.5.     Prowadzący windykację – oznacza pracownika wydziału posiadającego w zakresie

obowiązków prowadzenie spraw windykacyjnych, którego zadaniem jest monitorowanie należności, prowadzenie czynności wstępnych, wszczynanie procedury windykacyjnej.

 

4.         Właściciel procedury

 

Naczelnicy wydziałów sporządzających dokumentację w zakresie dochodów Gminy.                             Dokumentami potwierdzającymi należności budżetu Gminy z innych tytułów oprócz należności podatkowych i z opłat lokalnych są dowody źródłowe sporządzone przez właściwe merytorycznie wydziały i referaty Urzędu (np. umowy sprzedaży, dzierżawy, najmu, decyzje o wysokości opłat, inne dokumenty stwierdzające należności na rzecz Gminy).

 

 

 

5.      Wykaz odpowiedzialności

 

5.1       Wydział Finansowo-Księgowy

1.   Odpowiada za terminowe wszczynanie postępowania egzekucyjnego poprzez

pracowników Wydziału zajmujących się windykacja należności.

2.      Odpowiada za właściwe naliczenie odsetek od należności Gminy, których

      termin płatności minął.                                                                                                                                    3.   Naliczenie odsetek winno następować nie później niż na koniec kwartału roku  

      budżetowego.

4.   Sporządza noty odsetkowe wraz z informacją o naliczonych odsetkach

      i przesyła dłużnikowi.

5.   Odpowiada za informacje o wszelkich wpłatach należności od dłużników,

       co do których wszczęta została windykacja sądowa lub komornicza.

6.   Odpowiada za prawidłową ewidencję należności.

 

5.2.      Wydział Planowania Przestrzennego, Inwestycji, Remontów i Ochrony Środowiska

1.         Odpowiada za terminowe przekazywanie decyzji administracyjnych do        

 Wydziału Finansowo-Księgowego tj.:

                        1.1. Wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,

                        1.2. Wydawanie decyzji środowiskowych,

                        1.3. Wydawanie decyzji dotyczących wycinki drzew.

       Przekazywanie winno następować w terminie do 7 dni od daty wystawienia     

     decyzji administracyjnych.

     Pracownik upoważniony przez naczelnika wydziału zobowiązany jest do    

     sporządzania i przekazywania w terminie do dnia 10 stycznia każdego roku  

     aktualnego zestawienia decyzji.

2.         Odpowiada za terminowe naliczanie kontrahentom kar umownych za

 nieterminowe lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy tj.:

2.1. za zwłokę w wykonaniu przedmiotu zamówienia za każdy dzień zwłoki;

2.2. za zwłokę w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze lub w okresie      

       gwarancji lub rękojmii;

 

 

 

2.3. za odstąpienie od wykonania umowy z przyczyn leżących po stronie

       wykonawcy

3.         Odpowiada za terminowe przekazywanie do Wydziału Finansowo-        

Księgowego not obciążeniowych za naliczone kary umowne kontrahentom.

4.         Odpowiada za terminowe przekazywanie do Wydziału Finansowo-        

Księgowego innych dokumentów stanowiących należności Gminy w ciągu 7    

dni od dnia powstania stosunku prawnego (podpisania), a m.in.:

4.1. Wydawanie zaświadczeń o przeznaczeniu terenu w miejscowym planie 

        zagospodarowania przestrzennego gminy i studium uwarunkowań

        i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy;

4.2.    Wydawanie wypisów i wyrysów z miejscowego planu zagospodarowania

przestrzennego i studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy.

Pracownik upoważniony przez naczelnika wydziału zobowiązany jest do sporządzania i przekazywania do dnia 10 stycznia każdego roku aktualnego zestawienia o dokonanych wpłatach.

5.         Jeśli z zawartą umową lub innym dokumentem stwierdzającym powstanie  

należności Gminy wiąże się obowiązek wystawienia na rzecz kontrahenta  

faktury VAT, w terminie do końca miesiąca po jej wystawieniu należy  

wystawioną fakturę VAT przekazać do Wydziału Finansowo-Księgowego.

6.         Odpowiada za terminowe przedkładanie do Wydziału Finansowo-

Księgowego rozliczeń z udzielonych dotacji z budżetu Gminy na

sfinansowanie prac konserwatorskich, restauratorskich lub robót budowlanych

przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków.

7.        W przypadku stwierdzenia wykorzystania dotacji niezgodnie z umową, w tym

nie przedstawienie przez podmiot rozliczenia dotacji w terminie określonym

w umowie – odpowiada za wydanie decyzji w sprawie zwrotu dotacji do

budżetu Gminy.

8.        Wystawioną decyzję o zwrocie dotacji  do budżetu Gminy należy

niezwłocznie przekazać do Wydziału Finansowo-Księgowego.

 

5.3.      Wydział Nieruchomości, Rolnictwa i Działalności Gospodarczej

 

1.         Odpowiada za terminowe w ciągu 7 dni, od daty powstania stosunku

prawnego/podpisania dostarczenie do Wydziału Finansowo-Księgowego           

dokumentów stanowiących podstawę dokonania przypisu (obciążenia)

na kontach najemców, dzierżawców, użytkowników wieczystych oraz

innych tytułów od osób fizycznych i prawnych z tytułu należności budżetu

Gminy.

2.         Odpowiada za terminowe przekazywanie wydawanych decyzji

administracyjnych do Wydziału Finansowo-Księgowego tj.:

Wydawanie decyzji o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego

w prawo własności nieruchomości.

Przekazywanie winno następować w terminie 7 dni od daty wystawienia

decyzji administracyjnych.

Pracownik Wydziału upoważniony przez Naczelnika Wydziału zobowiązany  

jest do sporządzania i przekazywania w terminie do dnia 10 stycznia

każdego roku aktualnego zestawienia decyzji.

3.         Odpowiada za terminowe naliczanie kontrahentom kar umownych za  

nieterminowe lub nienależyte wykonanie umowy tj.:

3.1.    Za zwłokę w wykonaniu przedmiotu zamówienia za każdy dzień zwłoki,

3.2.    Za zwłokę w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze lub w okresie gwarancji lub rękojmi,

3.3.    Za odstąpienie od wykonania umowy z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.

4.         Odpowiada za terminowe przekazywanie do Wydziału Finansowo-

Księgowego not obciążeniowych za naliczone kary umowne kontrahentom.

5.         Odpowiada za terminowe przekazywanie do Wydziału Finansowo-

Księgowego innych dokumentów stanowiących należności Gminy w ciągu

7 dni od daty powstania stosunku prawnego (podpisania), a m.in.:

- Wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych

   Pracownik upoważniony przez Naczelnika Wydziału zobowiązany jest do 

   sporządzania i przekazywania do dnia 10 stycznia każdego roku aktualnego

   zestawienia o dokonanych wpłatach.

 

6.         Jeśli z zawartą umową lub innym dokumentem stwierdzającym powstanie  

należności Gminy wiąże się obowiązek wystawienia na rzecz kontrahenta  

faktury VAT, w terminie najpóźniej do końca miesiąca po jej wystawieniu

należy wystawiona fakturę VAT przekazać do Wydziału Finansowo-

Księgowego.

7.         Odpowiada za terminowe przedkładanie do Wydziału Finansowo-

Księgowego rozliczeń z udzielonych dotacji z budżetu Gminy na realizację

porozumień (umów) między jednostkami samorządu terytorialnego.

8.         W przypadku stwierdzenia wykorzystania dotacji z budżetu Gminy

niezgodnie z umową bądź przeznaczeniem, w tym nie przedstawienia przez

podmiot rozliczenia dotacji w terminie określonym w umowie – odpowiada

za wydanie decyzji w sprawie zwrotu dotacji do budżetu Gminy.

9.         Wystawioną decyzję o zwrocie dotacji do budżetu Gminy należy

niezwłocznie przekazać do Wydziału Finansowo-Księgowego.

           

5.4.      Wydział Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej

1.         Odpowiada za terminowe przekazywanie decyzji administracyjnych do

Wydziału Finansowo-Księgowego tj.:

1.1.  Wydawanie decyzji w sprawie zajęcia pasa drogowego i jezdni,

1.2.  Wydawanie decyzji za umieszczenie urządzenia obcego niezwiązanego

        z funkcjonowaniem drogi w pasie drogowym.

        Przekazywanie winno następować w terminie 7 dni od daty wystawienia   

        decyzji administracyjnych.

        Pracownik Wydziału upoważniony przez Naczelnika Wydziału zobowiązany

        jest do sporządzania i przekazywania w terminie do 10 stycznia każdego roku

        aktualnego zestawienia decyzji.

2.         Odpowiada za terminowe naliczanie kontrahentom kar umownych za

nieterminowe lub nienależyte wykonanie umowy tj.:

2.1.  Za zwłokę w wykonaniu przedmiotu zamówienia za każdy dzień zwłoki,

2.2.  Za zwłokę w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze lub w okresie   

 gwarancji lub rękojmi,

2.3. Za odstąpienie od wykonania umowy z przyczyn leżących po stronie  

        wykonawcy,

 

3.            Odpowiada za terminowe przekazywanie do Wydziału Finansowo-

            Księgowego not obciążeniowych za naliczone kary umowne kontrahentom.

4.            Odpowiada za terminowe przekazywanie do Wydziału Finansowo-

Księgowego innych dokumentów stanowiących  należności Gminy w ciągu 7 dni od daty powstania stosunku prawnego (podpisania), a m.in.:

- Wydawanie zezwoleń na wykonywanie regularnych przewozów osób

w krajowym transporcie drogowym.

Pracownik upoważniony przez Naczelnika Wydziału zobowiązany jest do sporządzania i przekazywania do dnia 10 stycznia każdego roku aktualnego zestawienia o dokonanych wpłatach.

5.           Jeśli z zawartą umową lub innym dokumentem stwierdzającym powstanie

należności Gminy wiąże się obowiązek wystawienia na rzecz kontrahenta

faktury VAT, w terminie do końca miesiąca po jej wystawieniu należy

wystawioną fakturę VAT przekazać do Wydziału Finansowo-Księgowego.

6.           Odpowiada za terminowe przedkładanie do Wydziału Finansowo-Księgowego          

           rozliczeń z udzielonych dotacji z budżetu Gminy m.in. na pomoc finansową     

           udzieloną dla innych jednostek samorządu terytorialnego, dla innych jednostek  

           nie zaliczanych do sektora finansów publicznych bądź stowarzyszeń.

7.           W przypadku stwierdzenia wykorzystania dotacji z budżetu Gminy

niezgodnie z umową bądź przeznaczeniem, w tym nie przedstawienia przez podmiot rozliczenia dotacji w terminie określonym w umowie – odpowiada za wydanie decyzji w sprawie zwrotu dotacji do budżetu Gminy.

8.           Wystawioną decyzję o zwrocie dotacji do budżetu Gminy należy niezwłocznie  

przekazać do Wydziału Finansowo-Księgowego.

 

5.5.      Wydział Funduszy Zewnętrznych i Organizacji Pozarządowych

1.     Odpowiada za terminowe przedkładanie do Wydziału Finansowo-

Księgowego rozliczeń z udzielonych dotacji z budżetu Gminy m.in. dla stowarzyszeń i innych podmiotów.

2.    W przypadku stwierdzenia wykorzystania dotacji z budżetu Gminy

 

niezgodnie z umową bądź przeznaczeniem, w tym nie przedstawienia przez podmiot rozliczenia dotacji w terminie określonym w umowie – odpowiada za wydanie decyzji w sprawie zwrotu dotacji do budżetu Gminy.

3.     Wystawioną decyzję o zwrocie dotacji do budżetu Gminy należy

         niezwłocznie przekazać do Wydziału Finansowo-Księgowego.

4.     Odpowiada za terminowe naliczanie kontrahentom kar umownych za 

         nieterminowe lub nienależyte wykonanie umowy tj.

4.1.   Za zwłokę w wykonaniu przedmiotu zamówienia za każdy dzień zwłoki,

4.2.   Za zwłokę w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze lub w okresie  

  gwarancji lub rękojmi,

4.3.   Za odstąpienie od wykonania umowy z przyczyn leżących po stronie  

         wykonawcy,

5.      Odpowiada za terminowe przekazywanie do Wydziału Finansowo-

         Księgowego not obciążeniowych za naliczone kary umowne kontrahentom.

6.      Jeśli z zawartą umową lub innym dokumentem stwierdzającym powstanie

         należności Gminy wiąże się obowiązek wystawienia na rzecz kontrahenta   

         faktury VAT, w terminie do końca miesiąca po jej wystawieniu należy  

         wystawioną fakturę VAT przekazać do Wydziału Finansowo-Księgowego.

 

 

5.6.      Kierownicy innych Wydziałów, Referatów, Biuro Obsługi Rady

i Burmistrza, Straż Miejska, Samodzielne Stanowiska, sporządzający

           dokumenty z tytułu  dochodów Gminy, z wyjątkiem podatków i opłat

1.         Odpowiadają za terminowe (w ciągu 7 dni) przekazywanie dokumentów

stwierdzających należności Gminy.

2.            Jeśli z zawarta umową lub innym dokumentem stwierdzającym powstanie

należności Gminy wiąże się obowiązek wystawienia na rzecz kontrahenta faktury VAT, w terminie do końca miesiąca po jej wystawieniu należy wystawiona fakturę VAT przekazać do Wydziału Finansowo-Księgowego.

           

5.7.      Radca prawny

Odpowiada za terminowe i systematyczne sporządzanie wniosków do komorników sądowych w celu wszczęcia egzekucji sądowej z tytułu odzyskania należności cywilnoprawnych na podstawie przekazanych przez wydziały i referaty materiałów dowodowych dotyczących dłużników.

        

6.         Tryb postępowania

           

6.1.      Podejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków

egzekucyjnych

1.         Wystawianie upomnień i wezwań.

2.         Wystawianie tytułów wykonawczych

3.         Kierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego.

 

6.2.     Wystawianie upomnień i wezwań

1.     Nie wystawia się upomnień, gdy wysokość zaległości nie przekracza kwoty

        30,00 zł. W tych przypadkach na koniec roku budżetowego wystawia się 

        jedno upomnienie.

2.     Upomnienia, wezwania sporządza się w dwóch egzemplarzach:

            a) oryginał – otrzymuje zobowiązany,

            b) kopia – pozostaje w aktach Wydziału Finansowo-Księgowego.

3.     Upomnienia i wezwania są numerowane narastająco w roku kalendarzowym  

        w ewidencji prowadzonej dla danego rodzaju należności.

4.     Numer upomnienia i wezwania umieszcza się na potwierdzeniu odbioru 

        upomnienia i wezwania.

5.     Upomnienie, wezwanie wysyła się za pośrednictwem Poczty Polskiej, za 

        zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub przekazuje za pośrednictwem kuriera 

        za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

6.     W przypadku nie otrzymania potwierdzenia odbioru upomnienia, wezwania –  

        pracownik prowadzący windykację wysyła niezwłocznie ponownie

        upomnienie, wezwanie bądź składa reklamację do Poczty Polskiej za brak 

        odcinka zwrotnego.

7.     Otrzymane potwierdzenie odbioru upomnienia, wezwania podpina się pod

        kopie upomnień, wezwań i przechowuje w aktach sprawy dłużnika

        w Wydziale Finansowo-Księgowym.

8.     Upomnienia, wezwania winny zawierać:

a) imię i nazwisko adresata (lub nazwa firmy),

           

b) należność główną,

            c) odsetki,

            d) koszty upomnienia dla tych należności, dla których istnieje obowiązek

naliczania zgodnie z ustawą z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu   

egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2002 roku Nr 110, poz. 968, z późn.   

zm.) oraz ustawa z dnia 14 czerwca 1960 roku – Kodeks postępowania  

administracyjnego (Dz. U. z 2000 roku Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.),

e) termin płatności upomnienia, wezwania,

f)  numer rachunku bankowego, na który należy uiścić należności,

g) informacje o zagrożeniu skierowania sprawy na drogę postępowania

          egzekucyjnego lub postępowania sądowego.

9.          Upomnienie, wezwanie wystawia pracownik prowadzący sprawy bądź ewidencję  

           księgową z zakresu danego rodzaju należności w Wydziale Finansowo-

           Księgowym.

10.       W przypadku nieskuteczności wezwania, upomnienia o zapłatę należności,

pracownik Wydziału Finansowo-Księgowego kieruje do dłużnika, po potwierdzeniu odbioru pierwszego wezwania:

- drugie upomnienie jako ostateczne z informacją o zagrożeniu skierowania sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego lub sądowego.

11.      Okres miedzy wysłaniem kolejnych upomnień o zapłatę należności, a otrzymaniem        

potwierdzenia odbioru pierwszego upomnienia nie może przekroczyć 30 dni.

12.      Termin zapłaty wierzytelności przez dłużnika określony w wezwaniu,

upomnieniu, wyznacza się w ciągu 7 dni od daty doręczenia.

 

 

6.3.      Wystawianie tytułów wykonawczych

1.                  Przed wysłaniem tytułu wykonawczego pracownik prowadzący windykację winien sprawdzić, czy zaległość wpłynęła na rachunek bankowy Gminy.

2.                  Tytuł wykonawczy sporządza się na druku określonym w art. 27 ustawy

o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

 

 

 

3.                  Tytuły wykonawcze są numerowane narastająco w danym roku kalendarzowym w ewidencji prowadzonej dla danego rodzaju należności.

4.                  Tytuł wykonawczy wysyła się za pośrednictwem Poczty Polskiej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

5.                  Do tytułów wykonawczych przesyłanych do urzędu skarbowego dołączana jest ewidencja wystawionych tytułów wykonawczych.

6.                  Ewidencja zawiera datę sporządzenia, podpis oraz imienną pieczątkę osoby sporządzającej ewidencję.

7.                  Ewidencje sporządza się w dwóch egzemplarzach:

a) oryginał – otrzymuje urząd skarbowy,

b) kopia – przesyłana jest do urzędu skarbowego celem potwierdzenia i następnie pozostaje w aktach Wydziału Finansowo-Księgowego.

8.         Odesłane przez urząd skarbowy potwierdzenia odbioru zestawienia ewidencji

tytułów wykonawczych przechowywane są w aktach sprawy wydziału odpowiedzialnego za windykację należności Gminy.

 

 

6.4.      Kierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego

1.      Po otrzymaniu zwrotnego potwierdzenia odbioru ostatecznego wezwania, pracownik prowadzący windykację kieruje sprawę na drogę postępowania sądowego.

2.      Przed skierowaniem sprawy na drogę postępowania sądowego, pracownik prowadzący windykację sporządza zestawienie zaległości.

3.      Sporządzone zestawienie zaległości podpisywane jest przez Naczelnika Wydziału Finansowo-Księgowego.

4.      Zestawienie o zaległościach wraz z dokumentacją z przeprowadzonej windykacji oraz kserokopie dokumentów potwierdzających zobowiązania tj. umowa, akt notarialny itp., przekazywane są do Radcy Prawnego celem skierowania ich na drogę postępowania sądowego.

5.      Kserokopie dokumentów przekazywanych na drogę postępowania sądowego winny posiadać oryginalne podpisy osób odpowiedzialnych za ich zgodność z oryginałem.

 

 

 

6.5.      Terminy i rodzaje windykacji należności

Tabela Nr 1

Lp.	Rodzaj należności	Termin płatności	Termin windykacji	Sposób windykacji
1.	Wpływy z decyzji administracyjnych (np. opłat za zajęcie pasa drogowego)	wg terminów płatności wynikających z otrzymanej decyzji	1. do 30 dni po upływie terminu płatności 2.  nie później niż 3 miesiące po upływie terminu płatności	1. Upomnienie (list za zwrotnym potwierdzeniem odbioru) 2. Tytuł wykonawczy
2.	Wpływy  z opłat za wydawanie zezwoleń na sprzedaż alkoholu	wg terminów podanych w decyzji	1. do 10 dni po upływie terminu płatności 2. do 1 miesiąca po upływie terminu płatności	1. Upomnienie (list za zwrotnym potwierdzeniem odbioru) 2. Tytuł wykonawczy
3.	Wpływy z opłat za zarząd, użytkowanie i użytkowanie wieczyste nieruchomości, przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności	do 31 marca każdego roku	1. do 30 dni po upływie terminu płatności 2.  na bieżąco nie później niż 6 miesięcy po upływie terminu płatności	1. Wezwanie do zapłaty (list za zwrotnym potwierdzeniem odbioru) 2. Postępowanie sądowe
4.	Wpływy z dzierżawy gruntu	wg terminu określonego w umowie	1. do 30 dni po upływie terminu płatności 2.  na bieżąco nie później niż 6 miesięcy po upływie terminu płatności	1. Wezwanie do zapłaty (list za zwrotnym potwierdzeniem odbioru) 2. Postępowanie sądowe
5.	Wpływy z czynszu najmu	wg terminu określonego w umowie	1. do 30 dni po upływie terminu płatności 2.  na bieżąco nie później niż 6 miesięcy po upływie terminu płatności	1. Wezwanie do zapłaty (list za zwrotnym potwierdzeniem odbioru) 2. Postępowanie sądowe
6.	Wpływy z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości – na raty	wg terminów ustalonych umową (aktem)	1. do 30 dni po upływie terminu płatności 2.  nie później niż 9 miesięcy po upływie terminu płatności	1. Wezwanie do zapłaty (list za zwrotnym potwierdzeniem odbioru) 2. Postępowanie sądowe, zabezpieczenie hipoteczne
7.	Pozostałe należności wynikające z umów cywilnoprawnych	wg terminu określonego w umowach	1. do 30 dni po upływie terminu płatności 2.  na bieżąco nie później niż 3 miesiące po upływie terminu płatności	1. Wezwanie do zapłaty (list za zwrotnym potwierdzeniem odbioru) 2. Postępowanie sądowe
8.	Pozostałe należności na podstawie wystawionej faktury, noty księgowej, innych dokumentów	Wg terminu określonego w fakturze, nocie księgowej	1. do 30 dni po upływie terminu płatności 2.  nie później niż 3 miesiące po upływie terminu płatności	1. Wezwanie do zapłaty (list za zwrotnym potwierdzeniem odbioru) 2. Postępowanie sądowe

15

 

6.6.      Zakres odpowiedzialności za prawidłowo przeprowadzoną windykację należności

1.                  Należności stają się zaległościami następnego dnia po upływie terminu płatności,

jeżeli nie jest on dniem ustawowo wolnym od pracy.

2.         W przypadku nieterminowego regulowania należności lub opłat naliczane są odsetki za zwłokę (odsetki ustawowe lub zgodne z zapisami w umowie).

3.         Pracownicy Wydziału Finansowo-Księgowego prowadzące windykację danego rodzaju należności są zobowiązani do systematycznej kontroli terminowości wpływów należności pieniężnych.

4.         W przypadku braku zapłaty należności, pracownicy Wydziału Finansowo-Księgowego prowadzący dokumentację danego rodzaju należności są zobowiązani

do wszczęcia windykacji zgodnie z terminem i sposobem windykacji podanym

w tabeli Nr 1.

5.         Jeżeli dłużnik kwestionuje wierzytelność (zasadność roszczenia, wysokość, termin wymagalności), pracownik prowadzący windykacje wyjaśnia sprawę i prowadzi

z dłużnikiem dalszą korespondencję w celu ustalenia faktycznego stanu rozliczeń.

6.         Każda korespondencja z dłużnikiem (wychodząca i przychodząca) oraz ustalenia

osobiste, wyjaśnienia i ustalenia poczynione w rozmowie telefonicznej lub bezpośredniej zapisane winny być w formie notatki służbowej.

7.         Prowadzenie korespondencji z dłużnikiem od daty wysłania wezwania do zapłaty nie

może przekroczyć 2 miesięcy.

            8.         Windykacja winna się odbywać w danym roku kalendarzowym, aby zapobiec

powstawaniu należności przeterminowanych.

9.         W celu ustalenia postępu egzekucji należności objętych:

a)      tytułem wykonawczym – pracownik prowadzący windykację danego rodzaju zobligowany jest do uzyskania raz w roku informacji w urzędzie skarbowym

o stopniu realizacji wystawionych przez niego tytułów.

b)      postępowaniem sądowym - pracownik prowadzący windykację danego rodzaju zobligowany jest do uzyskania raz na rok informacji od Radcy Prawnego

o stopniu realizacji spraw skierowanych na drogę postępowania sądowego.

            10.       W przypadku dokonania przez zobowiązanego wpłaty na poczet należności objętej:

 

16

 

a)   tytułem wykonawczym – wpłatę odnotowuje się w ewidencji tytułów  

      wykonawczych i zawiadamia dział egzekucyjny właściwego urzędu skarbowego

      o zmianie zaległości,

b)   postępowaniem sądowym – wpłatę odnotowuje się we wniosku o skierowanie

sprawy na drogę postępowania sądowego, a następnie zawiadamia Radcę Prawnego o zmianie zaległości.

11.       Za prawidłowe i terminowe przeprowadzenie windykacji odpowiada pracownik,

któremu powierzono obowiązki w tym zakresie oraz w trybie nadzoru Naczelnik Wydziału Finansowo-Księgowego.

 

6.7.      Uchwała NR IV/39/2007 Rady Miejskiej w Chojnie z dnia 25 stycznia 2007 roku             w sprawie sposobu i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa

1.         Wydziały merytoryczne przechowują i weryfikują indywidualne wnioski w sprawie udzielania ulg w spłacie należności pieniężnych.

2.         Na wniosek dłużnika, wierzyciel w uzasadnionych przypadkach może:

            1)   rozłożyć na raty zapłatę wierzytelności w całości lub w części;

            2)   odroczyć termin płatności wierzytelności w całości lub w części;

            3)   umorzyć wierzytelność w całości lub w części.

3.         Po analizie zebranych dokumentów złożonych przez dłużnika do wniosku w sprawie udzielenia ulgi, pracownik merytoryczny danego wydziału przedkłada naczelnikowi wydziału wniosek wraz z dokumentacją i propozycja załatwienia sprawy.

            Wniosek zaopiniowany przez naczelnika składany jest do Burmistrza, który podejmuje decyzję w tej sprawie.

4.         Na podstawie decyzji Burmistrza wydawana jest pisemna informacja (pozytywna lub negatywna) w sprawie udzielenia ulgi w spłacie należności.

5.         Na podstawie pozytywnej decyzji w sprawie udzielenia ulgi w spłacie należności pracownik merytoryczny Wydziału Finansowo-Księgowego dokonuje na koncie dłużnika odpisu.

           

 

 

7.         Spis dokumentów związanych z procedurą

Tabela Nr 2

 

Rodzaj aktu	Numer wydania
Ustawa z dnia 24 sierpnia 2001 roku – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia	Dz. U. z 2008 roku Nr 133, poz. 848, z późn. zm.,
Ustawa z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji	(tekst jednolity) Dz. U. z 2005 roku Nr 229, poz. 1954, z późn. zm.,
Ustawa z dnia 3 kwietnia 1964 roku - Kodeks Cywilny	Dz. U. z 1964 roku Nr 16, poz. 93, z późn. zm.,
Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami	(tekst jednolity) Dz. U. z 2004 roku Nr 261, poz. 2603, z późn. zm.),
Ustawa z dnia 27 marca 2003 roku o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym	Dz. U. z 2003 roku Nr 80, poz. 717, z późn. zm.,
Ustawa z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych	(tekst jednolity) Dz. U. z 2007 roku Nr 19, poz. 115, z późn. zm.),
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 grudnia 2008 roku w sprawie określenia wysokości odsetek ustawowych	Dz. U. z 2008 roku Nr 220, poz. 1434,
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 listopada 2001 roku w sprawie wysokości kosztów upomnienia skierowanego przez wierzyciela do zobowiązanego przed wszczęciem egzekucji administracyjnej	Dz. U. z 2001 roku Nr 137, poz. 1543,
Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych	Dz. U. z 2005 roku Nr 249,, poz. 2104, z późn. zm.,
Ustawa z dnia 13 listopada 2003 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego	(tekst jednolity) Dz. U. z 2008 roku Nr 88, poz. 539, z późn. zm.