ZARZĄDZENIE NR 98/2022 BURMISTRZA GMINY CHOJNA z dnia 19 maja 2022 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Chojnie

Zarządzenie Nr 98/2022 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 19 maja 2022 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Chojnie

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. 2022 r. poz. 559 z późn. zm.)

§ 1. Ustalam Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Chojnie, stanowiący załącznik do zarządzenia.

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się kierującym komórkami organizacyjnymi.

§ 3. Z dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia traci moc zarządzenie Nr 116/VIII/2019 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 27 marca 2019 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Chojnie z późniejszymi zmianami.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 5 lipca 2022 r.

Burmistrz Gminy

Barbara Rawecka

Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Chojnie

Rozdział 1.
Postanowienia Ogólne

§ 1. Regulamin określa organizację wewnętrzną i zasady funkcjonowania Urzędu Miejskiego w Chojnie, a także zadania i zasady ich realizacji, zakres działań kierownictwa Urzędu, poszczególnych Wydziałów i samodzielnych stanowisk pracy.

§ 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1) Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Chojna;

2) Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Chojnie;

3) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Chojnie;

4) Burmistrzu – należy przez to rozumieć Burmistrza Gminy Chojna;

5) Zastępcy Burmistrza – należy przez to rozumieć Zastępcę Burmistrza Gminy Chojna;

6) Sekretarzu – należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy Chojna;

7) Skarbniku – należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Chojna;

8) komórkach organizacyjnych – należy przez to rozumieć wydziały, biura i samodzielne stanowiska pracy w Urzędzie Miejskim w Chojnie;

9) kierownikach komórek organizacyjnych - należy przez to rozumieć, naczelników wydziałów, kierownika biura, kierownika Urzędu Stanu Cywilnego oraz osoby zatrudnione na samodzielnych stanowiskach pracy;

10) regulaminie – należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Chojnie;

11) jednostce organizacyjnej – należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne oraz instytucje kultury Gminy Chojna działające zgodnie z ustawą o finansach publicznych.

§ 3. Urząd, jest jednostką organizacyjną Gminy, działającą w formie jednostki budżetowej zapewniającą obsługę administracyjną, organizacyjną i techniczną Burmistrza, Rady Miejskiej i jej organów wewnętrznych. Stanowi wyodrębniony organizacyjne zespół ludzi i środków powołanych do realizacji zadań Burmistrza.

§ 4. Urząd działa w oparciu o powszechnie obowiązujące przepisy prawa, akty normatywne wydawane przez Radę Miejską oraz Burmistrza, Statut Gminy i niniejszy Regulamin.

§ 5. Urząd jest pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa pracy.

§ 6. Siedzibą Urzędu jest miejscowość Chojna.

Rozdział 2.
Ogólne zasady funkcjonowania Urzędu

§ 7. Funkcjonowanie Urzędu opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału czynności służbowych i indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.

§ 8. 1. Kierownikiem urzędu jest Burmistrz.

2. Burmistrz jest zwierzchnikiem służbowym wszystkich pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Chojna.

3. Czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w stosunku do pracowników Urzędu, kierowników jednostek organizacyjnych, z zastrzeżeniem przepisów szczególnych, wykonuje Burmistrz.

4. Do realizacji zadań, o których mowa w ust. 3, Burmistrz może upoważnić innych pracowników Urzędu.

§ 9. 1. Burmistrz kieruje pracą Urzędu przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Skarbnika, Sekretarza i kierowników komórek organizacyjnych.

2. Burmistrz w drodze zarządzenia może powierzyć Zastępcy Burmistrza, Skarbnikowi i Sekretarzowi nadzór nad komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz jednostkami organizacyjnymi.

3. W czasie nieobecności Burmistrza jego obowiązki pełni Zastępca Burmistrza.

4. Kierownicy komórek organizacyjnych kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań wydziałów i ponoszą za to odpowiedzialność przed Burmistrzem.

5. Pracownicy zatrudnieni w wydziałach pozostają w bezpośredniej zależności służbowej od naczelnika lub kierownika a naczelnicy, kierownicy i pracownicy na stanowiskach samodzielnych od Burmistrza, Zastępcy Burmistrza lub Sekretarza w zależności od hierarchii służbowej określonej w schemacie organizacyjnym urzędu.

§ 10. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają w zgodnie z zapisami kodeksu Etyki Pracownika Urzędu Miejskiego w Chojnie oraz na podstawie i w granicach obowiązujących przepisów prawa.

§ 11. 1. W celu zapewnienia realizacji przez urząd zadań o istotnym znaczeniu dla gminy, Burmistrz może w drodze zarządzenia, powołać zespół zadaniowy, pełnomocnika lub koordynatora, określając formę i zakres działania.

2. W skład zespołów zadaniowych mogą wchodzić pracownicy urzędu oraz osoby spoza urzędu.

§ 12. 1. Urząd jest czynny w dniach roboczych w godzinach: od poniedziałku do piątku od godz. 7¹⁵ do godz. 15¹⁵.

2. Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów także w dni wolne od pracy w godzinach indywidualnie ustalonych z zainteresowanymi

Rozdział 3.
Organizacja urzędu

§ 13. 1. Schemat organizacyjny urzędu w ujęciu graficznym stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.

2. Wykaz stanowisk pracy i liczba etatów stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.

3. Burmistrz może doraźnie zatrudniać osoby na czas określony (stażystów, pracowników interwencyjnych, pracowników robót publicznych) skierowanych z Powiatowego Urzędu Pracy w ramach programów prowadzonych przez tę jednostkę.

§ 14. W skład Urzędu wchodzą: wydziały, samodzielne stanowiska pracy, Biuro Rady Miejskiej, oznaczone odpowiednio symbolami:

1) Wydział Inwestycji, Remontów i Zarządzania Drogami – symbol DIR;

2) Wydział Gospodarki Nieruchomościami i Nadzoru Właścicielskiego – symbol GN;

3) Wydział Organizacyjny – symbol OR;

4) Wydział Finansowo-Księgowy - symbol SKF;

5) Wydział Spraw Obywatelskich i Urząd Stanu Cywilnego – symbol USCO;

6) Biuro Rady Miejskiej – symbol BRM;

7) Samodzielne stanowisko ds. kontroli wewnętrznej – symbol K;

8) Audytor Wewnętrzny – symbol AW.

§ 15. W Urzędzie działa pełnomocnik Burmistrza do spraw ochrony informacji niejawnych (symbol PI). Powierzenie pełnomocnictwa następuje w drodze zarządzenia Burmistrza. Zakres zadań i kompetencji pełnomocnika określają ustawy i akty wykonawcze do ustaw.

§ 16. 1. W Urzędzie wyznaczony został Inspektor Ochrony Danych (symbol IOD), który podlega bezpośrednio Burmistrzowi.

2. Zakres zadań Inspektora zawarty jest w art. 39 oraz 38 ust. 4 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE dalej zwanym: ogólnym rozporządzeniem ochrony danych osobowych.

3. Burmistrz może zlecić wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych Osobowych osobie lub firmie zewnętrznej posiadającej odpowiednie kwalifikacje i stosowne narzędzia gwarantujące bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie.

§ 17. 1. W Urzędzie wyznaczony został Administrator Systemu Informatycznego (symbol ASI), który odpowiada za zabezpieczenie danych w systemie informatycznym poprzez wdrożenie i eksploatację stosownych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych przed ich nieuprawnionym przetwarzaniem.

2. Administrator Systemu Informatycznego podlega bezpośrednio Burmistrzowi

§ 18. Obsługę prawną Urzędu wykonuje podmiot uprawniony do wykonywania obsługi prawnej zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami.

§ 19. 1. Wydziałami kierują naczelnicy wydziałów z wyłączeniem Urzędu Stanu Cywilnego i Biura Rady Miejskiej, którymi kieruje kierownik.

2. W komórkach organizacyjnych mogą być tworzone stanowiska zastępców kierowników komórek organizacyjnych.

3. Kierownik komórki organizacyjnej, w którym nie przewidziano stanowiska zastępcy wyznacza spośród pracowników komórki organizacyjnej osobę do pełnienia tej funkcji w czasie swej nieobecności.

4. Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego pełni funkcję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego.

5. Zastępcą Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, jest zastępca naczelnika Wydziału Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego.

6. Skarbnik pełni funkcję naczelnika Wydziału Finansowo-Księgowego.

§ 20. 1. Strukturę wewnętrzną komórki organizacyjnej, zasady funkcjonowania, tryb pracy oraz szczegółowy zakres czynności pracowników określa regulamin wewnętrzny komórki organizacyjnej.

2. Projekt regulaminu wewnętrznego oraz propozycję jego zmian sporządza kierownik komórki organizacyjnej.

3. Regulaminy wewnętrzne podlegają stałej aktualizacji.

4. Regulamin wewnętrzny komórki organizacyjnej i każda jego zmiana podlega zatwierdzeniu przez Burmistrza.

5. Kierownik komórki organizacyjnej zobowiązany jest do niezwłocznego przekazania zatwierdzonego regulaminu wewnętrznego i każdej jego zmiany do Wydziału Organizacyjnego.

6. Zbiór wewnętrznych regulaminów organizacyjnych prowadzi Wydział Organizacyjny.

§ 21. 1. Kierownik komórki organizacyjnej dokonuje podziału pracy oraz ustala projekt zakresu czynności podległych pracowników. Zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do Regulaminu.

2. Szczegółowy zakres czynności dla kierowników komórek organizacyjnych oraz samodzielnych stanowisk pracy opracowuje Sekretarz w porozumieniu z tymi pracownikami.

3. Zakresy czynności, o których mowa w ust. 1 i 2 zatwierdza Burmistrz.

4. Zakresy czynności przechowuje Wydział Organizacyjny w aktach osobowych pracowników.

Rozdział 4.
Zakresy zadań Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika Gminy

§ 22. Kompetencje i zadania Burmistrza (symbol B):

1) kierowanie bieżącymi sprawami miasta i gminy i reprezentowanie gminy na zewnątrz;

2) powoływanie i odwoływanie zastępcy burmistrza lub zastępców oraz określenie ich liczby;

3) podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności;

4) kierowanie pracą Urzędu oraz wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników samorządowych oraz kierowników jednostek organizacyjnych;

5) nadawanie regulaminu organizacyjnego urzędu określającego organizację i zasady jego funkcjonowania;

6) zatrudnianie i zwalnianie kierowników jednostek organizacyjnych;

7) wykonywanie budżetu gminy;

8) gospodarowanie mieniem komunalnym;

9) składanie oświadczeń woli w imieniu gminy lub upoważnianie, w tym zakresie, swojego zastępcy do działania samodzielnego albo wraz z inną upoważnioną osobą;

10) udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych;

11) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy;

12) wydawanie decyzji administracyjnych z zakresu administracji publicznej;

13) udzielanie pełnomocnictw pracownikom Urzędu i kierownikom jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej;

14) upoważnianie swojego zastępcy lub innych pracowników urzędu do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz do innych czynności;

15) przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym oraz innych oświadczeń i informacji od zastępcy, sekretarza, skarbnika, kierowników jednostek organizacyjnych gminy, osób zarządzających i członków organów zarządzających gminną osobą prawną oraz osób wydających decyzje administracyjne w imieniu Burmistrza;

16) pełnienie funkcji Szefa Obrony Cywilnej gminy;

17) realizowanie zadań z zakresu obronności i zarządzania kryzysowego;

18) rozstrzyganie sporów kompetencyjnych, wynikających z funkcjonowania Urzędu;

19) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Burmistrza przez przepisy prawa;

20) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad działalnością Zastępcy Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika i następujących komórek organizacyjnych urzędu:

a) Wydziału Inwestycji, Remontów i Zarządzania Drogami,

b) Wydziału Gospodarki Nieruchomościami i Nadzoru Właścicielskiego,

c) Wydziału Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego,

d) Samodzielnego stanowiska ds. kontroli wewnętrznej,

e) Audytora Wewnętrznego,

21) wykonywanie Zgromadzenia Wspólników lub Walnego Zgromadzenia wobec spółki, w których Gmina posiada udziały;

22) nadzorowanie i koordynowanie działalności jednostek organizacyjnych:

a) Administracji Szkół i Infrastruktury Społecznej– symbol ASiIS,

b) Bajkowego Przedszkola Miejskiego – symbol BPM,

c) Szkoły Podstawowej Nr 1 im. Janusza Korczaka w Chojnie,

d) Szkoły Podstawowej Nr 2 im. Kornela Makuszyńskiego w Chojnie,

e) Szkoły Podstawowej im. Marii Konopnickiej w Grzybnie,

f) Szkoły Podstawowej im. Olimpijczyków Polskich w Krzymowie,

g) Szkoły Podstawowej im. Wspólnej Europy w Nawodnej.

§ 23. Do zadań Zastępcy Burmistrza należy w szczególności (symbol ZB):

1) podejmowanie czynności kierownika urzędu w czasie nieobecności Burmistrza lub niemożności pełnienia obowiązków przez Burmistrza z innych przyczyn;

2) wykonywanie zadań w zakresie udzielonych upoważnień i poleceń służbowych wydawanych przez Burmistrza;

3) przedkładanie Burmistrzowi projektów zarządzeń, projektów uchwał wynikających z zakresu prac nadzorowanych wydziałów;

4) wydawanie z upoważnienia Burmistrza decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej;

5) reprezentowanie Gminy w czasie uroczystości i spotkań oficjalnych w zakresie uzgodnionym z Burmistrzem;

6) koordynowanie rozpatrywania skarg, wniosków i petycji kierowanych do Burmistrza oraz kontrola terminowości i sposobu ich załatwienia

7) nadzorowanie i koordynowanie działalności jednostek organizacyjnych:

a) Centrum Kultury w Chojnie, Miejskiej Biblioteki Publicznej, świetlic środowiskowych,

b) Ośrodka Pomocy Społecznej w Chojnie,

c) Środowiskowego Domu Samopomocy w Chojnie,

8) współpraca z:

a) Jednostkami pomocniczymi Gminy,

b) Ochotniczymi Strażami Pożarnymi,

9) prowadzenie innych spraw gminy w zakresie ustalonym przez Burmistrza.

§ 24. Do zadań Sekretarza należy w szczególności (symbol SE):

1) zapewnienie warunków sprawnego funkcjonowania Urzędu oraz nadzorowanie działania podległych komórek organizacyjnych:

a) Wydziału Organizacyjnego;

b) Biura Rady Miejskiej,

2) zapewnienie zgodności działania Urzędu z obowiązującymi przepisami;

3) organizacja pracy Urzędu i koordynacja działań podejmowanych przez poszczególne komórki organizacyjne;

4) nadzorowanie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie;

5) opracowanie systemu ocen pracowników;

6) opracowanie polityki kadrowej, polityki szkoleń i procedur kadrowych w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych gminy (w odniesieniu do stanowisk kierowniczych);

7) nadzór nad prowadzeniem rejestrów i zbiorów aktów prawa miejscowego;

8) nadzór nad prowadzeniem rejestru i rozpatrywaniem skarg, wniosków i petycji;

9) organizowanie wspólnie z Zastępcą Burmistrza współdziałania z jednostkami pomocniczymi gminy;

10) zapewnienie skutecznego sposobu publikacji prawa miejscowego, obwieszczeń oraz wszelkich informacji o charakterze publicznym;

11) koordynowanie spraw związanych z przygotowaniem obrad sesji Rady Miejskiej;

12) nadzór nad zapewnieniem obsługi prawnej Urzędu;

13) nadzór nad prowadzeniem spraw osobowych pracowników Urzędu;

14) nadzór nad potwierdzaniem własnoręczności podpisów obywateli zgodnie z upoważnieniem Burmistrza;

15) nadzór nad prowadzeniem spraw związanych z wyborami, referendami ogólnokrajowymi i lokalnymi;

16) nadzorowanie spraw związanych ze sprawami osób zgłaszających nieprawidłowości w pracy Urzędu;

17) informowanie mediów o działalności, programach i pracy Burmistrza i Urzędu oraz zapewnienie dziennikarzom dostępu do informacji w granicach przewidzianych przepisami ustaw;

18) nadzór nad przechowywaniem dokumentacji związanej z nadzorem właścicielskim nad spółką komunalną gminy;

19) wykonywanie innych prac zleconych przez Burmistrza.

§ 25. 1. Skarbnik Gminy jest głównym księgowym budżetu Gminy i wykonuje zadania w zakresie gospodarki finansowej Gminy.

2. Do zadań Skarbnika należy w szczególności (symbol SK):

1) zapewnienie prawidłowej gospodarki finansowej Gminy;

2) koordynowanie i wykonywanie prac związanych z planowaniem i opracowaniem budżetu Gminy, w tym przygotowanie projektu uchwały budżetowej i wieloletniej prognozy finansowej;

3) koordynowanie i przygotowywanie niezbędnych projektów uchwał i zarządzeń w sprawie zmian w budżecie oraz wieloletniej prognozy finansowej;

4) nadzorowanie realizacji budżetu Gminy;

5) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi budżetu Gminy, w tym przekazywanie środków finansowych jednostkom budżetowym stosownie do zapisów uchwalonego budżetu Gminy;

6) dokonywanie kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletność i rzetelność dokumentów dotyczących operacji gospodarczych;

7) kontrola długu publicznego Gminy i równowagi budżetowej;

8) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych;

9) kontrasygnowanie oświadczeń woli składanych przez Burmistrza w imieniu Gminy, jeżeli mogą one spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych;

10) koordynowanie i opracowywanie okresowych informacji i sprawozdań budżetowych oraz rocznych sprawozdań finansowych i sprawozdań z wykonania budżetu;

11) wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej w zakresie upoważnień udzielonych przez Burmistrza;

12) współpraca z organami podatkowymi, bankami i organami nadzoru finansowego;

13) udzielanie pracownikom urzędu i jednostkom powiązanym z budżetem Gminy instruktażu w zakresie obowiązujących przepisów finansowych;

14) sprawowanie nadzoru nad pracą Wydziału Finansowo - Księgowego;

15) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez kierownika jednostki, dotyczących prowadzenia rachunkowości;

16) opiniowanie wniosków do Burmistrza;

17) wykonywanie innych zadań powierzonych przez Burmistrza w granicach określonych imiennymi pełnomocnictwami i upoważnieniami.

Rozdział 5.
Podział kompetencji i zasad wykonywania funkcji kierowniczych

§ 26. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają przed Burmistrzem za prawidłowe funkcjonowanie komórki, dyscyplinę pracy podległych pracowników i należyty wykonywanie powierzonych zadań.

2. Do zadań i obowiązków kierowników komórek organizacyjnych w szczególności należy:

1) zapewnienie prawidłowego i terminowego wykonywania zadań komórki organizacyjnej, przede wszystkim w zakresie obsługi interesantów;

2) inicjowanie działań zapewniających właściwe funkcjonowanie, w zakresie zadań komórki organizacyjnej, określonych dziedzin życia społecznego i gospodarczego gminy w szczególności poprzez przygotowywanie projektów aktów prawnych Burmistrza i Rady oraz ich realizację;

3) prowadzenie polityki personalnej komórki organizacyjnej, w tym:

a) ustalanie szczegółowego zakresu czynności pracowników,

b) nadzorowanie przestrzegania przez pracowników przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych,

c) kontrolowanie przestrzegania przez podległych pracowników dyscypliny pracy, ewidencji czasu pracy, zachowań etycznych,

d) ocena pracowników wydziału oraz składanie wniosków w sprawie ich awansowania, nagradzania lub pociągnięcia do odpowiedzialności,

e) sporządzanie planów urlopowych;

4) usprawnianie organizacji, metod i form pracy komórki organizacyjnej;

5) zapewnienie właściwej atmosfery pracy;

6) zapewnienie zgodności z prawem decyzji opracowywanych w komórce organizacyjnej;

7) przygotowywanie projektu budżetu i jego realizacja, w zakresie działania komórki organizacyjnej, zgodnie z obowiązującymi przepisami szczególnymi;

8) racjonalne planowanie i wykorzystywanie przydzielonych środków finansowych i majątkowych;

9) sporządzanie projektów odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia komisji Rady;

10) opracowywanie sprawozdań i informacji wynikających z odrębnych przepisów, zarządzeń i poleceń Burmistrza;

11) uczestnictwo w sesjach Rady, w posiedzeniach komisji Rady zgodnie z dyspozycją Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika;

12) rozpatrywanie skarg i wniosków interesantów oraz przygotowywanie propozycji ich załatwienia;

13) przestrzeganie i nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników postanowień regulaminów obowiązujących w Urzędzie oraz ustawy o ochronie informacji niejawnych;

14) udzielanie informacji publicznej w zakresie zadań komórki organizacyjnej;

15) wdrażanie działań z zakresu kontroli zarządczej;

16) współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi w celu realizacji zadań wymagających uzgodnień;

17) wykonywanie innych zadań z upoważnienia lub na polecenie Burmistrza.

Rozdział 6.
Zakres działania komórek organizacyjnych

§ 27. Do wspólnych zadań wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu, w zakresie ich właściwości należy w szczególności:

1) zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań zgodnie z obowiązującymi przepisami;

2) zgodna z prawem, kompetentna i sprawna obsługa interesantów;

3) pomoc osobom niepełnosprawnym w załatwianiu spraw w Urzędzie;

4) współpraca w zakresie swoich zadań z innymi komórkami organizacyjnymi;

5) opracowywanie odpowiedzi na skargi, wnioski i petycje wg właściwości;

6) należyte ewidencjonowanie i przechowywanie akt, zbiorów, zarządzeń, rejestrów itd. zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz przygotowywanie dokumentów do archiwizacji;

7) przygotowywanie projektów zarządzeń Burmistrza i uchwał Rady oraz ich wykonywanie w trybie i zakresie określonym przez Burmistrza;

8) opracowywanie wniosków do projektu budżetu Gminy oraz realizacja zadań ujętych w budżecie;

9) opracowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania Radnych oraz wnioski komisji Rady;

10) przygotowanie okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań, w tym statystycznych w zakresie ustalonym przez GUS;

11) przestrzegane przepisów ustawy o ochronie danych osobowych oraz ustawy o ochronie informacji niejawnych;

12) przestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych;

13) podejmowanie działań zmierzających do usprawnienia organizacji pracy na swoim stanowisku;

14) udzielanie informacji publicznej w zakresie objętym właściwością stanowiska pracy;

15) przestrzeganie przepisów o zamówieniach publicznych, w tym rejestrowania umów;

16) przygotowywanie materiałów do publikacji na stronie Biuletynu Informacji Publicznej, stronie internetowej Gminy Chojna oraz w innych formach komunikacji z mieszkańcami;

17) podejmowanie wszelkich działań dla zapewnienia sprawnego tworzenia i funkcjonowania zasobów elektronicznych Urzędu, zwracając szczególną uwagę na zachowanie kompletności i chronologii gromadzonych danych;

18) udzielanie niezbędnej pomocy i wsparcia Koordynatorowi do spraw dostępności w zakresie realizowanych zadań;

19) sygnalizowanie stwierdzonych nieprawidłowości bezpośrednio przełożonym;

20) udział w wykonywaniu zadań obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego.

§ 28. Do zadań Wydziału Inwestycji, Remontów i Zarządzania Drogami należy w szczególności:

1) współpraca i opracowywanie projektów rocznych i wieloletnich programów inwestycyjnych gminy i innych panów inwestycyjnych;

2) koordynacja dotycząca procesu planowania inwestycji gminnych;

3) przygotowywanie dokumentacji budowlanej i wykonawczej planowanych zadań inwestycyjnych;

4) przygotowywanie terenów budowlanych i współdziałanie z innymi podmiotami realizującymi inwestycje na terenie gminy;

5) nadzór i koordynowanie realizacji zadań remontowych, w tym planowanie wydatków na te cele;

6) sporządzanie kwartalnej i rocznej sprawozdawczości z zakresu prowadzonych inwestycji i remontów;

7) opracowywanie programów rozwoju gospodarczego gminy, w tym opracowywanie strategii rozwoju gminy;

8) inicjowanie i nadzorowanie przedsięwzięć z zakresu rozbudowy infrastruktury komunalnej zgodnie z zapotrzebowaniem społeczności gminy;

9) realizowanie zadań związanych z utrzymaniem i bieżącymi remontami dróg gminnych, tym:

a) remonty dróg i chodników,

b) utrzymanie i remonty oświetlenia drogowego i wiat przystankowych,

c) oznakowanie dróg,

d) organizacja ruchu drogowego,

e) koordynacja robót w pasie drogowym,

f) wydawanie zezwoleń za zajęcie pasa drogowego oraz zjazdów z dróg,

10) realizacja zadań wynikających z ustawy o transporcie drogowym oraz ustawy o publicznym transporcie zbiorowym w zakresie wydawania dokumentów uprawniających przewoźników do wykonywania autobusowej komunikacji zbiorowej;

11) organizacja funkcjonowania transportu publicznego na terenie gminy;

12) wydawanie licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką;

13) pozyskiwanie zewnętrznych funduszy krajowych i zagranicznych na realizacje projektów inwestycyjnych wraz z ich rozliczaniem i prowadzeniem sprawozdawczości;

14) realizowanie programu usuwania azbestu;

15) prowadzenie spraw z zakresu ochrony środowiska, w tym:

a) ochrona przyrody, w tym wydawanie zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów,

b) wydawanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach dla przedsięwzięcia,

c) prowadzenie postępowań w sprawach ustanowienia form ochrony przyrody,

d) prowadzenie postępowań w ramach zwykłego korzystania ze środowiska,

e) wydawanie decyzji nakazujących posiadaczowi odpadów ich usunięcie z miejsc nieprzeznaczonych do ich składowania lub magazynowania,

f) opracowywanie programów z zakresu ochrony środowiska oraz sprawozdań,

g) udostępnianie informacji o środowisku,

h) rozliczanie wydatkowania środków finansowych pochodzących z opłat i kar za gospodarcze korzystanie ze środowiska,

i) prowadzenie edukacji ekologicznej,

16) współdziałanie z zarządami dróg publicznych w zakresie utrzymania czystości dróg i zieleni;

17) współpraca z właściwymi rzeczowo organami w zakresie wydawanych pozwoleń wodno-prawnych, opiniowanie ocen wodnoprawnych;

18) sporządzanie informacji o emisji zanieczyszczeń do powietrza z procesów spalania paliw w silnikach spalinowych samochodów Urzędu;

19) naliczanie i wnoszenie opłat za gospodarcze korzystanie ze środowiska;

20) sporządzanie wypisów i wyrysów oraz zaświadczeń z miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego;

21) sporządzanie wypisów i wyrysów oraz zaświadczeń ze studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego;

22) sporządzanie projektów decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu (procedura administracyjna);

23) prowadzenie postępowania administracyjnego w sprawach podziału nieruchomości;

24) przyjmowanie zgłoszeń przydomowych oczyszczalni ścieków;

25) przygotowanie analiz zasadności przystąpienia do sporządzenia planu miejscowego;

26) prowadzenie procedur sporządzania/zmiany miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego;

27) prowadzenie procedur sporządzania/zmiany studium;

28) współpraca z autorami projektów koncepcji urbanistycznych i zagospodarowania terenu;

29) sporządzanie projektów uchwał i zarządzeń;

30) opiniowanie dla innych komórek organizacyjnych zgodności projektowanych zamierzeń z planem miejscowym;

31) prowadzenie Gminnej Ewidencji Zabytków;

32) wykonywanie zadań wynikających z ustawy prawo energetyczne, a w szczególności:

a) planowanie i organizowanie zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe,

b) planowanie oświetlenia miejsc publicznych dróg gminnych,

c) nadzór nad dostawą energii elektrycznej,

33) pozyskiwanie zewnętrznych środków finansowych: pomocowych i dotacji na realizację zadań własnych gminy;

34) przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych;

35) opracowywanie planu zamówień publicznych;

36) prowadzenie sprawozdawczości z udzielonych zamówień publicznych;

37) prowadzenie centralnego rejestru zamówień publicznych;

38) opracowywanie i wdrażanie procedur dotyczących zasad udzielania zamówień publicznych;

39) pomoc formalno-prawna jednostkom organizacyjnym Gminy w zakresie zamówień publicznych;

40) prowadzenie spraw i nadzór nad boiskami, placami zabaw na terenie Gminy Chojna;

41) obsługa i wprowadzanie danych do Centralnej Ewidencji Emisyjności Budynków.

§ 29. Do zadań Wydziału Gospodarki Nieruchomościami i Nadzoru Właścicielskiego należy w szczególności:

1) prowadzenie spraw związanych z administrowaniem gminnym zasobem mieszkaniowym;

2) zaspakajanie potrzeb mieszkaniowych członków wspólnoty samorządowej według zasad i trybu określonych w ustawie o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, a także uchwałami Rady Miejskiej;

3) gospodarka mieszkaniowa, w tym przydział lokali mieszkalnych, lokali socjalnych z mieszkaniowego zasobu gminy oraz wskazanie pomieszczenia tymczasowego;

4) prowadzenie postępowań w zakresie zamiany lokali mieszkalnych;

5) prowadzenie postępowań w zakresie przekwaterowania do lokali zamiennych, między innymi ze względu na rozbiórkę budynku, zły stan techniczny, klęski żywiołowe itp.;

6) prowadzenie postępowań w zakresie podnajęcia komunalnego lokalu mieszkalnego;

7) współpraca z zarządcami wspólnot mieszkaniowych, w szczególności finansowanie remontów części wspólnych w nieruchomościach do wysokości udziału gminy oraz rozliczanie zaliczek przekazywanych przez gminę na fundusz bieżący i remontowy;

8) współpraca z zarządcami wspólnot mieszkaniowych przy opracowywaniu rocznych i wieloletnich planów zarządzania nieruchomościami, w których gmina Chojna posiada procentowe udziały;

9) umarzanie lub rozkładanie na raty zaległości czynszowych lokatorom lokali komunalnych;

10) udział w sporządzaniu informacji na temat sytuacji lokalowej wydawanych decyzji;

11) realizacja zadań wynikających z ustawy o własności lokali;

12) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych oraz bieżące utrzymanie cmentarza wojennego;

13) utrzymanie czystości i porządku oraz utrzymanie zieleni na terenie gminy;

14) prowadzenie spraw związanych z gospodarką odpadami komunalnymi;

15) realizacja zadań wynikających z ustawy o ochronie zwierząt;

16) prowadzenie spraw w zakresie zatwierdzania taryf na zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków;

17) organizacja i prowadzenie spisów rolnych;

18) nadzór nad uprawami maku i konopi włóknistych;

19) wydawanie zaświadczeń o posiadaniu lub prowadzeniu gospodarstw rolnych;

20) współpraca z rolnikami oraz instytucjami, których przedmiotem działania są sprawy dotyczące rolnictwa;

21) prowadzenie spraw związanych z melioracją;

22) prowadzenie spraw związanych ze szkodami wyrządzonymi przez zwierzynę leśną;

23) ustalanie, dokonywanie zmiany i znoszenie urzędowych nazw miejscowości i ich części, nazw placów i ulic oraz urzędowych nazw obiektów fizjograficznych;

24) nadawanie numeracji porządkowej nieruchomościom;

25) gospodarowanie gminnym zasobem nieruchomości (sprzedaż, oddanie w użytkowanie wieczyste, najem, dzierżawa, użyczenie, trwały zarząd);

26) nabywanie mienia na mocy ustaw szczególnych;

27) ustalanie opłaty adiacenckiej w związku ze wzrostem wartości nieruchomości;

28) przygotowanie dokumentacji dla urządzenia ksiąg wieczystych lub ich zmiany;

29) sporządzanie informacji o stanie mienia komunalnego;

30) regulacja stanu prawnego nieruchomości, w tym przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności;

31) prowadzenie postępowania o wypłatę odszkodowania za grunty zajęte pod drogi publiczne lub inne infrastrukturalne inwestycje gminne;

32) prowadzenie postępowania w sprawach pierwokupu nieruchomości;

33) ustalanie opłat za nieruchomości oraz ich aktualizacja, w tym udzielanie bonifikat osobom fizycznym od opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego;

34) prowadzenie spraw i nadzór nad świetlicami wiejskimi i Centrum Organizacji Pozarządowych.

§ 30. Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy w szczególności:

1) prowadzenie spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem urzędu;

2) opracowywanie projektów regulaminów: Organizacyjnego, pracy, wynagradzania, naboru oraz ich zmian dla pracowników Urzędu

3) prowadzenia spraw kadrowych pracowników urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych;

4) prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych;

5) organizacja naborów na wolne stanowiska pracy w Urzędzie i stanowiska kierowników jednostek organizacyjnych gminy

6) prowadzenie spraw dotyczących doskonalenia zawodowego i szkoleń pracowników urzędu;

7) prowadzenie spraw związanych ze służbą przygotowawczą pracowników urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych gminy;

8) nadzór nad terminowym przeprowadzaniem okresowych ocen kwalifikacyjnych;

9) organizacja praktyk studenckich i uczniowskich w urzędzie;

10) prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi i innymi oświadczeniami i informacjami określonymi w ustawie o samorządzie gminnym i ustawie o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne;

11) zapewnienie obsługi prawnej Urzędu;

12) prowadzenie Biura Obsługi Interesanta, w tym:

a) przyjmowanie, ewidencjonowanie i dekretowanie korespondencji wpływającej i innych przesyłek oraz ich ekspedycja,

b) udzielanie informacji o właściwościach merytorycznych komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych gminy,

c) realizacja zadań związanych z dostarczaniem korespondencji wychodzącej z Urzędu,

13) obsługa organizacyjno-techniczna sekretariatu;

14) prowadzenie centralnej ewidencji: rejestru skarg, wniosków i petycji, upoważnień/pełnomocnictw udzielanych przez Burmistrza, wniosków o udzielenie informacji publicznej;

15) prowadzenie dokumentacji związanej ze zgłaszanymi do Urzędu nieprawidłowościami pracy Urzędu bądź Burmistrza (tzw. sygnaliści);

16) prowadzenie spraw związanych z katalogiem usług świadczonych w Urzędzie;

17) koordynowanie działań związanych z zapewnieniem dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami;

18) prowadzenie ewidencji zbiorczej delegacji krajowych i zagranicznych;

19) prowadzenie urzędowego rejestru pieczęci, zaopatrywanie urzędu w pieczęcie oraz kasowanie zbędnych egzemplarzy;

20) dokonywanie zaopatrzenia materiałowo-technicznego na cele administracyjne;

21) zabezpieczenie obiektów i mienia urzędu oraz utrzymanie porządku i czystości w budynkach urzędu;

22) prowadzenie spraw z zakresu udzielania patronatu przez Burmistrza;

23) prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy oraz ochroną przeciwpożarową urzędu,

24) prowadzenie ewidencji środków trwałych stanowiących wyposażenie Urzędu oraz nadzór nad ich przemieszczaniem;

25) potwierdzanie własnoręczności podpisów obywateli w ramach udzielonego upoważnienia przez Burmistrza;

26) prowadzenie spraw z zakresu potwierdzania sprawowania opieki faktycznej nad osobą uprawnioną do renty socjalnej;

27) ewidencjonowanie protokołów, wystąpień i zaleceń pokontrolnych z przeprowadzonych kontroli zewnętrznych Urzędu

28) prowadzenie archiwum zakładowego;

29) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia i odpowiedzialności cywilnej gminy;

30) prowadzenie spraw związanych z obsługą i eksploatacją samochodów służbowych, prowadzenie kart drogowych i spraw związanych z eksploatacją pojazdów, okresowych przeglądów;

31) przechowywanie dokumentacji związanej z nadzorem właścicielskim nad spółką komunalną gminy;

32) administrowanie systemami, sieciami informatycznymi i teleinformatycznymi w Urzędzie, w tym archiwizowanie zasobów elektronicznych;

33) wdrażanie nowych systemów informatycznych i teleinformatycznych;

34) zabezpieczanie Urzędu w sprzęt informatyczny i teleinformatyczny oraz jego bieżące utrzymanie;

35) zabezpieczanie bieżącego utrzymania sprzętu informatycznego i teleinformatycznego będącego na wyposażeniu Urzędu;

36) organizacja szkoleń pracowników Urzędu w zakresie wykorzystania zainstalowanego sprzętu i oprogramowania komputerowego;

37) koordynacja systemu komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w Urzędzie, m.in. poczta elektroniczna, intranet, elektroniczny system obiegu dokumentów, podpis cyfrowy;

38) ochrona systemów i sieci teleinformatycznych dotyczących informacji niejawnych i współpraca w tym zakresie z Pełnomocnikiem do spraw ochrony informacji niejawnych;

39) bieżąca aktualizacja Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu.

§ 31. Do zadań Wydziału Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego należy w szczególności:

1) w zakresie Urzędu Stanu Cywilnego:

a) rejestracja urodzeń, małżeństw i zgonów oraz innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób, w Rejestrze Stanu Cywilnego prowadzonym przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych, w systemie teleinformatycznym,

b) transkrypcja zagranicznych aktów stanu cywilnego,

c) odtworzenia zagranicznych aktów stanu cywilnego,

d) wnioskowanie do ministra właściwego do spraw wewnętrznych o nadanie numeru PESEL, w związku ze sporządzeniem aktu urodzenia dla dzieci urodzonych w Polsce,

e) zmiana administracyjna imion i nazwisk,

f) zameldowanie noworodka w związku ze sporządzeniem aktu urodzenia,

g) aktualizacja danych w rejestrze PESEL, na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, zawartego małżeństwa czy zgonu osoby posiadającej numer PESEL,

h) usuwanie niezgodności w rejestrze PESEL w zakresie danych wynikających z akt stanu cywilnego,

i) wydawanie odpisów skróconych, zupełnych i wielojęzycznych z akt stanu cywilnego,

j) wydawanie zaświadczeń o stanie cywilnym,

k) wydawanie zaświadczeń potwierdzających, że obywatel polski może zawrzeć małżeństwo zgodnie z prawem polskim za granicą,

l) wydawanie zaświadczeń do ślubu wyznaniowego,

m) wydawanie zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w Rejestrze Stanu Cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby,

n) prowadzenie i archiwizowanie ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,

o) wydawanie kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem z akt zbiorowych,

p) przyjmowanie zgłoszeń o nadanie Medalu Za Długoletnie Pożycie Małżeńskie,

2) prowadzenie rejestru stałych mieszkańców gminy, rejestru pobytu czasowego trwającego ponad trzy miesiące oraz rejestru zamieszkania cudzoziemców;

3) przyjmowanie i rejestracja danych do zameldowania lub wymeldowania;

4) prowadzenie postępowań administracyjnych oraz wydawanie decyzji administracyjnych w sprawie zameldowania lub wymeldowania, anulowania czynności materialno – technicznej oraz decyzji w sprawach odmowy udostępniania danych z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców;

5) nadawanie nr PESEL dla obywateli polskich i obcokrajowców przy zameldowaniu oraz na podstawie odrębnych przepisów;

6) wydawanie zaświadczeń o zameldowaniu i wymeldowaniu z pobytu stałego i czasowego, oraz pełnego odpisu danych osobowych;

7) prowadzenie stałego rejestru wyborców, wydawanie decyzji w sprawach wpisania do rejestru wyborców, wydawanie zaświadczeń do głosowania, sporządzanie spisów wyborców dla potrzeb wyborów i referendów oraz udział w przeprowadzaniu wyborów;

8) wydawanie decyzji o wpisaniu lub odmowie wpisania do rejestru wyborców, oraz decyzji nie uwzględniających reklamacji lub powodujących skreślenie z rejestru wyborców lub spisu wyborców;

9) udostępnianie danych osobowych z rejestru mieszkańców i rejestru cudzoziemców;

10) przyjmowanie wniosków i wydawanie dowodów osobistych;

11) unieważnianie dowodów osobistych w przypadkach określonych ustawą o dowodach osobistych;

12) przyjmowanie zgłoszeń i wydawanie zaświadczeń o utracie dowodu osobistego;

13) nadawanie nr PESEL dla obywateli polskich zamieszkujących poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, w związku z ubieganiem się o polski dokument tożsamości;

14) udostępnianie dokumentacji związanej z dowodami osobistymi znajdującymi się w posiadaniu tut. Organu uprawnionym podmiotom;

15) udostępnianie w zakresie posiadanego dostępu danych w trybie jednostkowym z Rejestru Dowodów Osobistych w formie zaświadczenia zawierającego pełen odpis danych, o których mowa w ustawie o dowodach osobistych uprawnionym podmiotom;

16) prowadzenie spraw z zakresu kwalifikacji wojskowej i rejestracji przedpoborowych;

17) udział w przygotowaniu kwalifikacji, współdziałanie z Powiatową Komisją Lekarską jak również pełnienie dyżuru podczas kwalifikacji oraz nanoszenie danych na listach do kwalifikacji;

18) prowadzenie ewidencji osób o nieuregulowanym stosunku do służby wojskowej;

19) wydawanie zezwoleń na przeprowadzenie imprez masowych, zbiórek publicznych;

20) przyjmowanie zawiadomień o organizowaniu zgromadzeń publicznych;

21) organizowanie i prowadzenie spraw związanych z obronnością kraju, obroną cywilną, bezpieczeństwem;

22) prowadzenie magazynu obrony cywilnej i przeciwpowodziowego;

23) współdziałanie z centrami zarządzania kryzysowego organów administracji publicznej;

24) organizowanie i nadzorowanie działania systemu powszechnego ostrzegania i alarmowania oraz systemu wykrywania skażeń;

25) w sytuacjach kryzysowych:

a) pełnienie dyżuru, w celu zapewnienia przepływu informacji na potrzeby zarządzania kryzysowego,

b) dokonywanie wstępnej analizy sytuacji oraz powiadamianie burmistrza,

c) przygotowywanie ostrzeżeń, komunikatów oraz informowanie ludności poprzez środki masowego przekazu,

d) przekazywanie informacji o zdarzeniach do Powiatowego Centrum Zarządzania Kryzysowego oraz gmin sąsiednich,

e) koordynowanie przebiegu prowadzonych akcji ratunkowych o zasięgu gminnym,

f) współdziałanie z podmiotami prowadzącymi akcje ratownicze, poszukiwawcze humanitarne,

26) w sprawach obronnych:

a) planowanie oraz nakładanie obowiązku świadczeń rzeczowych i osobistych na potrzeby związane z obronnością,

b) opracowanie i aktualizowanie dokumentów planistycznych m.in. Planu Obrony Cywilnej, Planu Zarządzania Kryzysowego,

27) realizacja zadań z zakresu nadzoru w zakresie ochrony p.poż w jednostkach podległych;

28) wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych;

29) prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań gminy w zakresie kultury fizycznej i sportu;

30) prowadzenie spraw związanych ze współpracą z organizacjami pozarządowymi, pożytku publicznego, stowarzyszeniami oraz innymi podmiotami;

31) nadzór nad Klubami Sportowymi oraz boiskami do piłki nożnej;

32) prowadzenie działań związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych, w tym:

a) współpraca z rodzinami osób uzależnionych od alkoholu oraz Poradnią Odwykową i sądem,

b) koordynacja działań Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,

33) realizacja Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych;

34) prowadzenie zadań związanych z przeciwdziałaniem narkomanii w tym realizacja Gminnego Programu Przeciwdziałania Narkomanii;

35) nadzorowanie zadań związanych z przeprowadzaniem konsultacji społecznych;

36) prowadzenie ewidencji wszystkich innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (poza obiektami kategoryzowanymi przez wojewodę o zastrzeżonych nazwach: hotel, motel, pensjonat, kemping, dom wczasowy, schronisko, schronisko dla młodzieży);

37) prowadzenie spraw związanych ze zwrotem podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego dla producentów rolnych;

38) koordynowanie działalności i współpraca z jednostkami ochotniczych straży pożarnych z terenu gminy;

39) sporządzanie listy wypłat dla członków Ochotniczych Straży Pożarnych za udział w akcjach p.poż.;

40) przeprowadzanie wyborów na sołtysów oraz do rad sołeckich;

41) prowadzenie teczek jednostek pomocniczych;

42) wykonywanie czynności związanych z obsługą Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,

43) przyjmowanie wniosków i wydawanie Chojeńskiej Karty Mieszkańca.

§ 32. Do zadań Biura Rady Miejskiej należy w szczególności:

1) do zadań biura rady, które w zakresie działalności merytorycznej podlega przewodniczącemu rady miejskiej, należy:

a) przygotowywanie we współpracy z merytorycznymi komórkami organizacyjnymi materiałów dotyczących projektów uchwał rady i jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,

b) obsługa kancelaryjno - biurowa rady i jej wewnętrznych organów w tym:

- organizacyjne przygotowywanie posiedzeń i obrad,

- przesyłanie materiałów będących przedmiotem posiedzeń i obrad radnym,

- opracowywanie protokołów, wniosków, materiałów, uchwał, postanowień i opinii z posiedzeń i obrad,

- prowadzenie rejestru uchwał podejmowanych przez radę,

2) prowadzenie zbioru przepisów prawa miejscowego;

3) sporządzanie wniosków i opinii komisji i przedkładanie ich burmistrzowi;

4) prowadzenie rejestru interpelacji, zapytań i wniosków radnych, przygotowywanie, redagowanie odpowiedzi oraz czuwanie nad terminowym przekazywaniem odpowiedzi radnym;

5) ewidencjonowanie, koordynowanie i prowadzenie dokumentacji petycji, skarg i wniosków;

6) przesyłanie tekstów uchwał podjętych przez radę właściwym organom;

7) umieszczanie w Biuletynie Informacji Publicznej projektów uchwał, porządku obrad sesji, uchwał podjętych przez radnych oraz protokołów z przebiegu sesji;

8) przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy rady i jej komisji;

9) prowadzenie spraw z zakresu zabezpieczenia praw radnych, a w szczególności wynikających z ochrony stosunku pracy;

10) prowadzenie ewidencji radnych i niezbędnej w tym zakresie dokumentacji;

11) obsługa dyżurów przewodniczącego rady miejskiej i jego zastępców;

12) sporządzanie listy wypłat diet radnych i sołtysów;

13) czuwanie nad terminowym składaniem przez radnych oświadczeń majątkowych, antykorupcyjnych i lustracyjnych;

14) organizowanie szkoleń radnych;

15) prowadzenie spraw związanych z wyborami na ławników do sądów powszechnych;

16) prowadzenie spraw związanych z organizacją wyborów i referendów;

17) prowadzenie dokumentacji przynależności gminy do związków i stowarzyszeń;

18) realizowanie zadań przypisanych Pełnomocnikowi ds. Kodeksu Etyki pracowników Urzędu Miejskiego w Chojnie;

19) prowadzenie obsługi organizacyjno-technicznej posiedzeń burmistrza;

20) prowadzenie centralnej ewidencji zarządzeń i poleceń burmistrza.

§ 33. Do zadań Wydziału Finansowo-Księgowego należy w szczególności:

1) wykonywanie prac związanych z planowaniem i opracowaniem budżetu Gminy, w tym przygotowanie projektu uchwały budżetowej i wieloletniej prognozy finansowej;

2) przygotowywanie niezbędnych projektów uchwał i zarządzeń w sprawie zmian w budżecie w tym: układu wykonawczego budżetu;

3) przygotowywanie niezbędnych projektów uchwał i zarządzeń w sprawie zmian wieloletniej prognozy finansowej;

4) prowadzenie korespondencji dotyczącej zmian planów finansowych jednostek budżetowych;

5) obsługa programu Bestia-wersja JST oraz programów do obsługi księgowej w następującym zakresie: planowanie budżetu, obsługa uchwał i zarządzeń budżetu, obsługa sprawozdań budżetowych;

6) ewidencja planów finansowych jednostek i organu;

7) sporządzanie sprawozdań budżetowych oraz sprawozdań z operacji finansowych;

8) przyjmowanie i weryfikacja od podległych jednostek sprawozdań budżetowych oraz sprawozdań z operacji finansowych;

9) sporządzanie sprawozdań zbiorczych budżetowych oraz zbiorczych sprawozdań z operacji finansowych;

10) przygotowywanie okresowych informacji i sprawozdań budżetowych;

11) przygotowywanie kwartalnych informacji o wykonaniu budżetu Gminy Chojna oraz rocznych sprawozdań z wykonania budżetu;

12) sporządzanie bilansu, rachunku zysków i strat oraz zestawienia zmian w funduszu jednostki budżetowej - Urząd Miejski;

13) sporządzanie bilansu z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego;

14) sporządzanie bilansu skonsolidowanego jednostki samorządu terytorialnego;

15) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;

16) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;

17) kontrola dowodów księgowych bezgotówkowych i gotówkowych pod względem merytorycznym;

18) współpraca z bankami prowadzącymi obsługę bankową gminy;

19) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;

20) obsługa zobowiązań w obrocie bezgotówkowym (przelewy);

21) przekazywanie dochodów Skarbu Państwa związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej na rachunek budżetu państwa w trybie i terminach określonych przepisami prawa;

22) prowadzenie obsługi księgowej Organu wg obowiązującego planu kont (księgowanie i uzgadnianie);

23) uzgadnianie kont bankowych z księgowością syntetyczną;

24) prowadzenie bieżącej obsługi zobowiązań długoterminowych oraz poręczeń i gwarancji;

25) prowadzenie obsługi księgowej wg obowiązującego planu kont w zakresie dochodów i wydatków (księgowanie i uzgadnianie);

26) prowadzenie obsługi księgowej wg obowiązującego planu kont w zakresie rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz w zakresie rachunku sum depozytowych (księgowanie i uzgadnianie);

27) prowadzenie ewidencji księgowej faktur zakupu i sprzedaży;

28) prowadzenie ratalnej sprzedaży mienia gminnego;

29) prowadzenie ewidencji księgowej dochodów budżetowych, w tym, m.in.: z tytułu umów dzierżawy, najmu, świadczonych usług z tytułu odpłatnego korzystania z mediów, umów z tytułu zajęcia pasa drogowego oraz umieszczenia urządzeń w pasie drogowym, opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi, opłat z tytułu użytkowanie wieczyste nieruchomości (księgowanie i uzgadnianie);

30) prowadzenie ewidencji księgowej analitycznej obciążeń z tytułu czynszów za lokale gminne (księgowanie i uzgadnianie);

31) windykacja należności w tym: wystawianie upomnień, pozwów do sądu;

32) prowadzenie obsługi księgowej zakresie środków trwałych;

33) nadzór nad pracą komisji inwentaryzacyjnej w okresie prowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych;

34) sporządzanie rocznych sprawozdań do GUS;

35) prowadzenie ewidencji księgowej rozliczeń z tytułu podatku VAT z jednostkami organizacyjnymi Gminy;

36) prowadzenie rejestrów sprzedaży i zakupu zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług VAT;

37) sporządzanie deklaracji podatkowych VAT – 7 i terminowe rozliczanie się z Urzędem Skarbowym w Gryfinie;

38) współpraca z pracownikami poszczególnych wydziałów Urzędu Miejskiego;

39) prowadzenie obsługi księgowej i kasowej kasy zapomogowo-pożyczkowej przy Urzędzie Miejskim;

40) gospodarka drukami ścisłego zarachowania;

41) sporządzanie sprawozdania z gospodarowania dochodami budżetu gminy pochodzącymi z opłat i kar środowiskowych, przeznaczonymi na finansowanie ochrony środowiska i gospodarki wodnej (OŚ-4g),

42) współpraca z Urzędami Skarbowymi w zakresie podatków i opłat stanowiących dochód budżetu Gminy, realizowanych przez w/w Urzędy odnośnie udzielania ulg, odroczeń, umorzeń na Jego wniosek w drodze postanowienia,

43) weryfikacja pod względem formalno-rachunkowym sprawozdań z realizacji zadań publicznych przedłożonych przez organizacje pozarządowe;

44) realizacja wniosków o udostępnienie informacji publicznej w zakresie kompetencji wydziału;

45) prowadzenie ewidencji księgowej gospodarowanie mandatami gotówkowym i kredytowymi i innymi wymierzonymi grzywnami oraz ich windykacja;

46) prowadzenie pełnej dokumentacji płacowej oraz w zakresie ubezpieczeń społecznych wraz z rozliczeniem rocznym, na podstawie dokumentów otrzymanych z Wydziału Organizacyjnego sporządzanie list płac oraz list wypłat zasiłków z ubezpieczenia społecznego;

47) naliczanie i odprowadzanie składek na Fundusz Pracy oraz na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;

48) wydawanie zaświadczeń w zakresie wynagrodzeń;

49) współpraca z Urzędami Skarbowymi i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych;

50) dokonywanie wymiaru podatku od nieruchomości, łącznego zobowiązania pieniężnego, podatku rolnego, podatku leśnego, podatku od środków transportowych z terenu miasta i Gminy Chojna od osób fizycznych i od osób prawnych;

51) wydawanie zaświadczeń w ewidencji podatkowej podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego, podatku od środków transportowych (o figurowaniu, o zaleganiu /niezaleganiu);

52) stwierdzanie stanu faktycznego w zakresie obowiązku podatkowego w oparciu o akta własne;

53) przygotowanie do rozpatrzenia i wydawanie decyzji dotyczących ulg w formie odroczenia, umorzenia i rozłożenia na raty zobowiązań pieniężnych zgodnie z ordynacją podatkową oraz ulg i zwolnień oraz ich realizacja;

54) przygotowywanie projektów uchwał dotyczących stawek podatkowych w podatku od nieruchomości, rolnym i leśnym, uchwał dotyczących wzorów deklaracji i informacji w sprawie podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego, oraz poboru od osób fizycznych podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości w drodze inkasa oraz określenia inkasentów i wynagrodzenia za inkaso oraz wysokości opłaty prolongacyjnej;

55) prowadzenie postępowań w zakresie pomocy publicznej oraz sprawozdań;

56) prowadzenie obsługi księgowej (podatkowej) z zakresu podatku od nieruchomości, łącznego zobowiązania pieniężnego, podatku rolnego, podatku leśnego oraz podatku zniesionego, podatku od środków transportowych z terenu miasta i Gminy Chojna od osób fizycznych i od osób prawnych;

57) sporządzanie sprawozdań o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach świadczeń należnych na rzecz sektora finansów publicznych;

58) windykacja należności podatkowych w tym: wystawianie upomnień i tytułów wykonawczych,

59) współpraca z Komornikami Sądowymi i Urzędami Skarbowymi oraz sądami, m.in. do których kierowane są wnioski o wszczęcie egzekucji;

60) organizowanie i nadzorowanie inkasa należności podatkowych w tym rozliczanie inkasentów z terminowego odprowadzania zainkasowanej gotówki na konto Gminy Chojna, naliczanie prowizji inkasentom;

61) naliczanie i przekazywanie na rzecz Zachodniopomorskiej Izby Rolniczej 2% uzyskanych z wpływów z podatku rolnego;

62) realizacja zadań z zakresu Pracowniczych Planów Kapitałowych w zakresie rozliczania i przekazywania środków do instytucji zarządzających.

§ 34. Do zadań Samodzielnego stanowiska ds. kontroli wewnętrznej należy w szczególności:

1) przeprowadzanie kontroli w podległych i nadzorowanych jednostkach organizacyjnych gminy Chojna, zgodnie z Regulaminem kontroli wewnętrznej w zakresie:

a) ustalenie stanu faktycznego i porównanie go ze stanem wymaganym zawartym w normach prawnych, technicznych, ekonomicznych, regulaminach i procedurach,

b) ustalenie przyczyn i źródeł powstawania nieprawidłowości,

c) sformułowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych,

d) zobowiązanie jednostki do podjęcia działań mających na celu wyeliminowanie nieprawidłowości,

e) monitorowanie realizacji zaleceń pokontrolnych,

f) przestrzegania zasad i procedur przyjętych w danej jednostce oraz ich zgodności ze standardami kontroli zarządczej ogłoszonymi przez Ministra Finansów

2) przeprowadzanie kontroli z zakresu sprawdzenia sposobu wydatkowania przez podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych, udzielonych dotacji na realizację zadań gminy;

3) sporządzanie rocznych planów kontroli oraz rocznych informacji z przeprowadzonych kontroli;

4) prowadzenie obsługi organizacyjnej w zakresie umowy na świadczenie usługi audyty wewnętrznego;

5) sporządzania protokołów kontroli i zaleceń pokontrolnych;

6) nadzór nad realizacją wniosków i zaleceń pokontrolnych z kontroli wewnętrznej;

7) wykonywania kontroli doraźnych;

8) wspieranie burmistrza w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze;

9) badanie poprawności wykonywanych zadań przez pracowników z obowiązującymi przepisami prawa oraz wewnętrznymi regulacjami;

10) współpraca z zewnętrznymi instytucjami przeprowadzającymi kontrolę w Urzędzie;

11) wdrażanie i nadzór nad funkcjonowaniem adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Urzędzie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie;

12) pełnienie funkcji koordynatora ds. kontroli zarządczej.

§ 35. 1. Audytor Wewnętrzny realizuje w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych Gminy Chojna zadania z zakresu audytu wewnętrznego.

2. Do zakresu działania Audytora Wewnętrznego należy w szczególności :

1) niezależne i obiektywne badanie oraz ocena adekwatności, skuteczności i efektywności funkcjonowania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy systemów kontroli zarządczej;

2) prowadzenie bieżących i stałych akt audytu wewnętrznego;

3) sporządzanie rocznego planu audytu wewnętrznego w oparciu o analizę ryzyka i ustaloną metodologię zadania audytowego;

4) sporządzanie sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni;

5) sporządzanie sprawozdań przedstawiających wyniki audytu odrębnie dla każdego zadania audytowego wraz z oceną kontroli zarządczej oraz rekomendacjami i przedkładanie ich Burmistrzowi;

6) wykonywanie czynności doradczych;

7) zapewnienie prawidłowego i terminowego przeprowadzenia audytu wewnętrznego;

8) aktualizacja procedur audytu wewnętrznego.

3. Audyt wewnętrzny może być prowadzony przez zewnętrzne podmioty świadczące usługi w tym zakresie, przy czym za prowadzenie obsługi organizacyjnej w zakresie umowy na świadczenie usługi audytu wewnętrznego odpowiada samodzielne stanowisko ds. kontroli wewnętrznej.

Rozdział 7.
Zasady podpisywania pism i dokumentów

§ 36. Do podpisu burmistrza zastrzega się w szczególności:

1) zarządzenia i regulaminy;

2) pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz;

3) pisma zawierające oświadczenia woli w imieniu Gminy, w zakresie określonym przepisami;

4) odpowiedzi na skargi i wnioski wniesione do Urzędu;

5) decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania, w jego imieniu nie upoważnił pracowników Urzędu;

6) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu;

7) pisma zawierające oświadczenia Urzędu jako pracodawcy;

8) pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji publicznej;

9) odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych.

§ 37. Do Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika należy:

1) podpisywanie pism i dokumentów w sprawach należących do zadań Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika,

2) aprobata pism zastrzeżonych do właściwości Burmistrza, a związanych z zakresem zadań należących do Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika,

3) podpisywanie decyzji i postanowień - w rozumieniu przepisów kodeksu postępowania administracyjnego oraz ordynacji podatkowej- w ramach udzielonych upoważnień.

§ 38. Kierownicy komórek organizacyjnych:

1) aprobują pisma w sprawach należących do kompetencji Burmistrza, Zastępy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika,

2) podpisują pisma w sprawach należących do zakresu działania komórek organizacyjnych z wyjątkiem zastrzeżonych dla Burmistrza oraz należących do zadań Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika,

3) podpisują dokumenty w sprawach dotyczących organizacji wewnętrznej komórki organizacyjnej oraz zakresu zadań poszczególnych pracowników,

4) podpisują decyzje i postanowienia - w rozumieniu przepisów kodeksu postępowania administracyjnego oraz ordynacji podatkowej w ramach udzielonych upoważnień.

§ 39. 1. Pracownicy opracowujący pisma parafują je swoim podpisem umieszczonym pod tekstem z lewej strony na jednej z kopii pisma.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych aprobują treść pisma, o którym mowa w ust. 1.

§ 40. 1. Umowy dotyczące gminy podpisuje Burmistrz.

2. W razie jego nieobecności umowy, o których mowa w ust. 1, podpisuje na podstawie upoważnienia Zastępca Burmistrza.

Rozdział 8.
Zasady i tryb opracowywania aktów prawnych

§ 41. 1. W rozumieniu niniejszego Regulaminu aktami normatywnymi są:

1) uchwały Rady Miejskiej,

2) zarządzenia Burmistrza.

2. Wnioskodawcami projektów aktów normatywnych mogą być:

1) Burmistrz, Zastępca Burmistrza, Sekretarz, Skarbnik,

2) kierownicy komórek organizacyjnych,

3) kierownicy jednostek organizacyjnych gminy.

§ 42. 1. Projekty aktów normatywnych sporządza się zgodnie z powszechnie stosowanymi zasadami techniki prawodawczej, określonymi przepisami prawa.

2. Redakcja projektów aktów normatywnych winna być jasna, zwięzła, poprawna pod względem językowym oraz powszechnie zrozumiała.

3. Do projektu aktu normatywnego (uchwały) dołącza się uzasadnienie. Uzasadnienie zawierające przesłanki merytoryczno-prawne winno być parafowane przez osobę przygotowującą projekt oraz osobę kierującą komórką organizacyjną.

4. Burmistrz akceptuje podpisem projekt Uchwały w celu skierowania aktu prawnego pod obrady Rady (w tym uzasadnienie i załączniki).

§ 43. 1. Przygotowujący projekt aktu normatywnego zobowiązany jest do:

1) uzgodnienia projektu z komórką organizacyjną bądź jednostką organizacyjną gminy, jeżeli realizacja aktu normatywnego pozostaje w związku z wykonywaniem zadań przez komórkę organizacyjną bądź jednostkę organizacyjną gminy; uzgodnienie to należy potwierdzić parafowaniem aktu;

2) uzgodnienia pod względem prawnym w formie parafowania przez radcę prawnego lub adwokata;

3) uzyskania opinii Skarbnika, w formie parafy, gdy realizacja aktu normatywnego powoduje skutki finansowe dla budżetu gminy.

2. W przypadku potrzeby unormowania w projekcie aktu normatywnego spraw należących do właściwości kilku komórek organizacyjnych bądź konieczności opracowania projektu aktu w zakresie spraw nie objętych dotychczas właściwością żadnej komórki, Burmistrz lub jego Zastępca wyznacza komórkę organizacyjną odpowiedzialną za przygotowanie projektu.

§ 44. Projekty aktów normatywnych, po ich podpisaniu podlegają ewidencji, którą prowadzi Biuro Rady Miejskiej.

§ 45. Kierownik komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za wykonanie aktu normatywnego jest obowiązany:

1) poinformować o wydaniu aktu normatywnego komórkę organizacyjną lub jednostkę organizacyjną gminy, na które nałożono obowiązek realizacji zadań, a także innym zainteresowanym jednostkom;

2) przekazać akt normatywny drogą elektroniczną do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej;

3) podjąć wszelkie niezbędne czynności mające na celu zabezpieczenie realizacji aktu;

4) prowadzić kontrolę realizacji aktu;

5) na wniosek przełożonego złożyć sprawozdanie lub informację z ich wykonania.

Rozdział 9.
Obieg dokumentów

§ 46. Obieg korespondencji i dokumentów w szczególności określają:

1) instrukcja kancelaryjna ustalona rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz.67);

2) instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych i gospodarki materiałowej ustalona zarządzeniem Burmistrza;

3) inne instrukcje, zarządzenia Burmistrza wydane w tym zakresie.

§ 47. Zasady postępowania z dokumentami niejawnymi określają odrębne przepisy prawa.

Rozdział 10.
Zasady udzielania upoważnień i pełnomocnictw

§ 48. 1. Pracownikom komórek organizacyjnych Burmistrz może udzielić pełnomocnictwa lub upoważnienia, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej, w szczególności w sprawach:

1) wydawania decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej;

2) składania oświadczeń woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem;

3) prowadzenia określonych spraw gminy w swoim imieniu.

2. Projekt pełnomocnictwa/upoważnienia sporządza merytoryczna komórka.

3. Projekt winien zawierać:

1) podstawę prawną,

2) nazwisko i imię oraz stanowisko służbowe osoby wskazanej do umocowania,

3) zakres pełnomocnictwa, upoważnienia,

4) termin obowiązywania.

§ 49. Wydział Organizacyjny prowadzi centralną ewidencję udzielonych pełnomocnictw i upoważnień.

§ 50. Przepisów, o których mowa w § 48 i 49 nie stosuje się do pełnomocnictw procesowych udzielanych radcy prawnemu lub adwokatowi.

Rozdział 11.

Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg, wniosków i petycji

§ 51. 1. Rozpatrywanie skarg, wniosków w Urzędzie odbywa się zgodnie z postanowieniami Kodeksu postępowania administracyjnego oraz przepisami szczególnymi.

2. Rozpatrywanie petycji w Urzędzie odbywa się zgodnie z przepisami ustawy o petycjach, a w zakresie nieuregulowanym w ustawie, zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego.

3. Szczegółowy tryb przyjmowania, rejestrowania i rozpatrywania skarg wniosków i petycji określa Burmistrz w drodze odrębnego zarządzenia.

4. Pracownicy Urzędu są zobowiązani do rzetelnego i terminowego załatwiania skarg wniosków i petycji, zgodnie z przepisami prawa i zasadami współżycia społecznego.

§ 52. 1. Burmistrz i Zastępca Burmistrza przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków w dniach i godzinach określonych w zarządzeniu, o którym mowa w § 51 ust. 3.

2. Sekretarz, Skarbnik i kierownicy komórek organizacyjnych przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy.

§ 53. Centralny Rejestr Skarg, Wniosków i Petycji kierowanych do Burmistrza prowadzi Wydział Organizacyjny.

§ 54. Odpowiedzi na skargi i wnioski podpisuje Burmistrz, a w przypadku jego nieobecności Zastępca Burmistrza.

§ 55. Skargi i wnioski w sprawach dotyczących zadań lub działalności Burmistrza i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, z wyjątkiem spraw należących do zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, rozpatruje Rada Miejska w Chojnie.

§ 56. Centralny Rejestr Skarg, Wniosków i Petycji kierowanych do Rady Miejskiej prowadzi Biuro Rady Miejskiej.

§ 57. Za koordynowanie rozpatrywania skarg, wniosków i petycji kierowanych do Burmistrza oraz kontrolę terminowości i sposobu ich załatwienia odpowiada Zastępca Burmistrza.

§ 58. Za koordynowanie rozpatrywania skarg, wniosków i petycji kierowanych do Rady Miejskiej oraz kontrolę terminowości i sposobu ich załatwienia odpowiada kierownik Biura Rady Miejskiej.

Rozdział 12.
Tryb udzielania odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych
oraz wystąpienia komisji Rady

§ 59. 1. Interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia komisji Rady kierowane do Burmistrza, jego Zastępcy ewidencjonuje Biuro Rady Miejskiej.

2. Biuro Rady Miejskiej koordynuje pracę komórek organizacyjnych w zakresie terminowości przygotowywania projektów odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia komisji Rady.

3. Odpowiedzi na interpelacje, zapytania radnych podpisuje Burmistrz, a w przypadku jego nieobecności właściwy ze względu na podział zadań Zastępca Burmistrza, Sekretarz lub Skarbnik.

§ 60. Na zapytania radnych zgłaszane na sesji Rady odpowiedzi udziela Burmistrz lub wyznaczony przez niego pracownik bądź kierownik jednostki organizacyjnej gminy.

Rozdział 13.
Kontrola przeprowadzana w Urzędzie przez organy kontroli zewnętrznej

§ 61. 1. W Urzędzie mogą być przeprowadzane kontrole przez uprawnione do tego organy kontroli zewnętrznej.

2. Rozpoczęcie kontroli wymaga wpisu w książce kontroli znajdującej się w sekretariacie Urzędu.

§ 62. Odpowiedzi na wnioski i zalecenia pokontrolne udziela Burmistrz.

Rozdział 14.
Organizacja kontroli w Urzędzie

§ 63. Organizację kontroli w Urzędzie reguluje odrębne zarządzenie Burmistrza wprowadzające zasady organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych Gminy Chojna oraz regulamin kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miejskim w Chojnie.

Rozdział 15.
Postanowienia końcowe

§ 64. 1. Zmiany w Regulaminie mogą być dokonywane w trybie przewidzianym do jego nadania.

2. W razie nałożenia na Urząd nowych zadań, komórki organizacyjne, każda z zakresu swojego działania, obowiązane są je realizować do czasu zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu.

Wykaz stanowisk pracy i liczba etatów

L.p.	Wykaz stanowisk pracy	Liczba etatów
I	Kierownictwo Urzędu
1	Burmistrz Gminy	1
2	Zastępca Burmistrza	1
3	Skarbnik Gminy pełniący również funkcję naczelnika Wydziału Finansowo-Księgowego	1
4	Sekretarz Gminy	1
II	Wydział Organizacyjny
1	Kierownicze stanowisko Urzędnicze	1
2	Stanowiska urzędnicze	5
3	Stanowiska pomocnicze i obsługi	2
4	Liczba etatów	8
III	Wydział Inwestycji, Remontów i Zarządzania Drogami
1	Kierownicze stanowiska Urzędnicze	2
2	Stanowiska urzędnicze	7
3	Liczba etatów	9
IV	Wydział Gospodarki Nieruchomościami i Nadzoru Właścicielskiego
1	Kierownicze stanowiska Urzędnicze	2
2	Stanowiska urzędnicze	7
3	Liczba etatów	9
V	Wydział Spraw Obywatelskich i Urząd Stanu Cywilnego
1	Kierownicze stanowisko Urzędnicze	2
2	Stanowiska urzędnicze	4
3	Liczba etatów	6
VI	Wydział Finansowo-Księgowy
1	Kierownicze stanowisko Urzędnicze	1
2	Stanowiska urzędnicze	11
3	Liczba etatów	12
VII	Biuro Rady Miejskiej
1	Kierownicze stanowisko Urzędnicze	1
2	Stanowisko urzędnicze	1
3	Liczba etatów	2
IX	Samodzielne stanowisko ds. kontroli wewnętrznej
1	Stanowisko urzędnicze	1
2	Liczba etatów	1
X	Audytor wewnętrzny
1	Kierownicze stanowisko urzędnicze	1
2	Liczba etatów	1
Razem liczba etatów		52

 

Zakres obowiązków służbowych, uprawnień i odpowiedzialności pracownika zatrudnionego

 w Urzędzie Miejskim w Chojnie

Imię i nazwisko pracownika: …………………………………………………………………..

Komórka organizacyjna:	…………………………………………………………………..
Stanowisko pracy:	…………………………………………………………………..
Bezpośredni przełożony:	…………………………………………………………………..
Zastępuje: Zastępowany przez:	1) ……………………………… 2)…………………………….. 1) ……………………………… 2)……………………………..

Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Chojnie powierzam Pani/Panu następujące obowiązki:

I.  Ogólne obowiązki pracownika:

Obowiązki Pani/Pana o charakterze ogólnym wynikają z Rozdziału 3 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, z przepisów art. 100 i art. 211 Kodeksu pracy, z Regulaminu Organizacyjnego i Regulaminu Pracy Urzędu Miejskiego w Chojnie oraz innych wewnętrznych aktów o charakterze organizacyjnym – i należy do nich w szczególności:

1) dbanie o wykonywanie zadań publicznych oraz o środki publiczne z uwzględnieniem interesu publicznego oraz indywidualnych interesów obywateli;

2) przestrzeganie Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej i innych przepisów prawa;

3) stałe podnoszenie umiejętności i kwalifikacji zawodowych, bieżąca znajomość wszystkich przepisów dotyczących realizowanych obowiązków oraz umiejętność praktycznego ich stosowania;

4) sumienne, staranne, sprawne i bezstronne oraz zgodne z poleceniami przełożonego i w oparciu o obowiązujące przepisy prawne wykonywanie zadań i obowiązków wynikających z powierzonego zakresu czynności;

5) udzielanie informacji będących w zakresie właściwości danej komórki organizacyjnej organom, instytucjom i osobom fizycznym, po uzyskaniu wcześniej opinii bezpośredniego przełożonego oraz udostępnianie dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami;

6) przestrzeganie ustalonego czasu pracy i wykorzystywanie go w pełni na pracę zawodową;

7) przestrzeganie ustalonych zasad porządku i dyscypliny pracy, przepisów i zasad bhp oraz przepisów p.poż.;

8) dbanie o dobro Urzędu, o ochronę jego mienia, o należyty stan urządzeń, narzędzi i sprzętu oraz o porządek i ład w miejscu pracy;

9) zachowanie w tajemnicy – zarówno w trakcie trwania stosunku pracy, jak i po jego ustaniu – wszelkich informacji ustawowo chronionych i danych osobowych, do których pracownik ma dostęp w związku z realizacją obowiązków służbowych, jak również dotyczących spraw, których ujawnienie mogłoby zaszkodzić dobremu imieniu Urzędu lub narazić Urząd na szkodę;

10) zabezpieczenie informacji i danych osobowych, do których pracownik uzyska dostęp w związku z realizacją zadań służbowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami wewnętrznymi, w szczególności ich ochrony przed niepowołanym dostępem, nieuzasadnioną modyfikacją lub zniszczeniem, nielegalnym ujawnieniem lub pozyskaniem przez osobę niepowołaną;

11) wykorzystywanie informacji i danych osobowych wyłącznie do celów związanych z realizowanymi obowiązkami służbowymi;

12) poszanowanie praw autorskich ze szczególnym uwzględnieniem wymogów zawartych w umowach załączonych do aplikacji i zakupionego oprogramowania systemowego;

13) przestrzeganie zasad współżycia społecznego, zachowanie uprzejmości i życzliwości w kontaktach z obywatelami, zwierzchnikami, podwładnymi i współpracownikami;

14) przestrzeganie Kodeksu Etyki Pracowników Urzędu Miejskiego w Chojnie, kierowanie się jego zasadami, zachowanie się z godnością w miejscu pracy i poza nim;

15) zapoznanie się i uwzględnianie w wykonywaniu swoich obowiązków standardów kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych określonych przez Ministra Finansów;

16) zachowywanie „drogi służbowej” we wszelkich sprawach pracowniczych.

II.  Szczegółowe obowiązki pracownika:

1. Obowiązki Pani/Pana wynikające z zakresu czynności na stanowisku pracy są następujące:

1) ……………………………………………………………………………………….

2) ……………………………………………………………………………………….

3) ……………………………………………………………………………………….

4) ……………………………………………………………………………………….

5) ……………………………………………………………………………………….

6) ……………………………………………………………………………………….

2. Zobowiązany(a) jest Pan/Pani znać i stosować wszystkie wewnętrzne regulaminy i procedury niezbędne do wykonywania przydzielonych obowiązków.

3. Wykonywanie innych czynności doraźnie zleconych przez przełożonego, a wynikających z rodzaju umówionej pracy.

III.     Uprawnienia pracownika:

4. Uprawnienia Pani/Pana związane ze stosunkiem pracy - w szczególności w zakresie: urlopów, wynagrodzenia, dodatków do wynagrodzenia, nagród w tym jubileuszowych, jednorazowej odprawy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę, zaspokajania potrzeb socjalnych i bytowych - określone zostały, m.in. w:

1) ustawie o pracownikach samorządowych;

2) ustawie Kodeks Pracy;

3) Regulaminie Pracy Urzędu Miejskiego w Chojnie;

4) Regulaminie Wynagradzania Pracowników Urzędu Miejskiego w Chojnie;

5) Regulaminie sposobu i trybu dokonywania ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych;

6) Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Urzędzie Miejskim w Chojnie.

5. Niezależnie od powyższych uprawnień przysługuje Panu prawo:

1) wynikające z posiadanych pełnomocnictw i upoważnień;

2) przetwarzania danych osobowych w zakresie i celu niezbędnym do realizacji obowiązków służbowych;

3) uzyskania od bezpośredniego przełożonego ścisłego określenia zadań i obowiązków oraz sposobu wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku;

4) składania wyjaśnień w sprawach, za które ponosi Pan odpowiedzialność;

5) odmowy wykonania polecenia służbowego, jeżeli prowadziłoby to do popełnienia przestępstwa, wykroczenia lub groziłoby niepowetowanymi stratami;

6) odwołania od kary regulaminowej lub oceny kwalifikacyjnej.

IV.     Zasady odpowiedzialności pracownika:

Odpowiada Pan za całokształt spraw należących do Pana obowiązków oraz za powierzone mienie i ponosi odpowiedzialność:

1) dyscyplinarną za naruszenie obowiązków pracowniczych, niewłaściwe lub nieterminowe wykonanie zadań;

2) majątkową za wyrządzone szkody;

3) karną, jeżeli działanie bądź zaniechanie działania nosiło znamiona działalności przestępczej lub podyktowane było chęcią zysku osobistego lub przysporzenia zysku osobie trzeciej oraz za naruszenie tajemnicy państwowej, służbowej lub ochrony danych osobowych.

..............................................                                                            …..………………………………

(data i podpis bezpośredniego przełożonego)                                                     (zatwierdził: Burmistrz)

___________________________________________________________________________

Niniejszym oświadczam, że znane mi są obowiązki w zakresie zajmowanego przeze mnie stanowiska.

Powyższy zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności przyjmuję do wiadomości i wykonania, co potwierdzam własnoręcznym podpisem.

 

Potwierdzam odbiór 1 egz. niniejszego zakresu.

..........................................................

(data i podpis pracownika)